存貨管理制度

存貨管理制度 第一章總則第一條為規(guī)范公司存貨進出管理、堆放管理、確保存貨賬實相符，以及加快存貨盤活管理等，特制定本制度。第二條存貨包括原材料、輔助材料、包裝物、外購商品、修理用備品備件、產成品、在產品、自制半成品等。第三條存貨應當制定各品種最高庫存量，明確責任人。同時，凡是庫存已達到最高庫存量的存貨，倉管員應當拒絕收貨。第四條未經財務部門同意，不得私自設置倉庫，車間尚未使用或剩余的物質在月終盤點時必須全面盤點，不得以任何理由私藏存貨。同時，也不得私自增加倉庫有關人員。第五條倉庫劃分待檢區(qū)、退貨區(qū)、合格區(qū)、次品區(qū)、暫存區(qū)和寄放區(qū)。1.待檢區(qū)：以黃色標識牌表示，是指已收到采購通知入庫但質檢部待查質量而將物資存放的區(qū)域。2.退貨區(qū)：以灰色標識牌表示，是指物資在使用過程中經確認屬于供應商產品的質量問題，采購部正在或擬向供應商要求退貨的物資而將其存放的區(qū)域。3.合格區(qū)：以綠色合格標識牌表示，是指已收到采購通知入庫并經質檢部檢驗質量確認質量合格而將物資存放的區(qū)域。4.次品區(qū)（次品）：以藍色標識牌表示，是指物資在使用過程中經確認不能再使用或不能以正品（合格品）看待而將其存放的區(qū)域。5.暫存區(qū)：以紅色標識牌表示，是指已收到采購通知入庫但經質檢部檢驗質量確認質量不合格而將物資暫時存放的區(qū)域。6.寄放區(qū)：以茶色標識牌表示，是指經公司領導同意讓供應商寄放或客戶采購后寄放而將物資暫時存放的區(qū)域。來料加工物資可以獨立規(guī)劃“來料加工區(qū)”，在本制度中放入“寄放區(qū)”進行規(guī)范。第六條企業(yè)設置廢品倉庫，并由倉管員建立廢品臺賬。各倉庫不應該存在廢品物資，應當定期清理，而次品區(qū)域的物資更應當及時處理，該轉入廢品倉庫的要及時轉入廢品倉庫，倉管員應當承擔起管理的責任。第七條倉庫使用的有關票據(jù)（單據(jù)）的格式、聯(lián)次、報送對象和管理，嚴格按照公司《票據(jù)管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。第八條倉庫進出物資必須辦理入庫手續(xù)和出庫手續(xù)，涉及的所有票據(jù)都必須經倉管員簽字確認才是有效的單據(jù)；沒有經過倉庫的物資，倉管員不得給予開具票據(jù)，也不得給予簽字確認。第九條待檢區(qū)、暫存區(qū)和寄放區(qū)的物資不能內部（主要是車間）領用和銷售，如果經質檢部門檢驗可以使用，必須先辦理入庫再辦理出庫，否則不能發(fā)貨，以確保賬實相符。寄放區(qū)的物資如果是供應商或客戶自己使用，也要辦理相關財務手續(xù)后才能發(fā)放，確保賬實相符。第十條倉庫所有票據(jù)的內容必須填寫完整、書寫工整，不得涂改。否則，視同票據(jù)無效。會計收到倉庫傳來的票據(jù)，必須認真審核，發(fā)現(xiàn)不符合要求的必須及時退回和糾正，確保票據(jù)書寫規(guī)范。第二章存貨進出管理第十一條存貨進出倉庫，倉管員應當和當事人當面點清數(shù)量，當面開具單據(jù)（包括入庫單、出庫單和收據(jù)證明單據(jù)），做到單據(jù)和數(shù)量完全相符。第十二條存貨進出倉庫時，倉管員必須嚴格按照公司《財務審核審批制度》有關規(guī)定和本制度的要求執(zhí)行，在確保財務審核審批人員和相關經辦人都簽字確認后，才能收貨和發(fā)貨。第十三條發(fā)貨一般要遵循先進先出、頻者就近的原則。第十四條原輔材料、包裝物、外購商品、修理用備品備件入庫。1.待檢程序倉庫憑采購人員的采購通知單或訂單（包括寄庫和來料加工都要有相關部門的通知）和供應商的送貨單或發(fā)票按品種、規(guī)格型號、數(shù)量與供應商當場點清數(shù)量后進入待檢區(qū)，并當天上報質檢部門，同時掛上黃色待檢標識牌。倉管員憑實際收到的物質數(shù)量（待檢），可先以便條形式開具收據(jù)給供應商，并寫上“此條為臨時收貨憑證，三天內有效，三天后視同已辦理入庫或退貨而自動作廢”。質檢部門能夠即時檢驗的，可直接進入以下“入庫程序”辦理入庫。2.入庫程序質量檢驗合格后，倉管員憑質量檢驗報告確認的品種、規(guī)格型號、第二十條存貨報廢1.公司：由倉庫主管提交報廢申請報告，經總經理審批后由倉管員開具“出庫單”，由質檢員檢驗質量，由質檢員、相關參與人員簽字確認，并將廢品轉入廢品倉庫。2.辦事處：由倉管員提交報廢申請報告，經辦事處經理確認并上報總經理審批后由倉管員開具“出庫單”，由質檢員檢驗質量，由質檢員、相關參與人員簽字確認，并將廢品轉入廢品倉庫或直接處理。第二十一條委托加工物資：從倉庫出庫臺賬會計憑委外加工合同開具“提貨單”，倉管員憑“提貨單”發(fā)貨，并根據(jù)實際發(fā)貨數(shù)量填寫“出庫單”，“出庫單”由提貨人簽字確認，提貨人憑“出庫單”向臺賬會計開取“發(fā)貨單”和“車輛放行單”，倉管員和保安憑單據(jù)放行。委外加工產品完工后，屬于產成品的直接入庫成品倉庫，通過“產成品入庫單”辦理入庫；屬于半成品的由生產部安排車間收貨，通過“車間外發(fā)加工產品入庫單”辦理入庫。第二十二條委托加工半成品：從車間出庫生產部統(tǒng)計員憑委外加工合同開具半成品“提貨單”，車間統(tǒng)計員憑“提貨單”發(fā)貨，并根據(jù)實際發(fā)貨數(shù)量填寫“出庫單”，“出庫單”由提貨人簽字確認，提貨人憑“出庫單”向生產部統(tǒng)計員開取“發(fā)貨單”和“車輛放行單”，車間統(tǒng)計員和保安憑單據(jù)放行委外加工半成品不能從倉庫出庫，車間統(tǒng)計員發(fā)出的半成品要建立備查賬，并負責跟蹤收回半成品和管理，車間收回半成品時要開具“車間半成品外發(fā)入庫單”，同時車間半成品“出庫單”和“入庫單”要及時上交財務部。第二十三條車間在產品1.工人完工：各車間、工序完工產品(包括半成品和成品)在交給統(tǒng)計員時，由統(tǒng)計員填制“車間完工產品收料單”，由質檢員驗收質量并簽字確認，由工人和統(tǒng)計員確認。2.車間、工序交接：各車間、工序將半成品轉交下一道車間、工序時，應當填制“車間半成品交接單”，由雙方統(tǒng)計員簽字確認。成品入庫通過“入庫單”辦理入庫。3.退貨：下道工序退回半成品，由車間統(tǒng)計員負責將半成品退給工人，并辦理相關的手續(xù)。第三章存貨堆放和日常管理第二十四條倉庫必須設置消防設施，通道必須寬敞，門窗必須符合防盜要求，電力設施必須符合消防部門的要求，以確保存貨安全。第二十五條切實做好“防火、防霉、防銹、防蛀、防爆、防潮、防爛、防盜、防鼠、防毒”等“十防工作”。倉管員必須經常巡查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時上報上級主管并會同有關部門及時采取防范及補救措施。第二十六條物資堆放要講究科學、合理，區(qū)域要分開、清晰，擺列要整齊、有序，高低要適當、均衡；每堆物資前要統(tǒng)一使用公司的標識牌，并在標識牌上寫明物資的名稱和數(shù)量，確保賬（倉庫賬和會計賬上物資的名稱和數(shù)量）、牌（標識牌上物資的名稱和數(shù)量，下同）和實物相符。第二十七條標識牌是區(qū)域劃分的重要標識，標識牌設計要規(guī)范，書寫要工整，必須做到“物牌同步變化”，杜絕以任何客觀理由影響“物牌”相符。標識牌基本內容包括：物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、保質日期、生產廠家。第二十八條經常對倉庫物資進行灰塵清理，從而減少因污染帶來的質量問題。通過制定輪值表對物品堆放的周邊環(huán)境進行清掃和整理，并對倉庫清洗地板及吸塵工作進行監(jiān)督。第二十九條倉管員應當定期對物資的生產日期、保質日期進行全面整理，屬于已過保質日期的物資應當轉入次品區(qū)域，并掛上藍色標識牌。第三十條保守電腦密碼，杜絕倉管員以外人員隨意動用電腦。杜絕利用電腦做與業(yè)務或工作無關的事情。嚴格遵照操作規(guī)程操作電腦，并按電腦維護事項定期對電腦進行維護和保養(yǎng)。第三十一條倉管員有權拒絕閑雜人員進入倉庫。第三十二條倉管員應對內、外搬運工進行指導、監(jiān)督，確保物資堆放符合要求。第三十三條必須嚴格檢查或督導進出倉庫的人員，及時關好門窗，確保倉庫和物資的安全。第三十四條不良存貨清查1.公司：由倉庫主管牽頭，會同生產、采購和銷售經理于每季度末到倉庫現(xiàn)場清查不良存貨（指在三個月內少銷或滯銷的產品以及保質期屆滿前兩個月的產品、材料和包裝物等，下同），并在相關的制度范圍內盤活處理，或將情況及處理意見報送總經理審批。2.辦事處：由辦事處經理組織有關人員于每季度末到倉庫現(xiàn)場清查不良存貨，并在相關的制度范圍內盤活處理，或將情況及處理意見報送總經理審批。第三十五條倉庫是一個特殊的部門，員工用餐應在規(guī)定的時間范圍內交替輪流，以保證倉庫貨物隨時供應。第三十六條保守倉庫業(yè)務秘密，杜絕向供應商等其他人透露物資庫存等有關業(yè)務信息。第三十七條未經上級同意，不得隨意復制、摘抄公司資料。作廢文稿應及時妥善處理，以防泄密。第三十八條叉車工、農用車司機必須服從倉庫主管的安排和調度。同時，要按以下要求做好車輛保養(yǎng)、維護和管理工作，保證叉車、農用車的工作需求和工作質量。1.杜絕駕駛員以外的人員隨意動用叉車、農用車。2.駕駛員應嚴格按照駕駛規(guī)程駕駛叉車、農用車。3.嚴格遵守“電瓶叉車在室內作業(yè)，柴油車在室外作業(yè)”的規(guī)定。4.保持叉車、農用車的清潔和完整，經常對其質量和性能進行檢查，并按規(guī)定進行維修和保養(yǎng)。第四章存貨賬表管理第三十九條開好單、做好賬、編好表、對好賬，是倉庫賬表管理的總要求，是倉管員應當具備的基本素質和基本職責。倉管員必須做到以賬管物，必須重視賬表在倉庫管理工作中的重要性。第四十條倉庫賬表分為自有物資賬表、寄存物資賬表、來料加工物資賬表和外協(xié)物資賬表。1.自有物資賬表：反映公司自購并存放在自有倉庫的進出存物資信息，包括賬簿信息和表格信息。2.寄存物資賬表：反映經公司有關領導同意外部單位暫時存放在公司自有倉庫的進出存物資信息，包括賬簿信息和表格信息。3.來料加工物資賬表：反映外部單位來料加工存放在公司自有倉庫的進出存物資信息，包括賬簿信息和表格信息。4.外協(xié)物資賬表：反映公司委托外協(xié)單位生產暫時存放在外協(xié)單位的進出存物資信息，包括賬簿信息和表格信息。第四十一條入庫單和出庫單杜絕涂改，要求使用復寫紙書寫，書寫要工整，字跡要清晰、易認。如果書寫出現(xiàn)錯誤，要求作廢并完整保留每一聯(lián)次。入庫單和出庫單每日要報送給相關人員。第四十二條倉庫的賬簿和各種報表要按各區(qū)域的物資類別進行編制，要求書寫工整，字跡要清晰、易認，以供有關人員及時了解倉庫存貨的庫存結構。第四十三條采購部和銷售部有關人員要認真閱讀存貨報表，通過存貨報表信息及時了解存貨結構和存貨庫存量，并及時合理地調整存貨庫存結構和庫存量，以及及時處理不良存貨。第四十四條認真有效地做好倉庫電話記錄、交接班記錄、磅碼單以及進口物資獨立登記等工作。第四十五條加強賬、牌的核對管理，定期核對賬、牌是否相符，如果出現(xiàn)不符，必須及時查明原因，確保賬、牌時刻相符，以充分發(fā)揮牌在日常管理中的作用。第四十六條倉管員每旬與會計核對存貨借貸余額（數(shù)），次月2日核對并簽字確認上月存貨借貸余額（數(shù)），必須確保倉庫賬和會計賬的借貸余額（數(shù)）完全相符。在對賬確認時，必須將自有物資、寄存物資、來料加工物資等分開核對確認。第四十七條倉庫賬務和各種報表編制由會計負責管理和指導，倉管員必須服從，不得自行設置賬簿或設計報表。第五章存貨盤點管理第四十八條存貨盤點包括在產品盤點和倉庫物資盤點。1.在產品每月最后一天由生產部門組織盤點，并于次月一日前上報財務部門。財務部門根據(jù)實際情況主動到車間指導、監(jiān)督在產品盤點。具體要求按《成本控制管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。2.倉庫物資盤點按照以下相關條款執(zhí)行。第四十九條倉庫物資盤點分為月份盤點、季度盤點、半年盤點、年終盤點和特殊盤點。月份盤點總量應當占存貨總量的60%以上，季度盤點總量應當占存貨總量的80%以上，半年盤點總量和年終盤點總量應當對存貨全部盤點，特殊盤點（包括外部審計和內部審計需要的盤點）則根據(jù)實際需要確定盤點量。第五十條倉庫物資盤點方法一般采用日常盤點法。日常盤點法是指在不影響存貨進出管理的前提下，每月組織有關人員隨時對存貨進行盤點的一種方法。第五十一條每次倉庫物資盤點結果，應當確認存貨盤盈或盤虧，應當提出處理意見和明確責任人，并按相關流程處理或審批，由財務部門于月終進行賬務處理。第五十二條倉庫物資盤點盤盈或盤虧，根據(jù)截至存貨盤點日期的財務賬面結余數(shù)和實際盤點數(shù)的差數(shù)進行確認。第五十三條倉庫物資盤點時，倉管員、財務人員及參與盤點的人員應當同時在現(xiàn)場。第五十四條倉庫物資盤點結束后，參與盤點的人員應當在盤點表上簽字確認，并于期終由屬地行政負責人簽字確認。第五十五條倉庫物資盤點表及相關資料的數(shù)據(jù)和文字應當書寫工整，同時應當歸檔管理。第五十六條倉庫物資盤點工作由存貨管理部門負責組織，由財務人員進行監(jiān)盤和業(yè)務指導。第五十七條倉庫物資盤點前，倉庫物資管理部門（倉庫主管）應當提前一天（以上）知會有關部門或人員，有關部門或人員應當積極配合或參與。第五十八條月份盤點、季度盤點、半年盤點和年度盤點由存貨管理部門按照以上盤點方法組織盤點。特殊盤點則由存貨管理部門按照特定事項（指特定時間、特定地點和特定人員等）的要求組織盤點，特定事項一般由財務部門提出或確定。第五十九條盤點一般流程1.倉庫物資管理部門（倉庫主管）下發(fā)倉庫物資盤點通知或知會，并做好各項盤點準備工作。2.財務人員和倉管員對需盤點的存貨進行賬面確認，必須在賬賬相符的前提下才能盤點。3.盤點時，倉管員和財務人員應當獨立記錄，經核對雙方記錄數(shù)一致后，才能確認為盤點數(shù)。4.盤點結束后，應當整理盤點資料（即盤點表），并由參與盤點的人員在盤點表上簽字確認，同時上報屬地行政負責人簽字確認。5.倉庫物資管理部門根據(jù)有關懲處制度對盤點結果出現(xiàn)的盤盈或盤虧提出處理意見，并按《財務審核審批管理制度》規(guī)定的流程上報審批。6.財務人員和倉管人員對盤點結果出現(xiàn)的盤盈或盤虧進行賬務處理（調整），倉管人員的賬務處理應當在財務人員的指導下進行。第六十條內外審計有關部門要求的盤點屬于特殊盤點范疇，除內部審計外，特殊盤點一般由財務部統(tǒng)一接受盤點，再決定是否統(tǒng)一安排盤