行政工作發(fā)展規(guī)劃設(shè)計(jì)方案

..>集團(tuán)行政部開展規(guī)劃方案一、部門定位及工作目標(biāo)二、部門職能和組織架構(gòu)設(shè)置〔一〕部門職能概述〔二〕部門組織架構(gòu)設(shè)置方案行政部組織架構(gòu)和崗位設(shè)置圖工作內(nèi)容具體實(shí)施方向行政標(biāo)準(zhǔn)化體系建立〔1〕行政管理、辦公事務(wù)管理規(guī)章制度、工作流程的制定；并根據(jù)公司各階段開展實(shí)際情況實(shí)時(shí)優(yōu)化與完善；〔2〕就公司行政制度與流程標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公司各部門、各分子公司進(jìn)展宣貫；〔3〕對(duì)各工程、各分子公司行政人員進(jìn)展垂直管理，對(duì)行政工作的開展情況進(jìn)展監(jiān)視、檢查與指導(dǎo)。方案總結(jié)管理推行方案目標(biāo)控制管理工作，對(duì)公司行政及各分子公司行政業(yè)務(wù)年度、月度工作方案和工作總結(jié)進(jìn)展管理、溝通與協(xié)調(diào)。公文管理〔1〕建立推行公司標(biāo)準(zhǔn)化行文管理，負(fù)責(zé)公司公文的撰擬、審核、呈批、發(fā)布等；〔2〕負(fù)責(zé)內(nèi)部、外部往來公文的收發(fā)、登記、送〔傳〕閱、催辦、傳達(dá)等工作；〔3〕對(duì)公文檔案及內(nèi)部信息的負(fù)有保密責(zé)任，負(fù)責(zé)監(jiān)管機(jī)要文件的寄遞與接收。會(huì)議和活動(dòng)管理〔1〕重要會(huì)議和重大活動(dòng)的組織、籌備、協(xié)調(diào)與落實(shí)，制定和報(bào)批相關(guān)費(fèi)用預(yù)算方案；〔2〕公司級(jí)別的會(huì)議組織，提供會(huì)議效勞，做好會(huì)議記錄、紀(jì)要的整理、報(bào)批、下發(fā)；〔3〕進(jìn)展會(huì)議和活動(dòng)后期總結(jié)與評(píng)估，做好各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷結(jié)算。辦公資產(chǎn)管理〔1〕組織制定、審核公司行政辦公資產(chǎn)、物資、耗材的采購方案及預(yù)算，控制行政辦公經(jīng)費(fèi)支出，對(duì)采購物資做好驗(yàn)收；〔2〕負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)、辦公用品等的購置、保管、發(fā)放、盤點(diǎn)等管理，并做好資產(chǎn)的維修和保養(yǎng)工作；〔3〕組織制定公司年度行政辦公費(fèi)用預(yù)算，嚴(yán)格控制費(fèi)用的支出，做好費(fèi)用監(jiān)視、控制分析、費(fèi)用分?jǐn)偟裙ぷ?；?〕負(fù)責(zé)供應(yīng)商的甄選、價(jià)格談判、供貨管理等事務(wù)，促進(jìn)采購過程標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高物資的采購效率，并降低采購本錢。行政接待管理〔1〕擬定行政接待管理規(guī)定，制定行政接待標(biāo)準(zhǔn)；〔2〕承擔(dān)行政接待任務(wù)，根據(jù)任務(wù)性質(zhì)與級(jí)別制定行政接待方案；〔3〕執(zhí)行實(shí)施接待任務(wù)，做好接待過程管理〔往返食宿、車輛、娛樂活動(dòng)等環(huán)節(jié)〕；〔4〕對(duì)接待任務(wù)進(jìn)展總結(jié)，并結(jié)算報(bào)銷各項(xiàng)接待費(fèi)用。根底事務(wù)效勞〔1〕前臺(tái)接待管理；〔2〕會(huì)議室預(yù)定、職場(chǎng)鑰匙、門禁卡、工牌等管理；〔3〕負(fù)責(zé)公司票務(wù)預(yù)定〔機(jī)票、火車票、酒店等〕；〔4〕負(fù)責(zé)公司印刷〔名片、文件、宣傳資料等〕；〔5〕負(fù)責(zé)公司郵發(fā)管理〔寄送、接收、費(fèi)用審核與分?jǐn)偂?；?〕負(fù)責(zé)辦公用品的訂購和發(fā)放、月末盤點(diǎn)，并做好臺(tái)賬記錄。人員配備行政事務(wù)人員要求嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、周到、效勞意識(shí)強(qiáng)，要求執(zhí)行力高，具備應(yīng)變能力、溝通及組織協(xié)調(diào)能力等素質(zhì)。工作具體實(shí)施方向〔1〕全面負(fù)責(zé)辦理公司總部日常工商事務(wù)，包括工商注冊(cè)、執(zhí)照變更、年檢等事項(xiàng)，并對(duì)公司所屬企業(yè)工商事務(wù)提供支持；〔2〕根據(jù)公司開展，做好商標(biāo)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等權(quán)益的保護(hù)；〔3〕配合公司產(chǎn)業(yè)鏈價(jià)值延伸，拓寬殼公司渠道，做好資源儲(chǔ)藏；〔4〕創(chuàng)造良好的經(jīng)營(yíng)環(huán)境，做好政府關(guān)系的拓展與維護(hù)；人員配備開展支持模塊為公司戰(zhàn)略性資本運(yùn)營(yíng)提供核心資源支持，是行政管理工作中的重要職責(zé)。人員要求工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，具備法律意識(shí)和保密意識(shí)，條理性、原則性、溝通能力和公關(guān)能力強(qiáng)等素質(zhì)。工作具體實(shí)施方向〔1〕建立與公司開展相適應(yīng)的平安保密管理制度，明確平安保密責(zé)任和紀(jì)律要求，做好重大信息內(nèi)部保密工作，確保信息披露平安；〔2〕落實(shí)開展平安保密管理工作，包括公文、檔案管理、印章資質(zhì)管理、股權(quán)信息、合同協(xié)議、總裁辦公室保密、網(wǎng)絡(luò)信息保密管理等；〔3〕標(biāo)準(zhǔn)公文流轉(zhuǎn)處理程序，做好文件流轉(zhuǎn)全過程的監(jiān)控，確保公文傳遞平安，防止信息泄露；〔4〕配備專職檔案管理員、設(shè)立檔案室，根據(jù)公司管控管理和平安保密等工作要求，進(jìn)一步完善檔案管理工作，推進(jìn)公司各部門及所屬各分子公司檔案標(biāo)準(zhǔn)化建立，真正做好檔案的有效保管和利用；〔5〕健全印章、資質(zhì)管理方法，優(yōu)化工作流程，嚴(yán)格使用程序，確保印章資質(zhì)平安〔配備保險(xiǎn)柜、雙人雙管〕；〔6〕做好公司級(jí)別會(huì)議保密環(huán)節(jié)管理，落實(shí)會(huì)議簽到制，明確限定各類參會(huì)人員和會(huì)議紀(jì)要知悉范圍，確保會(huì)議信息平安；〔7〕催促網(wǎng)絡(luò)管理員做好公司信息網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限管理，確保重要信息不喪失、不泄露。人員配備平安保密管理工作涉及到公司的核心利益，平安保密人員的配備方面，要求具有高度保密意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別意識(shí)，要求具備良好道德修養(yǎng)，原則性強(qiáng)。工作內(nèi)容具體實(shí)施方向公務(wù)車輛管理〔1〕根據(jù)公司戰(zhàn)略需要，購置公司所需車輛，并辦理車輛搖號(hào)、購置等系列手續(xù)；〔2〕公司車輛的年檢、保險(xiǎn)辦理，做好日常車輛清洗、保養(yǎng)、維修等事務(wù)；〔3〕對(duì)車輛使用過程中的駕駛里程、派車、油耗等數(shù)據(jù)做好使用登記與分析；〔4〕負(fù)責(zé)處理公司車輛違章罰款、交通事故等，辦理車輛報(bào)修、定損、保險(xiǎn)理賠等手續(xù)。環(huán)衛(wèi)綠化管理〔1〕對(duì)保潔人員進(jìn)展工作安排和監(jiān)視，做好公司公共區(qū)域的衛(wèi)生清潔工作，確保環(huán)境整潔、空氣清新；〔2〕做好公司辦公環(huán)境的綠植養(yǎng)護(hù)、清潔等工作；〔3〕負(fù)責(zé)勞保用品、清潔用品的申購和保管；〔4〕對(duì)破壞公共衛(wèi)生環(huán)境和有損公司形象的不文明行為進(jìn)展監(jiān)視和制止。辦公環(huán)境規(guī)劃管理〔1〕負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境布局的優(yōu)化和美化，營(yíng)造整潔的辦公環(huán)境；〔2〕負(fù)責(zé)公司及參與協(xié)同各分子公司等分支機(jī)構(gòu)辦公場(chǎng)所的租賃、整合規(guī)劃、裝修改造等工作；〔3〕根據(jù)公司開展，做好辦公區(qū)域布局與功能調(diào)整需求，并做好過程溝通、方案制定與預(yù)算報(bào)批、落實(shí)執(zhí)行、交付使用；〔4〕公司導(dǎo)視系統(tǒng)建立〔LOGO、門牌、指引標(biāo)識(shí)等VI建立〕。出入平安管理〔1〕做好公司辦公區(qū)域的樓層門禁系統(tǒng)維護(hù)、管理門禁權(quán)限，及時(shí)發(fā)放和收回門禁卡；〔2〕對(duì)出入公司的物品及文件資料進(jìn)展登記管理，確保公司財(cái)產(chǎn)和信息平安；〔3〕監(jiān)視公司員工按要求佩戴工卡，外來人員的證件登記及訪客證發(fā)放；〔4〕保管各類辦公鑰匙，定期檢查公司辦公區(qū)域門窗是否完好，做好防盜工作。消防平安和環(huán)境平安管理〔1〕制定公司平安管理方法，落實(shí)平安責(zé)任制；〔2〕定期檢查公司辦公區(qū)域消防設(shè)備設(shè)施是否完好、消防通道是否暢通，做好消防器材維護(hù)和年檢工作；〔3〕組織消防平安教育培訓(xùn)，確保人人懂消防知識(shí)、人人會(huì)使用消防器材；〔4〕及時(shí)排查公司根底設(shè)施平安隱患，做好節(jié)假日前的平安檢查和平安防護(hù)工作；〔5〕與物業(yè)溝通協(xié)調(diào)，做好公司水、電、暖的供應(yīng)，并組織成立突發(fā)事故應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害和突發(fā)事件。人員配備后勤保障部門的是公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的強(qiáng)有力支撐，工作涉及范圍廣、事務(wù)性工作繁多，要求相應(yīng)崗位人員踏實(shí)細(xì)致、效勞意識(shí)強(qiáng)、執(zhí)行力強(qiáng)，具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力、較高的溝通及組織協(xié)調(diào)能力。規(guī)劃、優(yōu)化、整合、擴(kuò)展公司辦公網(wǎng)絡(luò)，工作具體實(shí)施方向〔1〕負(fù)責(zé)公司所有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)線路的維護(hù)、調(diào)試，設(shè)置及管理，保證公司網(wǎng)絡(luò)暢通；〔2〕保障公司門禁系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、效勞器等正常運(yùn)轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)庫定期備份；〔3〕建立信息化辦公平臺(tái)，維護(hù)辦公軟件及應(yīng)用，負(fù)責(zé)軟件的用戶密碼及權(quán)限管理；編制使用指南，培訓(xùn)和指導(dǎo)相應(yīng)部門人員熟練使用；〔4〕各客戶端PC機(jī)及打印、復(fù)印等外圍設(shè)備維護(hù)和管理，配合行政事務(wù)組在耗材方面進(jìn)展管控，降低本錢；〔5〕負(fù)責(zé)IT資產(chǎn)日常管理和合理分配，不定期進(jìn)展盤點(diǎn)和抽查，及時(shí)更新、報(bào)廢資產(chǎn)；〔6〕與IT資產(chǎn)供應(yīng)商和軟件供應(yīng)商保持正常溝通確保運(yùn)行暢通和軟件版本不斷更新；〔7〕公司大型會(huì)務(wù)或活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、投影、攝影、音箱的調(diào)試和支持；〔8〕執(zhí)行企業(yè)信息保密制度，對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)信息平安進(jìn)展有效監(jiān)控，防止信息泄密。

人員配備網(wǎng)絡(luò)信息管理是專業(yè)性較強(qiáng)、涉及公司核心信息的技術(shù)部門，是公司正常開展辦公業(yè)務(wù)的保障，該崗位人員需具備過硬的專業(yè)知識(shí)、良好的