入伙方案新版

入伙方案為了保障財潤·山海觀業(yè)主順利入伙，結合入伙現(xiàn)場和公司的基本情況，特制定以下入伙方案：一．準備入伙收樓時間2023年5月日至5月日，上午8:00二、發(fā)布入伙公告和郵寄入伙告知書，告知業(yè)主入伙1、入伙公告發(fā)布入伙公告發(fā)布時間：入伙公告發(fā)布負責人：入伙公告發(fā)布形式：入伙戶數(shù)：300戶入伙地點：8#樓大堂2、郵寄入伙告知書入伙告知書郵寄時間：郵寄負責人：入伙指引：具體說明業(yè)主應交款項和應攜帶的資料入伙前需根據(jù)《入伙告知書》中約定的入伙時間順序，再次電話告知。三、入伙收樓方式1、采用集中辦理的方式，現(xiàn)場安排接待簽到、驗證組、收費組、簽約組、驗樓組等工作人員，后勤服務人員，負責鑰匙、資料整理等工作，及時配合現(xiàn)場入伙工作的開展。2．為業(yè)主辦理驗房手續(xù)時，由營運部、項目工程部攜帶驗樓工具陪同業(yè)主驗樓，按業(yè)重規(guī)定進行驗樓的具體操作。3．在入伙收樓期間，由營銷部、法務、項目工程部、物業(yè)部、營運部各派一名負責人組成應急解決小組，負責業(yè)主的突發(fā)事件解決；由總包單位會同各口施工單位人員組成工程整改組，負責回復業(yè)主工程整改問題，物業(yè)客服部、營銷售后負責解決現(xiàn)場業(yè)主征詢及投訴事宜。四、入伙人員安排與崗位職責1、由地產(chǎn)開發(fā)商牽頭，成立入伙工作籌備組，對入伙進行全面的統(tǒng)籌、安排。地產(chǎn)營銷、企劃部、工程部、法務部、物業(yè)部、營運部共同合作、分工進行。2．組長：副組長：成員：（見附表）3、入伙籌備組織架構圖入伙籌備小組組長入伙籌備小組組長入伙籌備小組副組長入伙籌備小組副組長應急協(xié)調(diào)組應急協(xié)調(diào)組后勤保障組秩序維護組遺留問題接待組驗房交接組鑰匙發(fā)放組資料簽訂組收費組開發(fā)商資料組引導組后勤保障組秩序維護組遺留問題接待組驗房交接組鑰匙發(fā)放組資料簽訂組收費組開發(fā)商資料組引導組入伙籌備小組組長：負責入伙整個現(xiàn)場管理、人員調(diào)配、突發(fā)事件解決、協(xié)調(diào)入伙其它相前事宜；2、入伙籌備小組副組長：協(xié)助籌備組長，保障入伙順利進行；3、應急協(xié)調(diào)組：由地產(chǎn)營銷部、項目工程部、物業(yè)部、營運部相關負責人組成，負責入伙現(xiàn)場的協(xié)調(diào)安排和解決業(yè)主疑難問題的溝通協(xié)調(diào)，協(xié)助解決突發(fā)事件和一般事件；4、簽到引導組：負責業(yè)主身份確認、簽到，引導業(yè)主辦理入伙手續(xù)；5、開發(fā)商資料組：產(chǎn)權代辦手續(xù)，收取辦理產(chǎn)權的相關資料，繳納辦理產(chǎn)權證所需費用；6、物業(yè)財務組：負責收取辦理托收管理費所用的身份證復印件和各項費用；7、資料簽訂組：負責簽署物業(yè)管理相關文獻，發(fā)放《住宅使用說明書》、《房屋質(zhì)量保證書》等相關文獻，《收樓表》簽字確認；8、鑰匙發(fā)放組：負責鑰匙的保管、分類、快速發(fā)放，并做好記錄；9、驗房交接組：由工程和營運專員組成，負責帶領業(yè)主進行物業(yè)的驗收，水、電、燃氣表讀數(shù)的抄錄，認真填寫《房屋驗收登記表》；10、遺留問題接待組：由項目工程部和營運部工作人員組成，負責接待業(yè)主遺留問題跟進，鑰匙托收，遺留問題跟開發(fā)商跟進；11、秩序維護組：負責入伙現(xiàn)場秩序維護，負責控制無關人員進入現(xiàn)場，保障入伙現(xiàn)場的安全；指揮引導車輛停放，并保障車輛安全；負責突發(fā)事件和消防安全事件應急；12、后勤保障組：負責入伙現(xiàn)場業(yè)主接待、安排，配合其他工作人員完畢臨時任務。人員分組及分工安排序號組別負責人組員位置職責物品或資料備注1組長1.制定入伙的各類文獻、資料、方案等；2.組織入伙工作。3.負責入伙整個現(xiàn)場管理、人員調(diào)配、突發(fā)事件解決、協(xié)調(diào)入伙其它相關事宜。2副組長協(xié)助籌備組長，保障入伙順利進行。3應急協(xié)調(diào)組由地產(chǎn)營銷部、項目工程部、物業(yè)公司工作人員組成，負責入伙現(xiàn)場的協(xié)調(diào)安排和解決業(yè)主疑難問題的溝通協(xié)調(diào)，協(xié)助解決突發(fā)事件和一般事件4開發(fā)商簽約組1、查驗業(yè)主有關證明手續(xù)，留存業(yè)主身份證復印件或《委托書》原件、代理人身份證復印件、簽到；2、產(chǎn)權代辦手續(xù)，收取辦理產(chǎn)權的相關資料；3、禮品發(fā)放4、協(xié)議領取《入伙業(yè)主簽到表》《入伙辦理流程表》5開發(fā)商財務組產(chǎn)權代辦費收取有線電視初裝費收取《辦理房地產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記的告知》、復印機、金融聯(lián)刷卡系統(tǒng)及其它所需物資6收費組1、預收12個月物業(yè)管理費2、水電周轉(zhuǎn)金3、有線電視初裝費4、收取身份證復印件、業(yè)主及家庭成員照片《委托銀行代收款協(xié)議書》發(fā)票、收據(jù)。金融聯(lián)刷卡系統(tǒng)聯(lián)系資金要做好防搶準備，鈔票及時存入銀行7資料簽訂組1、發(fā)放《業(yè)主手冊》《裝修手冊》《住宅質(zhì)量保證書》《房屋使用說明書》；2、簽署《業(yè)主資料》《業(yè)主手冊》《住宅質(zhì)量保證書》《房屋使用說明書》《裝修手冊》、《消防安全責任書》、《業(yè)主住戶家庭情況一覽表》等簽署資料必須由業(yè)主或其代理人親自用黑色簽字筆簽署8鑰匙發(fā)放組1、負責鑰匙的保管、分類、快速發(fā)放，并做好記錄。2、業(yè)主資料簽訂完畢后發(fā)放鑰匙3、托收鑰匙，做好記錄，便于維修。4、回復業(yè)主需整改問題的責任分工或整改期限；5、安排施工單位整改、維修，并將整改的情況及時反饋給物業(yè)公司。6、做好業(yè)主入伙后返修工作的鑰匙留存和管理工作鑰匙、鑰匙扣、鑰匙領用登記表《鑰匙委托管理協(xié)議書》鑰匙提前仔細核對，保證每把鑰匙都能打開9驗房交接組1、引導、協(xié)同客戶對其所購房屋進行驗收并簽署《房屋驗收登記表》2、對客戶批準接受房屋記錄水表、電表、燃氣表的底度；3、對業(yè)主提出需整改的，在《房屋驗收登記表》上予以記錄，并簽署《房屋交付確認單》督促整改，修復后告知業(yè)主再次驗收。配足相應的工具盡也許滿足業(yè)主的驗房規(guī)定并由工作人員進行操作，非結構等重要問題，盡量說服業(yè)主批準收樓10秩序維護組及現(xiàn)場保潔1、負責入伙現(xiàn)場秩序維護，負責控制無關人員進入現(xiàn)場，保障入伙現(xiàn)場的安全，做好防搶、防爆準備；2、指揮引導車輛停放，并保障車輛安全；3、負責突發(fā)事件和消防安全事件應急。4、負責整個社區(qū)游泳池、樣板房、假山等處安全看護5、嚴禁沒有安全措施或非施工人員進入施工工地。6、現(xiàn)場衛(wèi)生的清潔警戒線、滅火器、警棍、手套、保潔用品等11后勤保障組1、天天核對所有資料的完整、對的情況并整理歸檔；2、對資料缺少、錯漏的情況及時通報，并貫徹完整；3、天天收樓的業(yè)主清單遞交管理處歸檔。4、負責入伙現(xiàn)場業(yè)主接待、安排，配合其他工作人員完畢臨時任務。茶水《房屋交付確認單》是證明業(yè)主已批準收樓的最直接有效依據(jù)，要妥善保管及時存檔。2、入伙手續(xù)（1）接待：業(yè)主持入伙告知書或購房協(xié)議等簽到，發(fā)放《入伙流轉(zhuǎn)單》；（2）驗證：開發(fā)商檢查并收回業(yè)主已簽字確認的《入伙告知書》、購房繳款收據(jù)或購房協(xié)議、按揭協(xié)議業(yè)主身份原件（業(yè)主委托授權書和代理人身份證原件各2份），并將業(yè)主身份證或業(yè)主授權原件及代理人身份證復印二份；并收集辦理產(chǎn)權的相關資料，收繳辦理產(chǎn)權證所需費用，辦理完畢后在《入伙流轉(zhuǎn)單》上簽章，業(yè)主持此表到物業(yè)管理單位繼續(xù)辦理物業(yè)入伙手續(xù)；（3）簽約：業(yè)主和物業(yè)管理單位簽署《消防安全責任書》等文獻，領取《業(yè)主手冊》、《裝修手冊》、《住宅使用說明書》、《房屋質(zhì)量保證書》等文獻；發(fā)放鑰匙，填寫《收樓表》，簽字確認。（4）交費：財務人員事先準備好《委托銀行代收款協(xié)議書》與《物業(yè)管理收費清冊》，該清冊中須列明房號、業(yè)主姓名、建筑面積、收費標準、月管理費金額、首交3個月的管理費金額等；財務人員按《物業(yè)管理收費清冊》審核、計收管理費和水電周轉(zhuǎn)金；與業(yè)主辦理《委托銀行代收款協(xié)議書》；辦完收費手續(xù)后，財務經(jīng)辦人員在《入伙流轉(zhuǎn)單》收費署名欄上簽章。到鑰匙發(fā)放處領取鑰匙，同時，安排驗房組人員等候帶領業(yè)主驗房。（5）房屋驗收：抄錄水、電表，填寫《房屋驗收登記表》，業(yè)主核對無誤后簽字確認；物業(yè)人員應盡也許按業(yè)主需求進行驗房的具體操作，對不符合收樓標準的事項做好記錄，協(xié)助業(yè)主填寫整改事項，對不影響主體結構的問題，盡也許說服業(yè)主簽署批準收樓意見。（6）房屋遺留問題：交建設單位解決，業(yè)主需存放鑰匙用于維修；（7）資料歸檔：業(yè)主入住手續(xù)辦理完結之后，物業(yè)管理公司應將相關資料及時歸檔。（8）現(xiàn)場應急：由地產(chǎn)營銷部、項目工程部、物業(yè)公司工作人員組成答疑應急組，解答及解決入伙過程中的各類問題。六．入伙收樓現(xiàn)場的布置：1、在停車場設立入伙業(yè)主專用停車位和停車導示牌。2、在迎賓大道處設立一塊歡迎業(yè)主入伙的桁架，安排物業(yè)安防人員引導業(yè)主到交房中心辦理交房手續(xù)3、社區(qū)主入口及前往交房中心的兩側(cè)大道插彩色條旗。4、在交房中心門口布置一塊歡迎業(yè)主入伙的桁架5、入伙現(xiàn)場安排接待簽到、開發(fā)商資料組、資料簽訂組、收費組四張桌子，配有指示牌。6、入伙收樓現(xiàn)場區(qū)域適當布置彩帶使入伙收樓現(xiàn)場氛圍熱烈。7、樓棟入口所有鋪上紅地毯。8、入伙收樓處應將竣工驗收合格證明文獻《房屋竣工驗收備案表》《房屋綜合驗收合格證》《物業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照》等文獻放在顯眼處公示；準備好房地產(chǎn)登記機關認可的測繪機構出具的預售面積測繪報告和竣工面積測繪報告，以備業(yè)主查閱。9、準備好入伙收樓時的資料袋、鑰匙扣。10、備好照相機拍照，留作日后宣傳使用；準備好一般的急救箱備急用。11、提供各種戶型竣工平面圖、結構圖和水電線管分布圖供業(yè)主索取，以便業(yè)主接下來的裝修設計工作開展。七、入伙收樓期間上下班時間規(guī)定：1、各崗位正常上班時間為8：30—18：00，中午兩班輪換用餐。2、清潔工作人員早7：00上班，做好現(xiàn)場清潔，隨時保潔，其他崗位人員提前20分鐘到達現(xiàn)場，整理好儀容儀表，整理好各種文獻資料，下班前把業(yè)主簽署的文獻整理歸檔存入檔案柜設專人保管，并于下午6：30前報告總結當天入伙收樓情況。3、各崗位準備工作：1）驗證、簽約組，將收回資料按順序房號整理好。2）天天按照安排入伙業(yè)主的數(shù)量準備充足的入伙資料，并把業(yè)主需要簽署的文獻按順序和單元編號整理好裝袋。八、入伙收樓前的準備工作：（一）管理處1、客服部：1）入伙收樓資料的印刷；2）負責現(xiàn)場辦公用品（文具、桌椅、工作牌等）；3）準備飲水機、杯、水等；4）現(xiàn)場布置物品（指示牌、條幅等）；5）裝飾品、宣傳品等；6）人員服裝的準備；7）應急藥品。8）資料的提前裝檔案袋工作；9）專人負責鑰匙管理，提前對各單元的鑰匙進行校對，保證每個入戶門都很好打開；10）配合營銷部做好入伙收樓現(xiàn)場的布置；11）聯(lián)系公司其它部門貫徹工作責任、操作流程；12）會同工程部對員工進行入伙工作培訓、入伙收樓演練；13）與營銷部聯(lián)系準備好《入伙業(yè)主清冊》；14）負責聯(lián)系項目部做好社區(qū)的清潔開荒工作；15）負責收集編寫《入伙百問》標準答案；16）邀請有線電視、電話、寬帶、燃氣、銀行等單位現(xiàn)場辦理開戶手續(xù)；17）業(yè)主室內(nèi)衛(wèi)生要所有提前檢查。2、財務部：1）業(yè)主入伙收樓時應交款項的核對；編寫《物業(yè)管理收費清冊》，該清冊中需列明房號、業(yè)主姓名、建筑面積、收費標準、月管理費金額、首交12個月的管理費金額等；2）各種票據(jù)的準備；3）入伙收樓收款員的準備工作；4）與銀行協(xié)商辦理業(yè)主存折開戶及代繳費用事宜；5）金融聯(lián)扣款系統(tǒng)（現(xiàn)場刷卡交費）。3、工程部：1）熟悉房屋情況，準備好解答業(yè)主提出的有關問題；2）組織返修小組，準備返修工作；3）核對水、電和氣表標記與相相應的房號。4）帶領業(yè)主前往所屬房屋進行房屋查驗（如人手局限性，由管理人員協(xié)助帶領）4、秩序維護部：1）提前預測入伙收樓過程中也許發(fā)生的突發(fā)事件，準備相應的防止及應變措施；2）做好業(yè)主裝修入住期間的安全防范計劃等。5、保潔組：1）安排好入伙期間保潔人員區(qū)域分工，保證入伙現(xiàn)場環(huán)境良好；提前將入伙現(xiàn)場徹底打掃干凈。（二）地產(chǎn)公司1、營銷部1）編訂《業(yè)主入伙清冊》交與物業(yè)公司；2）擬定入伙時間、入伙業(yè)主，郵寄《入伙告知書》《入伙須知》，以電話或其他方式告知業(yè)主入伙；3）會同物業(yè)公司策劃入伙現(xiàn)場的布置及氣氛的營造；4）提供在售樓期間業(yè)主較多關注的問題給物業(yè)公司，以便物業(yè)公司編寫《入伙百問》；5）入伙收樓過程中工作人員的就餐事宜等。6)采購贈送業(yè)主的禮品。2、工程部1）編制《住宅質(zhì)量保證書》《房屋使用說明書》；2）擬定參與入伙現(xiàn)場工作的工程師名單，交入伙籌備組；3）聯(lián)系施工單位，以便在入伙驗房發(fā)現(xiàn)工程問題時，第一時間答復業(yè)主及有效貫徹整改；4）協(xié)助物業(yè)公司辦理供水、供電協(xié)議的權屬轉(zhuǎn)移；5）協(xié)助物業(yè)公司辦理水、電抄表到戶事宜。6）提供各種戶型竣工平面圖、結構圖和水電線管分布圖。3、項目開發(fā)部1）提供《竣工驗收備案回執(zhí)》《預售面積測繪報告》《竣工面積測繪報告》；2）提供《建設工程用地許可證》《建設工程規(guī)劃許可證》《建設工程施工許可證》加蓋印章的復印件；3)組織現(xiàn)場搶修小組，各班主至少安排2人，負責對業(yè)主驗房過程中產(chǎn)生的小問題、易解決的工程問題予以現(xiàn)場搶修（工序簡樸的，工時在20到30分鐘左右）九、入伙收樓現(xiàn)場預測突發(fā)事件及應對方法：1、客戶太多，導致現(xiàn)場擁擠。因素：A．部分客戶沒有按約定期間前來入伙收樓；B．其中某些部門工作量大，人手不夠。解決方法：A．增長秩序維護員維護現(xiàn)場秩序；B．分流業(yè)主，銷售人員帶領業(yè)主參觀樓盤，部分另行約定期間入伙收樓；C．先給按約定期間前來的業(yè)主辦理入伙收樓手續(xù)；D．調(diào)派人手增援受阻部門，并做好業(yè)主思想工作，安排他們留下等候。2、業(yè)主驗收房屋后有較大投訴。因素：A．實際入伙收樓標準與協(xié)議標準有出入；B．單元設施、設備有不盡人意的地方；C．收房條件問題。解決方法：物業(yè)部工作人員應將業(yè)主帶到VIP室并告知上級領導，然后具體傾聽業(yè)主意見，做好記錄，并為業(yè)主盡快解決問題。3、入伙收樓的業(yè)主對房屋進行驗收時存在異議。因素：A．驗房實際情況與協(xié)議交樓標準存在不符合現(xiàn)象；B．環(huán)境配套不完善；C．不能進行正常的裝修活動。解決方法：根據(jù)業(yè)主所提意見，做好記錄，的確存在問題的，上報營銷或工程部，為業(yè)主盡快解決問題。十、漏掉工程返修工作的跟進1、記錄整理：由管理處工程部負責現(xiàn)場記錄和事后整理。2、及時移交天天定期由專人將整理的資料移交給發(fā)展商的工程部，由其分單給各施工隊，并盡也許在業(yè)重規(guī)定的日期內(nèi)完畢。如有疑問，應及時聯(lián)系管理處工程部或業(yè)主，避免耽誤業(yè)主的入伙收樓時間。3、現(xiàn)場監(jiān)督、跟進由管理處負責，每日由秩序維護部、工程部、客服部人員定期進行現(xiàn)場巡查，監(jiān)管現(xiàn)場的文明施工等行為，避免損壞現(xiàn)場已交付的物品，影響其他業(yè)主的入伙收樓。4、聯(lián)系業(yè)主復檢由管理處客服部負責，定期聯(lián)系施工隊，了解工程返修的進度和狀況，及時與業(yè)主溝通，爭取業(yè)主的配合。5、后備材料的儲備對入伙收樓期間業(yè)主反映較多的遺留問題，應規(guī)定施工隊備足相關材料，避免因材料的局限性延誤時間，影響發(fā)展商的信譽。十三.其它事項1、入伙的整個過程按辦理流程的順序進行，《業(yè)主收樓表》及收樓相關資料上經(jīng)辦人辦理完相應手續(xù)后必須簽署姓名及日期；2、業(yè)主的署名必須由前來辦理手續(xù)的業(yè)主本人親自簽署，若房屋的業(yè)主是2人或以上必須本人同時署名，不得代簽、少簽；若其中1人無法前來辦理時，必須持公證的授權委托書或事先到物業(yè)公司辦理代辦入伙的授權委托書，但在辦理入伙署名時，需注明是代簽；3、選一獨立辦公室作為特殊客戶接待處（VIP室），所有員工應積極并及時引導情緒激動的業(yè)主至VIP室并交由專人接待解決，避免業(yè)主之間互相影響；4、所有問題必須有文字記載，并且及時跟進、貫徹、反饋和回復；5、每日工作完畢后由營銷策劃部、工程部、承建單位、物業(yè)公司聯(lián)合召開“碰頭會”，針對入伙過程中業(yè)主詢問的熱點、難點，以及入伙存在的問題進行討論，現(xiàn)場不能解決的問題，由管理處匯總報各相關部門，各相關部門必須在第二天上午8