公司采購及費用報銷管理制度

公司采購及費用報銷管理制度一、總則.為保證〃********公司"（以下簡稱〃公司〃）的運作效率，進一步加強公司財務管理、費用管理及各項開支審批流程的規(guī)范性，本著節(jié)約、高效和強化經濟效益的原則，特制定本辦法。.適用范圍：本辦法適用于公司各部門。.本辦法部分名詞解析："費用經辦人〃，是指主辦發(fā)生費用并報銷的直接經辦人；〃代辦費用報銷人”，是指受費用經辦人委托，代辦費用原始單據歸集、統(tǒng)計、粘貼、填寫審批表等報銷手續(xù)的代辦報銷人；"部門經理”是指負責部門全面工作的部門經理；"部門總監(jiān)〃是指是指負責部門全面工作的部門管理人員；"財務經理〃是指負責財務全面工作的部門經理；〃財務總監(jiān)〃是指由董事會直接任命的主管公司財務工作的高級管理人員；"總經理或副總經理〃是指由董事會直接任命的主管或分管公司各項業(yè)務活動的高級管理人員；"員工〃是指公司所有人員；"一般員工〃是指主管以下的員工；公司"中層管理人員〃是指經公司總經理任命的部門經理、部門副經理、主管人員等管理人員；公司”高層管理人員〃是指經公司董事會任命的總經理、副總經理、財務總監(jiān)、總經理助理等高級管理人員。二、費用管理原則4）部門內部活動及公司部門間活動一律不得使用公款消費，不得報銷業(yè)務招待費。.業(yè)務招待費報銷需列明接待對象、來訪人數、來訪事由、接待時間、地點及陪同人員等，寫明事前預算金額及實際報銷。上述資料如填寫不全，財務部有權退回更正或不予報銷。報銷招待費必須填寫《招待費審批表》并按下述審批流程簽批。.月結的接待餐費及酒水，由人力資源與行政部制定簽訂合同，報財務部備案。月結的接待餐費，須提供接待明細清單，列明接待時間、地點、接待單位、接待事由、接待人及陪同人員數量等。所有的接待事項必須由接待經辦人簽名確認，按招待費審批流程簽批。.集中采購的接待酒水，人力資源與行政部應每月根據實際使用情況，提供每次接待的對象、接待事項等明細清單，及時辦理報銷簽批手續(xù)。六、差旅費公司差旅費報銷原則及標準，按照人力資源與行政部制定的公司《員工出差管理規(guī)定》執(zhí)行，報銷差旅費必須填寫《差旅費審批表》并按下述財務審批條例執(zhí)行審批。七、個人通訊費公司通訊費報銷原則及標準，按照人力資源與行政部制定的公司《通訊管理規(guī)定》執(zhí)行,由各部門報送人力資源與行政部匯總,人力資源與行政部安排專人審核后匯總到財務部報銷，并附各部門報銷清單，報銷通訊費必須填寫《費用開支審批表》并按下述財務審批條例執(zhí)行審批。八、市內交通費.市內交通費是指員工因業(yè)務需要產生的交通費，原則上員工因公務外出應使用公司安排的車輛，具體按照人力資源與行政部制定的《公司車輛管理制度》執(zhí)行，但因特殊緊急原因，需要外出，如車輛已外出，不能及時趕回，可選擇合適經濟的交通方式外出。業(yè)務交通費實行憑據報銷方法。.員工因緊急公務需要外出市區(qū)的，原則上由公司安排車輛接送，公司不能安排車輛接送的，經部門經理同意后，可乘坐的±0報銷該的士費用時，須在的士票背后注明公務事由、起始地點、時間等，填寫《費用開支審批表》并按下述財務審批條例執(zhí)行審批。九、會議（培訓）費.各部門因工作需要組織會議或培訓，原則上應利用公司現(xiàn)有辦公資源，本著從簡高效的原則組織會議或培訓I。.各部門因工作組織外出的會議或培訓，涉及費用開支的，應提前提交審批表，將會議或培訓的計劃時間、地點、內容、出席人、費用預計金額等提交領導審批同意。由人力資源與行政部協(xié)助安排會議或培訓場地、用餐等。.各部門參加工作會議或培訓I,必須在會議或培訓結束3個工作日內，將會議或培訓單據進行歸集整理，附會議證明材料（包括：會議時間、地點、出席人員簽名、內容、目的、費用標準、支付憑證及其他書面證明材料），填寫《會議（培訓）費審批表》，附費用明細清單等資料，并按下述財務審批條例執(zhí)行審批。十、辦公費公司人力資源與行政部負責編制年度的辦公用品預算及采購計劃,遵循〃成本效益”的原則進行公司辦公用品的集中采購工作。日常辦公用品費用申購及使用原則按照人力資源與行政部制定的公司《辦公用品申購管理制度》執(zhí)行，辦公用品申購費用審批權限按照下述財務審批條例規(guī)定執(zhí)行。十一、車輛使用費公司車輛使用及報銷按人力資源與行政部《公司車輛管理制度》及《私車公用管理規(guī)定》規(guī)定執(zhí)行，報銷時實行按車輛分費用項目核算報銷，并附車輛費用發(fā)生明細清單,車輛費用報銷需填寫《車輛費用審批表》并按下述財務審批條例執(zhí)行審批。十二、固定資產購置費用、處置費用固定資產指使用期限在一年以上，單位價值在2000元以上的資產，或價值大于1000元但實際使用年限超過一年，每年消耗較小的資產。（其他類別價值較高的物資采購、經營費用可參照本制度執(zhí)行。）具體采購流程如下：（一）采購申請：申請部門提出采購申請，要求注明名稱、類型、數量、需求日期、預算價格、用途、產品規(guī)格等信息，涉及技術指標的，須注明相關參數、指標要求等。新員工入職時需要采購固定資產的要同時附表《新員工入職所需辦公設備（固定資產）》。由人力資源與行政部安排采購人員進行詢價，申請人協(xié)助詢價。（二）詢價比價議價：（1）由人力資源與行政部安排采購人員及部門申請人員對物資進行市場詢價，每種物品原則上至少需要三家的供應商進行報價。在選擇供應商應當考慮供應商資質（如具有合法經營主體資格、信譽良好、品質、交貨期、價格、服務良好、客戶滿意度良好等）。（2）接到報價單后，需進行比價、議價后填寫《詢價比價表》，按低價高質的原則進行評估。表單及有關資料收集整理完畢后，需按照下面第十四條《財務審批條例》的權限報送領導，對詢價議價情況進行討論審議，同意采購的方可執(zhí)行下一流程。（3）屬下列情況者，無須進行比價、議價：已由集團總部簽訂相關合同的采購活動，或市場無法進行三家報價的物品采購（如獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無替代品等），但仍需保留單家相關報價記錄。（4）按照規(guī)定，采購金額伍佰萬元及以上的大額采購，必須經過招投標的形式采購，嚴格按照國家關于招投標的相關管理制度執(zhí)行。（三）審核審批：（1）填寫《資本開支審批表》，報送領導審批。采購詢價議價結果報有關領導審議批準后，根據財務部要求填寫《資本開支審批表》，交由部門經理、財務經理對經辦人提交的審批表進行審核，對審批表、報價單等進行嚴格審核，對不符合規(guī)定的資料可要求經辦人補充完整或退回經辦人重新辦理；（2）根據財務審批條例的規(guī)定，審批人在審批權限內對《資本開支審批表》進行嚴格審批,對不符合規(guī)定的可以要求經辦人修改或退回。（四）辦理采購：由采購人員根據簽字完結后的《資本開支審批表》辦理采購事宜，及時與選定的供應商簽訂合同、索要發(fā)票等，并及時報送財務部門。（五）申請預支付：采購人員根據合同約定，如需要提前預支付款項的，需申請財務部門預支付，財務部門根據審批表、報價單、采購合同、對方銀行賬戶信息、發(fā)票等資料辦理預付款手續(xù)，并將付款情況反饋到采購人員。（六）進度跟催（1）為確保準時交貨，采購人員或申請人員應提前采用電話、傳真、郵件或親自到供應商處跟催，以確保物資能適時到貨。（2）若采購物資無法在預定時間內交貨的，采購人員須提前通知申請部門，尋求解決辦法；如須重新與供應商確定新的交貨期或約定其他事項，要簽訂補充協(xié)議，并報送財務部門。（七）驗收入庫：采購物資到公司后，由采購人員要會同申請部門、財務部辦理驗收手續(xù)，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的，由采購人員在三日內辦理換（退）貨手續(xù)。需要安裝的物品,應在完成安裝達到可使用狀態(tài)后辦理驗收手續(xù)。（A）付款對賬：財務部門根據《資本開支審批表》、《詢價比價表》、采購合同、發(fā)票、預付款資料、驗收單據、入庫單據等辦理結算付款手續(xù)，并將付款情況反饋到采購人員，付款流程按照下述付款審批權限規(guī)定執(zhí)行。財務部門協(xié)助采購部門及時安排與需要對賬的供應商核對賬務。（九）采購資料保管：申請部門、人力資源與行政部、財務部，應妥善保管各類采購資料，制作資料清單，裝訂成冊。固定資產在使用壽命結束或提前報廢處置時，由使用部門填寫《資產報廢審批表》，注明報廢原因，財務部門協(xié)助填寫資產價值等信息報送有權限的審批人審批后方可報廢報廢收入及時入賬。完結后財務部據此進行相應財務處理。十三、人工成本薪酬管理按照人力資源與行政部制定的《薪酬福利管理制度》執(zhí)行，審批權限按照財務審批條例規(guī)定執(zhí)行。十四、財務審批條例財務審批條例由董事會批準，公司所有經營性支出審批和資本性支出審批，付款審批，必須嚴格按照此條例執(zhí)行。1.經營支出審批權限經營支出數額（人民幣）所需要的報價數目審核人員*審批人員底限頂限5,000,000任意數額招投標—董事會500,0005,000,0003個正式報價一董事會50,000500,0003個正式報價副總經理總經理和董事會主席2,50050,0003個正式報價副總經理總經理或副總經理和財務總監(jiān)02,500備用金報銷部門經理部門總監(jiān)*審核人員的權責是被告知支出的性質內容和細節(jié)，并相應提供意見和建議。2.資本支出審批權限資本支出數額（人民幣）所需要的報價數目審核人員*審批人員底限頂限5,000,000任意數額招投標—董事會500,0005,000,0003個正式報價.董事會25,000500,0003個正式報價副總經理總經理和董事會主席025,0003個正式報價副總經理總經理和財務日||々/parm*審核人員的權責是被告知支出的性質內容和細節(jié)，并相應提供意見和建議。3.經營性資產廢棄處理審批權限經營性資產的廢棄處置數額（人民幣）審核人員*審批人員底限頂限5,000,000任意數額—董事會500,0005,000,000副總經理總經理和董事會主席0500,000副總經理總經理和財務日||々/Parm*審核人員的權責是被告知支出的性質內容和細節(jié)，并相應提供意見和建議。4.銷售合同審批權限銷售合同數額（人民幣）審核人員*審批人員底限頂限25,000,000任意數額—董事會5,000,00025,000,000副總經理總經理和董事會主席05,000,000副總經理總經理和財務日1斤rm*審核人員的權責是被告知支出的性質內容和細節(jié)，并相應提供意見和建議。5.付款審批權限（如有人員變動，審批層級不變動）GroupAAl***GroupAAl***副董事長A2**董事A3**副總經理GroupBBl***董事B2***總經理B3***財務總監(jiān)GroupCCl***董事長C2***董事權限RMB權限RMB1,000,000以下A組任意一位+B組任意一位RMBRMB1,000,000-RMB5,000,000A1和A2中任意一位+B1,B2,C1和C2中任意一RMB5Q00Q00及以上Al和A2中任意一位+C1和C2中任意一位?任何根據付款所需要準備的支票或電匯必須嚴格遵守以上的授權限額進行審批.十五、附則.本著公平、公開、公正原則，公司全體員工均須嚴格執(zhí)行本辦法之規(guī)定，并嚴格審查報銷單據。費用經辦人、費用審批人未按辦法規(guī)定履行相應職責的，公司有權取消其費用報銷權或審批權；如有虛報、冒領、涂改、偽造票據行為的，將從嚴查處，除取消其費用報銷權外，還將責令退賠并扣除當月或數月獎金作為處罰，并給予通報批評，如觸犯法律法規(guī)者，須依法追究其刑事責任。.公司在采購及費用報銷管理方面有新的規(guī)定則按新規(guī)定執(zhí)行。.本辦法由公司財務部負責解釋并監(jiān)督執(zhí)行，各類報銷審批表按照財務部統(tǒng)一制定的格式填寫。.本制度由審批簽發(fā)之日起試行。.費用管理的總原則是：根據公司高層管理人員、部門經理的職責分工，對其所管轄范圍產生的管理費用實行預算編制、監(jiān)控分析管理。各項費用的開支定額按照公司各項管理規(guī)定及審批的各部門預算定額的本年累計進度進行審核。在具體執(zhí)行中體現(xiàn)為事前申請、授權支出、限額內使用，總額預算控制。.各部門每年按零基預算編制本部門年度費用預算。費用預算的編制原則是：實事求是，既要滿足正常工作需要，又要厲行節(jié)約，不鋪張浪費，強化投入產出的費用管理理念。.費用報銷采取在規(guī)定限額內憑票實報實銷原則，遵守以下規(guī)定：1）費用的報銷單位原則上是在實際發(fā)生費用并產生經濟效益的單位。2）費用報銷應附清晰、合法、齊全的原始單據（合法的發(fā)票），除國家事業(yè)單位和出國公務發(fā)生的國外（包括香港）費用外，任何收據不可作為報銷憑據。3）本著〃誰經辦，誰負責〃原則，嚴禁提供虛假發(fā)票和收據報銷費用，費用經辦人對取得的發(fā)票真?zhèn)呜撊控熑?，經稅務機關查出任何虛假發(fā)票，由費用報銷人負責解釋和承擔相應責任。報銷的發(fā)票正面或背面須有費用經辦人簽名確認；定額發(fā)票（如停車費、巴士/地鐵票、的土費等），可在按順序粘貼后，在騎縫處簽名確認。4）"費用經辦人〃根據費用性質完整填寫相關費用審批表，保證報銷單內容、金額的完整性及合法性，不得隨意涂改，將原始單據按費用類型和順序粘貼后，按財務審批條例規(guī)定的費用審批程序完成簽批手續(xù)。5）高層管理人員作為〃費用經辦人〃時，可委托人力資源與行政部指定人員作為〃代辦報銷人〃?！ùk報銷人”完成費用原始單據歸集、統(tǒng)計、粘貼、填寫報銷單等報銷手續(xù)后，須將成套費用報銷單據交給"費用經辦人〃在”經辦人〃欄上簽名確認，并提示費用經辦人須在發(fā)票正面或背面簽名。6）財務部有權拒絕辦理有涂改痕跡的、不合法、不完整及沒有費用經辦人簽名確認的費用審批表。7）當月發(fā)生的費用原則上必須在當月到財務部辦理報銷手續(xù)，因特殊原因不能在當月報銷的，不能超過下月；當年發(fā)生的費用必須在年度內到財務部辦理報銷手續(xù)；對跨年度的費用報銷不能超過次年1月份。8）嚴格執(zhí)行會計法、稅法等相關管理規(guī)定，規(guī)范報銷人員的簽名，保證簽名的清晰、合法性。經辦人及審核人必須以清晰、端正的字體在費用報銷單上簽名確認，簽名為可識別的中文字樣，高級管理人員的簽字可使用英文，但應具有可識別性。9）任何費用報銷的批準人不得是當事人，費用審批人為費用經辦人時，須交上一級主管審批人審批。即部門經理的費用交部門總監(jiān)審批；高層管理人員發(fā)生的業(yè)務費用，在審批權限范圍內相互交叉審批；特殊情況下超簽批范圍的業(yè)務費用需由總經理簽批同意后執(zhí)行。.費用審批權限分項目管理，總體遵循"預算總控、逐級授權、限額審批〃原則。各部門必須根據實際情況，預算下一年度的費用總額，報公司管理層會議商討同意，報財務部備案。1）預算控制原則①在季度預算總控及限額范圍內，預算考核范圍內進行簽批。②超過季度預算累計額度未超年度預算總控范圍，或超限額范圍的費用，由部門經理提出書面費用申請報告，經部門總監(jiān)同意、財務總監(jiān)審批同意后，交財務部備案。③超過年度預算總控或限額范圍內，必須由部門經理提出書面費用申請報告，經部門總監(jiān)、財務總監(jiān)和總經理審批同意，上交董事會批準后，交財務部備案并調增預算額度。2）預算考核范圍內的審批標準：各項費用審批權限按照董事會批準制定的財務審批條例執(zhí)行，需要財務總監(jiān)、副總經理和總經理審批但因出差或外出而無法現(xiàn)場簽字的，可由其授權代理人簽字，出差返回后及時補簽。.費用經辦人、費用審批人、財務審核人、人力資源與行政部指定費用管理員的職責。1）費用經辦人的職責：①經辦人為費用直接報銷人，任何代辦報銷及代整理報銷單據的代辦報銷人不得在經辦人欄簽名。②費用發(fā)生前，經辦人按費用審批人事前約定的費用管理模式，以郵件或書面申請的方式提出費用開支申請計劃。③費用發(fā)生時，經辦人歸集相關費用單據，提前填寫《費用開支審批表》，按照財務部的格式要求粘貼單據，填制相應費用審批表，并在“經辦人"一欄簽名，提交費用審核人審核及審批人審批。④經辦人必須使用黑色水筆，如實填寫費用報銷的內容、金額，不得涂改，經辦人負有對報銷的費用進行合理解釋的責任。2）費用審批人的職責：①一般員工的上一級費用審批人為部門經理，部門經理的上一級費用審批人為部門總監(jiān)；高層管理人員費用實行交叉互簽審批。②部門費用審批人在費用管轄范圍內，對費用的必要性、合理性和合法性進行事前管理。③費用發(fā)生后，審批人審核費用報銷人的報銷金額及相關單據的真實性、合理性和合法性，并按審批權限簽名審批。費用審批人負責監(jiān)控管理所管轄的費用，對預算管控范圍內審核審批費用，對超過預算進度的費用進行合理性解析，并采取措施。3）財務審核人職責：①財務部負責審核原始報銷單據的合理性、合法性、金額準確性、流程簽批的完整性，對各部門費用預算進度進行合理分析。②財務經理審核費用性質的合理、合法性。③會計核算員審核費用單據金額準確性、流程簽批的完整性及填制單據的規(guī)范性。④財務審核費用時，如發(fā)現(xiàn)存在不合規(guī)、不合理和不合法的事項、有涂改痕跡的報銷單證，應退回費用經辦人予以更正或重辦，不得私自更改或辦理報銷手續(xù)。4）人力資源與行政部費用管理員的職責：①作為高層管理人員費用匯總的經辦窗口，對費用和單據流轉進行清晰、高效、安全的管理。②負責歸集高層管理人員及人力資源與行政部的費用單據，集中傳遞費用審批人，并做好費用登記及簽收記錄。③遵循費用報銷人為經辦人原則，費用管理員歸集費用時，負責通知費用經辦人在原始發(fā)票背后及報銷單據經辦人欄簽名確認業(yè)務內容。.報銷付款時間：每月報銷截止日期根據集團規(guī)定的結賬日期執(zhí)行，具體時間由財務部每月提前通知各部門。三、借款（備用金）.因工作需要，經申請審批，員工或部門可申請備用金借款。.申領備用金，必須遵守以下規(guī)定：1）申領人需填寫《借款（備用金）審批表》，注明申請款項用途、金額、預計還款日、之前是否有未結清欠款等事項，并按備用金限額辦理相關手續(xù)后方可到財務部申領。2）備用金根據需要申請，具體審批流程按下述財務審批條例執(zhí)行，需要財務總監(jiān)、副總經理和總經理審批但因出差或外出而無法現(xiàn)場簽字的，可由其授權代理人簽字，出差返回后及時補簽。3）所有備用金借款須在相關事項辦理完畢后的3個工作日內，由經辦人辦理核銷手續(xù)。逾期未辦理核銷手續(xù)的，不允許再次申領備用金。如特殊原因需延期核銷備用金的,或因特殊原因需長期使用備用金的，須在申請備用金時備注說明清楚。4）財務部定期檢查未核銷的備用金，對逾期未辦理備用金核銷的借款，及時通知經辦人辦理清還手續(xù)；如果經辦人接財務部通知后仍不辦理核銷