第2章-采購(gòu)與付款管理

精品文檔你我共享AAAAAA第2章采購(gòu)與付款管理2.1采購(gòu)預(yù)算流程2.1.1業(yè)務(wù)目標(biāo)：采購(gòu)預(yù)算經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批，符合全面預(yù)算要求；采購(gòu)預(yù)算達(dá)到合理、高效的組織采購(gòu)活動(dòng)，降低采購(gòu)物資成本的目的；2.1.2業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：如果采購(gòu)預(yù)算未經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批，不符合全面預(yù)算要求，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失；采購(gòu)預(yù)算編制依據(jù)不科學(xué)、不合理，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)資源浪費(fèi)；2.1.3關(guān)鍵控制活動(dòng)：采購(gòu)預(yù)算編制經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批，符合全面預(yù)算要求。2.1.4業(yè)務(wù)流程描述:各子公司生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售預(yù)算與庫(kù)存產(chǎn)品，編制年度生產(chǎn)計(jì)劃—→各子公司總經(jīng)理審核—→采購(gòu)部編制年度采購(gòu)預(yù)算表—→昌泰總經(jīng)理審核—→財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心平衡采購(gòu)預(yù)算—→預(yù)算委員會(huì)審核，不適當(dāng)則返回進(jìn)行修正—→財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心編制年度預(yù)算—→預(yù)算委員會(huì)審核—→總裁審批—→財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心發(fā)布年度預(yù)算—→采購(gòu)部組織執(zhí)行采購(gòu)預(yù)算—→采購(gòu)部對(duì)采購(gòu)預(yù)算資料歸檔保存。2.1.5流程圖：

2.2采購(gòu)計(jì)劃的編制與審批流程2.2.1業(yè)務(wù)目標(biāo)：采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批；采購(gòu)依據(jù)充分、合理，符合集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要；2.2.2業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：請(qǐng)購(gòu)依據(jù)不充分、不合理，可能導(dǎo)致供貨不足或供貨過(guò)剩導(dǎo)致生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)，影響集團(tuán)運(yùn)營(yíng)；相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)或發(fā)生舞弊行為；采購(gòu)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失；2.2.3關(guān)鍵控制活動(dòng)：采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批。2.2.4業(yè)務(wù)流程描述:各子公司生產(chǎn)部門(mén)提出生產(chǎn)采購(gòu)需求—→倉(cāng)管員查看庫(kù)存，若充足，則不需采購(gòu)，若不充足—→各子公司生產(chǎn)部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單—→各子公司總經(jīng)理審核—→昌泰總經(jīng)理審核—→采購(gòu)部整理匯總采購(gòu)申請(qǐng)單，并編制采購(gòu)計(jì)劃—→昌泰總經(jīng)理審核，若屬于預(yù)算內(nèi)的采購(gòu)，審批后確定采購(gòu)計(jì)劃，若不屬于預(yù)算內(nèi)—→總裁審核—→采購(gòu)部確定采購(gòu)計(jì)劃。2.2.5流程圖:

2.3供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)及維護(hù)流程2.3.1業(yè)務(wù)目標(biāo)：建立完善的供應(yīng)商管理制度，科學(xué)的供應(yīng)商引入和評(píng)價(jià)程序；對(duì)供應(yīng)商信息的修改應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)并進(jìn)行定期復(fù)核；2.3.2業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：缺乏完善的供應(yīng)商管理制度，不利于集團(tuán)規(guī)范供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)與管理，可能導(dǎo)致集團(tuán)因接納劣質(zhì)供應(yīng)商而引發(fā)經(jīng)濟(jì)損失；如果對(duì)供應(yīng)商信息的修改不真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)，可能導(dǎo)致集團(tuán)因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失；供應(yīng)商的選擇未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能滋生舞弊；2.3.3關(guān)鍵控制活動(dòng)：供應(yīng)商的選擇經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批；供應(yīng)商的引入、評(píng)價(jià)和維護(hù)程序科學(xué)合理，經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批；2.3.4業(yè)務(wù)流程描述采購(gòu)部根據(jù)合格供應(yīng)商目錄，查看是否滿足采購(gòu)需求，若滿足，從中選擇供應(yīng)商—→昌泰總經(jīng)理確定供應(yīng)商—→若不滿足采購(gòu)需求，則采購(gòu)部填寫(xiě)新供應(yīng)商試用申請(qǐng)表，提供原材料樣品—→品管部檢測(cè)是否合格—→昌泰總經(jīng)理審核—→子公司負(fù)責(zé)人審核—→總裁審批—→采購(gòu)部將該供應(yīng)商加入合格供應(yīng)商目錄—→采購(gòu)部維護(hù)合格供應(yīng)商列表。每年末，組織生產(chǎn)部門(mén)、倉(cāng)管部門(mén)等部門(mén)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，品管部對(duì)供應(yīng)商的供貨不良情況，提交供應(yīng)商質(zhì)量違約報(bào)告—→昌泰總經(jīng)理審核—→子公司負(fù)責(zé)人審核—→總裁審批—→采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商信息系統(tǒng)更新、核對(duì)。2.3.5流程圖：

2.4合同的簽訂與審批流程2.4.1業(yè)務(wù)目標(biāo)：采購(gòu)合同的簽訂符合集團(tuán)利益，并經(jīng)過(guò)管理層的適當(dāng)審批；2.4.2業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：未經(jīng)適當(dāng)審批的采購(gòu)合同可能存在法律、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，給集團(tuán)的潛在利益帶來(lái)?yè)p失；2.4.3關(guān)鍵控制活動(dòng)：采購(gòu)合同的簽訂經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批；2.4.4業(yè)務(wù)流程描述采購(gòu)部擬定采購(gòu)合同草案—→昌泰總經(jīng)理審核—→采購(gòu)部與供應(yīng)商討論合同細(xì)則，形成采購(gòu)合同—→昌泰總經(jīng)理審核—→財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心經(jīng)理審核—→法務(wù)部審核—→總裁審批—→采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂合同。2.4.5流程圖：2.5采購(gòu)入庫(kù)流程2.5.1業(yè)務(wù)目標(biāo)：建立嚴(yán)格采購(gòu)驗(yàn)收制度，控制采購(gòu)質(zhì)量、數(shù)量；設(shè)置采購(gòu)臺(tái)賬，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和跟蹤各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)，并定期與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)對(duì)賬，以準(zhǔn)確把握采購(gòu)狀態(tài)并采取應(yīng)對(duì)處理；2.5.2業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)驗(yàn)收制度不完善可能導(dǎo)致采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等沒(méi)有經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)，造成集團(tuán)的損失；未對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄、跟蹤并定期與供應(yīng)商對(duì)賬，導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)確把握采購(gòu)狀態(tài)，從而無(wú)法及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施；審核程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失或資源浪費(fèi)；2.5.3關(guān)鍵控制活動(dòng)：采購(gòu)驗(yàn)收制度嚴(yán)格執(zhí)行；采購(gòu)部設(shè)置臺(tái)賬，定期與供應(yīng)商對(duì)賬；規(guī)范審核程序；2.5.4業(yè)務(wù)流程描述：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同下訂單—→采購(gòu)部跟催供應(yīng)商發(fā)貨—→供應(yīng)商按時(shí)發(fā)貨—→倉(cāng)管員接收貨物—→品管員驗(yàn)收貨物質(zhì)量，不存在問(wèn)題的，倉(cāng)管員核對(duì)采購(gòu)訂單，驗(yàn)收貨物數(shù)量無(wú)誤后驗(yàn)收入庫(kù)，編制入庫(kù)單；若質(zhì)量和數(shù)量存在問(wèn)題—→采購(gòu)部提出解決方案—→昌泰總經(jīng)理審批（權(quán)限內(nèi)審批后流轉(zhuǎn)到采購(gòu)部）—→總裁審批—→采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商—→供應(yīng)商進(jìn)行退換貨—→采購(gòu)部根據(jù)倉(cāng)管員編制的入庫(kù)單登記采購(gòu)臺(tái)賬。2.5.5流程圖:2.6采購(gòu)入賬流程2.6.1業(yè)務(wù)目標(biāo)：所有收到的貨物/服務(wù)準(zhǔn)確、完整地記錄在適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間；采購(gòu)部與財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心、供應(yīng)商三方每月定期對(duì)賬；2.6.2業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：收到的貨物/服務(wù)未完整、準(zhǔn)確地記錄在適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告錯(cuò)報(bào)漏報(bào)；2.6.3關(guān)鍵控制活動(dòng)：采購(gòu)及時(shí)、準(zhǔn)確入賬；采購(gòu)部、財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心和供應(yīng)商三方對(duì)賬；2.6.4業(yè)務(wù)流程描述：采購(gòu)部核對(duì)訂單、入庫(kù)單以及發(fā)票等采購(gòu)文件—→昌泰總經(jīng)理審核—→財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心會(huì)計(jì)審核，是否收到發(fā)票，收到發(fā)票的編制憑證；若未收到發(fā)票—→會(huì)計(jì)月末暫估入賬，月初時(shí)做相反會(huì)計(jì)分錄沖回—→會(huì)計(jì)主管復(fù)核并記賬—→財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心會(huì)計(jì)每月與供應(yīng)商、采購(gòu)部對(duì)賬，形成書(shū)面的對(duì)賬單。如果發(fā)現(xiàn)差異，由財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心通知業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)向供應(yīng)商溝通解決。2.6.5流程圖:

2.7采購(gòu)的付款流程2.7.1業(yè)務(wù)目標(biāo)：采購(gòu)的付款經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批；付款方式、時(shí)間恰當(dāng)；2.7.2業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：未經(jīng)審批的付款可能造成資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)或發(fā)生舞弊行為；付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損；2.7.3關(guān)鍵控制活動(dòng)：采購(gòu)付款經(jīng)過(guò)適當(dāng)授權(quán)審批；付款方式、時(shí)間恰當(dāng)選擇；2.7.4業(yè)務(wù)流程描述：采購(gòu)部提出付款申請(qǐng)—→昌泰總經(jīng)理審核—→財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心經(jīng)理審核—→資本運(yùn)營(yíng)中心總監(jiān)審批（預(yù)算內(nèi)）—→總裁審批（預(yù)算外）—→資本運(yùn)營(yíng)中心結(jié)算部辦理付款流程—→結(jié)算部出納登記資金日?qǐng)?bào)表。2.7.5流程圖：

2.8采購(gòu)與付款管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)山東潤(rùn)東集團(tuán)物資采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購(gòu)漏洞，減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本集團(tuán)的實(shí)際情況，制定本管理辦法。第二條本管理辦法所指的采購(gòu)業(yè)務(wù)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、合同訂立、價(jià)格評(píng)審、物資入庫(kù)、購(gòu)貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。第三條本管理辦法所稱采購(gòu)是指本集團(tuán)購(gòu)進(jìn)的用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或提供勞務(wù)消耗的各種物資（包括原料及主要材料、輔助材料、修理用備品備件、燃料）以及達(dá)到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的各種設(shè)備的行為，付款是指支付與購(gòu)進(jìn)物資或設(shè)備有關(guān)的款項(xiàng)的行為。第二章崗位職責(zé)第四條設(shè)立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的崗位職責(zé)是為了明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。第五條采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：1.請(qǐng)購(gòu)與審批；2.采購(gòu)與付款；3.采購(gòu)合同的訂立與評(píng)審；4.采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；5.付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行。第六條各崗位責(zé)任：子公司總經(jīng)理崗位責(zé)任：1.審批采購(gòu)部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)章制度；2.審批年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃；3.審議批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單；4.審批預(yù)算及計(jì)劃外采購(gòu)項(xiàng)目；5.審批采購(gòu)訂單和重要采購(gòu)合同；財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心經(jīng)理崗位責(zé)任：1.審核采購(gòu)部門(mén)各項(xiàng)規(guī)章制度；2.審核年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃；3.審核預(yù)算及計(jì)劃外采購(gòu)項(xiàng)目；4.根據(jù)權(quán)限審批采購(gòu)訂單和采購(gòu)合同；5.審核采購(gòu)合同及付款申請(qǐng)；6.審議會(huì)計(jì)提交的付款憑證；7.參與合格供應(yīng)商的評(píng)審工作；8.參與商定對(duì)供應(yīng)商的付款條件；采購(gòu)部主管崗位責(zé)任：1.制定采購(gòu)部規(guī)章制度和工作流程；2.編制年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃；3.審核采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單；4.在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購(gòu)合同；5.辦理大宗物資及重要物資的采購(gòu)項(xiàng)目；6.組織進(jìn)行合格供應(yīng)商選擇和評(píng)審工作；采購(gòu)員崗位責(zé)任：1.進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，填寫(xiě)詢價(jià)比價(jià)單；2.負(fù)責(zé)起草采購(gòu)合同和編制采購(gòu)訂單；3.提出采購(gòu)付款申請(qǐng)；4.實(shí)施采購(gòu)，辦理退換貨事宜；5.建立、更新與維護(hù)供應(yīng)商檔案；6.參與對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量、交貨情況等的評(píng)價(jià)工作；財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心會(huì)計(jì)崗位責(zé)任：1.核對(duì)原始單據(jù)并入賬；2.根據(jù)原始憑證開(kāi)具付款憑證；結(jié)算部出納崗位責(zé)任：根據(jù)采購(gòu)憑證和原始票據(jù)，支付貨款；請(qǐng)購(gòu)部門(mén)崗位責(zé)任：1.編制本部門(mén)年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃；2.推薦提供部門(mén)所需物資的合格供應(yīng)商；3.根據(jù)物資需求情況提交請(qǐng)購(gòu)單；4.參與檢驗(yàn)采購(gòu)物資的質(zhì)量，以及合格供應(yīng)商的選擇評(píng)審；5.對(duì)不合格及報(bào)廢物資提出處理意見(jiàn)；品管部崗位責(zé)任：1.事先檢驗(yàn)采購(gòu)物資樣貨質(zhì)量；2.負(fù)責(zé)檢驗(yàn)所購(gòu)物資的質(zhì)量；3.提供對(duì)所購(gòu)物資的專業(yè)技術(shù)建議；4.參與對(duì)特有物資的技術(shù)檢驗(yàn)工作；倉(cāng)管員崗位責(zé)任：1.負(fù)責(zé)外購(gòu)物資的入庫(kù)驗(yàn)收工作；2.負(fù)責(zé)外購(gòu)物資的標(biāo)識(shí)、保管以及收發(fā)工作；3.負(fù)責(zé)提出外購(gòu)物資的補(bǔ)倉(cāng)申請(qǐng)；集團(tuán)總裁崗位責(zé)任：1.預(yù)算的審批及預(yù)算外采購(gòu)須由公司總裁簽字后方可執(zhí)行；2.涉及金額重大的采購(gòu)項(xiàng)目須經(jīng)公司總裁后方可付款；3.因公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略規(guī)劃和公司規(guī)模擴(kuò)大而發(fā)生采購(gòu)項(xiàng)目須經(jīng)公司董事審批后方可付款；第三章采購(gòu)預(yù)算管理第七條采購(gòu)預(yù)算是指根據(jù)集團(tuán)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)確定采購(gòu)預(yù)算項(xiàng)目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將集團(tuán)在未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購(gòu)目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來(lái)，具體程序如下：

1.根據(jù)公司年度銷(xiāo)售計(jì)劃，由使用相關(guān)部門(mén)（生產(chǎn)部門(mén)、開(kāi)發(fā)部門(mén)、管理部門(mén)等）填寫(xiě)“材料預(yù)算申請(qǐng)”，提交至采購(gòu)部;

2.采購(gòu)部匯總、整理各子部門(mén)采購(gòu)預(yù)算后，編制年度采購(gòu)總預(yù)算，報(bào)昌泰總經(jīng)理審核之后交財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心逐一核準(zhǔn);3.財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心根據(jù)以往年度數(shù)據(jù)，平衡采購(gòu)預(yù)算，報(bào)預(yù)算管理委員會(huì)審核，呈總裁審批;4.審批完成后，財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心發(fā)布年度預(yù)算，采購(gòu)部對(duì)采購(gòu)預(yù)算保存?zhèn)浒?。第八條財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心經(jīng)理將審批的各項(xiàng)采購(gòu)預(yù)算指標(biāo)及時(shí)地下達(dá)給相關(guān)部門(mén)及人員。第九條預(yù)算委員會(huì)對(duì)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控。第十條在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)部門(mén)核算的實(shí)際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報(bào)告；并分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，提交預(yù)算委員會(huì)制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。第十一條在采購(gòu)預(yù)算資金控制中，必須對(duì)采購(gòu)預(yù)算資金實(shí)行限額審批制度。只能在自己的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行審批，限額以上的采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)按企業(yè)請(qǐng)購(gòu)審批制度辦理請(qǐng)購(gòu)，除緊急采購(gòu)情況外，嚴(yán)格控制無(wú)預(yù)算的資金支出。第十二條對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)目，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。第十三條對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部對(duì)需求部門(mén)提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核，最終由總裁審批后才能給予辦理。第四章采購(gòu)計(jì)劃第十四條采購(gòu)部與供應(yīng)商通過(guò)談判就采購(gòu)商品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式達(dá)成一致，并且以采購(gòu)合同的形式確定下來(lái)。供應(yīng)商按采購(gòu)合同提供商品并取得貨款，集團(tuán)按合同驗(yàn)收商品并支付款項(xiàng)。

第十五條采購(gòu)部應(yīng)按照請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的“需要日期”。辦理采購(gòu)，未達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng)?shù)牟少?gòu)時(shí)機(jī)，采購(gòu)部應(yīng)召集相關(guān)部門(mén)按商品特性、采購(gòu)地區(qū)及市場(chǎng)供需狀況等擬定各項(xiàng)商品采購(gòu)業(yè)務(wù)處理期限，特殊情況呈子公司總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施。第十六條若采購(gòu)計(jì)劃屬于預(yù)算內(nèi)計(jì)劃，昌泰總經(jīng)理批準(zhǔn)后即可執(zhí)行；屬于預(yù)算外的計(jì)劃，需轉(zhuǎn)到總裁審批。審批通過(guò)后才可執(zhí)行。第五章供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)及維護(hù)第十七條采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、和交付期的不同，和過(guò)去采購(gòu)的情況、市場(chǎng)變化以及公司成本預(yù)算情況采購(gòu)人員選擇至少三家符合采購(gòu)條件的供貨商作為詢價(jià)對(duì)象。第十八條在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后，采購(gòu)人員及技術(shù)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等方面進(jìn)行核對(duì)，以保證供應(yīng)商可以提供的物料符合公司實(shí)際的采購(gòu)要求，并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、交付期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商。十九條對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致。第二十條對(duì)于未達(dá)本集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)的商品，采購(gòu)部應(yīng)適時(shí)開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商或投送主管部門(mén)擬訂開(kāi)發(fā)計(jì)劃。新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)，由生產(chǎn)管理部門(mén)會(huì)同采購(gòu)人員實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡呈昌泰總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。屆時(shí)由采購(gòu)部書(shū)面形式說(shuō)明原因，送品管部檢驗(yàn)質(zhì)量，并呈子公司總經(jīng)理核準(zhǔn)后通知對(duì)方。第二十二條采購(gòu)部每月對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況、信用等級(jí)和所購(gòu)商品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、付款條件等進(jìn)行評(píng)價(jià)，將各項(xiàng)得分記入“供應(yīng)商評(píng)價(jià)表”。第二十三條采購(gòu)經(jīng)辦人員收到不需會(huì)簽或已會(huì)簽完成的詢價(jià)、報(bào)價(jià)資料時(shí)，應(yīng)結(jié)合會(huì)簽結(jié)果或各廠商報(bào)價(jià)，查閱以前訂購(gòu)記錄及供應(yīng)商信息表、市場(chǎng)行情，經(jīng)過(guò)成本分析后，擬定議價(jià)對(duì)象，議價(jià)策略及擬購(gòu)底價(jià)（并報(bào)告有關(guān)主管），以供議價(jià)時(shí)用。第六章采購(gòu)合同第二十四條采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)談判所形成的方案擬定采購(gòu)合同草案，報(bào)送昌泰總經(jīng)理。第二十五條采購(gòu)合同經(jīng)昌泰總經(jīng)理核準(zhǔn)后征詢法務(wù)部意見(jiàn)，法務(wù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)采購(gòu)部辦理因合同變更和解除而涉及的違約賠償事宜等。第二十六條采購(gòu)部在簽訂正式訂貨合同時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1.在采購(gòu)作業(yè)所需的全部條款與供應(yīng)商達(dá)成一致后，采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽訂的合同應(yīng)包含以下內(nèi)容：1）供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；2)采購(gòu)物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號(hào)、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明；3)訂單所采購(gòu)的數(shù)量/重量：?jiǎn)挝话b數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；4)價(jià)格：?jiǎn)蝺r(jià)，合計(jì)價(jià)、合同總額，定金或預(yù)付款5)交付期：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量。6)付款方式7)標(biāo)識(shí)：物料本身或包裝上的文字標(biāo)記（訂單號(hào)、供應(yīng)商、品名、規(guī)格、單位包裝的數(shù)量/重量、批號(hào)）。8)所需的質(zhì)量證明資料（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗(yàn)報(bào)告等）。9)質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題時(shí)進(jìn)行退換或其他處理方法。10)送貨單和銷(xiāo)售發(fā)票的要求。2.采購(gòu)合同由昌泰總經(jīng)理審核后，加蓋公司合同公章經(jīng)對(duì)方簽章后生效。到供應(yīng)廠商處現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的，由授權(quán)代理人簽字，對(duì)方簽章后生效。采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)跟蹤采購(gòu)訂單和對(duì)采購(gòu)資料歸檔保存。3.采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤控制物料訂購(gòu)交期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。第七章采購(gòu)入庫(kù)第二十七條驗(yàn)收人員在收到采購(gòu)部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)已核準(zhǔn)的“采購(gòu)訂單”時(shí)，按供應(yīng)商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫(kù)位，以方便收貨。第二十八條已經(jīng)到貨等待驗(yàn)收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的分開(kāi)儲(chǔ)存，并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”以示區(qū)分。第二十九條商品到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門(mén)依“采購(gòu)訂單”、采購(gòu)合同等采購(gòu)文件核對(duì)商品名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過(guò)磅、測(cè)量重量，最后驗(yàn)收人員填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》并在上面簽字。第三十條品管部驗(yàn)收收到商品的質(zhì)量，驗(yàn)收完畢時(shí)對(duì)驗(yàn)收合格的商品應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、商品名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購(gòu)貨訂單編號(hào)等，作為驗(yàn)收商品的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)中心。第三十一條倉(cāng)管人員根據(jù)收料單及時(shí)登記倉(cāng)庫(kù)物資保管賬，保證會(huì)計(jì)人員及時(shí)進(jìn)行稽核。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的商品，要及時(shí)通知采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理?yè)Q貨或退貨等事宜。第三十二條若有交貨數(shù)量超過(guò)“訂購(gòu)量”，根據(jù)實(shí)際情況處理。第三十三條交貨數(shù)量未達(dá)訂購(gòu)數(shù)量時(shí)，以補(bǔ)足為原則，但經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門(mén)經(jīng)理同意后，可免于補(bǔ)交。短交如需補(bǔ)足時(shí)，倉(cāng)管員應(yīng)通知采購(gòu)部門(mén)聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。第三十四條供應(yīng)商交貨時(shí)，若倉(cāng)管員未收到“訂單”時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)先詢問(wèn)采購(gòu)部，確認(rèn)無(wú)誤后，開(kāi)始按照驗(yàn)收程序辦理。第三十五條對(duì)于檢驗(yàn)不合格的商品退貨時(shí)，采購(gòu)員應(yīng)開(kāi)立“商品交運(yùn)單”并附有關(guān)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，呈昌泰總經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。第三十六條對(duì)于已付款單在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的商品，采購(gòu)人員需要負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或賠償，索賠收入全部上繳資金運(yùn)營(yíng)中心結(jié)算部，注明賠償商品及賠償原因。第三十七條根據(jù)倉(cāng)庫(kù)的驗(yàn)收入庫(kù)單，及時(shí)更新采購(gòu)臺(tái)賬，定期與供應(yīng)商溝通到貨及開(kāi)票情況，并于月底編制到貨開(kāi)票核對(duì)表，提交財(cái)務(wù)部核對(duì)入賬。第八章采購(gòu)付款第三十八條預(yù)付賬款是指公司按照購(gòu)貨合同或者勞務(wù)合同規(guī)定，預(yù)先支付給供貨方或者勞務(wù)方的賬款。在會(huì)計(jì)核算上一律通過(guò)“應(yīng)付賬款”借方進(jìn)行核算。第三十九條合同中明確約定以“先款后