2017檔案管理制度

檔案管理制度第一章總則為了規(guī)范公司的檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務(wù)要求，特制訂本制度。第一條檔案管理是公司工作的一個(gè)重要組成部分，是公司進(jìn)行管理活動(dòng)的依據(jù)和必要條件。第二條公司檔案統(tǒng)一由行政人事部綜合檔案室實(shí)行集中管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。各部門日常工作形成的文件材料由本部門專人負(fù)責(zé)分類整理，并定期向綜合檔案室移交統(tǒng)一保管。各部門移交資料時(shí)必須辦理正規(guī)的交接手續(xù)。合同類檔案需同時(shí)向財(cái)務(wù)部提交復(fù)印件一份。第三條公司所有職能部門都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，使我公司檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。第四條公司會(huì)計(jì)檔案，按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理制度》歸檔、管理;公司人事檔案，按照《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》歸檔、管理。第二章檔案管理的范圍凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料（公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔范圍。第一條 上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；（二）上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。（三）代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。（四）其他文件材料。第二條 公司文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿;（二）公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件；（三）公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（四）公司召開的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料；（五）公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；（六）公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；（七）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如投資項(xiàng)目、設(shè)備購買、貿(mào)易、重大課題、信貸、租賃等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；（八）公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料（包括計(jì)算攜帶保密檔案參觀游覽、探親訪友，嚴(yán)防失、泄密事件的發(fā)生。第九條發(fā)現(xiàn)失密問題時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取處理措施。第十條嚴(yán)格執(zhí)行保密安全制度，確保檔案完整安全。第四章檔案管理制度第一條為維護(hù)檔案的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，任何個(gè)人不得隨意更改檔案材料中的內(nèi)容。有意違背者，根據(jù)公司相關(guān)制度給予行政處罰。如須更改檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容，必須總經(jīng)理簽字更改通知書，方能進(jìn)行更改，凡更改后檔案數(shù)據(jù)處，應(yīng)加蓋“已更改”印鑒。第二條公司各部門應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部移交。各單位、各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。第三條立卷歸檔要求：歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（二）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。（三）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（四）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。（五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。（六）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。（七）本公司各部門立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由行政人事部統(tǒng)一發(fā)給。第四條檔案保管期限（一）文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。（二）確定公司檔案保管期限的原則1、凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2、凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。3、凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。第五條按照“八防”的要求，設(shè)置窗簾、樟腦精、配置滅火器，適時(shí)進(jìn)行庫房密閉、通風(fēng)等措施。第六條檔案室是存儲(chǔ)檔案的機(jī)密重地，除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察工作外，非本室工作人員，未經(jīng)同意，任何人不得隨意進(jìn)入。第七條檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)、清點(diǎn)，做到發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。第八條凡借出的檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真查對(duì)，準(zhǔn)確完好方可辦理歸還手續(xù)，并及時(shí)依號(hào)上架。第九條入庫檔案必須進(jìn)行歸類、編號(hào)，并成卷裝訂；庫房中的檔案應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號(hào)，便于查找。第十條要求書寫工整，用紙規(guī)范。使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水或激光打印或噴墨打印。不得使用圓珠筆，鉛筆書寫。第十一條保管檔案人員調(diào)離時(shí)，對(duì)所保管的檔案材料要逐件進(jìn)行移交，移交清單一式兩份，辦完交接手續(xù)，方可調(diào)離。第五章檔案借閱制度第一條公司檔案借閱實(shí)行逐級(jí)審批制。每次借閱時(shí)間不得超過7個(gè)工作日，如需繼續(xù)使用，必須辦理續(xù)借手續(xù):公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到行政人事部填寫檔案借閱單，方可借閱；公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或總經(jīng)理批準(zhǔn)。第二條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。第三條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第四條借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第四條進(jìn)行處罰。第五條總經(jīng)理借閱非密級(jí)別檔案，可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。第六條如借閱人沒有按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)或借閱手續(xù)不完善，檔案室管理員有權(quán)拒絕其調(diào)閱。第七條公司檔案原則上不對(duì)外，如遇特殊情況有外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。第六章檔案的銷毀第一條公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得私自銷毀公司檔案資料。第二條對(duì)已過保管期限和確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)由檔案管理人員定期清理，提出銷毀和處理意見，造具銷毀清冊(cè)，提交部門負(fù)責(zé)人審查并報(bào)總經(jīng)理呢批準(zhǔn)。銷毀時(shí)要有兩個(gè)監(jiān)銷人員，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名，然后歸綜合檔案室保存。第三條在銷毀公司檔案資料時(shí)，監(jiān)銷人員必須由總經(jīng)理或行政人事部指定。第四條經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。第七章罰則第一條公司各部門凡違反制度第四章第二條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和部門負(fù)責(zé)人寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評(píng)。第二條公司各部門凡違反本制度，泄露秘密，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對(duì)部門負(fù)責(zé)人和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)。第三條公司各單位凡違反本制度第五章第一條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。第四條公司各部門凡違反本制度第五章第四條，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。視情況出具處理制度及對(duì)應(yīng)處罰。第八章附則第一條本制度由行政人事部制定，經(jīng)總經(jīng)理審批簽字后生效。第二條本制度修改及解釋權(quán)歸行政人事部，之前下發(fā)制度如有與本制度相悖之處，均以本制度為準(zhǔn)。第三條本制度自2