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學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦詳細(xì)流程(總4頁)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-CompanyOnel-CAL-本頁僅作為文檔封面,使用請(qǐng)直接刪除
一、會(huì)議前期通知定會(huì)議日期,請(qǐng)專家(包括嘉賓和授課專家)。擬定會(huì)議通知紅頭文件,包括會(huì)議介紹,主辦、協(xié)辦單位,會(huì)議時(shí)間、低點(diǎn),是否收注冊(cè)費(fèi),學(xué)分等,會(huì)議聯(lián)系人等。附會(huì)議議程,參會(huì)回執(zhí)。通知發(fā)放四種方式:郵件、微信H5動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(帶報(bào)名功能)、信件、電話。應(yīng)有專人通知和統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員,方便會(huì)場(chǎng)大小準(zhǔn)備、用餐、學(xué)分等數(shù)量限制。二、專家聯(lián)系(專人負(fù)責(zé))聯(lián)系專家,告知會(huì)議時(shí)間以及專家授課具體時(shí)間。索要專家課件和個(gè)人簡(jiǎn)歷。課件用于印刷會(huì)議資料,簡(jiǎn)歷用于宣傳和主持人介紹。專家接送:包括往返接送,會(huì)場(chǎng)與酒店接送。協(xié)商完畢后,告知專家接送事宜。去酒店查看,是否有早餐等專家如果提前1天到,會(huì)議負(fù)責(zé)人應(yīng)去酒店接見。三、會(huì)場(chǎng)前期準(zhǔn)備會(huì)議資料:包括講課PPT,廠家宣傳資料,筆記本,筆。會(huì)議資料袋、胸牌。2會(huì)場(chǎng)橫幅,背景墻,展架,指引牌等根據(jù)參會(huì)人數(shù),是否準(zhǔn)備學(xué)分票、餐票等。會(huì)場(chǎng)拍照人員,合影地點(diǎn)(有車占用需提前預(yù)定位置)。會(huì)議當(dāng)天專家就餐地點(diǎn)預(yù)定,參會(huì)人員就餐(盒飯、自助、圍桌)四、會(huì)議前一天準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)布置完畢??蓽?zhǔn)備一些背景音樂。茶歇食品、盆等,礦泉水,是否準(zhǔn)備咖啡、茶等(備茶杯、開水)調(diào)試投影、舞臺(tái)燈光控制(留工作人員電話,以防現(xiàn)場(chǎng)故障)、PPT(激光筆)、話筒(至少3個(gè),講者1個(gè),主持1個(gè),提問1個(gè),其中1個(gè)無線麥)等。臺(tái)簽。上主席臺(tái)的臺(tái)簽要準(zhǔn)備2份,主席臺(tái)1份,第一排1份。簽到表、筆等人員分組:①簽到、注冊(cè);②PPT、講者主持臺(tái)簽更換;③茶歇嘉賓是否準(zhǔn)備講稿五、會(huì)議當(dāng)天報(bào)到組:報(bào)到、注冊(cè),發(fā)放資料等,根據(jù)報(bào)到人數(shù),反饋就餐人數(shù),訂飯。專家接待組:接待專家入場(chǎng)3?現(xiàn)場(chǎng)控制組:提前拷貝講者PPT,主委定好主席臺(tái)就坐嘉賓,排好臺(tái)簽順序。4.開幕式結(jié)束后,集體合影?,F(xiàn)場(chǎng)控制組需搬離主席臺(tái)桌椅,留主持人桌椅,放講者簡(jiǎn)介(或提前給主持人)、水等。講臺(tái)更換講者臺(tái)簽。準(zhǔn)備茶歇六、就餐1.如果是盒飯,全部人員坐于原位,工作人發(fā)盒飯,避免混亂。2
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