差旅費會計分錄

差旅費會計分錄

差旅費幾乎是家家企業(yè)都會發(fā)生，因此差旅費的財稅處理幾乎會計人員都會遇到。但是，看似平常而簡潔的差旅費，里面卻包含了許多財稅問題，其中稅務問題就涉及到增值稅、企業(yè)所得稅和個人所得稅等，稍不留意就會消失問題。

一、差旅費詳細包括的內容

對于差旅費應當包括哪些詳細內容，目前的會計準則、財務通則和稅法均無詳細規(guī)定，實務中更多參照的是《中心和國家機關差旅費管理方法》的規(guī)定：差旅費是指工作人員臨時到常駐地以外地區(qū)公務出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。

因此，大多數企業(yè)在實務中差旅費詳細包括的費用有以下幾類：

1.交通費：出差途中的車票、船票、機票等；

2.車輛費用：假如是自帶車輛，出差路上的油費、過路費、停車費等；

3.住宿費；

4.補助、補貼：誤餐補助、交通補貼等；

5.市內交通費：目的地的公交、出租等費用；

6.雜費：行李托運、訂票費等。

二、差旅費中涉及到的增值稅問題

（一）交通費（含市內交通費、雜費）

1.符合稅法規(guī)定的交通費可以抵扣進項稅額

依據（財政部稅務總局海關總署公告2024年第39號，以下簡稱39號公告）規(guī)定，從2024年4月1日起，納稅人購進國內旅客運輸服務，其進項稅額允許從銷項稅額中抵扣。

考慮到國內旅客運輸服務多數狀況下供應的是車票、船票、機票等，而不是增值稅專用發(fā)票，39號公告同時補充規(guī)定，納稅人未取得增值稅專用發(fā)票的，暫根據以下規(guī)定確定進項稅額：

（1）取得增值稅電子一般發(fā)票的，為發(fā)票上注明的稅額；

（2）取得注明旅客身份信息的航空運輸電子客票行程單的，為根據下列公式計算進項稅額：

航空旅客運輸進項稅額=（票價+燃油附加費）÷（1+9%）×9%

（3）取得注明旅客身份信息的鐵路車票的，為根據下列公式計算的進項稅額：

鐵路旅客運輸進項稅額=票面金額÷（1+9%）×9%

（4）取得注明旅客身份信息的大路、水路等其他客票的，根據下列公式計算進項稅額：

大路、水路等其他旅客運輸進項稅額=票面金額÷（1+3%）×3%

2.需要留意國內旅客運輸服務不能抵扣進項稅額的限制范圍

但是，并不是全部差旅費中的國內旅客運輸服務都可以抵扣進項稅額，（國家稅務總局公告2024年第31號，以下簡稱31號公告）第一條“關于國內旅客運輸服務進項稅抵扣”中就做出了限制性規(guī)定：

（1）員工范圍的限制

31號公告規(guī)定，《財政部稅務總局海關總署關于深化增值稅改革有關政策的公告》（財政部稅務總局海關總署公告2024年第39號）第六條所稱“國內旅客運輸服務”，限于與本單位簽訂了勞動合同的員工，以及本單位作為用工單位接受的勞務派遣員工發(fā)生的國內旅客運輸服務。

上述這段話的意思，就是企業(yè)報銷的外單位員工差旅費，不能抵扣進項稅額。

（2）開票信息要求的限制

31號公告規(guī)定，納稅人購進國內旅客運輸服務，以取得的增值稅電子一般發(fā)票上注明的稅額為進項稅額的，增值稅電子一般發(fā)票上注明的購買方“名稱”“納稅人識別名”等信息，應當與實際抵扣稅款的納稅人全都，否則不予抵扣。

國內旅客運輸服務，開具的增值稅電子一般發(fā)票，一般消失在包車的狀況下。這時，就需要正確開具發(fā)票，該填寫的信息必需要求完整而正確的填寫，只能填寫企業(yè)的信息，而不能填寫為員工個人的信息。

（3）抵扣開頭時間的限制

31號公告規(guī)定，納稅人允許抵扣的國內旅客運輸服務進項稅額，是指納稅人2024年4月1日及以后實際發(fā)生，并取得合法有效增值稅扣稅憑證注明的或依據其計算的增值稅稅額。以增值稅專用發(fā)票或增值稅電子一般發(fā)票為增值稅扣稅憑證的，為2024年4月1日及以后開具的增值稅專用發(fā)票或增值稅電子一般發(fā)票。

在一些單位存在差旅費延后報銷的問題，需要特殊檢查票據上的時間，避開消失不該抵扣進項稅額也抵扣了。

（二）車輛費用

在出差時自駕車必定要發(fā)生一系列與車輛有關的費用。

假如出差駕駛車輛屬于企業(yè)全部的，那就比較簡潔，出差途中發(fā)生的車輛費用，直接按規(guī)定抵扣進項稅額就行，此處不贅述。

假如是租用租車公司的汽車，租賃費和按租賃合同商定擔當的費用，直接按規(guī)定抵扣進項稅額就行了。

假如屬于“私車公用”的狀況，則比較麻煩，由于稅法沒有這方面的特地規(guī)定，各地在詳細執(zhí)行標準也是不同的。因此，企業(yè)財務人員首先要了解并把握當地的詳細狀況，避開把不該抵扣的進項稅額給抵扣了。

（三）住宿費

營改增后，住宿費就能抵扣進項稅額了。企業(yè)財務人員主要需要關注住宿費發(fā)票的開具是否正確。

雖然差旅費中的住宿費在形式上都滿意了稅法關于進項稅額抵扣的規(guī)定，但是假如存在以下狀況還是不能抵扣進項稅額：

1.屬于職工福利性質范疇的，比如報銷的員工旅游、探親等狀況下的住宿費；

2.員工或股東個人消費的；

3.屬于交際應酬賜予客戶等報銷的；

4.企業(yè)免稅項目或簡易計稅項目編制人員出差發(fā)生的等。

鑒于此，可能存在稅務爭議狀況有：

1.住宿費的發(fā)生時間是否集中發(fā)生在節(jié)假日，如春節(jié)、五一、國慶等；消費的酒店是否集中在景點、旅游區(qū)；

2.結合企業(yè)的福利制度，是否存在返鄉(xiāng)、旅游等福利項目；

3.企業(yè)本地發(fā)生的住宿費（考慮有接待消費的可能）；

4.員工因公差旅發(fā)生住宿費報銷，是否有注明事由的單位出差審批表以及其他證明，如：航空客運行程單、登機牌、道路客運發(fā)票、保險發(fā)票等；

5.企業(yè)內部選擇適用簡易計稅方法以及免征增值稅的項目在內部人員編制、費用預（核）算、報銷等方面是否進行了分別核算。

三、差旅費的會計處理和企業(yè)所得稅處理

對于差旅費的賬務處理，會計準則并無詳細規(guī)定，僅在會計科目“管理費用”的使用說明時提到一點。依據差旅費報銷人員性質不一樣，根據會計原則，實務中的差旅費報銷主要計入“管理費用——差旅費”和“銷售費用（營業(yè)費用）——差旅費”兩個會計科目。對于一些特別狀況的差旅費，需要分析后，遵循會計基本原則的基礎上確定計入的會計科目。

對于差旅費的會計處理和稅務處理，需要分不憐憫形進行處理。

1.可直接稅前扣除的

對于管理部門或后勤部門人員出差計入“管理費用——差旅費”；企業(yè)獨立董事為行使其獨立董事的職責而發(fā)生的差旅費，計入的是“管理費用——董事會經費”；銷售部門或營銷部門為銷售產品、市場推廣等計入“銷售費用（營業(yè)費用）——差旅費”；對于這些費用支出，稅法沒有限制性規(guī)定，只要在票據等方面符合規(guī)定就可以直接扣除。

2.需要計入資產計稅基礎，不能直接稅前扣除。

（1）通過“制造費用”計入存貨的

比如，制造型企業(yè)產品加工過程中，有一個環(huán)節(jié)需要委外加工，但是企業(yè)又不放心受托加工方的質量掌握，打算支配生產技術人員到受托方生產現場進行技術指導和現場質量掌握。發(fā)生的差旅費應先計入“制造費用”，而后按規(guī)定計入存貨的成本（計稅基礎）。

（2）通過“在建工程”計入固定資產的

企業(yè)基建部門為施工建設而發(fā)生的差旅費，應先計入“在建工程”，然后按規(guī)定計入固定資產原值（計稅基礎）。

（3）通過“研發(fā)支出”計入無形資產的

企業(yè)研發(fā)人員為研發(fā)新技術、新工藝、新產品等而發(fā)生的差旅費。屬于費用化支出的，在當期按規(guī)定進行加計扣除；屬于資本化支出的，按規(guī)定的進入“無形資產”計稅基礎。

（4）其他按規(guī)定應計入資產成本（計稅基礎）的。

3.只能限額扣除的

（1）屬于“廣告費和業(yè)務宣揚費”范疇的

企業(yè)為達到宣揚的作用，邀請消費者或客戶到公司參觀等活動發(fā)生的費用應計入“業(yè)務宣揚費”，按稅法規(guī)定限額扣除。

（2）屬于“業(yè)務款待費”范疇的

企業(yè)因交際應酬等發(fā)生的差旅費，應計入“業(yè)務款待費”，按稅法規(guī)定限額扣除。

（3）屬于“職工福利費”范疇的

企業(yè)報銷的屬于員工福利性質或福利部門人員出差費用的，應計入“職工福利費”，按稅法規(guī)定限額扣除。

四、差旅費中的差旅費津貼、誤餐補助的涉稅問題

差旅費津貼、誤餐補助涉及到個人所得稅和企業(yè)所得稅問題。

（一）個人所得稅方面

1.涉及到差旅費補貼的個人所得稅規(guī)定有：

（1）（國稅發(fā)〔1994〕089號）

下列不屬于工資、薪金性質的補貼、津貼或者不屬于納稅人本人工資、薪金所得項目的收入，不征稅：

1）獨生子女補貼；

2）執(zhí)行公務員工資制度未納入基本工資總額的補貼、津貼差額和家屬成員的副食品補貼；

3）托兒補助費；

4）差旅費津貼、誤餐補助。

（2）（財稅字〔1995〕82號）

國稅發(fā)〔1994〕089號文件規(guī)定不征稅的誤餐補助，是指按財政部門規(guī)定，個人因公在城區(qū)、郊區(qū)工作，不能在工作單位或返回就餐，的確需要在外就餐的，依據實際就餐頓數，按規(guī)定的標準領取的誤餐費。一些單位以誤餐補助名義發(fā)給職工的補貼、津貼，應當并入工資、薪金所得計征個人所得稅。

（3）國家稅務總局所得稅司巡察員盧云2024年4月11日在線就所得稅相關政策答疑的回答中涉及個人所得稅有：

網友問：單位給出差人員發(fā)的交通費和餐費補貼是否并入當月工資薪金計征個人所得稅？每月通訊費補貼是否并入當月工資薪金計征個人所得稅？

答：依據現行個人所得稅法和有關政策規(guī)定，單位以現金方式給出差人員發(fā)放交通費、餐費補貼應征收個人所得稅，但假如單位是依據國家有關肯定標準，憑出差人員實際發(fā)生的交通費、餐費發(fā)票作為公司費用予以報銷，可以不作為個人所得征收個人所得稅。

關于通訊費補貼，假如所在省市地方稅務局報經省級人民政府批準后，規(guī)定了通訊費免稅標準的，可以不征收個人所得稅。假如所在省市未規(guī)定通訊費免稅標準，單位發(fā)放此項津貼，應予以征收個人所得稅。

2.出差補助報銷的留意事項

需提示的是，對個人取得的根據出差天數、路程等取得現金差旅費津貼在納稅申報時，應由納稅人供應出差的交通費、住宿費憑證或企業(yè)支配出差的有關方案，符合規(guī)定標準的免稅。超過標準的部分，要并入當月的工資薪金所得征收個稅。盡管許多地方是參照上述《中心和國家機關差旅費管理方法》文件執(zhí)行的，但由于經濟發(fā)達程度不同，各地的標準也可能不盡相同，也是要看當地有沒有詳細規(guī)定。

企業(yè)應建立規(guī)范的差旅費報銷制度，明確規(guī)定出差補助標準，假如當地稅務機關要求備案的應按規(guī)定進行備案。

（二）企業(yè)所得稅方面

企業(yè)所得稅方面，出差補助在實務中主要問題是出差補助是否需要發(fā)票以及報銷標準。目前各省市對差旅補助的規(guī)定不全都，有的省市參照行政事業(yè)單位的標準，有的省市政策比較到位有較明確規(guī)定，有的省市可以由企業(yè)自行制定合理的差旅費管理方法，報主管稅務機關備案，有的省市要