機(jī)關(guān)發(fā)文辦理專(zhuān)題培訓(xùn)課件

第一節(jié)公文概述

公文是法定機(jī)關(guān)與組織按照特定的規(guī)范體式，經(jīng)過(guò)一定處理程序制成的具有法定效力的文書(shū)，是依法管理和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。5/25/2023公文的特點(diǎn)：一、公文是由法定的作者制成和發(fā)布的。二、公文有特定的體式。三、必須經(jīng)過(guò)一定的處理程序。四、公文有法定的權(quán)威和效力。五、公文是處理公務(wù)的工具。5/25/2023公文的作用：一、法規(guī)作用：二、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用：三、公務(wù)聯(lián)系作用：四、宣傳教育作用：五、憑據(jù)和記載作用：5/25/2023公文的分類(lèi)：按來(lái)源分:收文、發(fā)文按行文關(guān)系分:上行文、平行文、下行文、泛行文按閱讀范圍分:公布性文件、內(nèi)部文件、機(jī)密文件按使用范圍分類(lèi):專(zhuān)用文件、通用文件5/25/2023公文的格式：公文一般由份號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、條形碼等部分組成。公文的格式是指組成公文的各部分文字符號(hào)在載體（紙張等）上排列的規(guī)定。5/25/2023下行文式樣眉首秘密等級(jí)發(fā)文字號(hào)緊急程度發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)份號(hào)標(biāo)題主送機(jī)關(guān)主體正文5/25/2023上行文式樣眉首主體發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人5/25/2023主體版記附件標(biāo)識(shí)印章成文日期附注主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)日期二維條碼5/25/2023公文的特定格式：

信函式格式：命令格式：生效標(biāo)識(shí)為簽發(fā)人簽名章。會(huì)議紀(jì)要格式：會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“會(huì)議名稱(chēng)┼會(huì)議紀(jì)要”組成。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。

5/25/2023公文的法定文種：文種的作用在于概括地標(biāo)明公文的性質(zhì)、制發(fā)的目的和要求，便于收文機(jī)關(guān)進(jìn)行文書(shū)處理。行政機(jī)關(guān)的通用公文，按照其性質(zhì)和用途規(guī)定為13種，分別是：5/25/2023一、命令（令）1.

依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;2.

宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；3.

嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。5/25/2023二、決定１．對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做安排。２．獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。３．變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。5/25/2023三、公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。5/25/2023四、通告

適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

5/25/2023五、通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

5/25/2023六、通報(bào)

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

5/25/2023七、議案

適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。5/25/2023八、報(bào)告適用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)等。報(bào)告屬上行文。5/25/2023九、請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示屬上行文。5/25/2023十、批復(fù)

適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)作出答復(fù)。

5/25/2023十一、意見(jiàn)

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

意見(jiàn)可以用于上行文、下行文、平行文。5/25/2023十二、函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

5/25/2023十三、會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

5/25/2023第二節(jié)發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括交辦、草擬、審核、簽發(fā)、繕印、用印、登記、封發(fā)、立卷、歸檔等程序。5/25/2023發(fā)文的基本程序交辦撰寫(xiě)部門(mén)審核內(nèi)部會(huì)簽辦公室審核機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)登記繕印外部會(huì)簽封發(fā)歸檔5/25/2023一、交辦機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或者部門(mén)負(fù)責(zé)人將草擬文稿的任務(wù)交給有關(guān)人員，這是發(fā)文辦理程序的起點(diǎn)。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦，應(yīng)向擬稿人員就文稿的任務(wù)、意圖、政策根據(jù)、具體要求作簡(jiǎn)要說(shuō)明。5/25/2023二、擬稿擬稿是發(fā)文辦理的主要環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在決定草擬一份公文時(shí)，首先要弄清公文的主題和發(fā)文的目的，發(fā)送給什么對(duì)象。要求對(duì)方做什么，選擇什么的文種等，然后收集材料，列出提綱，起草正文。5/25/2023三、會(huì)簽

擬制公文，對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，須在文中列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并經(jīng)有部部門(mén)會(huì)簽后，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。5/25/2023

會(huì)簽文件必須嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限要求完成。部門(mén)之間征求意見(jiàn)或會(huì)簽文件時(shí)，除主辦部門(mén)另有時(shí)限要求外，協(xié)辦部門(mén)一般應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù)。如因特殊情況不能按期回復(fù)，協(xié)辦部門(mén)應(yīng)提前主動(dòng)與主辦部門(mén)溝通并商定回復(fù)時(shí)限及方式，否則視為失職。5/25/2023四、審核公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等。5/25/2023五、簽發(fā)

1．以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，其他文件可由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2．領(lǐng)導(dǎo)人在簽發(fā)文件時(shí)應(yīng)署全名，簽發(fā)日期應(yīng)完整，并使用符合規(guī)定的筆墨。5/25/2023六、登記公文簽發(fā)后應(yīng)及時(shí)登記編號(hào)、送印。5/25/2023七、繕印文件的繕印，一要注意及時(shí)，特別是急件，要按具體要求抓緊印制；二要保證質(zhì)量，做到準(zhǔn)確、清晰、整潔，特別要注意校對(duì)。公文校對(duì)是辦文的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是公文質(zhì)量的最后關(guān)口。由于機(jī)關(guān)辦文的工作量很大，因此往往容易忽略這一環(huán)節(jié)。這要求機(jī)關(guān)工作人員必須要有高度的責(zé)任心和一絲不茍的認(rèn)真態(tài)度，還要練就校對(duì)公文的基本功。5/25/2023八、用印公文用印，應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)時(shí)的簽字為根據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)人未簽發(fā)的公文，不得用印?，F(xiàn)在繕印文件時(shí)，往往將印章直接套印，一次完成。5/25/2023九、封發(fā)

封發(fā)是指對(duì)印制好的文件登記、封裝和發(fā)出。發(fā)出密件和急件，要分別注明并在信封上加蓋密件戳、急件戳。5/25/2023十、立卷、歸檔立卷是指對(duì)文件編卷訂冊(cè)。立好的案卷，可按照檔案部門(mén)的規(guī)定，定期向檔案部門(mén)移交。5/25/2023第三節(jié)公文語(yǔ)言的特點(diǎn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二十五條第二項(xiàng)：草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：“情況確實(shí)，觀(guān)點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短?！奔垂恼Z(yǔ)言應(yīng)具有明白、準(zhǔn)確、直接、樸實(shí)、簡(jiǎn)練和莊重等特點(diǎn)。

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一、明白

擬寫(xiě)公文首要的是讓人看懂。就是要把事說(shuō)清楚，把話(huà)寫(xiě)明白，沒(méi)有歧義。只有語(yǔ)言表達(dá)清楚明白，受文機(jī)關(guān)才易于接受，并加以施行。要使公文表達(dá)清楚明白，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

5/25/2023

（一）明確主題。明確主題是寫(xiě)好公文的基本前提，以其昏昏，使人昭昭是不可能的。明確主題有以下幾種方式：5/25/2023

1．標(biāo)題明確。標(biāo)題明確是指在公文的標(biāo)題中概括點(diǎn)明公文的主題，使人看了標(biāo)題后就能對(duì)公文內(nèi)容有一個(gè)概括的了解。好的標(biāo)題能夠?qū)漠a(chǎn)生畫(huà)龍點(diǎn)睛的效果。5/25/2023公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)的三要素：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種如：國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)2008年工作要點(diǎn)的通知5/25/2023要素一（發(fā)文機(jī)關(guān)）：對(duì)于有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的正式文件（紅頭文件）可以省略。有些特定的情況下，必須省略。要素二（事由）：這是明確主題的主要部分。一定要體現(xiàn)“準(zhǔn)確簡(jiǎn)要”的原則，避免題不達(dá)意。容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤有以下幾種：5/25/2023

一是事由偏跑。如《×××關(guān)于草原滅鼠的請(qǐng)示》，從題意上看，是請(qǐng)示開(kāi)展滅鼠運(yùn)動(dòng)，而此文實(shí)際上是請(qǐng)求上級(jí)給予解決“滅鼠經(jīng)費(fèi)”的請(qǐng)示。應(yīng)改寫(xiě)為《×××關(guān)于要求解決草原滅鼠經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》。5/25/2023二是題大義小。如《關(guān)于交通廳機(jī)構(gòu)改革的通知》，而文件內(nèi)容中僅僅對(duì)機(jī)關(guān)個(gè)別處室作了調(diào)整，標(biāo)題“帽子”太大，使題文不完全相符。應(yīng)改寫(xiě)為《關(guān)于調(diào)整交通廳機(jī)關(guān)處室設(shè)置的通知》。5/25/2023三是題小義多。如《關(guān)于做好爭(zhēng)取人民滿(mǎn)意基層站所活動(dòng)籌備工作的通知》，標(biāo)題的事由主旨是“籌備”二字，而正文中不僅詳細(xì)介紹了“爭(zhēng)創(chuàng)活動(dòng)”的意義、內(nèi)容、方法，還談到了組織領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)步驟、管理制度等，顯然，標(biāo)題題義過(guò)小難于表達(dá)和帶動(dòng)正文，此標(biāo)題可改寫(xiě)為《關(guān)于開(kāi)展?fàn)巹?chuàng)人民滿(mǎn)意的基層站所活動(dòng)的通知》。5/25/2023四是題義不清。如××縣人民政府就限價(jià)收購(gòu)糧食問(wèn)題發(fā)出《××縣人民政府關(guān)于糧食問(wèn)題的通知》，其中就缺少“價(jià)格”、“收購(gòu)”等詞語(yǔ)來(lái)限制中心詞“問(wèn)題”，造成事由過(guò)于籠統(tǒng)不具體、不清楚，不能準(zhǔn)確反映表達(dá)公文的主要內(nèi)容。5/25/2023五是提煉不精。主要表現(xiàn)在標(biāo)題冗長(zhǎng)上。如《關(guān)于招收退休退職職工子女就業(yè)，進(jìn)行合理安排，確保社會(huì)穩(wěn)定的通知》，可修改擬為《關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)有關(guān)問(wèn)題的通知》。5/25/2023六是隸屬不清。分不清“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”三者之間的隸屬關(guān)系和詞性?！芭D(zhuǎn)”具有“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)”之意，是上級(jí)對(duì)下級(jí)文件的認(rèn)同并轉(zhuǎn)發(fā)下去貫徹落實(shí)的通知?！坝“l(fā)”則主要用于發(fā)布本機(jī)關(guān)制定的公文或領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)。“轉(zhuǎn)發(fā)”主要用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)的文件。5/25/2023七是用詞重疊。多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)公文方面。如“××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知的通知的通知的通知”。這里介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，在一個(gè)標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用，造成標(biāo)題冗長(zhǎng)，令人不知所云。解決用詞重疊問(wèn)題，可采用“簡(jiǎn)化法”、“直轉(zhuǎn)法”、“替代法”進(jìn)行處理。5/25/2023簡(jiǎn)化法：

××省財(cái)政廳要轉(zhuǎn)發(fā)“財(cái)政部關(guān)于印發(fā)中央部門(mén)財(cái)政撥款節(jié)余資金管理暫行規(guī)定的通知”時(shí):如果機(jī)械轉(zhuǎn)發(fā)則為:××省財(cái)政廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于印發(fā)中央部門(mén)財(cái)政撥款節(jié)余資金管理暫行規(guī)定的通知的通知標(biāo)題可擬為：××省財(cái)政廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部中央部門(mén)財(cái)政撥款節(jié)余資金管理暫行規(guī)定的通知5/25/2023直轉(zhuǎn)法：××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知替代法：××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市人民政府×政發(fā)〔2008〕83號(hào)文件的通知5/25/2023要素三（文種）：文種是標(biāo)題中必不可少的要素。一份公文可以沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)，可以沒(méi)有事由，但絕對(duì)不可以沒(méi)有文種，而且在正式公文中必須使用法定文種（《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13個(gè)文種）。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤有以下幾種：5/25/2023一是混用文種。如《××市交通局關(guān)于改革內(nèi)部分配制度的請(qǐng)示報(bào)告》，這里把“請(qǐng)示”、“報(bào)告”兩個(gè)不同的文種混淆在一起使用，明顯不妥。如果改革內(nèi)部分配制度需要上級(jí)批準(zhǔn)則應(yīng)使用“請(qǐng)示”，如果只是備案則應(yīng)使用“報(bào)告”。5/25/2023二是錯(cuò)用文種。有的該用“請(qǐng)示”的，卻用了“報(bào)告”，而該用“報(bào)告”的反而用的是“請(qǐng)示”；有的該用“函”的卻用“通知”；有的把沒(méi)列為法定文種的公文種類(lèi)作為文種使用，如“條例”、“規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計(jì)劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，但可作為“印發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”式“通知”的“附件”行文。5/25/2023三是生造文種。如《關(guān)于調(diào)整工資的補(bǔ)充說(shuō)明》、《關(guān)于機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問(wèn)題的解釋》等，這里的“補(bǔ)充說(shuō)明”、“解釋”均不應(yīng)作為文種使用，以上兩個(gè)標(biāo)題可修定為《關(guān)于印發(fā)調(diào)整工資補(bǔ)充說(shuō)明的通知》、《關(guān)于印發(fā)機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問(wèn)題解釋的通知》。5/25/20232．開(kāi)篇明確。開(kāi)篇明確即開(kāi)宗明義、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地明確主題。就是開(kāi)篇就把公文的主題直接、扼要、明確、醒目地揭示出來(lái)。一般來(lái)說(shuō)要交代發(fā)文的目的，闡明發(fā)文的依據(jù)，使受文單位一接觸，就能了解公文的主題。5/25/2023如：《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于加快發(fā)展服務(wù)業(yè)若干政策措施的實(shí)施意見(jiàn)》的開(kāi)頭：為貫徹黨中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于加快服務(wù)業(yè)發(fā)展的要求和部署，落實(shí)《國(guó)務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展服務(wù)業(yè)的若干意見(jiàn)》（國(guó)發(fā)〔2007〕7號(hào)）提出的政策措施，促進(jìn)“十一五”時(shí)期服務(wù)業(yè)發(fā)展主要目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和任務(wù)的完成，經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)提出以下意見(jiàn)：5/25/20233．篇末明確。篇末明確又叫篇末點(diǎn)題，可以作到前后呼應(yīng)，更加明確。如：以上請(qǐng)示請(qǐng)批復(fù)當(dāng)否，請(qǐng)批示5/25/2023

（二）語(yǔ)無(wú)歧義。歧義是指語(yǔ)句可形成其他解釋的一種語(yǔ)言現(xiàn)象。在主要用于事務(wù)處理的公文，特別是法律、法規(guī)、規(guī)范性文件中，其危害極大。所以，公文中必須杜絕歧義，即所用詞語(yǔ)只有一個(gè)明確的意思，不能有幾種解釋。語(yǔ)言表達(dá)產(chǎn)生歧義主要有這樣幾種情況：5/25/20231．選詞不當(dāng)，造成對(duì)概念的歧解，引起歧義。①濫用方言②濫用口語(yǔ)③使用不規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)④誤用褒貶詞語(yǔ)5/25/20232．語(yǔ)序不當(dāng)，造成被限定說(shuō)明的對(duì)象不明，引起歧義。如：參加會(huì)議的還有幾個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)。5/25/20233．語(yǔ)句中個(gè)別詞的詞性不明，也會(huì)產(chǎn)生歧義。如：請(qǐng)于2006年5月16日前來(lái)報(bào)到。我們調(diào)查了A公司和B公司在各個(gè)時(shí)期競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中所采取的策略和方法。5/25/20234．濫用省略，造成語(yǔ)句成份殘缺，引起歧義。如：部同意你局請(qǐng)示。上級(jí)調(diào)撥給總公司一批電腦，又撥給了分公司。5/25/20235.多義詞、多義詞組造成語(yǔ)句中有關(guān)成份間的語(yǔ)法關(guān)系不明，引起歧義。如：我們要學(xué)習(xí)文件。做了市長(zhǎng)的女人。5/25/20236．錯(cuò)用數(shù)量詞，產(chǎn)生邏輯錯(cuò)誤，引起歧義。如：我們一定要嚴(yán)厲打擊少數(shù)腐敗分子，把反腐敗斗爭(zhēng)進(jìn)行到底。5/25/20237．缺少或錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，改變了詞語(yǔ)間的關(guān)系，引起歧義。如：3日內(nèi)蒙古人民共和國(guó)有沙塵暴。男人沒(méi)有了女人就恐慌了。5/25/20238．前后不一，引起歧義。例：一份文內(nèi)前面講：“主辦部門(mén)要堅(jiān)持依法行政”，下文則說(shuō)“主管部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商”。實(shí)際上主辦與主管在文中是一個(gè)意思，為保持一致，避免歧義，應(yīng)將“主辦”改為“主管”。以使前后統(tǒng)一。5/25/20239．附加語(yǔ)界限不清引起歧義，主要是“的”字使用不當(dāng)。例如，“介紹英國(guó)的一部權(quán)威著作”?？梢岳斫鉃檫@部著作是介紹英國(guó)情況的權(quán)威性書(shū)籍，也可以理解為介紹的是英國(guó)的一部有權(quán)威的著作。如果作者的本意是前者，應(yīng)當(dāng)把“一部”提到前面。5/25/2023（三）言不費(fèi)解。即所用詞語(yǔ)一看就懂，不能讓人無(wú)法理解，讀來(lái)讀去不知何意。做到言不費(fèi)解就要在遣詞造句上下功夫。一是選用詞義通俗的常用詞。二是不要把不同義的詞拼湊使用。例如，“我們要認(rèn)真宣貫《政府信息公開(kāi)條理》。把宣傳貫徹拼湊在一起，讓人莫名其妙。5/25/2023

二、準(zhǔn)確

首先，首先要用詞準(zhǔn)確。如：想念──惦念?lèi)?ài)護(hù)──愛(ài)戴成績(jī)──成果──成效──成就戰(zhàn)斗──戰(zhàn)役──戰(zhàn)爭(zhēng)5/25/2023其次，要表述準(zhǔn)確。如：公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類(lèi)。（1993年《辦法》）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。

（2000年《辦法》）5/25/2023

三、直接

公文語(yǔ)言表達(dá)必須直接。無(wú)論是記敘、說(shuō)明還是議論，都必須開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直截了當(dāng)，一針見(jiàn)血，一下子表明意圖，讓受文者從語(yǔ)言的表達(dá)中直接了解到制文的目的。而不允許有話(huà)不直說(shuō)，繞圈子，或者隱晦暗示讓人從文字的背后去領(lǐng)會(huì)某些意圖。5/25/2023首先是語(yǔ)意的直接，不可曲折。一句話(huà)或一段話(huà)所要表達(dá)的意思是直接的，不能像文學(xué)作品一樣迂回曲折，繞彎子。其次是詞義的直接，不可含蓄。如祖國(guó)不能直接表達(dá)為母親。5/25/2023

四、平實(shí)

平實(shí)，就是平易、實(shí)在。平實(shí)是公文語(yǔ)言的一大特色，也是由公文的政治性和實(shí)用性所決定的。5/25/2023首先是感情的樸實(shí)。公文所使用的語(yǔ)言一般不帶強(qiáng)烈的感情色彩。使用抒情和描寫(xiě)極為有限，而且高度概括。其次是用詞的樸素。公文的用詞應(yīng)樸實(shí)無(wú)華、誠(chéng)懇實(shí)在，使用平易、淺顯、通俗的詞語(yǔ)。不追求華麗的詞藻，避免過(guò)份的修飾，防止形式主義的修辭手段。5/25/2023

五、簡(jiǎn)練

公文的針對(duì)性、時(shí)效性極強(qiáng)。因此，公文的撰寫(xiě)和處理，都需要快速度、高效率。語(yǔ)言表達(dá)的簡(jiǎn)練，對(duì)公文來(lái)說(shuō)極為重要。5/25/2023首先，概念要高度概括。如：行政機(jī)關(guān)的公文……，是傳達(dá)黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。（1993年《辦法》）行政機(jī)關(guān)的公文……，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。（2000年《辦法》）5/25/2023其次，是語(yǔ)言結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單。一般單句多，復(fù)句少；短句多，長(zhǎng)句少。即使是長(zhǎng)句中也是短主語(yǔ)型、短謂語(yǔ)型、短賓語(yǔ)型等較多，而長(zhǎng)類(lèi)型的較少。這在法律、法規(guī)中更為明顯。5/25/2023再次，力戒重復(fù)。公文撰寫(xiě)中要特別注意避免以下三個(gè)方面的重復(fù)：一是語(yǔ)句中詞的重復(fù)出現(xiàn)。如：

新種的成熟期比舊種早熟十天。5/25/2023二是一個(gè)語(yǔ)句中意義的重復(fù)反映。如：

過(guò)去的往事；目前的現(xiàn)狀；懸殊很大；目的是為了；不好的壞毛?。簧婕暗?；全部都；各位代表先生們；一個(gè)年輕的女孩；多余的累贅。5/25/2023三是一句話(huà)說(shuō)兩遍。如一年來(lái)的改革實(shí)踐取得了顯著成績(jī)，收到了巨大效果。5/25/2023最后，避免贅余。贅余是句子里多余的詞語(yǔ)。雖然從表面上看并不重復(fù)，也不是堆砌，但都是些廢話(huà)，去掉了于意思毫無(wú)損失。例如，“我們預(yù)先有計(jì)劃有準(zhǔn)備地把八個(gè)場(chǎng)地都清理干凈”。“計(jì)劃”、“準(zhǔn)備”必然在事前，“預(yù)先”是多余，應(yīng)該刪去。5/25/2023

六、莊重

莊重是指公文語(yǔ)言的嚴(yán)肅、規(guī)范。公文帶有強(qiáng)烈的政治色彩和嚴(yán)格的約束力，在語(yǔ)言表達(dá)上，必然要求嚴(yán)肅、文雅、規(guī)范，這是一種莊重美。5/25/2023（一）語(yǔ)言嚴(yán)肅。公文語(yǔ)言不可過(guò)分描寫(xiě)如，“黨委成員在聽(tīng)取抗震救災(zāi)工作匯報(bào)時(shí)，心情格外激動(dòng)，有的熱淚盈眶，泣不成聲，一致表示……”?！盁釡I盈眶”、“泣不成聲”屬過(guò)份的修飾和過(guò)度描寫(xiě)，不僅造成一種浮夸，而且也破壞了公文的莊重色彩。5/25/2023（二）語(yǔ)言文雅。1．使用通用語(yǔ)言，盡量不用方言土語(yǔ)，不用生疏的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，避免使用偏僻晦澀的詞語(yǔ)。2．使用標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言，就是公文表述不宜口語(yǔ)化，否則顯得過(guò)于隨便。例如，“領(lǐng)導(dǎo)得法，生產(chǎn)直線(xiàn)上升，工人們干得也更帶勁了”?！暗梅ā?、“直線(xiàn)上升”、“帶勁”等詞語(yǔ)都是口語(yǔ)，不符合書(shū)面語(yǔ)言的要求，一般不上公文。5/25/2023（三）語(yǔ)言模式化。在長(zhǎng)期的公務(wù)實(shí)踐中，由于行文關(guān)系和處理程序的需要，同樣的文種，其內(nèi)容和作用類(lèi)似，所用語(yǔ)言也大體相同。于是逐漸形成公文的特定用語(yǔ)。例如：5/25/2023公文常用特定用語(yǔ)用語(yǔ)名稱(chēng)作用常用特定用語(yǔ)1開(kāi)端用語(yǔ)用于開(kāi)頭，表示發(fā)語(yǔ)、引據(jù)為、為了、為著、查、接、頃接、根據(jù)、據(jù)、遵照、依照、按照、按、鑒于、關(guān)于、茲、茲定于、今、隨著、由于。2稱(chēng)謂用語(yǔ)用于表示人稱(chēng)或?qū)挝坏姆Q(chēng)謂第一人稱(chēng)：我、我局、本人、本局、我們、敝單位。第二人稱(chēng)：你、你局、貴公司、貴方。第三人稱(chēng)：他、該公司、該項(xiàng)目。3遞送用語(yǔ)用于表示文、物遞送方向上行：報(bào)、送、呈。平行：送。下行：發(fā)、頒發(fā)、頒布、發(fā)布、印發(fā)、下達(dá)。4引敘用語(yǔ)用于復(fù)文引據(jù)收、接、悉、前收、前接、近接、據(jù)查、據(jù)報(bào)、據(jù)了解、電悉、敬悉、欣悉5擬辦用語(yǔ)用于審批、擬辦擬辦：責(zé)成、交辦、辦理、執(zhí)行。審批：同意、照辦、批準(zhǔn)、可行、原則同意、原則批準(zhǔn)、可辦、不可等。6經(jīng)辦用語(yǔ)用于表明進(jìn)程經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)、已經(jīng)、一經(jīng)、經(jīng)過(guò)、前經(jīng)5/25/2023公文常用特定用語(yǔ)

用語(yǔ)名稱(chēng)作用常用特定用語(yǔ)7過(guò)渡用語(yǔ)用于承上啟下因此、為此、對(duì)此、鑒此、據(jù)此、綜上所述、有鑒于此、總之。8期請(qǐng)用語(yǔ)用于表示期望請(qǐng)求請(qǐng)、懇請(qǐng)、敬請(qǐng)、擬請(qǐng)、務(wù)請(qǐng)、特請(qǐng)、提請(qǐng)、報(bào)請(qǐng)、希望、希盼、切盼。9征詢(xún)用語(yǔ)用于征請(qǐng)、詢(xún)問(wèn)意見(jiàn)、態(tài)度當(dāng)否、妥否、可否、是否妥當(dāng)、是否同意、如無(wú)不當(dāng)、如無(wú)不妥、如果可行。10時(shí)限用語(yǔ)用于表示時(shí)限即、即刻、立即、當(dāng)即、迅速、從速。11批轉(zhuǎn)用語(yǔ)用于上級(jí)對(duì)下級(jí)來(lái)文的批轉(zhuǎn)處理批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。結(jié)尾用語(yǔ)用于結(jié)尾表示收束上行：當(dāng)否，請(qǐng)批示；可否，請(qǐng)指示；如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)；請(qǐng)批準(zhǔn)；特此報(bào)告；以上報(bào)告，請(qǐng)審核。平行：此致敬禮；為盼；為荷；特此函達(dá)；尚望函復(fù)。下行：為要；為宜；為妥；請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行；特此通知；此復(fù)；現(xiàn)予公布。12模糊用語(yǔ)用于表示不確定的內(nèi)容最近、近來(lái)、少數(shù)、絕大多數(shù)、在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候、原則上、普遍、幾乎、進(jìn)一步5/25/2023現(xiàn)代的公文特定用語(yǔ)，已基本規(guī)范化、定型化，具有含義的確定性。它在準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇硎龉膬?nèi)容及格式的同時(shí)，還能自然地增強(qiáng)簡(jiǎn)明、莊重的語(yǔ)體風(fēng)格。5/25/2023第四節(jié)行文規(guī)則

為保證公文處理工作高效有序地進(jìn)行，必須正確認(rèn)識(shí)行文關(guān)系，遵守如下行文規(guī)則：5/25/2023一、行文應(yīng)當(dāng)精簡(jiǎn)注重效用一是可發(fā)可不發(fā)的文件，堅(jiān)決不發(fā)；二是凡已開(kāi)會(huì)作過(guò)部署或已登報(bào)、發(fā)電話(huà)通知、傳真電報(bào)的，一般不再發(fā)文；三是本級(jí)工作措施相比上級(jí)文件沒(méi)有更具體要求的，不再發(fā)文；四是本機(jī)關(guān)內(nèi)部部署的一般工作，一般不發(fā)文。5/25/2023二、按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系行文機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系主要有三種類(lèi)型：1.領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。3.不相隸屬關(guān)系。

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1.處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級(jí)機(jī)關(guān)可以向被領(lǐng)導(dǎo)或被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)主送下行文；2.被領(lǐng)導(dǎo)、被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送上行文；3.不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間相互主送平行文。5/25/2023三、授權(quán)行文規(guī)則

1.如果一個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)需要下級(jí)政府和有關(guān)部門(mén)的支持與配合，按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布置工作提出要求的行文權(quán)限時(shí)，可以通過(guò)授權(quán)行文來(lái)解決。具體說(shuō)，這個(gè)部門(mén)可向本級(jí)政府請(qǐng)示，經(jīng)同意并授權(quán)后，向下級(jí)政府行文。在行文時(shí)，應(yīng)在文中注明“經(jīng)XXX政府同意”的字樣。5/25/2023

2.各級(jí)政府以及各部門(mén)的辦公廳（室）是政府和部門(mén)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)外行文都是代表政府和部門(mén)的，具有授權(quán)行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務(wù)除外），與本級(jí)政府和本部門(mén)的公文具有同等效力，下級(jí)機(jī)關(guān)（部門(mén)）都應(yīng)貫徹執(zhí)行，。雖然辦公廳（室）的行文具有授權(quán)行文的性質(zhì)，但在法律上還是有區(qū)別的，所以行政法規(guī)和規(guī)章必須由政府或部門(mén)發(fā)布，而不能由辦公廳發(fā)布。5/25/2023

3.部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得向本部門(mén)機(jī)關(guān)以外的其他機(jī)關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代替部門(mén)審批下達(dá)應(yīng)當(dāng)由部門(mén)審批下達(dá)的事項(xiàng)；與相應(yīng)的其他機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時(shí)，只能以函的形式行文。5/25/2023四、聯(lián)合行文規(guī)則1.同級(jí)政府與政府之間，部門(mén)與部門(mén)之間，上級(jí)部門(mén)與下級(jí)政府之間可以聯(lián)合行文；2.政府與同級(jí)黨委、軍事機(jī)關(guān)之間可以聯(lián)合行文；3.政府部門(mén)與同級(jí)黨委部門(mén)、軍事機(jī)關(guān)部門(mén)之間可以聯(lián)合行文；4.政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)會(huì)商一致后可以聯(lián)合行文。5/25/20235.聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。6.聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過(guò)多。7.聯(lián)合行文時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序和發(fā)文字號(hào)：行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前，標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；行政機(jī)關(guān)與同級(jí)或相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)，軍隊(duì)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。原則上應(yīng)使用排列在前機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。5/25/20238.聯(lián)合行文的會(huì)簽：聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)首先簽署意見(jiàn)，協(xié)辦單位依次會(huì)簽。一般不使用復(fù)印件會(huì)簽。9.聯(lián)合行文的用印，行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡(jiǎn)化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可。聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。5/25/2023五、不越級(jí)行文

不越級(jí)行文的規(guī)則體現(xiàn)了一級(jí)抓一級(jí)、一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)的組織原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會(huì)造成混亂，也影響機(jī)關(guān)辦事效率。所以通常情況下不越級(jí)行文。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災(zāi)等突發(fā)事件或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場(chǎng)辦公中特別交待的問(wèn)題，可特事特辦，越級(jí)行文，但要抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。否則，受文機(jī)關(guān)對(duì)越級(jí)