酒店市場(chǎng)營(yíng)銷部檔案管理規(guī)定

酒店市場(chǎng)營(yíng)銷部檔案管理規(guī)定一、目的為規(guī)范酒店市場(chǎng)營(yíng)銷部的檔案管理工作，保障檔案信息的完整性、真實(shí)性和安全性，提高工作效率和服務(wù)水平，特制定本規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于酒店市場(chǎng)營(yíng)銷部在工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、公函、合同等檔案管理。三、檔案管理職責(zé)1.文件管理者酒店市場(chǎng)營(yíng)銷部部門主管或?qū)ｉT負(fù)責(zé)檔案管理的員工，負(fù)責(zé)管理酒店市場(chǎng)營(yíng)銷部產(chǎn)生的各類檔案。2.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的存檔、整理、歸檔和檢索等工作。四、檔案管理要求1.確認(rèn)檔案的存儲(chǔ)位置按照材料的性質(zhì)、用途等分類，在柜子、書架上明確放置。2.注冊(cè)檔案資料清單建立檔案資料清單，對(duì)外宣傳檔案的存放位置并提供檔案查詢服務(wù)。3.確認(rèn)檔案歸檔順序按照文件的編號(hào)、主題、日期等建立訂單，在存放時(shí)必須按照序號(hào)順序歸檔。4.簽收設(shè)置登記簿凡進(jìn)出檔案，必須在檔案登記簿上簽名記錄。5.照片及基本信息存檔對(duì)與酒店市場(chǎng)營(yíng)銷相關(guān)的個(gè)人檔案，如員工檔案、客戶資料等，均需存儲(chǔ)其基本信息和照片。6.堆放有序檔案堆放要整齊有序，分類標(biāo)準(zhǔn)要明確，且分類標(biāo)簽要規(guī)范明確。7.關(guān)于文件的保管文件包括與客戶訪問、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手研究、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析等相關(guān)的各種材料，如會(huì)議簽到表、市場(chǎng)研究報(bào)告、策劃方案、競(jìng)品清單等等。所有的文件必須按照規(guī)定的格式進(jìn)行記錄。8.提供文件及其副本每次拿走文件或者文件副本，都必須行駛資料清單，并按照相應(yīng)的操作程序進(jìn)行查收、簽字。9.關(guān)于檔案存取權(quán)限需要有相應(yīng)的權(quán)限才能存放或者存取檔案，未經(jīng)允許禁止私自移動(dòng)、查看和篡改數(shù)據(jù)。10.存放安全措施為保障信息安全，每個(gè)存放庫(kù)房必須有防火、防水、通風(fēng)等整體安全措施，同時(shí)還需要定期檢測(cè)硬件設(shè)備、系統(tǒng)軟件等操作程序。五、檔案管理制度1.細(xì)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立并規(guī)范檔案管理流程，要求詳細(xì)，細(xì)致，對(duì)象清晰，強(qiáng)化對(duì)檔案管理的管理區(qū)分；2.定期例行檢查落實(shí)每季度一次的檔案開放及安排，每年要對(duì)檔案存放點(diǎn)進(jìn)行足夠的安全保密演練并進(jìn)行人員培訓(xùn)；3.提供檔案交流溝通平臺(tái)鼓勵(lì)檔案交流溝通，要求檔案使用人員能夠在相關(guān)平臺(tái)上進(jìn)行信息共享。六、其他酒店市場(chǎng)營(yíng)銷部的檔案管理工作是保證公