千金方醫(yī)藥信息管理系統(tǒng)管理手冊

年5月29日千金方醫(yī)藥信息管理系統(tǒng)管理手冊文檔僅供參考千金方醫(yī)藥信息管理系統(tǒng)操作手冊廣西中微電腦有限公司目錄HYPERLINK簡介HYPERLINK軟件安裝1:硬件網(wǎng)絡要求2:軟件版本及安裝要求3:軟件的安裝4:SqlServer的安裝HYPERLINK尋求幫助的常見方法1:QQ遠程協(xié)助 2:開啟遠程桌面HYPERLINK系統(tǒng)快速入門1:使用前準備工作2:軟件操作順序HYPERLINK功能模塊操作指南1:通用功能介紹2:具體單據(jù)介紹HYPERLINK常見問題列表1:連接服務器失敗2:程序運行速度很慢 3:程序出現(xiàn)異常的處理 4:其它常見問題解答系HYPERLINK\l"統(tǒng)管理員的操作說明"統(tǒng)管理員的操作說明1:帳套建立2:權(quán)限分配 3:單據(jù)設置及窗口畫面設置 4:安裝軟件注意事項 5:系統(tǒng)更新簡介廣西中微電腦有限公司是一家以計算機及配件批發(fā)、計算機軟件開發(fā)銷售、計算機網(wǎng)絡工程維護為主營業(yè)務的公司,主要經(jīng)營業(yè)務以軟件開發(fā)和銷售硬件為主。公司當前有多名硬件、軟件、網(wǎng)絡技術(shù)人員。業(yè)務員遍布廣西各大中型城市。銷售網(wǎng)絡流暢,客戶關(guān)系資源豐富。公司成立以來,先后與HPACER等大型硬件供應商建立良好的合作關(guān)系,在軟件方面,除自主開發(fā)的軟件外,代理軟件主要以柜臺銷售的方式代理殺毒軟件。自主開發(fā)的醫(yī)藥管理軟件當前已占據(jù)廣西的部分市場,獲得了客戶的一致好評!公司宗旨:誠懇合作、互利雙盈。當前開發(fā)的千金方醫(yī)藥管理系統(tǒng),是在與廣州創(chuàng)誠資訊有限公司合作的基礎(chǔ)上按廣西區(qū)藥監(jiān)局要求進行開發(fā)的醫(yī)藥行業(yè)信息化系統(tǒng)。本系統(tǒng)旨在經(jīng)過強化內(nèi)部管理提高企業(yè)的物流作業(yè)能力、對外反應能力,最終提高企業(yè)的核心競爭力及客戶滿意程度。符合區(qū)藥監(jiān)局、地方藥監(jiān)局的管理要求、可在藥監(jiān)局的指導下調(diào)整系統(tǒng)。本系統(tǒng)包含如下的特點:全方位的商品流通企業(yè)的解決方案,包括批發(fā)企業(yè)管理方案、配送連鎖企業(yè)管理方案、零售企業(yè)管理方案;數(shù)據(jù)管理流程化,實現(xiàn)物流管理、資金流管理與全面質(zhì)量管理一體化;在資深藥師及GSP檢查員的指導下,系統(tǒng)綜合了GSP實戰(zhàn)經(jīng)驗,針對GSP重點檢查項目,提供如超經(jīng)營范圍、缺證照、自動養(yǎng)護、催調(diào)、驗收記錄、中藥裝斗記錄、購進銷售記錄、溫濕度記錄、拆零藥品銷售記錄、不合格藥品臺帳、人員健康培訓情況、質(zhì)量管理制度標準及程序等多種報表;充分體現(xiàn)企業(yè)管理的廣化和深化,在全面企業(yè)電腦化管理的基礎(chǔ)上,提供深入細致的指標考核,例如個人銷售貢獻、個人銷售回籠、個人毛利貢獻等;無論在售前還是售后,公司自始至終以客戶為中心,公司強調(diào)售前與客戶的溝通,如何讓客戶在售前清楚地了解我們的產(chǎn)品,以防客戶的期望超離現(xiàn)實,是我們的銷售工程師的道德守則。公司禁止銷售工程師經(jīng)過給其它公司產(chǎn)品以負面評論來取信于客戶,我們讓客戶集中精力關(guān)注我們的產(chǎn)品本身,而不是經(jīng)過發(fā)掘?qū)κ值娜秉c,以襯托自己的成功。在售后服務方面,針對客戶方的企業(yè)情況,由執(zhí)業(yè)藥師,財務專家,專業(yè)軟件服務人員組成的服務小組制定客戶適宜的培訓服務方案,輔助企業(yè)高效使用千金方軟件;售前可在雙方交流的前提下,了解公司需求和演示軟件功能;按客戶需求對軟件系統(tǒng)進行初始化工作,初始化工作包括:調(diào)整單據(jù)打印格式、調(diào)整軟件功能;公司免費提供程序補丁,以解決程序在銷售給客戶時還沒有發(fā)現(xiàn)的程序錯誤。 公司地址:玉林市電腦電器城2樓F區(qū) 聯(lián)系電話: 聯(lián)系QQ: EMAIL:軟件安裝 1:硬件網(wǎng)絡要求 i:硬件要求:CPU要求奔騰4以上,內(nèi)存512M以上,硬盤50G以上,單體藥店和連鎖藥店建議配有掃描槍,針式打印機或熱敏打印機。Ii:網(wǎng)絡要求:單體藥店能夠不安裝網(wǎng)絡,可是建議安裝上網(wǎng)的寬帶,這樣能夠方便和件供應商聯(lián)系。連鎖藥店必須安裝有與連鎖公司一致的網(wǎng)絡。例如連鎖公司是電信網(wǎng)絡藥店則需要安裝ADSL2M或更高帶寬的網(wǎng)絡。若配送中心安裝的是鐵通VPN則下面的藥店則安裝鐵通VPN等。 Iii:操作系統(tǒng)支持:WINDOWS98、、、XP、VISTA、WINOWS7.2:軟件版本及安裝要求軟件版本功能說明服務器操作系統(tǒng)要求是否安裝數(shù)據(jù)庫批發(fā)配送版用于批發(fā)連鎖醫(yī)藥公司W(wǎng)indowsXp、Windows建議安裝windows需要安裝SQLSERVER批發(fā)分公司版用于批發(fā)醫(yī)藥分公司W(wǎng)indowsXp、Windows建議安裝windows需要安裝SQLSERVER連鎖藥店版連鎖藥店數(shù)據(jù)定時傳送版WindowsXP及以上版本需要安裝SQLSERVER連鎖藥店數(shù)據(jù)實時傳送版WindowsXP及以上版本不需安裝SQLSERVER單體藥店版用于單體藥店WindowsXP及以上版本需要安裝SQLSERVER注意:在軟件供應商未設置之前,用戶在同一臺電腦上僅能夠安裝一個版本的軟件,不能夠同時安裝二個或二個以上版本的軟件。3:軟件的安裝在軟件安裝之前,必須查看軟件版本和安裝說明。若軟件需要安裝SqlServer數(shù)據(jù)庫,請先安裝SqlServer.,具體SqlServer的安裝,參考SqlServer數(shù)據(jù)庫安裝文檔。已經(jīng)安裝了軟件的電腦若需要重新安裝操作系統(tǒng)后,請參考系統(tǒng)重裝后的軟件安裝說明。以下以安裝連鎖藥店客戶端為實例講解安裝過程。放入安裝程序的光盤,點擊光盤中‘連鎖藥店版’文件夾,再打開文件夾’客戶端(定時數(shù)據(jù)交換版)’中的SETUP.EXE圖標點擊‘下一步’選擇我同意該許可協(xié)議的條款點‘下一步’點‘下一步’文件夾路徑建議不要修改,直接點‘下一步’點‘下一步’再點‘下一步’安裝程序完成后在桌面和開始菜單->程序處出現(xiàn)圖標,至此安裝已經(jīng)完畢。4:SqlServer的安裝 安裝SQLServer:SQLServer共有個人版、標準版、企業(yè)版和程序員版等四個版本,根據(jù)操作系統(tǒng)的不同應該選擇不同的版本進行安裝。個人版的操作系統(tǒng)如XP必須安裝個人版SQLServer,服務器版操作系統(tǒng):如WINDOWSSERVER、WINDOWSSERVER等必須安裝企業(yè)版SQLServer. SQLServer須購買軟件的公司自行購買或經(jīng)過網(wǎng)絡下載。雙擊SQLServer的安裝圖標(一般為AUTORUN.EXE或SETUP.EXE)個人版如下畫面:企業(yè)版如下畫面:點‘安裝數(shù)據(jù)庫服務器’注:對于有些SQLSERVER四合一版本的安裝盤,運行后針對操作系統(tǒng)須先選擇個人版或服務器版。若有如下圖提示則勾選‘不要再提示這個消息’后點‘繼續(xù)’點擊‘下一步’至點‘下一步’(若無法安裝,提示掛起的計算機...等信息則表示系統(tǒng)裝有SQLSERVER或系統(tǒng)是采用GHOST還原導致操作系統(tǒng)的注冊表有問題,必須修改注冊表才能夠安裝,具體操作如下:在運行窗口輸入regedit,打開注冊表編輯器,在HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\SessionManager中找到PendingFileRenameOperations,刪除該鍵值(這個鍵值是安裝程序暫掛項目,只要找到對應的應用程序清除掉就行了),關(guān)閉注冊表編輯器。重新安裝SQLServer即可)點擊‘下一步’‘下一步’點‘是’點‘下一步’點‘下一步’點‘下一步’點‘下一步’若需要設置sa的密碼,則輸入密碼,若設置空密碼則勾選空密碼就能夠了,點‘下一步’再‘下一步’就能夠了。安裝SqlServer企業(yè)版本會有提示‘每客戶多少設備的提示’的窗口,用戶針對自己公司的需求填寫用戶數(shù),一般的企業(yè)填寫100或200就夠了。安裝好數(shù)據(jù)庫服務器后一般情況下都需要重啟,重新啟動計算機后則在電腦右下角出現(xiàn)或開始->程序中出現(xiàn)雙擊右下角 或打開服務管理器后彈出如下窗口選擇服務‘SQLSERVERAGENT’勾選‘當啟動OS時啟動服務’選擇服務‘SQLSERVER’勾選‘當啟動OS時啟動服務’至此表明SQLSERVER已經(jīng)安裝完畢。尋求幫助的常見方法1:如何經(jīng)過QQ遠程協(xié)助向公司人員或軟件人員求助若連鎖藥店的電腦上沒有QQ軟件,請先在網(wǎng)絡上下載QQ軟件。經(jīng)過QQ軟件上的查找功能添加公司人員或軟件人員的QQ號為好友。在雙方聊天的窗口上面,如下圖。點‘應用’下面的遠程協(xié)助按鈕,在聊天窗口畫面的菜單上,點擊‘應有’菜單再下拉點擊‘遠程協(xié)助’后點‘同意’并點擊右邊窗口的‘申請控制’后公司人員或軟件人員即可操作對方的電腦。

公司人員或軟件人員接受遠程協(xié)助的請求后會出現(xiàn)如下圖片在點接受后,點‘申請控制’按鈕,如下圖

這樣操作后公司人員或軟件人員就能夠操控你的電腦并對你的電腦進行安裝軟或維護操作了。 若出現(xiàn)遠程協(xié)助連接不上的常見問題有:QQ版本過低則需要下載新版本;連鎖藥店的電腦的分辨率過高導致遠程連接過程中花屏或黑屏等則需要調(diào)低分辨率;遠程協(xié)助過程中請勿開啟BT下載,在線電影、視頻等影響網(wǎng)絡的操作。2:開啟遠程桌面在桌面上點‘我的電腦’圖標右鍵‘屬性’ 彈出如下窗口勾選‘啟用這臺計算機上的遠程桌面’后按確定就能夠了。注:啟用遠程桌面的計算機必須對administrator賬戶設置密碼。建議使用完遠程桌面后還是關(guān)閉‘啟用這臺計算機上的遠程桌面’,以免引起中毒。系統(tǒng)快速入門1:使用前準備工作使用軟件的人員務必要熟悉計算機的基本操作。在默認情況下,所有業(yè)務帳套對應一個通用的基礎(chǔ)資料庫。即所有基礎(chǔ)資料是共享通用的,基礎(chǔ)資料的建立和修改需要慎重操作。批發(fā)分公司、連鎖藥店無權(quán)限建立、修改基礎(chǔ)資料庫。批發(fā)分公司系統(tǒng)、連鎖藥店系統(tǒng)分定時傳送和實時傳送二種方式。實時傳送數(shù)據(jù)方式要求網(wǎng)絡能夠?qū)崟r和總公司通訊,任何一方出現(xiàn)問題都將導致程序出現(xiàn)錯誤。定時傳送方式在系統(tǒng)定期自動傳送的情況下若逾期不傳將導致分公司系統(tǒng)或零售藥店系統(tǒng)自動關(guān)閉,直至數(shù)據(jù)上傳后再開放系統(tǒng)。批發(fā)連鎖公司、單體藥店在安裝軟件前先處理好本公司經(jīng)營的商品資料信息(如品名、規(guī)格、廠家、單位、劑型、批準文號、條碼、商品類別、養(yǎng)護類型、基本銷售價、基本零售價)?？蛻糍Y料(如客戶名稱、客戶簡稱、聯(lián)系電話、地址、許可證、營業(yè)執(zhí)照等)。人員資料(如人員名稱、性別、年齡、崗位、權(quán)限等)。倉庫信息,倉位信息等。分公司、連鎖藥店不需要此操作,相關(guān)信息全部由總公司或連鎖公司設置。盤點庫存商品,在啟用軟件后錄入到軟件中添加系統(tǒng)庫存認真閱讀軟件操作說明,并對不明問題咨詢軟件公司。2:軟件系統(tǒng)操作順序a>安裝軟件,具體參考前面的軟件安裝部分。b>登錄系統(tǒng)開機后,雙擊屏幕上軟件圖標,進入系統(tǒng)。如下圖所示:系統(tǒng)設置有簡單模式和圖片模式。簡單模式的顏色比較單調(diào),圖片模式色彩比較鮮艷。對應功能是一樣的。請注意區(qū)分下。簡單模式如下:圖片模式如下:點空格或鼠標點擊彈出人員選擇窗口將光標定位在你需要選擇的人員行,回車或雙擊就能夠選中此人員。若已經(jīng)記住人員代碼亦能夠直接錄入人員編碼按ENTER鍵至密碼處,輸入密碼回車,若密碼錯誤或不存在此操作員提示或則需要重新輸入操作員或重新輸入密碼。輸入正確后帳套由灰色變成白色能夠。表示能夠選擇帳套。選擇帳套后回車就能夠進入系統(tǒng)了。一般情況下若當期用戶只有一個帳套的操作權(quán)限,則直接回車就能夠進入系統(tǒng)了。若帳套沒有可選擇的則表示此操作員未有可操作的帳套。注:系統(tǒng)管理員所授權(quán)的操作員初始密碼為空,操作員初次進入系統(tǒng)時,直接按回車鍵即可進入系統(tǒng)。初次進入系統(tǒng)后,建議各操作員先進行密碼設置。進入主畫面:c>初始化系統(tǒng) 以下操作一般情況下軟件安裝人員在安裝軟件后對系統(tǒng)進行調(diào)整。一般軟件操作人員能夠忽略此部分的設置。批發(fā)配送版能夠設置權(quán)限,批發(fā)分公司、連鎖藥店版不能夠設置權(quán)限,批發(fā)分公司的權(quán)限受批發(fā)總公司限制,連鎖藥店的權(quán)限受配送中心控制。單體藥店版能夠設置權(quán)限。開啟帳套和權(quán)限設置可由系統(tǒng)管理員或軟件供應商幫助設置、一般操作用戶能夠不操作。系統(tǒng)在安裝時已帶有默認的帳套可供使用,一般情況下是不需要另建立帳套的。以下舉例說明:(例如一家企業(yè)已經(jīng)安裝有批發(fā)配送版系統(tǒng)) i:添加一個批發(fā)、配送的帳套點‘千金方醫(yī)藥信息管理系統(tǒng)’以系統(tǒng)管理員用戶登錄系統(tǒng)點‘部門帳套’‘名稱’:輸入帳套名稱。對應客戶檔案:表示這個帳套對應的客戶檔案,能夠不輸入。關(guān)聯(lián)代碼不輸入。帳套類型默認為批發(fā),若選擇為配送中心則藥店下面在申請配送時能夠查看此部門的庫存數(shù)據(jù)。點保存后即可創(chuàng)立帳套。Ii:添加一個連鎖藥店的帳套點‘千金方零售管理系統(tǒng)’以系統(tǒng)管理員用戶登錄系統(tǒng)點‘帳套設置‘‘名稱’:輸入帳套名稱。對應客戶檔案:表示這個帳套對應的客戶檔案,能夠不輸入。關(guān)聯(lián)代碼不輸入。帳套類型默認為批發(fā),若選擇為配送中心則藥店下面在申請配送時能夠查看此部門的庫存數(shù)據(jù)。點保存后即可創(chuàng)立帳套。注:對于連鎖藥店的系統(tǒng),建議一定把對應客戶檔案輸入上去。這樣方便在后面內(nèi)部銷售配送時,一輸入藥店客戶后,自動帶出發(fā)往部門信息。 權(quán)限設置參考系統(tǒng)管理員操作說明。系統(tǒng)初始化:選擇主菜單系統(tǒng)維護->7系統(tǒng)初始化進入系統(tǒng)初始化畫面默認情況僅僅輸入公司名稱和當前帳套名稱再點保存設置即可。系統(tǒng)初始化后就能夠正式使用系統(tǒng)了。d>啟用系統(tǒng)以下按連鎖藥店舉例說明:連鎖藥店經(jīng)過點擊按鈕進入下載畫面點擊下載基本的藥品資料、人員資料、客戶資料等信息。手工盤點藥店實物庫存,點擊系統(tǒng)中庫存調(diào)整單錄入盤點的庫存數(shù)據(jù)對庫存商品設定零售價格 點擊商品定價進入定價畫面盤點完庫存和設定好商品的零售價格后就能夠正式使用系統(tǒng)的購進和銷售了。以下是采購流程和需要操作的常見單據(jù)采購流程請貨單申請配送單請貨單申請配送單配送管理配送管理采購計劃采購計劃門店入庫庫存不足門店入庫門店驗收配送銷售點點單門店驗收配送銷售配送中心系統(tǒng)藥店系統(tǒng)配送中心系統(tǒng)藥店系統(tǒng)常見單據(jù):業(yè)務模塊包含:【常見】商品定價、申請配送、入倉、盤點表、庫存調(diào)整、POS收銀、購入退出。 【高級】倉位調(diào)整、庫存上下限、結(jié)賬、數(shù)據(jù)處理等。GSP模塊包含:【常見】裝斗記錄、處方銷售登記、養(yǎng)護記錄、設施設備臺賬、拆零記錄、不合格藥品管理(含停售通知,質(zhì)量問題通知、報損銷毀、調(diào)入調(diào)出記錄)【高級】無查詢模塊包含:【常見】進銷存查詢、簡易查詢匯總(含庫存表,購進明細表、銷售流向表、驗收記錄、收款分類表等)、近效期催銷表、驗收記錄表【高級】統(tǒng)計分析下面的系類報表連鎖藥店的一般操作順序:一個在營業(yè)的單體藥店加盟到連鎖公司后,必須盤點實物并錄入軟件。新開業(yè)店無需此操作。對商品零售價進行定價。若連鎖公司統(tǒng)一零售價則交由連鎖公司統(tǒng)一定價。若由連鎖藥店自己定價。連鎖藥店能夠在商品入庫后對庫存的商品進行定價,也能夠?qū)ξ磥砜赡芙?jīng)營的商品進行定價。在軟件系統(tǒng)上點申請配送向配送中心清貨。經(jīng)過電腦操作后也能夠再電話、傳真等核對下。待配送中心開配送清單后點配送清單入庫。 經(jīng)過POS收銀畫面進行日常的銷售。 經(jīng)過簡易查詢報表、統(tǒng)計分析下面的報表等查詢庫存數(shù)據(jù)、購進數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)等 經(jīng)過GSP管理下面的項目、入庫下面的驗收記錄、POS收銀畫面做GSP養(yǎng)護記錄,驗收記錄,中藥裝斗驗收記錄、拆零記錄,拆零藥銷售記錄,處方登記記錄等。月底能夠?qū)ο到y(tǒng)進行盤點、庫存調(diào)整、貨位調(diào)整、結(jié)賬等操作 至此零售系統(tǒng)基本操作已完成。采購部分和倉庫處理流程圖手工輸入手工輸入采購計劃采購計劃智能采購智能采購審核否(作廢)審核點單手工錄入采購合同合同管理手工錄入采購合同合同管理來貨審核否(作廢)來貨審核點單調(diào)入倉通知單調(diào)入倉通知單入倉通知單入倉通知單點單驗收記錄驗收記錄驗收記錄驗收記錄驗收記錄驗收記錄異常打印異常處理入代處理倉異常處理入代處理倉點單銷存卡業(yè)務開票入倉打印開票填入倉單打印銷存卡業(yè)務開票入倉打印開票填入倉單養(yǎng)護催銷養(yǎng)護催銷停售入倉拒收庫存采購發(fā)票停售入倉拒收庫存采購發(fā)票財務審核入倉點單增加溫濕度記錄溫濕度記錄報廢填調(diào)整增加調(diào)整增加自動報廢填調(diào)整增加調(diào)整增加重售通知應收應付重售通知應收應付銷毀填內(nèi)部購入內(nèi)部購入銷毀填內(nèi)部購入內(nèi)部購入貨位調(diào)整貨位調(diào)整填倉庫調(diào)撥倉庫調(diào)撥填倉庫調(diào)撥倉庫調(diào)撥其它單據(jù)其它單據(jù)盤盈填盤盈盤盈填盤盈任意查詢統(tǒng)計分析任意查詢統(tǒng)計分析左邊是財務與業(yè)務部分右邊是倉庫部分銷售部分和倉庫處理流程圖合同管理合同管理門店請貨銷售合同其它請貨門店請貨銷售合同其它請貨作審核廢審核點單銷售開票銷售開票倉庫憑票發(fā)貨增值稅發(fā)票庫存財務審核倉庫憑票發(fā)貨增值稅發(fā)票庫存財務審核減少點單應收應付財務審核應收應付財務審核增值稅發(fā)票增值稅發(fā)票出庫復核出庫復核審核審核倉庫憑票發(fā)貨內(nèi)部發(fā)貨內(nèi)部請貨點單點單倉庫憑票發(fā)貨內(nèi)部發(fā)貨內(nèi)部請貨調(diào)整減少其它業(yè)務調(diào)整減少盤虧盤虧配送管理配送配送管理配送任意查詢統(tǒng)計分析任意查詢統(tǒng)計分析購入退出、銷出退回流程圖購入退出通知購入退出通知否作審核廢審核倉庫憑票退貨購入退出倉庫憑票退貨購入退出庫存庫存沖購進發(fā)票財務審核減少沖購進發(fā)票財務審核出庫復核出庫復核應收應付應收應付銷出退回申請銷出退回申請否來貨審核作來貨審核廢倉庫調(diào)銷出退回通知單銷出退回通知單倉庫調(diào)銷出退回通知單銷出退回通知單驗收記錄驗收記錄驗收記錄驗收記錄驗收記錄驗收記錄異常異常處理入代處理倉正常異常處理入代處理倉點單開銷出退回銷存卡填銷出退回開銷出退回銷存卡填銷出退回庫存入正常倉庫存入正常倉財務審核財務審核增加沖銷售發(fā)票沖銷售發(fā)票應收應付應收應付任意查詢?nèi)我獠樵兘y(tǒng)計分析商品報廢流程圖異常處理異常處理內(nèi)部調(diào)撥(轉(zhuǎn)倉)報廢報損申請單內(nèi)部調(diào)撥(轉(zhuǎn)倉)報廢報損申請單質(zhì)量審批不質(zhì)量審批通業(yè)務審批過業(yè)務審批經(jīng)理審批經(jīng)理審批銷毀單銷毀單代處理倉代處理倉財務審核調(diào)整減少減財務審核調(diào)整減少倉庫復核倉庫復核應收應付流程圖內(nèi)部購入其它單據(jù)業(yè)務入庫點單內(nèi)部購入其它單據(jù)業(yè)務入庫購進發(fā)票購進合同購進發(fā)票購進合同財務審核1點單點單財務審核1業(yè)務付款申請業(yè)務付款申請經(jīng)過(先款)業(yè)財審核2應付單發(fā)票號反填應付單業(yè)財審核2應付單支付單應收應付對銷支付單應收應付對銷應收應付統(tǒng)計分析應收應付統(tǒng)計分析注釋:應收應付系統(tǒng)是以客戶為核心,以資金流通的管理系統(tǒng)。應收流程類似應付流程,不再做重復流程圖。應收應付核算標準能夠按部門+業(yè)務員+商品+發(fā)票號四個標準核算。四個標準可組合,核算標準越高越復雜,管理越透明。財務審核1業(yè)財審核2財務審核1業(yè)財審核2主要是財務對票據(jù)的核準。包含有業(yè)務員,業(yè)務經(jīng)理、總經(jīng)理、財務部等分級審核。應收應付對銷管理模塊是應收應付系統(tǒng)中最關(guān)鍵的處理模塊,經(jīng)過應付與支應收應付對銷付單,應收與來款單按核算標準進行匹配勾銷操作,有效標記單據(jù)對應關(guān)系,及單據(jù)狀態(tài)。為后期的所有應有應付報表奠定基礎(chǔ)。支持多種貨幣結(jié)算,提供多帳套的應收應付數(shù)據(jù)[如實物、發(fā)票應收應付]實時控制客戶的賒銷狀況,賬齡分析。對采購、銷售等有效控制。功能模塊操作指南1:通用功能介紹A:系統(tǒng)進入(參考快速入門)B:修改密碼進入系統(tǒng)主畫面點擊或按鈕修改密碼先填寫‘原密碼’,然后再填寫‘新密碼’與‘確認新密碼’框中輸入新的密碼,然后點擊[確定]按鈕,并按系統(tǒng)提示確認密碼設置。注:新用戶首次進入系統(tǒng),系統(tǒng)默認密碼為空,進入系統(tǒng)后請自行修改自己的用戶密碼。修改密碼時請注意[新密碼]與[確認新密碼]框中錄入的內(nèi)容必須一致,否則修改密碼失敗。系統(tǒng)管理員角色的用戶能夠在設置密碼畫面對其它用戶清除密碼。選擇人員后點清空人員密碼即能夠清空當前選擇人員的密碼。C:主畫面、菜單與主工具條主菜單和快捷圖標:

單據(jù)明細中主菜單和工具條注:批發(fā)系統(tǒng)和零售系統(tǒng)的主菜單稍有不同。但基本設置都是按購進銷售庫存GSP管理查詢,檔案系統(tǒng)維護等模塊構(gòu)建而成。若主畫面上的菜單或快捷圖標是灰色的,則表示當前用戶無權(quán)操作。主菜單上一些差用的按鈕有更新規(guī)則、報警信息數(shù)據(jù)交換等按鈕。更新規(guī)則主要用于系統(tǒng)重新設置后或出現(xiàn)異常時使用。點擊‘更新’即可。若系統(tǒng)存在缺少圖片則勾選更新位圖。若系統(tǒng)提示控件注冊失敗則需要勾選注冊控件后再點更新按鈕。若系統(tǒng)使用時有提示掛單操作失敗則點擊清除掛單修復錯誤提示。屏蔽數(shù)據(jù)庫開放其它數(shù)據(jù)主要針對系統(tǒng)管理員開放。報警信息:主要包含近效期、證照檢查、養(yǎng)護檢查、滯銷等報警信息。數(shù)據(jù)交換主要用于分公司、連鎖藥店版本的系統(tǒng)。經(jīng)過數(shù)據(jù)交換和總公司進行數(shù)據(jù)交換。具體操作參考系統(tǒng)管理員操作說明文檔。D:單據(jù)明細中的操作如下:[以業(yè)務入庫舉例說明] 單據(jù)中可操作的控件僅有文本框下拉框還有表格其實表格的操作也是由文本框和下拉框組成的。下拉型輸入框

此類輸入框主要用于在單據(jù)中輸入商品、客戶、人員等基礎(chǔ)資料所用?？芍苯釉谠摽騼?nèi)打入相應的代碼或內(nèi)容后回車,也可將光標放到白的輸入框中,按空格彈出對話框,在對話框中選擇對應的內(nèi)容數(shù)據(jù)即可選中此信息。例如在商品欄輸入商品信息關(guān)鍵字‘土霉素’回車,經(jīng)過上下箭頭或鼠標滾動選中你需要的商品信息后,雙擊或回車即可選中此商品。文本輸入框

此類輸入框主要用于輸入直接輸入的內(nèi)容。如聯(lián)系地址、生產(chǎn)廠家、規(guī)格、備注等。表格型輸入框此類輸入框主要用于單據(jù)輸入多樣商品時可直接在表內(nèi)輸入或修改商品名、批號、數(shù)量、金額等。表格能夠認為是由文本框和下拉框的組合,可是表格是能夠多行的。將光標定在所需要處理的行上,能夠?qū)Υ诵袌?zhí)行修改操作。若不需要當前行,能夠按F5刪除當前行或鼠標右鍵出菜單選擇刪除當前行。按F3能夠在當前行的下方添加空行。 當前系統(tǒng)保存的電腦編號是以數(shù)字順序存放下來的,例如剛才業(yè)務入庫的單號是0000021則下一張單保存的單號就是00000022.故菜單單的下一前一第一最后的意思分別表示當前單號的下一張單,前一張單,取第一單,取最后一張單。查詢按鈕點擊彈出查詢畫面能夠查詢歷史入庫單。【注:若單據(jù)明細是商品資料則點查詢按鈕就表示查詢商品資料信息】。一般情況下藍色的項目表示必填項,黃色的項目表示電子簽名項目,灰色的是不可填寫項目。點存盤則保存當前單據(jù)并停留在當前單據(jù)上。點增加則表示保存當前單據(jù)后開一個新單畫面。經(jīng)過‘前一,第一最后,第一’或者‘查找‘等按鈕調(diào)出一張舊單時,能夠?qū)εf單進行修改刪除等操作。前提必須在權(quán)限許可的情況下。保存后提示打印畫面?；剀噭t直接打印。否則預覽打印。取消則不打印。至于報表的設置需要系統(tǒng)管理員或軟件供應商進行調(diào)試。按鈕比較有用,系統(tǒng)當前設置有自動掛單功能,主要是防止在開單過程中出現(xiàn)斷電,程序異常等問題導致程序重啟。點擊‘掛起’掛單是指當單據(jù)處于未完成狀態(tài),則操作員需退出系統(tǒng)時,系統(tǒng)執(zhí)行的暫存狀態(tài)。操作員可將掛起的單據(jù)調(diào)出,完成錄入并進行單據(jù)存盤處理。在空單畫面下點擊沖單,能夠選擇對一張舊單據(jù)進行紅沖。同時利用沖單功能復制一張舊單據(jù)。再保存就變成另外一張新單。在多數(shù)單據(jù)的右下角有此按鈕選擇。這表示用戶能夠根據(jù)自己的喜好,選擇開票時,錄入商品資料是彈出的畫面。例如銷售開票畫面,選擇僅顯示庫存商品則只出有庫存的商品。例如說選擇庫存明細則彈出的窗口是商品的庫存明細表。點單操作是本系統(tǒng)中最具有特色的一個模塊。經(jīng)過系統(tǒng)設置能夠?qū)⑷魏斡嘘P(guān)聯(lián)的單據(jù)復制過來并進行控制。點單分同一帳套間點單和跨帳套間點單。進入單據(jù)后,在單據(jù)的[來源單類]中選擇單類,然后在[來源單號]中選擇來源單號,完成后就把選中的單號取到當前單據(jù)中。點單有兩種:一對一點單和一對多點單。一對一點單是指當前單據(jù)只取[來源單類]中的一個單號(有且只有一個單號)操作方法:選擇[來源單類]后,在[來源單號]中直接輸入要點的單號按回車即可。一對多點單是指當前單據(jù)能夠取[來源單類]中的多個單號E:單據(jù)列表通用項目說明錄入單據(jù)(如采購計劃、入庫、出貨等)時,常見的一些項目說明。

[制單人]記錄當前單據(jù)的錄入人。該項目無須錄入,系統(tǒng)自動默認為當前登陸系統(tǒng)的人員。

[修改人]記錄當前單據(jù)的修改人。該項目無須錄入,系統(tǒng)自動默認為修改單據(jù)時登陸系統(tǒng)的人員。(注:不是所有的單據(jù)都有修改人,若修改人為空則表示該單據(jù)存盤后并沒被修改過)

[計劃時段]記錄當前采購計劃時段

[經(jīng)辦]記錄當前采購計劃的經(jīng)手人,一般是指相關(guān)的采購員

[備注]用于記錄當前單據(jù)的特殊說明。(注:不是所有采購計劃都有備注信息)

[屬性]用于標定當前單據(jù)性質(zhì)

[供應商]記錄當前采購計劃供貨商信息。錄入計劃采購商品前先確定供貨商,同一份采購計劃中允許存在多個供貨商。供貨商是由客戶檔案中調(diào)出,操作員可經(jīng)過代碼、拼音與查找錄入法對供貨商進行錄入;[二級客戶、二級供應商]記錄不同于供應商或客戶的其它客戶信息。

[商品]記錄當前采購計劃的商品信息。同一份采購計劃允許多個商品。商品信息是由商品檔案中調(diào)出,操作員可能過代碼、拼音與查找錄入法對商品進行錄入;

[數(shù)量]記錄相關(guān)商品的采購數(shù)量;

[件數(shù)]記錄當前商品采購數(shù)量的件數(shù)。該項無須手工錄入,只需在商品檔案中的[容量]中錄入相關(guān)的換算數(shù)量,錄入數(shù)量后,系統(tǒng)根據(jù)換算數(shù)量,自動換算出相關(guān)的件數(shù)。例如,A商品的換算數(shù)量為100,當錄入采購計時,操作員在[數(shù)量]框中錄入,系統(tǒng)將自動換算并錄入件數(shù)為20。

[折扣]記錄當前商品所享受折扣優(yōu)惠。操作員只需錄入當前商品所享受的優(yōu)惠折扣、數(shù)量及單價信息,系統(tǒng)即自動計算出相關(guān)商品折扣的金額。

[無稅單價]記錄相關(guān)商品的不含稅單價

[無稅金額]記錄相關(guān)商品的不含稅金額

[稅率]記錄相關(guān)商品的適用的稅率

[含稅單價]記錄相關(guān)商品的含稅單價

[含稅金額]記錄相關(guān)商品的含稅金額

[稅額]記錄相關(guān)商品的稅額。該數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動生成?！矩攧蘸灻繉τ谂l(fā)配送版系統(tǒng)來說,建議用戶在業(yè)務錄入入庫、銷售開出票據(jù)后,由財務在電腦上對票據(jù)進行簽字。一方面控制其單據(jù)已審核不可再修改,另一方面能夠掛應收應付賬款。使用應收應付系統(tǒng)。F:快捷鍵說明 ESC鍵表示退出畫面 PAGEDOWN鍵在零售POS收銀畫面表示彈出收款畫面上下左右鍵表示上下行或前一個焦點控件或下一個焦點控件。明細單據(jù)中CTRL+A表示保存當前單據(jù)并開一個空單畫面。CTRL+S表示保存當前單據(jù)。 在表格上按F3增加一行。F5刪除當前行,另外能夠用鼠標右鍵彈出菜單后也能夠點增加刪除 CTRL+C表示復制 CTRL+V表示粘帖2:單據(jù)具體操作說明(以連鎖藥店為例)企業(yè)業(yè)務流程應結(jié)合公司的業(yè)務情況和GSP的管理規(guī)范來制定。A:購進流程解析購進按GSP的要求,分為單體藥店的購進和連鎖藥店的購進。單體藥店的購進需要做的單據(jù)是:采購計劃、采購合同、驗收、入庫。連鎖藥店的購進是:申請配送、入庫。申請配送是用于連鎖門店向配送中心請貨的單據(jù),該單據(jù)不影響庫存。該表格主要顯示該種商品在各部門的庫存量。該表格主要顯示該種商品月銷售量。入倉能夠在單據(jù)上錄入供應商、商品、批號、有效日期、實收數(shù)量、單價等信息后點保存或增加按鈕即可保存單據(jù)并增加庫存。連鎖藥店能夠經(jīng)過點擊配送中心的配送單,實現(xiàn)快捷入庫。輸入來源單號或點擊下拉框查詢單據(jù)后,雙擊勾選單據(jù)即可。注:在錄入的過程中若發(fā)現(xiàn)部分客戶資料、商品資料等基礎(chǔ)信息沒入庫,能夠另開窗口進入客戶資料、商品資料畫面錄入,資料一經(jīng)保存后,就可在入庫單畫面查詢到。若發(fā)現(xiàn)單據(jù)錄入錯誤,可經(jīng)過等方式查詢到你需要的單據(jù)。查詢到需要的單據(jù)后,雙擊表格上的任一行,即可調(diào)出此電腦編號的單據(jù)。有電腦編號的單據(jù)標志是已經(jīng)存盤的單據(jù)。對已存盤的單據(jù),在權(quán)限范圍內(nèi),可對舊單據(jù)進行修改,刪除等操作。打印按鈕。未保存的單據(jù)打印出來帶有草稿字樣。購入退出B:銷售流程 中藥配藥 POS收銀藥店系統(tǒng)的POS收銀畫面【即銷售開票】包含有藥品批發(fā)有效期管理,處方銷售登記管理,藥品拆零管理,中藥處方管理等,畫面的內(nèi)容比較多。C:GSP數(shù)據(jù)流程 驗收記錄入倉拒收中藥裝斗記錄在驗收記錄中把屬性選為裝斗復核驗收 處方登記記錄 點擊:請貨計劃、購進記錄、購入退出記錄、拆零記錄等都在7GSP查詢報表下可供查詢養(yǎng)護記錄 9:近效期催銷記錄點其它質(zhì)量管理制度標準及程序系統(tǒng)已包含有僅供參考的GSP管理制度、標準及程序。用戶可用自己公司的相應制度、標準及程序覆蓋系統(tǒng)的文檔。此文件是以WORD文檔的形式存在的。數(shù)據(jù)查詢含 簡易常見報表查詢 統(tǒng)計分析 當前部門存貨與銷售其它單據(jù)及設置含 會員資料商品定價定義商品庫存上下限系統(tǒng)備份更新視圖系統(tǒng)初始化結(jié)賬、反結(jié)賬注:以上功能均在主菜單下,請一一查看。常見問題列表1:連接服務器失敗雙擊千金方軟件圖標時若提示如下畫面,則表示無法連接SQLServer。輸入服務器名稱,一般是IP地址,例如:00.互聯(lián)網(wǎng)用戶使用的是外網(wǎng)IP或域名,如:25或等。服務器、用戶、密碼均由數(shù)據(jù)服務器提供,連鎖藥店的用戶則需要連鎖配送公司提供。服務器、用戶、密碼必須妥善保存并不可泄露給其它與軟件無關(guān)的用戶。自動創(chuàng)立連接方式:輸入好服務器、用戶名、密碼后點‘自動創(chuàng)立連接’點‘確定’后再點‘返回’重新啟動軟件。注:在正確輸入了服務器,用戶密碼,經(jīng)過如上設置后即可進入系統(tǒng),若經(jīng)過如上操作后還不能夠進入系統(tǒng),請先查詢數(shù)據(jù)服務器,或咨詢連鎖配送公司的系統(tǒng)管理員。查看數(shù)據(jù)庫服務器是否啟動,網(wǎng)絡是否正常。手工創(chuàng)立連接方式: 點‘手工創(chuàng)立連接’后彈出如下畫面零售系統(tǒng)或連鎖零售系統(tǒng)的用戶應該選擇‘ccit‘再點’配置‘按鈕。批發(fā)或配送總部的系統(tǒng)的用戶點‘CCITNEW’再點‘配置’后彈出如下畫面:輸入服務器點‘下一步’輸入登錄ID,一般為sa以及密碼后點‘下一步’注:若提示連接不上,可能原因1:服務器登錄ID密碼等輸入錯誤2:網(wǎng)絡故障 3:SQLServer未啟動或SQLServer故障 4:在以上均未出現(xiàn)問題的情況下,點擊‘客戶端配置’重新配置。具體選擇要咨詢安裝數(shù)據(jù)庫服務器的人員或系統(tǒng)管理員。 點擊‘下一步’點‘完成’后點‘測試數(shù)據(jù)源’若測試成功則說明沒問題,若測試失敗則說明還是無法連接數(shù)據(jù)庫。2:程序運行速度慢的問題硬件問題:一般情況下,數(shù)據(jù)庫服務器的電腦要求配置高點,10用戶以內(nèi)的數(shù)據(jù)庫服務器標準配置要求內(nèi)存2G,硬盤200G以上,CPU要求雙核E5400及以上的配置。軟件對于內(nèi)存的要求較高,若運行軟件較慢,建議先添加內(nèi)存。10用戶以上的的數(shù)據(jù)庫服務器標準配置建議采用購買品牌服務器(內(nèi)存4G以上,服務器硬盤).客戶端的硬件配置要求:CPU不低于CELERON2.4G,內(nèi)存不少于256M。網(wǎng)絡問題:當前使用的100M的局域網(wǎng)配置。軟件問題:保證在電腦未中毒的情況下運行軟件,一般情況下操作系統(tǒng)中毒后都會消耗過多的CPU和內(nèi)存導致軟件運行因內(nèi)存不足、CPU不夠而運行很慢。操作系統(tǒng)開機時啟動程序過多也影響軟件的運行速度。對于部分用戶采用數(shù)據(jù)庫服務器24小時不關(guān)機的情況,建議采用定時關(guān)機開機計劃。以下是軟件的一些操作建議:定期對數(shù)據(jù)進行結(jié)賬操作。系統(tǒng)在運行一年以上的時間后建議在保留庫存的情況下把之前的數(shù)據(jù)備份到其它電腦。 查詢數(shù)據(jù)時,請盡量明確條件后再查詢。與軟件公司聯(lián)系進行系統(tǒng)升級和優(yōu)化。3:程序出現(xiàn)異常的處理無法連接數(shù)據(jù)庫任何時候提示數(shù)據(jù)庫連接失敗的畫面時,均需要退出系統(tǒng)重新登錄。參考連接服務器失敗的說明重新配置系統(tǒng)控件未注冊的問題 若提示ocx控件注冊失敗等問題時,