檔案管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔檔案管理制度1、目的1.1為了加強對集團及各分子公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。1.2本辦法適用于集團及各分子公司對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等。2、職責劃分2.1機要室負責對集團及各分子公司的各類檔案實行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況。部門資料由部門領(lǐng)導(dǎo)指定專人管理。系統(tǒng)資料整理后交由機要室保管。2.2檔案的分類2.2.1一般企業(yè)檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、經(jīng)營檔案、會計檔案、工程技術(shù)檔案、影像檔案、實物檔案。2.2集團及各分子公司機要室應(yīng)包括以上檔案類別，但不限于以上檔案類別，凡涉及公司重大事項、公司重大決策、公司利益等文件均應(yīng)歸檔，主辦部門留存?zhèn)浞?，方便日常使用?.3檔案管理程序2.3.1人工檔案的管理程序：一級檔案由機要室直接管理，二級檔案由部門指定人員管理2.3.2一級檔案管理程序及說明（如圖示）：3、工作流程3.1檔案立卷、歸檔3.1.1機要室應(yīng)定期對集團各部門、分子公司檔案進行收集，各部門用印合同協(xié)議等文件雙方用印完畢應(yīng)及時交存。3.1.2立卷歸檔的時間3.1.2.1各類法規(guī)、政府文件及法律文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件應(yīng)及時交存機要室，由機要室負責外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，可留存復(fù)印件備查。除了項目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由機要室歸檔。3.1.2.2凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。各部門應(yīng)把整理審定完畢的檔案資料移交機要室保管。31.2.3在獲得證照后，公司的各類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、開戶許可證等）應(yīng)及時交機要室保存。3.1.2.4各分子公司應(yīng)于項目結(jié)束后向公司機要室移交各類檔案。3.1.3立卷歸檔的要求3.1.3.1歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學(xué)的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確，裝訂要整齊。3.1.2.2.2歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。3.1.2.2.3卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。3.1.3.2.4填寫案卷一律用碳素黑色筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準確。3.1.3.3各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。3.1.3.4影像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接檔案的要求3.1.4.1交接的資料必須完整；3.1.4.2交接的資料必須準確，務(wù)必真實地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準確可靠，簽字手續(xù)完備；3.1.4.3歸檔資料必須為原件，非正式資料一般不得作為檔案收集，如遇特殊情況需分管領(lǐng)導(dǎo)批準；3.1.4.4交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料；3.1.4.5檔案盒、檔案袋的標簽及目錄的格式和內(nèi)容實行統(tǒng)一的制作標準；3.1.4.6卷內(nèi)文件資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次編寫。頁號編寫位置：單面書寫的文字材料頁號編寫在右下角；雙面書寫的文字材料頁號正面編寫在右下角，背面編寫在左下角，圖紙折疊后頁號一律編寫在右下角；3.1.4.7交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負責人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份（如有需要可提供電子版）。3.1.4.8對工程資料檔案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字材料尺寸規(guī)格應(yīng)釆用A4幅面（297mm*210min）,圖紙應(yīng)釆用國家標準圖幅（圖紙一般釆用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖）；3.1.4.8.2用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄要露在外面；3.1.4.8.3所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章；3.1.4.8.4文字材料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。3.2檔案的保管3.2.1歸檔前的檔案按類別由相關(guān)部門分別保管，各部門、分子公司臨時保管的檔案應(yīng)設(shè)專用檔案柜，并由專人負責保管。3.2.2檔案資料要按門類和載體進行科學(xué)的分類、排列和編號。檔案管理人員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。3.2.3各檔案保管部門要嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術(shù)保護并定期檢查檔案保管情況。3.2.4檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。3.3檔案的借閱和保密3.3.1檔案資料的借閱使用僅限于集團內(nèi)部。借閱人員應(yīng)依據(jù)公司現(xiàn)行制度，辦理借閱審批和登記手續(xù)（含原件、復(fù)印件及掃描件）。3.3.2借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者，公司查證屬實后給予行政處罰。逾期不歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時催收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.3.3檔案的保密3.3.3.1檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。3.3.3.2檔案室要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。3.3.33經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理人員丟失或擅自提供泄露機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予行政處分，直至追究刑事責任。3.4檔案鑒定和移交3.4.1集團機要室及各部門、分子公司檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。3.4.2檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。3.4.3檔案移交需嚴格按照制度規(guī)定，定期移交。移交的檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。3.4.4員工離職時，需按要求整理工作記錄并將電子檔案備份機要室存檔。4、考核標準4.1財務(wù)及人事檔案由部門自行管理。其他部門檔案管理人員應(yīng)定期把公司及重要級別資料移交機要室保管，如不按時移交的單次處罰100元至500元。4.2各方簽章完畢的合同，經(jīng)辦人員應(yīng)于一周內(nèi)交存機要室，逾期不交者，單次處罰100元至500元。4.3集團及各分子公司人員離職時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開。如遺失未交存的，視其檔案資料的重要程度，單次處罰100元至500元，同時待其補齊檔案資料后方可辦理離職手續(xù)。4.4罰款從當月工資中直接扣除。5、其他及附件5.1檔案管理人員應(yīng)積極開展檔案編研工作，積極配合集團相關(guān)部門編寫大事記、組織機構(gòu)沿革等，為公司品牌建設(shè)服務(wù)。5.2檔案借閱審批表以通用版的內(nèi)部事務(wù)審批表代替，檔案使用審批表以用印審批表代替。5.3本制度由辦公室負責解釋，各分子公司參照本制度執(zhí)行，根據(jù)管理需要可制定公司內(nèi)部管理實施細則，但不得與本制度內(nèi)容發(fā)生