XX集團采購管理制度

采購管控規(guī)章制度規(guī)章1總則為加強責任公司的采購管控，明確采購責任，規(guī)范采購工作，簡化采購相關(guān)流程，為責任公司的生產(chǎn)經(jīng)營及營銷渠道的生產(chǎn)產(chǎn)品供應鏈提供適質(zhì)和適時和適量和適價和適地的物資和服務，結(jié)合責任公司實際情況，特制訂本規(guī)章制度規(guī)章。本規(guī)章制度規(guī)章適用于責任公司的物資采購和物流采購和外協(xié)加工和技術(shù)服務等各類經(jīng)濟往來業(yè)務。責任公司采購管控工作以優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量和合理的價格和準時的交貨期和先進的技術(shù)和滿意的服務為宗旨，以最大限度維護責任公司利益為原則。采購有關(guān)員工在遵守國家有關(guān)法律法規(guī)的情況下，嚴格按照本規(guī)章制度規(guī)章對采購工作進行管控。2職責2.1采購部是責任公司物資采購的歸口管控機構(gòu)部門或科室，負責任物資需求信息的匯總和提出采購申請和制訂采購計劃和供應商選擇與管控和價格談判和參與采購質(zhì)量驗收及結(jié)算貨款支付申請等工作。采購部主要職責如下：a、掌握責任公司所需主要物資的市場行情，依據(jù)市場趨勢加以分析，為責任公司相關(guān)領(lǐng)導及有關(guān)機構(gòu)部門或科室提供決策信息，以利于控制和降低生產(chǎn)成本。b、掌握物資供應來源，對每項供應渠道加以調(diào)查，配合責任公司相關(guān)機構(gòu)部門或科室建立完善的供方管控系統(tǒng)，并實施對供方的考評。c、參與物資采購詢價和比質(zhì)和比價。d、根據(jù)采購計劃安排實施采購工作，確保及時準確，保質(zhì)保量地完成物資采評審規(guī)章制度規(guī)章供應商評審規(guī)章制度規(guī)章的核心是供應商的資格相關(guān)要求，包括業(yè)績和資質(zhì)和生產(chǎn)能力和質(zhì)量和交貨期和價格和服務等。供應商評審制的目的是篩選優(yōu)質(zhì)供應商，淘汰不合格供應商；評審的供應商擇優(yōu)選擇。以采購部為主導，生產(chǎn)和技術(shù)和質(zhì)檢等機構(gòu)部門或科室組成考察小組，共同選定2-3家供應商（戰(zhàn)略合作伙伴供應商除外），經(jīng)各責任公司負責任人審批后,方可作為合格供方的供應商。對于致力于雙方共同發(fā)展的和有較高的商業(yè)信譽和生產(chǎn)產(chǎn)品符合標準的合格供應商采取優(yōu)先進入原則。對于實行供應商評審體系以前合作過的供應商，經(jīng)過評價后可以優(yōu)先進入評審體系。所有進入體系的供應商應本著無償進入的原則。對不符合評審體系的供應商由采購部牽頭，會同生產(chǎn)和技術(shù)和質(zhì)檢等跨機構(gòu)部門或科室小組進行考察，經(jīng)生產(chǎn)中心經(jīng)理審批核準后，報責任公司分管副總審批和總經(jīng)理核準后進行淘汰。建立管控和評估和評價體系責任公司采購部，要對現(xiàn)有供應商進行考察和考評和建檔。對重點的供應商，責任公司采購部統(tǒng)一組織子（分）責任公司相關(guān)機構(gòu)部門或科室進行考核。供應商的考察小組成員應公平和公正和公開地對供應商進行考察。供應商評估實行打分制，供應商的分數(shù)作為進入責任公司供應商體系的重要依據(jù)。供應商評估按執(zhí)行，主要有以下指標：1、資質(zhì)證書2和出口業(yè)績3和國內(nèi)主要客戶4和注冊資金5和營業(yè)額6和年產(chǎn)量7和生產(chǎn)產(chǎn)品創(chuàng)新能力8和技術(shù)有關(guān)員工人數(shù)9和責任公司有關(guān)員工人數(shù)10和廠房面積11和銀行資信證書12和關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備13和企事業(yè)機構(gòu)知名度14和生產(chǎn)產(chǎn)品檢測設(shè)備和手段15和售后服務規(guī)章制度規(guī)章16和貨款支付方法方式。供應商運行和年度評價指標對供應商進行年度復查及半年度或年度評價，以下所列各指標中，任何一項出現(xiàn)嚴重問題的將予以剔除出供應商評審體系，轉(zhuǎn)化為潛在供應商或淘汰供應商。1和生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量2和交貨期3和技術(shù)先進性4和生產(chǎn)產(chǎn)品價格5和生產(chǎn)產(chǎn)品的售后服務6和貨款支付方法方式7和其他。供應商的分類管控經(jīng)評估評價，責任公司合格供應商由三類組成，即潛在的和優(yōu)先的和戰(zhàn)略伙伴供應商，其中，優(yōu)先的和戰(zhàn)略伙伴供應商進入責任公司評審體系，并分為A和B和C三個等級，A級為優(yōu)秀，B級為良好，C級為合格。戰(zhàn)略伙伴供應商為優(yōu)秀供應商。戰(zhàn)略伙伴供應商可以作為物資采購的唯一選擇，通過雙方協(xié)商，在相關(guān)貨物款項結(jié)算和交貨期等方面給予責任公司一定的優(yōu)惠政策，簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議的可直接進入集團責任公司供應商評審體系。潛在供應商是替補供應商，屬合格供應商。供應商經(jīng)審批核準后進入責任公司潛在供應商體系，通過審批可以進入評審供應商體系。淘汰供應商是不符合評審體系和潛在體系相關(guān)要求的供應商。責任公司采購物資選擇供應商時，要在已列入供應商評審體系的清單中選擇，采購有關(guān)員工內(nèi)部熟知評審供應商清單，不得告知供應商。在半年或一年內(nèi)對評審體系的供應商進行評價，根據(jù)評價結(jié)果實行等級劃分，并進行調(diào)整。供應商激勵機制。責任公司實施激勵機制的目的是保持與供應商雙贏和良好的合作關(guān)系。在可能的情況下，責任公司與戰(zhàn)略伙伴供應商共同簽訂一個較長期限的框架協(xié)議，協(xié)議以一年至三年為宜，到期可續(xù)簽。在評審的范圍內(nèi)引入競爭機制，每類或每種物資有2-3家供應商可供選擇，實行一個為主，其余為輔的方法方式。經(jīng)過評估和評價，若主供應商的分數(shù)偏低，由主供應商變?yōu)檩o供應商，分數(shù)較高的輔供應商可升為主供應商。年末經(jīng)過評價，對優(yōu)秀供應商頒發(fā)“優(yōu)秀供應商”榮譽證書。與供應商建立相互信任的關(guān)系根據(jù)需要隨時進行高層會晤，交換意見和解決問題。彼此樹立雙贏的指導思想，兼顧雙方的利益。對責任公司重要的和可能產(chǎn)生比較嚴重問題的供應商，派出常駐代表進行信息溝通和技術(shù)指導和監(jiān)造和監(jiān)督。對供應商進行輔導組織責任公司技術(shù)和質(zhì)檢有關(guān)員工有針對性地對評審體系內(nèi)的供應商進行輔導，以達到生產(chǎn)產(chǎn)品相關(guān)要求的技術(shù)和質(zhì)量水平。對供應商出現(xiàn)的諸如質(zhì)量和交貨期和技術(shù)和價格和售后服務等問題進行專項追蹤并輔導改進，從而使其符合供應商評審體系相關(guān)要求。供應商會見規(guī)章制度規(guī)章。責任公司采購部定期組織供應商的法人代表或主要負責任人來責任公司與主要相關(guān)領(lǐng)導進行會面溝通。供應商回訪規(guī)章制度規(guī)章。責任公司采購部會同相關(guān)機構(gòu)部門或科室隨時對供應商進行走訪和考察，了解供應商的綜合能力和技術(shù)水平和質(zhì)量保證,同時通過供應商了解相關(guān)的采購有關(guān)員工業(yè)務能力及其他情況。5.10建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系責任公司采購部必要時牽頭成立供應商聯(lián)合開發(fā)小組，通過開發(fā)優(yōu)秀供應商，降低采購成本。與供應商共同制訂切實可行的成本降低計劃。在保守責任公司技術(shù)秘密的前提下，供應商可提前參與到責任公司的生產(chǎn)產(chǎn)品設(shè)計中，并提出合理化建議。6附貝IJ本規(guī)章制度規(guī)章由集團財務中心負責任解釋和修訂。購計劃。e、對采購物資的數(shù)量及質(zhì)量負責任，并對質(zhì)量異常和質(zhì)量糾紛妥善公正地處理。3負責任對物資采購貨款支付的審查。g、負責任建立有關(guān)員工培養(yǎng)訓練計劃并在實際工作中不斷地提高每個責任公司有關(guān)員工的工作能力和業(yè)務素質(zhì)。物資需求機構(gòu)部門或科室填制物資需求單，經(jīng)機構(gòu)部門或科室主管審批簽字或蓋章或蓋章或簽字或蓋章后報采購部匯總審批核準。質(zhì)檢部負責任采購物資的質(zhì)量檢驗，出具質(zhì)量驗收報告等工作。倉儲部協(xié)助開展物資質(zhì)量驗收工作，辦理物資入庫手續(xù)及進行物資登記與保管。財務部負責任按采購合約進行采購貨款支付審批核準和辦理貨款支付作業(yè)并做相關(guān)賬務處理。3管控原則采購作業(yè)需明確各不相容崗位職責分離的原則，以達成有效的采購制約與監(jiān)督。請購與審批崗位分離。供應商選擇與審批崗位分離。采購合約或協(xié)議的擬定與審批核準和審批崗位分離。采購和質(zhì)量驗收與記錄崗位分離。貨款支付申請和審批與執(zhí)行崗位分離。3采購方法方式及限額招標采購招標采購適用對于大宗和貴重和批量性物資的采購。對物資采購的所有條件，包括物資名稱和規(guī)格和數(shù)量和交貨日期和貨款支付條件和罰則以及投標押金等信息予以詳盡列表，登報公告在規(guī)定時限內(nèi)收齊投標供應商的標書并準備開標工作根據(jù)供應商報價和服務等進行評標，確定中標機構(gòu)招標及競爭性談判采購至少有三人以上的單數(shù)有關(guān)員工參加，其中應有法律事務和質(zhì)量和技術(shù)和財務和審計有關(guān)員工參加，并且利用專家參與技術(shù)等談判。談判記錄應有參加有關(guān)員工的最終意見及簽字或蓋章或蓋章或簽字或蓋章。招標過程出現(xiàn)舞弊行為或結(jié)果高于底價時，采購有關(guān)員工有權(quán)廢標，以議價處理詢價采購適用于對不列入招（議）標和定點采購范圍的物資，責任公司采取詢價方法方式選定供應商。詢價采購應對三家以上的供應商提供的報價和技術(shù)配置和質(zhì)量體系進行比較，以確保所采購物資的價格具有競爭性。（緊急采購和戰(zhàn)略合作采購和定點采購和近期已采購并確認的同類物資不受此限）。詢價采購過程中，應對責任公司已評審供應商體系內(nèi)的不同廠家優(yōu)先進行詢價，必須有詢價以外有關(guān)員工參與價格談判及供應商的選擇，詢價單要有相關(guān)有關(guān)員工簽字或蓋章或蓋章或簽字或蓋章確認。定點采購（期限合作采購）對采購頻繁，年積累采購量較大，已構(gòu)成穩(wěn)定供應來源，并且難以通過招標進行采購的物資，應采取定點采購方法方式選擇供應商。定點供應商應通過招標的方法方式確定。責任公司通過招（議）標方法方式確定物資供應定點供應商，通過招標談判一次性確定下年度該物資供應量和供應價格，下年度執(zhí)行中由定點供應商在合約期內(nèi)按合約價格對招標本次項目進行定點供應，不得任意變更。根據(jù)需要，針對某一類物資可確定一家或兩家定點供應商。責任公司采購部和其他相關(guān)有關(guān)員工組成聯(lián)合小組對供應商進行考查，確定的定點供應商，經(jīng)批準后列入供應商評審體系。定點供應商每年考察一次，隨時進行抽查比價。緊急采購緊急采購必須附有形成緊急采購的書面說明，并經(jīng)采購部經(jīng)理審批。建立緊急采購的綠色通道，對于緊急合約，責任公司相關(guān)機構(gòu)部門或科室先予以通過，之后進行追蹤審批核準。戰(zhàn)略合作采購戰(zhàn)略合作采購是指已經(jīng)與供應商簽署了戰(zhàn)略合作協(xié)議的采購。4采購業(yè)務相關(guān)流程采購計劃（申請）采購計劃必須按照責任公司銷售計劃和生產(chǎn)計劃和長遠規(guī)劃等專項資金計劃和庫存管控和廠商情況及采購管控的實際編制，采購主體機構(gòu)編制計劃，各計劃編制主體審批核準匯總后編制責任公司采購年和月采購計劃。采購機構(gòu)部門或科室應根據(jù)責任公司下達的年度和月度工作任務情況制訂出生產(chǎn)運營發(fā)展所需的物資用量計劃，確保本機構(gòu)部門或科室計劃符合運營和發(fā)展的需要。倉儲部相關(guān)有關(guān)員工根據(jù)庫存情況向采購部提供相關(guān)存貨數(shù)據(jù)，并提供相關(guān)物資的采購預警。采購主體相關(guān)機構(gòu)匯總各機構(gòu)部門或科室的物資用量計劃，并根據(jù)庫存對其進行修正后，編制年度和月度采購申請計劃，報相關(guān)權(quán)限范圍內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導審批。采購部主管根據(jù)采購物資的性質(zhì)和用途，安排專人負責任對口采購。需要緊急采購的物資要有明確的標識，以便優(yōu)先辦理。采購計劃（申請）審批原則a、采購申請按權(quán)限規(guī)定，逐級審批，總經(jīng)理行使最后審批權(quán)。b、審批有關(guān)內(nèi)容主要是確定是否應采購和按什么標準采購以及采購的數(shù)量和質(zhì)量。c、審批的經(jīng)濟性原則是指在滿足責任公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下最大限度地減少開支。采購詢價和比價和議價物資采購要充分了解所采購物料的品名和標準和規(guī)格型號以及相關(guān)的技術(shù)參數(shù)，并與使用機構(gòu)部門或科室進行有效溝通。物資采購必須優(yōu)先從供應商體系中選擇，優(yōu)先在供應商體系中進行詢價和議價，并且有詳盡的分項報價單（須標明自制或外購）。選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產(chǎn)廠商和代理商和經(jīng)銷商的順序選擇。要充分考慮是否有其他更為有利的替代品。詢價和比價和議價應重點考慮市場價格的波動和采購次數(shù)和采購數(shù)量的增加和供應商自身的生產(chǎn)產(chǎn)品成本的高低和預測市場供應是否發(fā)生修改變更等因素。采購有關(guān)員工詢價和議價完成后，于《請購單》上填寫詢價或議價結(jié)果,必要時附上書面說明。采購部經(jīng)理進行審批核準，認為需要再進一步議價時，退回采購有關(guān)員工重新議價，或由采購部經(jīng)理親自與供應商議價，并將議價結(jié)果報責任公司總經(jīng)理審批。主管副總和總經(jīng)理均可視需要再行議價或相關(guān)要求采購部進一步議價。訂購與合約的簽訂和審批對供應商經(jīng)過有效的選擇后，應及時簽訂買賣合約，合約中的條款按責任公司合約管控的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。采購部相關(guān)有關(guān)員工與備選供應商談判，主要以生產(chǎn)產(chǎn)品規(guī)格和交貨期確認和價格和后期服務為重點談判本次項目，其中，采購價格要符合責任公司底價制定相關(guān)要求。采購部根據(jù)審批結(jié)果選定供應商，并擬定采購合約。采購部協(xié)同生產(chǎn)部和質(zhì)檢部和財務部和法務有關(guān)員工等對采購合約交進行交叉復核，同時關(guān)注合約中技術(shù)和標準和商務與采購合約的對應復核工作。對大型采購及重大金額采購時，召開采購合約評審會，對采購合約進行評審，提出評審意見，并確定供應商的采購份額。若采購合約金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi)，采購合約由責任公司總經(jīng)理批準執(zhí)行；若采購合約金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限，采購合約需上報董事會審批，同時遞交評審會意見。采購部代表責任公司簽署采購合約，采購部有關(guān)員工執(zhí)行采購，并將《采購申請表》和采購合約轉(zhuǎn)交財務部進行結(jié)算貨款支付。采購機構(gòu)部門或科室要按照責任公司合約管控的有關(guān)規(guī)定，本著減少合約糾紛和避免合同陷阱和規(guī)避合約風險的目的，使合約更規(guī)范和更有利于維護責任公司利益。437采購合約應盡可能延長售后服務時間，提供優(yōu)質(zhì)服務，減少售后服務費用。在相同條件下同質(zhì)和同類及不同類生產(chǎn)產(chǎn)品盡量在一家采購。采購過程中充分考慮生產(chǎn)產(chǎn)品的標準化。采購合約簽訂后實行動態(tài)管控，隨時掌握合約進展情況，建立“采購臺賬”，及時跟催并督促供應商保質(zhì)和保量和按時交貨。入庫質(zhì)量驗收和貨款支付物資運達后，倉儲部有關(guān)員工應憑供應商提供的各種物資發(fā)票及相關(guān)單據(jù)，及時向倉庫辦理入庫質(zhì)量驗收手續(xù)。凡購入物資，均應做到憑單據(jù)接收。接收時，應配合質(zhì)檢機構(gòu)部門或科室當場檢驗質(zhì)量和規(guī)格和等級，協(xié)助保管員核對品種和規(guī)格和產(chǎn)地和生產(chǎn)廠家和數(shù)量等。對于所有抵運責任公司的物資，應立即組織安排提貨，并及時通知檢驗機構(gòu)部門或科室和倉庫機構(gòu)部門或科室辦理入庫質(zhì)量驗收手續(xù)，避免造成損壞和丟失和發(fā)生暫存和保管等費用，以壓縮采購成本。倉儲有關(guān)員工應將物資入庫單和質(zhì)檢機構(gòu)部門或科室出具的檢驗和計量和化驗等相關(guān)單據(jù)以及發(fā)票和采購計劃單等原始憑證履行審批手續(xù)后，及時送交財務機構(gòu)部門或科室，按照合約的約定辦理貨款支付事宜。集團責任公司及各機構(gòu)按照支付權(quán)限進行審批采購款項。需支付預貨款支付的，按采購合約約定填寫貨款支付申請單。質(zhì)保金貨款支付應依據(jù)質(zhì)保期質(zhì)量驗收單及采購合約填寫貨款支付申請單。每月28日前采購部根據(jù)應付帳款余額及下月采購情況向財務部報送經(jīng)總經(jīng)理審批的應貨款支付月計劃報表。退貨及索賠如果在質(zhì)量驗收過程中發(fā)現(xiàn)品種和質(zhì)量和規(guī)格和產(chǎn)地和生產(chǎn)廠家和等級和數(shù)量等方面與采購相關(guān)要求不符合，采購機構(gòu)部門或科室應及時相關(guān)要求換貨和退貨及索賠。屬于供應商責任的，在規(guī)定的異議期內(nèi)采購有關(guān)員工應及時告知對方，并在合約規(guī)定的期限內(nèi)及時辦理退貨和換貨和補貨和修理和減少價金等相關(guān)事宜。對質(zhì)量達不到相關(guān)要求的將“不合格品通知單”和“退貨通知單”發(fā)給對方，對造成損失的將“損失索賠通知書”發(fā)給對方，一并相關(guān)要求對方以書面加蓋有效印鑒的形式回復，妥善保存相關(guān)證據(jù)。5供應商管控供應商選擇程序采購有關(guān)員工應不定期收集供應商信息，收集有關(guān)內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)和經(jīng)營范圍和服務質(zhì)量等。采購有關(guān)員工應從生產(chǎn)需求和價格和質(zhì)量和服務和數(shù)量和供貨周期