辦公規(guī)范管理制度電子版（三篇）

第7頁共7頁辦公規(guī)范管理制度電子版第一條為規(guī)范公司辦公管理，特制訂如下規(guī)定。第二條辦公儀表規(guī)范著工裝，左胸適當位置佩戴公司徽章，其它應遵守員工守則四、五、七條相關規(guī)定，違反規(guī)定的，除由綜合管理部通報批評外，每次罰款____元；各部門負責人應認真配合，督促屬下員工遵守本規(guī)定。員工____月累計違反規(guī)定人次超過三人次，該負責人亦應罰款____元。第三條辦公室規(guī)范1、辦公桌。案頭用品整齊放置，保證辦公桌整潔無雜物。2、座椅?？勘?、坐椅一律不得放任何物品，人離開時椅子調(diào)正。3、文件柜。保持文件放置整潔無雜物，頂上不得堆置文件。4、節(jié)約辦公資源，嚴禁鋪張浪費。第四條語言規(guī)范：1、交往語言。您好、早晨好、早、再見、請問、請您、勞駕、關照、謝謝。2、電話語言。您好、請問、稍等、謝謝、再見。3、接待語言。您好、請稍候、請坐、對不起、請登記、與我聯(lián)系、打擾一下、好的、行。第五條行為規(guī)范1、堅守工作崗位、不串崗、脫崗、離崗。2、上班時間不看報紙、玩游戲或做與工作無關的事。3、辦公桌上應保持整潔并保持辦公室安靜。4、上班時間，不要在辦公室化妝。5、接待來訪和業(yè)務洽談在接待室或會議室進行、會私客不超過____分鐘。6、不用公司電腦上網(wǎng)聊天或做與工作無關的事，不要隨意使用其它部門電腦，私客不經(jīng)領導允許不準用公司電腦。7、未經(jīng)部門經(jīng)理批準，不得索取、打印、復印其他部門資料。8、嚴格遵守考勤制度，不得代人打到。10、嚴禁在辦公室吸煙，違者罰款____元。11、請假要有假條，特殊情況，事后補假條。12、因故外出，必須請示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須向人力資源部通報。13、無工作需要，不得擅自進入機房，財務室、會議室、接待室。14、不得私自索要贈品，違者罰款____元。本規(guī)范由人力資源部實施監(jiān)督與檢查。辦公軟件使用規(guī)范及管理制度(____年____月試行)一、員工使用辦公軟件操作行為準則：1、全體同事，自行在手機上設置個人真人頭像，不能用卡通和各種圖案代替。2、全體同事，只能發(fā)布與工作有關信息，不得亂發(fā)無關言論圖片和鏈接。二、如何使用辦公軟件進行外勤人員的外勤考核。1.辦公軟件在線時間8：20-18：40必須在線2.有聲音或紅點提醒，至少____小時查看一次，及時回應3.有公司指令在規(guī)定時間內(nèi)不回復____元/次處罰考勤(指銷售和工程人員)1.8：30-18：30上下班前必須提交考勤簽到2.自覺養(yǎng)成習慣3.每月工作日不能遺漏，缺一次____元外出拜訪客戶考勤1、每到一客戶處，使用外勤簽到功能，同時關聯(lián)客戶或標注客戶名稱，選擇發(fā)送范圍為全公司范圍可見，并@人事和@部門經(jīng)理，拜訪幾個客戶就做幾次外勤簽到。根據(jù)有效的外勤簽到來確定拜訪客戶數(shù)。2、只有通過外勤簽到定位并拍照發(fā)送成功后，核實無誤的才能作為一次拜訪客戶。三、員工如何使用辦公軟件進行工作日報。當日工作日志22：00前完成周工作日志每周日22：00前完成月工作日志本月最后一日22：00前完成1、當日。將當日工作日志發(fā)送給上級，今天到了哪里。做了什么事。拜訪客戶名稱。拜見誰。談了什么事情。取得什么效果。并@相關人員或部門，關聯(lián)相關客戶。2、明日工作計劃。按5w1h原則寫，確定明日工作計劃。(何因why)、對象(何事what)、地點(何地where)、時間(何時when)、人員(何人who)、方法(何法how)等六個方面提出問題進行思考。計劃第二天要拜訪的客戶，或者要做的事情)3、工作心得體會。通過今天的工作情況進行總結一下自己的看法及體會。4、日志發(fā)送范圍?？梢赃x擇部門或者全公司，必須選擇點評人，點評人一般為自己的直屬領導。格式：今日總結核心數(shù)據(jù)：目標(來自于昨天的計劃)：。完成：。重要工作：目標：獎勵及處罰措施1、有學習價值的日志，每條獎勵____元特別貢獻獎。2、每月以日志得分為依據(jù)評選月度優(yōu)秀員工，并給予嘉獎3、每天22。00前發(fā)出當天日志，遇特殊情況可延遲到第二日上班前補交。逾時提交日志每月超三次者，每次貢獻水果基金____元；4、友情提示，辦公軟件里有企業(yè)內(nèi)部____，部門主管可以建立自己部門企信群，在企信群里進行提醒督導。四、如何使用辦公軟件工作日志進行點評及處罰。一線人員由部門主管在當天24：00前點評部門主管由部門總監(jiān)在當天24：00前點評部門總監(jiān)由副總/總經(jīng)理在第二天12：00前點評1、日志點評只對管理層進行處罰，身為管理層必須具備榜樣力量，身為管理層有責任及時對下屬的工作進行點評與支持。2、逾期點評或者不點評，____人/次處罰____元，按后臺統(tǒng)計數(shù)據(jù)為準，疊加多人處罰。及時點評的好處1、主要體現(xiàn)在三點。寫的方便、看的方便、點評方便。2、銷售人員在見完客戶之后，要把全部的溝通過程記錄下來，這就需要一個銷售日志進行過程記錄，通過日志可以得到領導的經(jīng)驗指點。要想得到好的結果，一定要對過程有一個有力的把控，否則結果會有些不可靠，等看到結果一切都晚了。日志是一個很好的過程還原方式。以往的日志效果往往不好，是因為寫、看都不方便，反饋不及時，更談不上大家的協(xié)同，____；而辦公軟件的強大日志，卻可以輕松實現(xiàn)銷售過程的即時管理。3、從接到公司規(guī)定開始所有日志采用辦公軟件移動端進行匯報。五、如何使用辦公軟件進行銷售協(xié)同。發(fā)指令1.上級在線對下級進行及時做指令，指令必須寫明具體的工作內(nèi)容和完成的目標。然后必須選擇執(zhí)行人(該指令由執(zhí)行人執(zhí)行)，可以選擇抄送范圍(抄送范圍內(nèi)的人員都可以看到指令內(nèi)容和完成情況)，選擇完成期限(完成期限前必須匯報結果，若工作完成則匯報完成情況，若未完成則說明原因)。最后發(fā)指令人要對執(zhí)行人的完成回復做點評?？梢源蚍?根據(jù)完成的好壞打分)。2.領導派發(fā)任務，發(fā)出后開始倒計時提醒—請給我結果。提交了結果并且領導評價后提醒才消失，辦不了也給我個說法—責任的閉環(huán)管理。發(fā)____1.好的勵志、管理類、國學類、心態(tài)類、營銷類、技術類、好的解決方法、____等都可在____欄發(fā)送給全公司同事共享，大家共同激勵、相互成長大有好處，在內(nèi)部____群可以發(fā)遇到工作困難、個人問題、心態(tài)問題可愿意____出來，讓大家庭所有成員共同想辦法出主意一起探討解決。2.所有同事收到同事的____要積極響應回復，結合自身認識體會給予建議或者認同，不要不理不睬，也不要只顧點贊，一句話不說。發(fā)審批1.外出人員先發(fā)請假審批，注明請假事項以及起止時間；如果是外勤需注明外出事項、地點、時間、聯(lián)系人、事由。并@行政人員(如果是拜訪客戶，則需要在審批里關聯(lián)客戶)外勤結束返回公司后用手機簽到并補上照片證明，@行政人員所有審批交由直屬上司審批2.審批是高效率的管理，移動端除關機外基本無地域無時間限制，公司兩級審批____分鐘搞定。公司交流上報的信息流被加速了，處理效率極大提高。六、如何使用crm系統(tǒng)。辦公規(guī)范管理制度電子版（二）辦公秩序管理規(guī)范為樹立企業(yè)形象，提高工作效率，優(yōu)化工作環(huán)境，保障公司辦公秩序，現(xiàn)結合公司實際情況，特制訂本規(guī)范，本規(guī)范適用于公司各部門。一、辦公室行為、禮儀1、所有員工必須按照《____商場員工著裝及行為管理規(guī)范》要求著工裝上班(上崗)，并嚴格執(zhí)行工牌佩戴要求及儀表儀容管理規(guī)范，保持衣冠整潔、舉止端莊、行為文明，站、走、坐要符合規(guī)范。2、對待同事、來訪者態(tài)度要自然熱情，面帶微笑，恰當?shù)赜煤镁凑Z，工作時間內(nèi)必須講普通話。3、接聽所有來電應在響鈴三聲內(nèi)須有人接聽，接聽時做到語言親切、簡練，并注意使用禮貌用語。4、禁止各種不文明的舉動及在工作場所隨地吐痰、扔果皮、紙屑、煙頭或其他雜物，不亂涂亂畫。5、在通道、走廊里與同事相遇應點頭行禮以示致意，遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。6、不得隨意進入專屬辦公室，應事先敲門，經(jīng)允許方可進入。二、辦公室紀律1、辦公時間、辦公區(qū)域內(nèi)應保持肅靜，不得大聲喧嘩，如需工作討論，須在不影響其他同事的前提下進行。辦公時間不得串崗、閑聊，不得討論與工作無關的內(nèi)容。2、任何員工在辦公區(qū)或工作崗位上不得吃零食(或就餐)、聊天、玩手機等，辦公區(qū)域嚴禁吸煙，若吸煙請到指定吸煙區(qū)。3、員工必須按時上下班打卡，不得遲到早退，工作時間內(nèi)禁止私自外出，因工作需要必須請示主管領導同意，并辦理外出審批手續(xù)，為保證下午正常工作，員工中午不得飲酒，午休不得超過規(guī)定時間。4、及時清理辦公用品，處理完畢的文件、資料及時銷毀或存檔，不得堆積在辦公現(xiàn)場，辦公區(qū)內(nèi)應注意文件資料的保密，暫時離開辦公桌時，需要把正在辦理的文件翻轉過來、電腦桌面需鎖屏離開，其他人員不得隨意翻閱不屬于自己的文件、復印件、報告等。5、薪酬職級在主管級(含)以上的管理人員，手機必須____小時處于開機狀態(tài)；薪酬職級在主管級(不含)以下的管理人員，手機必須在早上7：30—晚上21：30處于開機狀態(tài)。6、如無特殊情況(或要求)，參加各種會議、培訓、業(yè)務研討等，多人參加的活動、場合不得隨意接聽手機，并自覺把手機調(diào)為振動或關機。7、員工對上級所布置的工作任務必須保質(zhì)保量完成，不得推諉或打折扣，特殊情況報上級領導說明原因的除外。8、辦公室座機電話為日常辦公使用，禁止撥打私人電話。三、辦公室物品擺放1、辦公臺上應保持衛(wèi)生整潔和辦公用品的整齊，不得擺放其他與工作無關的雜物(如衣服、包、食品等)，桌面允許擺放的物品有：文件框、水杯、顯示器(鍵盤、鼠標和鼠標墊)、臺歷、電話、筆筒、筆、小盆綠植。2、文件框按擺放標準端正放置桌面相應位置，文件框數(shù)量可按需求增加。3、辦公時桌面可擺放臨時文件，臨時離開時，桌面文件及資料、筆記本等需要集中整齊擺放。4、下班后桌面除指定物品外，其他物品應放入抽屜內(nèi)。5、臨時離開座位無人時辦公椅應歸位。6、臺歷擺放端正，不得亂寫亂畫。7、所有辦公設備、相關辦公物資均不許張貼便簽及告示貼。四、辦公室衛(wèi)生1、辦公室需保持衛(wèi)生干凈整潔。每個辦公室必須做好衛(wèi)生值日表(除總經(jīng)辦辦公室由指定保潔公司負責清理外)，辦公室所有人員參與辦公室衛(wèi)生值日，每天下班前由當日值日人員負責辦公室公共區(qū)域衛(wèi)生清潔，并在當日下班離開前將垃圾帶離辦公區(qū)，放置在指定的垃圾回收點。2、如當日值日人員請假或者調(diào)休，提前跟辦公室其他人員調(diào)換值日日期，非值日人員有義務維護保持辦公室衛(wèi)生整潔。3、辦公區(qū)域不得隨意亂堆、亂掛各種物品，與辦公無關的物品，不得帶入辦公現(xiàn)場，禁止辦公室存放易燃易爆等危險物品。4、如在公共場所或辦公區(qū)域發(fā)現(xiàn)紙屑，雜物等應隨手拾起來，以保持公司優(yōu)美的辦公環(huán)境。五、辦公室辦公設備、設施使用1、辦公設備是公司按照統(tǒng)一的配備標準為員工正常業(yè)務、工作需要而配置的，主要有辦公電腦、打印機、內(nèi)外線電話等，如因特殊工作需求，需要配備其他辦公設備時，必須由辦公設備需求部門提出采購申請，并經(jīng)公司總經(jīng)辦領導審批同意后，由行政部負責采購，按照“誰申請、誰負責”的使用、保管、管理原則。2、公司配備的各項公用辦公設備，實行“誰使用，誰負責”的個人負責制管理辦法，設備使用人就是設備的管理人和責任人，責任人要對設備的安全使用和完好負責。3、辦公電腦、電話、插座，等需自己妥善保管并設置密碼，若由于個人原因?qū)е罗k公設備損壞，由個人承擔修理。4、辦公設備屬于公司固定資產(chǎn)，各部門配備的辦公設備由使用部門負責，使用部門應愛護使用、認真保管，不得隨意改變線路工技術設定，如發(fā)生人為損壞，追究個人使用責任；使用中，如發(fā)生辦公設備故障，使用部門應當及時通知行政部，行政部負責辦公設備的日常養(yǎng)護、清潔、維修事宜由，各使用部門禁止私自拆卸、維修。5、禁止公司以外其他人員使用辦公設備。公司員工在未經(jīng)許可或不熟悉正確使用程序下不得私自操作復印機、投影儀、專業(yè)攝影攝像器材等辦公設備。6、節(jié)約用紙，養(yǎng)成正反兩面使用紙張的習慣，充分利用公司辦公軟件，如釘釘系統(tǒng)。六、計算機的管理1、使用時按部門編制配置，由行政部建立實物管理臺帳、統(tǒng)一管理，使用部門負責具體保管、使用，人員調(diào)動，電腦移交原部門經(jīng)理負責保管或交還行政部。2、每臺計算機必須指定專門人員操作，并負責對該機的管理，任何人員不得隨意操作他人計算機；3、嚴守計算機操作規(guī)程，以避免計算機系統(tǒng)遭受損害，非專職人維修人員不能拆、裝計算機及相關設備。4、嚴守公司機密，不允許查看與本職工作無關的信息，不允許隨便帶外人上機操作5、保持計算機設備的清潔，做好本部門信息的備份，防止信息丟失。6、嚴禁在計算機上玩電腦游戲、聊天等。7、資產(chǎn)清查時，財務部門協(xié)助行政部做好該項資產(chǎn)的清查工作。七、辦公室安全1、辦公區(qū)域裝修和消防設施設計須符合國家消防設計規(guī)范要求，并配備滅火器、防毒面具、救生繩、緩降器等器材。物業(yè)部每季度對辦公區(qū)域消防設施進行至少一次聯(lián)動測試，并保存測試記錄。2、各部門經(jīng)理為本辦公區(qū)域內(nèi)第一安全責任人，行政部為辦公區(qū)域內(nèi)安全責任部門，品質(zhì)管理部協(xié)助行政部做好日常安全檢查工作，每周對消防器材配置、防火門及安全指示標志等情況的巡查不少于____次，每月對辦公區(qū)域進行____次全面安全檢查，國家法定節(jié)假期(日)放假前，對辦公區(qū)域進行節(jié)日前消防安全檢查，檢查記錄存檔。3、公司所以員工必須無條件參加各類安全知識培訓，自覺提高安全意識。4、辦公室區(qū)域內(nèi)禁止私接、亂拉電源線，電源處不堆放紙張等任何易燃物品。5、禁止一個插座接用多個插頭(或插板)，防止使用電器的數(shù)量過多，超過負荷，引發(fā)火災。6、禁止電線受潮、受熱、受腐蝕或碰傷、踩壓，物業(yè)部每半年至少對所以辦公區(qū)域內(nèi)的電器設備、插座、電源線覆蓋檢查一次，防止電器設備的插頭接線松動、電線破損、老化等現(xiàn)象的安全隱患發(fā)生。7、安全、防火、衛(wèi)生工作責任人要盡職盡責，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并向有關部門報告，對于辦公室中存在的問題不能夠立即整個的，必須采取相關防范措施，確保辦公室安全。8、各部門針對本部門辦公室區(qū)域內(nèi)存在安全隱患的部位必須每日進行自查自改，部門經(jīng)理和當班值班人員為本部門當日防火責任人。9、每個辦公室必須安全檢查值班制度，下班離開辦公室時必須進行每日安全檢查，做到關閉辦公室區(qū)域內(nèi)的所有電源、水源，并拔除所有電器設備插頭(禁止只關電源不拔插頭現(xiàn)象)，鎖閉好門窗。10、節(jié)日期間必須加強辦公室區(qū)域內(nèi)安全檢查頻次，各部門辦公室節(jié)日期間如留有人員值班，必須遵守辦公室安全管理規(guī)定。11、公司全體員工必須遵循商場《禁止燃放煙花爆竹管理規(guī)定》。12、廣場任意范圍內(nèi)發(fā)生安全事件或隱患必須第一時間向樓層管理人員或消防中控室報備(中控室電話：____、監(jiān)控室電話：____)。八、考核標準1、公司全體員工凡是違反上述____項管理要求的，給予當事人____元/次的經(jīng)濟負激勵，部門連續(xù)一個月內(nèi)____次違反要求的部門經(jīng)理經(jīng)濟負激勵____元，并對當事人所在部門負責人給予公司范圍內(nèi)通報。2、公司全體員工凡是違反上述____項管理要求的，給予當事人____元/次的經(jīng)濟負激勵，部門連續(xù)一個月內(nèi)____次違反要求的部門經(jīng)理經(jīng)濟負激勵____元，并對當事人所在部門負責人給予公司范圍內(nèi)通報。3、各部門自查自改不到位的，在行政部聯(lián)合品質(zhì)管理部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，給予當值人____元/次的經(jīng)濟負激勵，部門連續(xù)一個月內(nèi)____次聯(lián)合檢查不合格的部門經(jīng)理經(jīng)濟負激勵____元，并對當事人所在部門負責人給予公司范圍內(nèi)通報。4、公司內(nèi)全體員工凡是個人違反上述管理要求超過____次、部門經(jīng)理超過____次被經(jīng)濟負激勵的，納入年終考核，取消評優(yōu)、評先、晉級資格。5、如存在以下情況之一，經(jīng)查屬實的，對當事人按____元/次予以經(jīng)濟負激勵：在辦公區(qū)內(nèi)吸煙的；下班后未按要求關閉電器、插座電源的；未按值班要求開展有效值班檢查的；未按制度有效落實值班檢查工作的；人事經(jīng)理/崗負責落實經(jīng)濟負激勵，經(jīng)濟負激勵作為獎金發(fā)放給問題發(fā)現(xiàn)人員，責任人應在____周內(nèi)履行繳款義務，如未按期繳納的從工資中雙倍扣除，并全公司通報。6、人事經(jīng)理/崗須每周統(tǒng)計前一周辦公區(qū)檢查情況，每月匯總，并將手簽經(jīng)濟負激勵確認書、獎金發(fā)放確認書作為附件留存，人事經(jīng)理未落實對相關責任人的問責決定，由品質(zhì)管理部對人事部經(jīng)理進行通報，并給予____元/次的經(jīng)濟負激勵。7、如相關責任人未按制度落實上述管理要求及值班人員檢查不到位，導致發(fā)生安全隱患的，給予相關責任人____元/次經(jīng)濟負激勵，并由當事人所在部門經(jīng)理、副總經(jīng)理在公司例會上進行述職；同時，納入年終考核，取消評優(yōu)、評先、晉級資格，并在公司范圍內(nèi)通報。九、應急聯(lián)絡方式1、消防中控室(突發(fā)緊急情況聯(lián)系電話)。____。2、監(jiān)控室電話(突發(fā)緊急情況聯(lián)系電話)。____。3、總服務臺電話(客訴聯(lián)系電話)。____。3、安全隱患舉報電話。____。十、其他1、本規(guī)范由公司人力資源部、行政部、品質(zhì)管理部聯(lián)合修訂，并經(jīng)總經(jīng)辦會議研究通過后實施。2、本規(guī)范自簽發(fā)之日起執(zhí)行。3、本規(guī)范試運行結束后，于____年____月____日起，正式執(zhí)行