工作中實用的分類整理方式

關(guān)于工作中實用的分類整理方式第1頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月三個交流中心怎樣改進為什么做第2頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月為什么要管好電腦文件？工欲善其事必先利其器第3頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月這些悲催的情況有沒有？老板電話的一端客戶要的資料怎么也找不到？應(yīng)聘人來了，收到的面試簡歷在茫茫的文件中分不清！站在你面前讓你提交文件，你發(fā)現(xiàn)它不見了！第4頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月電腦文件最容易亂的地方在哪里？我的文檔MyDocument有木有？系統(tǒng)中用戶的文件夾X:Documen-tsandSettings**個人下載目錄X:Downloads有木有？桌面Desktop有木有？第5頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月文件管理的真諦在于文件方便、快速提取科學(xué)地分類和

規(guī)范化命名是文件

管理的精髓所在第6頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月文件存放路徑電子文件分類文件怎樣存放才好怎樣快速找到文件文件保存屬性電子文件文件文件文件文件文件文件文件文件文件電子文件三要素第7頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

硬

盤——一棵樹

分

區(qū)——大的枝椏

文件夾

——分枝，

內(nèi)嵌文件夾

——小枝椏

文

件

——樹葉，

同樣把它當城市－街道－路－小區(qū)－單元－房間

某一個文件所在的地方：分區(qū)\文件夾\子文件夾\文件名，

路徑就是包含了這一些元素，找文件和安裝軟件都離不開這個路徑，這個文件所在地地址就是由分區(qū)，文件夾，子文件夾，文件名組成。要素之一：文件存放路徑第8頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月要素之二：文件保存屬性能看的！能改的！只能看！不能改！防修改！一般你看不到設(shè)置了才能看可防錯誤刪除存檔

只讀

隱藏第9頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月文件類型格式格式特征純文本文件TXT格式格式簡單透明、不含結(jié)構(gòu)信息和加密、不綁定軟硬件、能用基本文本編輯工具閱讀、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少。XML格式遵循XML技術(shù)規(guī)范，格式開放、不綁定軟硬件、格式自描述、不包含加密、易于轉(zhuǎn)換。版式文件PDF格式遵循ISO/DIS19005《文件管理電子文件長期保存格式第1部分PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持數(shù)字簽名、格式開放、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。CEB格式支持數(shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。SEP格式支持數(shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。要素之三：文件分類-常見電子文件格式1第10頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月要素之三：文件分類-常見電子文件格式2文件類型格式格式特征格式化文本文件RTF格式格式開放、不綁定軟硬件、不包含加密、易于轉(zhuǎn)換。WPS格式支持數(shù)字簽名、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換。圖像文件TIFF格式支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換、聚合能力強。JPEG格式遵循相關(guān)標準規(guī)范，格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。GIF格式支持無損壓縮、格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。PNG格式支持無損壓縮、格式透明、易于轉(zhuǎn)換。第11頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月要素之三：文件分類-常見電子文件格式3文件類型格式格式特征音頻文件WAV格式支持數(shù)字水印技術(shù)、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉(zhuǎn)換MP3格式遵循GB/T17191-1997《信息技術(shù)具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的數(shù)字存儲媒體運動圖像及其伴音的編碼》，壓縮算法公開、格式緊湊、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少、易于轉(zhuǎn)換。WMA格式內(nèi)置版權(quán)保護技術(shù)、格式緊湊、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少、易于轉(zhuǎn)換。視頻文件AVI格式支持數(shù)字水印技術(shù)、支持無損或其他公開的壓縮算法、易于轉(zhuǎn)換。MOV格式格式緊湊、易于轉(zhuǎn)換。MPEG格式遵循GB/T17191-1997《信息技術(shù)具有1.5Mbit/s數(shù)據(jù)傳輸率的數(shù)字存儲媒體運動圖像及其伴音的編碼》，壓縮算法公開、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換。第12頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

如何去做怎樣改進為什么做第13頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

1S4S2S3S電腦文件的“5S”管理5S整理整頓清掃清潔素養(yǎng)整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、清潔(Seiketsu)、素養(yǎng)(Shitsuke)第14頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

整理Seiri1S盤符固定化整理三要點結(jié)構(gòu)科學(xué)化存放目視化目標：把需要的文件以定位、定量以便用最快的速度取得所需。第15頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

整理Seiri1SC:D:E:F:四個盤符標準規(guī)劃為：操作系統(tǒng)盤應(yīng)用軟件盤工作文件盤私人文件盤本地磁盤(C:)本地磁盤(D:)本地磁盤(F:)本地磁盤(E:)計算機第16頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

整理Seiri1S適合的文件夾(科學(xué)地分類)適中的層級數(shù)(結(jié)構(gòu)的深度)工具軟件精選PPT參考文件項目文件常用軟件控制文件夾與文件的數(shù)目50-100個項目管理01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW提交文件……03-MyFiles-LA10-MyFiles-BB調(diào)研文件工作安排終端支持會議管理人事管理財務(wù)管理商品管理培訓(xùn)管理……第17頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

整理Seiri1S文件的命名與排序是有關(guān)聯(lián)的。常用的命名方法是：

文件夾名＝2位數(shù)字+“-”+文件夾名”

如：“01-常用軟件”、“02-系統(tǒng)軟件”……。

文件名

＝2位數(shù)字+“-”+文件名

如：“01-演講比賽”、“02–培訓(xùn)課件”……。這樣文件夾會按數(shù)字的大小進行升序或降序的排列。這就看個人愛好了。一般命名的方法，還會用上日期，這樣用的時候就可以以日期排序。像存儲照片的文件夾就可以這樣命名：“20070801演講比賽”、“20070910嵩山秋景”規(guī)范化地命名文件夾和文件第18頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

整頓Seiton2S對把有用與無用的文件分開，再對無用的文件進行處理進行整頓！果斷刪除!第19頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

清掃Seiso3S定期清除和歸檔2、定期清掃垃圾1、定期歸檔文件安裝目錄\programfiles\tencent\QQ\ad這里面是QQ廣告

安裝目錄\programfiles\tencent\QQ\flashshow這是你的QQ好友的QQ秀文件夾，可以放心刪除

裝目錄\programfiles\tencent\QQ\flashshow2這是你的QQ好友的QQ秀文件夾，可以放心刪除

安裝目錄\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache這里面的空間音樂的臨時文件夾

這里面的文件會占很大的空間，所以盡快刪除掉吧！桌面上下載的各種文件要處理并定期歸檔將電腦保持在無垃圾文件、桌面整潔的狀態(tài)第20頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

清潔Seiketsu4S經(jīng)過三個環(huán)節(jié)之后，怎樣保持電腦文件井然有序？結(jié)構(gòu)建立完善的文件結(jié)構(gòu)命名規(guī)范化地命名文件夾歸檔周期性地將文件歸檔123第21頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

清潔Seiketsu4S軟件2、安裝軟件1、下載軟件安裝軟件要安裝在合適的位置，并且記住

這個位置。

卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目錄徹

底刪除。下載時，把軟件存放在規(guī)劃好的位置中；資料2、歸檔資料1、下載資料對資料要及時看閱，有用的要整理到分類

文件夾中（注意區(qū)分已完成和未完成的）

沒有用的果斷刪除。培養(yǎng)每天清潔的良好習(xí)慣？下載的各種資料放在臨時文件夾；第22頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

素養(yǎng)清潔整理整頓清掃小結(jié)：電腦文件管理的”5S”文件

架構(gòu)建區(qū)別

文件分定期

歸檔歸每日

整理整效果

不錯推第23頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

素養(yǎng)Shitsuke5S總結(jié)思想清理環(huán)境整理電腦管理工作電腦的空間因整理變大！思想的空間因總結(jié)變擴！生活的空間因清理變寬！理第24頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

如何去做怎樣改進為什么做第25頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

Skill1：發(fā)揮我的文檔作用1S

我的文檔能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件。

利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創(chuàng)建自己的目錄，將經(jīng)常需要訪問的文件存儲在這里。我的文檔第26頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

Skill2：發(fā)揮快捷方式的便利2S

如果我們經(jīng)常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。當然，當文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問時，你需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。第27頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

Skill3：注意區(qū)分要處理的和已完成的3S

當你看到一些PPT達人的分享時，可

以下載到一個臨時的“temp”文件

夾中。

待有空時，仔細閱看“temp”中的

PPT，對于值得收藏的作品，可以

按人名或分類地存放在文件夾中

及時地處理過期的文件，存放該保留

的，刪除不需要的，是一個好習(xí)慣。第28頁，課件共33頁，創(chuàng)作于2023年2月

科學(xué)的電腦文件管理帶來什