煤礦調(diào)度文檔管理制度

/煤礦調(diào)度文檔管理制度一、背景煤礦是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，生產(chǎn)安全至關(guān)重要。合理的文檔管理制度可以幫助煤礦更好地管理生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件和資料，做到文件的規(guī)范化管理，減少文檔管理過(guò)程中的遺漏、錯(cuò)誤和混亂，提高生產(chǎn)效率，確保生產(chǎn)安全。二、目的通過(guò)建立煤礦調(diào)度文檔管理制度，加強(qiáng)煤礦文件資料的管理工作，做到清晰、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化、便于查找和歸檔，使文檔管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，提高管理效率，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，確保生產(chǎn)安全。三、適用范圍煤礦內(nèi)所有文件、卷宗、資料檔案的存儲(chǔ)、管理、使用。四、文檔管理責(zé)任煤礦文件管理員負(fù)責(zé)煤礦文檔管理工作，并在文檔管理工作中負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度。部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)維護(hù)部門(mén)內(nèi)文件管理的秩序。五、文檔管理流程5.1起草文件文件起草人應(yīng)具備一定的起草能力，并嚴(yán)格按照公司制定的文件格式進(jìn)行起草。文件的左上角應(yīng)注明文號(hào)，中心位置注明文件標(biāo)題，右上角注明密級(jí)、文件分類、擬稿人、日期，正文內(nèi)容嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行起草。5.2審核文件文件審批人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)的審核，查看文件表述是否準(zhǔn)確、邏輯是否通暢、數(shù)據(jù)是否完整等，對(duì)存在問(wèn)題的文件應(yīng)安排修改。5.3批準(zhǔn)文件文件批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行最后的審核，審核完畢后在文件上簽字并注明批準(zhǔn)日期、批準(zhǔn)文號(hào)等信息。5.4發(fā)放文件經(jīng)過(guò)審核和批準(zhǔn)的文件應(yīng)立即發(fā)放到相關(guān)人員手中，確保文件能及時(shí)進(jìn)入生產(chǎn)和管理過(guò)程中。5.5存檔文件存檔人員應(yīng)將文件整理編排后，存放在指定的檔案室內(nèi)，并制定相應(yīng)的檔案目錄和檔案條目，確保檔案存放有序，并便于查找和使用。六、文檔分類管理根據(jù)文件的不同性質(zhì)，對(duì)文件進(jìn)行分類管理。一般包括生產(chǎn)管理文件、管理工作文件、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、規(guī)章制度文件等。七、文檔存儲(chǔ)要求7.1環(huán)境要求檔案室應(yīng)保持干燥、無(wú)污染、通風(fēng)良好的環(huán)境，以防止文件的受潮、變質(zhì)、變形。檔案室內(nèi)的溫度和濕度應(yīng)嚴(yán)格控制在合適的范圍內(nèi)。7.2檔案保存要求每個(gè)文件均要有清晰的文件號(hào)和名稱，應(yīng)按照設(shè)定的檔案條目分類歸檔。7.3檔案查閱要求檔案室內(nèi)所有文件均應(yīng)錄入檔案條目，并應(yīng)有專人負(fù)責(zé)查閱和管理。查閱時(shí)不得亂動(dòng)檔案，應(yīng)當(dāng)將其詳細(xì)記錄在檔案查閱登記表上。八、文檔銷毀經(jīng)過(guò)審核和批準(zhǔn)的廢舊文檔必須按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行銷毀。在文件銷毀之前，應(yīng)嚴(yán)格控制文檔流程，確保銷毀的文檔不會(huì)對(duì)公司和社會(huì)造成任何影響。九、文檔管理的監(jiān)管文件管理工作的監(jiān)管由煤礦文件管理員完成。煤礦文件管理員應(yīng)定期對(duì)文件管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并將相關(guān)情況報(bào)告給煤礦領(lǐng)導(dǎo)。十、文檔制度宣傳為了讓全體職工更好地理解和掌握文檔管理制度，煤礦應(yīng)定期公布有關(guān)文檔管理制度和規(guī)定，以宣傳的方