專題四采購訂單管理

專題四采購流程管理第一頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情景一采購流程分析一、采購作業(yè)流程概述采購作業(yè)流程就是詳細(xì)論述采購部門職責(zé)或任務(wù)的運營指南，是采購管理中最重要的部門之一，是采購活動具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。

采購作業(yè)流程通常是指由制造需求的廠家選擇和購買生產(chǎn)所需的各種原材料、零部件等物料的全過程。一個完善的采購作業(yè)流程應(yīng)滿足所需物料在價格與質(zhì)量、數(shù)量、區(qū)域之間的綜合平衡。第二頁，共三十頁。二、采購作業(yè)流程的內(nèi)容和步驟（一）采購作業(yè)流程的內(nèi)容作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，是關(guān)于具體內(nèi)容的索引或表格；第二部分一般總結(jié)與該作業(yè)流程相關(guān)的公司或部門策略；第三部分指出作業(yè)流程中的各職位、部門或者領(lǐng)域；最后一部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實際過程。學(xué)習(xí)情景一采購流程分析第三頁，共三十頁。二、采購作業(yè)流程的內(nèi)容和步驟（二）采購作業(yè)流程的步驟

1、確定需求在采購之前先確定買什么、買多少、何時買、由誰決定等2、需求說明確認(rèn)需求后，對需求的細(xì)節(jié)，如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均需加以明確的說明。學(xué)習(xí)情景一采購流程分析第四頁，共三十頁。二、采購作業(yè)流程的內(nèi)容和步驟（二）采購作業(yè)流程的步驟

3、選擇可能的供應(yīng)來源在選擇供應(yīng)商時，企業(yè)應(yīng)考慮的主要因素有：價格質(zhì)量服務(wù)位置供應(yīng)商的庫存策略柔性學(xué)習(xí)情景一采購流程分析第五頁，共三十頁。二、采購作業(yè)流程的內(nèi)容和步驟（二）采購作業(yè)流程的步驟

4、適宜價格的決定決定可能的供應(yīng)商并進(jìn)行價格談判。5、訂單安排價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)

6、訂單追蹤與稽核簽約訂貨后，督促廠商按約交貨，并予以嚴(yán)格的驗收入庫。學(xué)習(xí)情景一采購流程分析第六頁，共三十頁。二、采購作業(yè)流程的內(nèi)容和步驟（二）采購作業(yè)流程的步驟

7、核對發(fā)票廠商交貨驗收合格，隨即開具發(fā)票。8、不符與退貨處理凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。學(xué)習(xí)情景一采購流程分析第七頁，共三十頁。二、采購作業(yè)流程的內(nèi)容和步驟（二）采購作業(yè)流程的步驟

9、結(jié)案與驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均需辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，并簽報高級管理者或權(quán)責(zé)部門核閱批示10、記錄與檔案維護(hù)凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購文件，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管。

學(xué)習(xí)情景一采購流程分析第八頁，共三十頁。三、采購作業(yè)流程的注意事項采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域相匹配先后順序與實效控制關(guān)鍵點設(shè)置權(quán)責(zé)或任務(wù)的劃分配合作業(yè)方式的改善采購流程應(yīng)反映集體決策的思想避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)預(yù)混亂價值與程序相適應(yīng)處理程序應(yīng)適合現(xiàn)實環(huán)境學(xué)習(xí)情景一采購流程分析第九頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理一、采購訂單和采購訂單管理（一）采購訂單采購訂單是存貨在采購業(yè)務(wù)中流動的起點，是詳細(xì)記錄企業(yè)物流的循環(huán)流動軌跡、累計企業(yè)管理決策所需要的經(jīng)營運作信息的關(guān)鍵。采購訂單表示了對與供應(yīng)商進(jìn)行采購業(yè)務(wù)的正式的和最終的確認(rèn)，標(biāo)明了供應(yīng)商、要訂購的物料或服務(wù)、數(shù)量、價格、供貨日期和供貨條款、支付條款。第十頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理一、采購訂單和采購訂單管理（二）采購訂單管理采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應(yīng)商處確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的追蹤，實現(xiàn)全過程管理。第十一頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理一、采購訂單和采購訂單管理（三）采購訂單管理的內(nèi)容1、采購訂單的制定過程2、采購訂單的管理3、采購訂單的跟蹤第十二頁，共三十頁。二、采購訂單的類型采購訂單依照業(yè)務(wù)類型可以分為以下幾類：1、普通采購2、外發(fā)加工采購3、服務(wù)采購4、寄售采購5、試產(chǎn)采購6、現(xiàn)貨采購學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理第十三頁，共三十頁。三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（一）制定采購訂單計劃采購訂單計劃的制定主要包括以下四個環(huán)節(jié)：1、準(zhǔn)備訂單計劃預(yù)測市場需求確定生產(chǎn)需求準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料制定訂單計劃說明書學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理第十四頁，共三十頁。三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（一）制定采購訂單計劃2、評估訂單需求是采購計劃中非常重要的一個環(huán)節(jié)，只有準(zhǔn)確的評估訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制定出好的訂單計劃。主要包括三個方面的內(nèi)容：分析市場需求分析生產(chǎn)需求確定訂單需求學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理第十五頁，共三十頁。三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（一）制定采購訂單計劃3、計算訂單容量分析供應(yīng)資料計算總體訂單容量計算承接訂單容量確定剩余訂單容量學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理第十六頁，共三十頁。三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（一）制定采購訂單計劃4、制定訂單計劃主要包括對比需求與容量、綜合平衡、確定余量和認(rèn)證計劃。一份訂單包含的內(nèi)容有下單數(shù)量和下單時間兩個方面。下單數(shù)量=生產(chǎn)需要量—計劃入庫量—現(xiàn)有庫存量+安全庫存量下單時間=需求到貨時間—認(rèn)證周期—訂單周期—緩沖時間學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理第十七頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（二）選擇供應(yīng)商了解采購環(huán)境估算供應(yīng)商供應(yīng)情況確定意向供應(yīng)商發(fā)放訂單說明書確定物料供應(yīng)商第十八頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（三）簽訂訂單1、訂單制作2、訂單審批3、與供應(yīng)商簽訂訂單4、訂單執(zhí)行第十九頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（四）訂單跟蹤在實際的采購過程中，訂單的跟蹤包括跟蹤供應(yīng)商工藝文件的準(zhǔn)備、跟蹤原材料、跟蹤加工過程、跟蹤總裝及測試過程、跟蹤包裝入庫。第二十頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（五）物料檢驗1、確定檢驗日期2、通知檢驗人員3、進(jìn)行物料檢驗4、處理檢驗問題第二十一頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（六）物料接收1、與供應(yīng)商確定物料檢驗日期2、與倉儲部協(xié)調(diào)送貨事務(wù)3、通知供應(yīng)商送貨4、庫房接受及物料入庫5、檢驗問題處理第二十二頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（七）付款操作付款前需要做以下工作：1、查看物料檢驗入庫信息2、準(zhǔn)備付款單3、主管審批4、資金平衡5、向供應(yīng)商付款6、供應(yīng)商收款第二十三頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理三、制定采購定的主要環(huán)節(jié)（八）供應(yīng)評估評估的目的是為了建立優(yōu)化的采購環(huán)境，主要有5個步驟1、制定供應(yīng)評估計劃2、訂單部門績效評估3、訂單角色績效評估4、供應(yīng)商供應(yīng)績效評估5、建議調(diào)整采購分配比例第二十四頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理四、付款方式的操作技巧企業(yè)間貨款的結(jié)算一般以銀行為中介，通過銀行提供信用方式或代理方式支付貨款，最常用的付款方式有：匯付、托收、信用證三種。第二十五頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理五、訂單跟蹤的操作技巧（一）訂單跟蹤過程1、合同執(zhí)行前跟蹤制定訂單合同之后，訂單人員要及時了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時的簽訂等情況。第二十六頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理五、訂單跟蹤的操作技巧（一）訂單跟蹤過程2、合同執(zhí)行過程跟蹤與供應(yīng)商簽訂的合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，確實需要變更的需要征得供應(yīng)商的同意。合同跟蹤應(yīng)把握以下事項：跟蹤合同供應(yīng)商準(zhǔn)備物料的詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行緊密相應(yīng)生產(chǎn)需求形勢慎重處理庫存控制控制好物料驗收環(huán)節(jié)第二十七頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理五、訂單跟蹤的操作技巧（一）訂單跟蹤過程3、合同執(zhí)行后跟蹤應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款方式對供應(yīng)商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤第二十八頁，共三十頁。學(xué)習(xí)情境二采購訂單管理五、訂單跟蹤的操作技巧（二）合同跟蹤補充說明合同跟蹤補充說明有以下幾個方面：合同跟蹤過程中，要注意供應(yīng)商的質(zhì)量、交貨期的變化情況注意把合同、各種驗收數(shù)據(jù)的分類保存工作做好注意利用供應(yīng)商的歷史情況決定對其實施的過程方法。第二十九頁，共三十頁。內(nèi)容總結(jié)專題四。采購作業(yè)流程通常是指由制造需求的廠家選擇和購買生產(chǎn)所需的各種原材料、零部件等物料的全過程。一個完善的采購作業(yè)流程應(yīng)滿足所需物料在價格與質(zhì)量、數(shù)量、區(qū)域之間的綜合平衡。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，是關(guān)于具體內(nèi)容的索引或