遠(yuǎn)程教育課件

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會計信息系統(tǒng)

(第二十九講)主講人:苗淑娟第六章憑證處理記賬憑證是賬務(wù)處理的主要加工對象。賬務(wù)處理的過程以記賬憑證為處理起點，即記賬憑證中的數(shù)據(jù)是計算機進行加工處理的原始數(shù)據(jù)。只有輸入的記賬憑證是正確的，輸出的各種賬表及有關(guān)信息才會正確。因此，在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，最重要的一環(huán)就是對記賬憑證的輸入處理。憑證處理的主要任務(wù)是完成憑證的輸入、憑證平衡校驗、憑證的審核、登賬等工作。它是賬務(wù)處理系統(tǒng)中使用最頻繁，工作量最大的模塊。會計信息系統(tǒng)憑證一、憑證格式記賬憑證可以是通用的格式；也可以分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種；再可以細(xì)分為現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行存款收款憑證、銀行存款付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證五種。

會計信息系統(tǒng)憑證實例會計信息系統(tǒng)憑證實例會計信息系統(tǒng)憑證實例二、憑證內(nèi)容無論憑證格式如何，其基本內(nèi)容有：1、憑證類別：系統(tǒng)初始化時已定義的憑證類別代碼或名稱。2、憑證編號：同一憑證類別按月對憑證進行順序編號，同一類別的憑證既不能重號也不允許漏號。編號由憑證類別編號（或憑證類別名）和憑證順序編號組成。如：收款001、收款002等。一般賬務(wù)處理系統(tǒng)中，憑證編號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，并對其連續(xù)性進行控制。3、憑證日期：憑證日期包括年、月、日，由于日期的正確性將影響經(jīng)濟業(yè)務(wù)在明細(xì)賬和日記賬中的順序，所以日期應(yīng)隨憑證號遞增而遞增，日期不能超過日歷日期。4、附件張數(shù)：指本張憑證所附原始憑證張數(shù)。會計信息系統(tǒng)吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時：48

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(第三十講)主講人:苗淑娟5、摘要：即對本憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的說明。憑證可以是單摘要亦可以是多摘要的，若為后者，憑證的每行必須有摘要內(nèi)容，不同行的摘要不同。對摘要加以分析，可將其分解為幾個要素：當(dāng)事人，指一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及到的人或部門；業(yè)務(wù)類型，指對一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簡要概括，是摘要的基本內(nèi)容；數(shù)量，指經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量；外部單位，指一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及到的外部單位或個人。摘要將隨會計科目在其相應(yīng)的日記賬、明細(xì)賬中出現(xiàn)。6、會計科目及方向：手工憑證一般指的會計科目名稱；在電算化狀態(tài)下，輸入科目時，一般輸入科目編碼，計算機根據(jù)科目編碼自動切換為該編碼所對應(yīng)的會計科目名稱。輸入的科目編碼必須在建立科目時已經(jīng)定義，必須是最底層的科目編碼。每一科目的發(fā)生均應(yīng)有它的方向，即借方或貸方。會計信息系統(tǒng)7、金額：金額不能為“零”，紅字以“－”號表示，會計科目借貸雙方金額必須平衡。不同的憑證格式下，有借方科目、貸方科目及金額的設(shè)置；或者有科目、借方金額、貸方金額的設(shè)置；或者有會計科目、方向、金額的設(shè)置，關(guān)于憑證格式的選擇視具體企業(yè)實際核算情況而定。8、合計：在電算化環(huán)境下由系統(tǒng)自動計算借方科目和貸方科目的金額合計數(shù)。9、各種簽章:包括制表、審核、記賬、出納、主管等人的簽章會計信息系統(tǒng)10、輔助核算的內(nèi)容：如果在科目設(shè)置時定義了相應(yīng)的“輔助賬”，則在輸入每筆分錄時，同時輸入輔助核算的內(nèi)容?！ぎ?dāng)輸入的科目有數(shù)量賬核算要求時，要求輸入數(shù)量和單價?！ぎ?dāng)輸入的科目有往來賬核算要求時，要求輸入對應(yīng)的單位代碼和業(yè)務(wù)員。這些信息在往來賬管理時使用?！ぎ?dāng)輸入的科目需要核對銀行賬時，要求輸入對應(yīng)的票據(jù)日期、結(jié)算方式和票號。這些信息在進行銀行對賬時使用。·當(dāng)輸入的科目有外幣核算要求時，要求輸入外幣金額和記賬匯率。如果一個科目同時兼有上述幾個核算要求時，則同時要求輸入上述有關(guān)內(nèi)容。會計信息系統(tǒng)憑證輸入產(chǎn)生記賬憑證的途徑有三種：一是根據(jù)審核無誤的原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證；二是先由人工編制記賬憑證，再輸入計算機；三是計算機自動生成的機制憑證。憑證輸入采用鍵盤輸入、軟盤轉(zhuǎn)入、網(wǎng)絡(luò)傳輸和自動生成機制憑證四種方式，鍵盤輸入是最常用的形式會計信息系統(tǒng)憑證輸入的特點1、憑證數(shù)量大、品種多憑證的多少與企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)密切相關(guān)。據(jù)統(tǒng)計，一個中等規(guī)模的企業(yè)，每月發(fā)生的記賬憑證達到上千張之多。憑證一般分為收款、付款、轉(zhuǎn)賬三種，但有的科目尚需輸入部分原始單據(jù)。如原材料應(yīng)包括數(shù)量、單價和金額等數(shù)據(jù)。2、輸入速度要快計算機對數(shù)據(jù)的處理速度很快，但數(shù)據(jù)輸入?yún)s是由人工進行。只有提高輸入速度，才能充分利用計算機資源。3、輸入數(shù)據(jù)盡可能不出差錯會計涉及國家的財政制度和政策法規(guī)及企業(yè)經(jīng)營活動過程，輸入數(shù)據(jù)原則上不允許有差錯。會計信息系統(tǒng)吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時：48

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(第三十一講)主講人:苗淑娟憑證輸入的原則1、設(shè)計一個良好的憑證錄入格式計算機會計信息系統(tǒng)是由手工會計演變過來的，如果計算機會計信息系統(tǒng)中的記賬憑證與手工差異很大，勢必影響錄入的速度和質(zhì)量。反之，如果憑證的屏幕格式基本上與原來手工會計的格式相一致，則一方面可盡量消除用戶對計算機憑證輸入的陌生感，另一方面又可減少輸入差錯率，從而提高輸入的效率。有些企業(yè)也采用通用記賬憑證，其格式與轉(zhuǎn)賬憑證類似。那么，記賬憑證的屏幕輸入格式是采用上述三種格式，還是采用一種？能否直接采用手工方式下的格式進一步分析會發(fā)現(xiàn)，收款憑證和付款憑證是轉(zhuǎn)賬憑證的特例。把涉及到現(xiàn)金或銀行存款的業(yè)務(wù)單獨分離出來編制收款憑證或付款憑證，一方面可簡化記賬憑證的編制工作，另一方面也便于登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。很明顯，對現(xiàn)金收款業(yè)務(wù)借方科目恒為現(xiàn)金，可以省略借方科目的填寫；對于現(xiàn)金付款業(yè)務(wù)貸方科目恒為現(xiàn)金，可以省略貸方科目的填寫。銀行存款的收付與其相類似。更主要地，在登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬時，可以很容易地根據(jù)憑證的外觀（一般收款憑證為紅色、付款憑證為藍色、轉(zhuǎn)賬憑證為白色）挑選憑證，并可防止登記時的收付顛倒錯誤。將記賬憑證分為收付轉(zhuǎn)的另一個理由是可以根據(jù)收付轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的的特點設(shè)計記賬憑證的欄次。如收付款憑證，可加設(shè)原始憑證日期、轉(zhuǎn)賬支票號等項（在手工方式下，類似項目有時也填在摘要欄），以便將來與銀行對賬。也就是說，在手工會計下之所以將記賬憑證區(qū)分為收付轉(zhuǎn)三種，主要目的還是著眼于以后處理的方便。會計信息系統(tǒng)憑證輸入的原則采用計算機后，記賬憑證一旦輸入，此后的各種處理統(tǒng)統(tǒng)由計算機自動進行，這樣將記賬憑證劃分收付轉(zhuǎn)的意義隨之降低。此外，由于日常業(yè)務(wù)的發(fā)生是隨機的，一天之內(nèi)可能有收款，可能有付款，也可能有轉(zhuǎn)賬，采用一種格式可以避免輸入過程中不斷切換屏幕輸入格式。所以，計算機會計通常采用一種通用格式。問題的關(guān)鍵是現(xiàn)金科目和銀行存款科目（也包括其他一些特殊科目）的某些特殊屬性（如銀行收付款的轉(zhuǎn)賬支票號等）如何通過一般的格式輸入進去。顯然，在設(shè)計記賬憑證的通用格式時，只能以各種記賬憑證的共性作為基礎(chǔ)，否則欄次過多，會給輸入帶來不便。某些科目特殊屬性的輸入問題，可以通過兩個途徑來解決，一是在輸入過程中若遇到某個特殊科目則給出提示，在通用的屏幕輸入格式之外，將其特有的屬性輸入進去；第二個途徑是仿照手工的處理方式，在摘要上注明某些需要特別說明的事項。用第二種方式比較靈活，但將來在處理過程中，需要將這些特殊屬性分離出來的時候有一定困難，需要事先確定一個規(guī)范，如在摘要中附加給出轉(zhuǎn)賬支票號時，可規(guī)定轉(zhuǎn)賬支票號寫在摘要的最后，并通過“/”符號與摘要分開。會計信息系統(tǒng)2、減少數(shù)據(jù)輸入量數(shù)據(jù)輸入越多，不僅速度越慢，而且差錯率也會增大，因此應(yīng)盡可能減少數(shù)據(jù)的輸入量。根據(jù)憑證的各項內(nèi)容的特點，可以設(shè)定相應(yīng)的輸入方法：或由計算機自動完成，或由手工完成，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，浪費時間，提高輸入速度，具體做法有：日期：首先顯示系統(tǒng)日期，若不需要修改，用回車鍵確認(rèn)，否則鍵入日期，但只能鍵入日，不允許修改年和月份，這樣可以避免非法數(shù)據(jù)錄入，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。憑證號：系統(tǒng)自動從憑證庫中調(diào)出最后一條記錄的憑證號且加1，作為當(dāng)前憑證的憑證號。這是在本月未結(jié)賬前可以進行的操作。摘要：可直接輸入漢字，或者輸入摘要代碼，自動產(chǎn)生摘要。也可以根據(jù)輸入的借方和貸方科目，彈出摘要對話窗口，操作員從對話窗口中用鼠標(biāo)或移動鍵選擇當(dāng)前憑證所需摘要。摘要的輸入除了要求摘要內(nèi)容的規(guī)范化外，就是提高漢字的輸入速度。這就要求操作人員多多練習(xí)，逐步提高漢字的輸入速度。會計信息系統(tǒng)科目代碼：科目代碼輸入花時間是因為一般情況下操作人員對科目代碼不熟悉，在輸入過程中要頻繁地查詢會計科目代碼表。這就要求操作人員記憶常用的科目代碼，另外由系統(tǒng)提供一套靈活的會計科目屏幕查詢功能。在輸入科目代碼時按某個特殊鍵顯示所有的一級科目；選擇一級科目后可繼續(xù)查詢相應(yīng)的二級科目等等。輸入科目代碼，系統(tǒng)自動填入科目名稱，這樣既減少了漢字輸入量，又起到了校對作用。借方金額、貸方金額：操作員逐筆輸入。合計：由計算機直接計算產(chǎn)生。一張憑證中，借方合計一定等于貸方合計，否則該憑證被拒絕存入憑證庫。各種簽章：在財務(wù)分工所確定的權(quán)限下，系統(tǒng)自動完成。附件張數(shù)：操作員逐筆輸入。會計信息系統(tǒng)吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時：48

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(第三十二講)主講人:苗淑娟3、憑證輸入的校驗對記賬憑證的檢測是輸入過程中的另一個重要問題。輸入準(zhǔn)確無誤的記賬憑證是保證后續(xù)處理和輸出無誤的前提。但實際工作中，要求操作人員在輸入記賬憑證的過程中一點不出差錯也是不現(xiàn)實的。一般地，差錯率是與輸入數(shù)據(jù)量成正比的。若平均差錯率為0.1%，當(dāng)輸入1000筆憑證時，就會出現(xiàn)一筆差錯?？瓷先ゲ铄e率不大，但財務(wù)制度是絕對不允許有差錯。為了發(fā)現(xiàn)輸入錯誤就需要對輸入的記賬憑證進行校驗。校驗的方法很多，常用的有：靜態(tài)校驗法是將輸入的數(shù)據(jù)顯示在屏幕上或打印輸出，通過目測來檢查錯誤的方法。這種方法受操作人員熟練程度的影響很大，而且長時間目測會引起眼睛疲勞，效率比較低。界限校驗法是根據(jù)輸入數(shù)據(jù)的可能取值范圍來檢查其錯誤的方法。某些數(shù)據(jù)具有一定的取值范圍，若輸入的數(shù)據(jù)超出了這個范圍就可判斷其為錯誤。如月份的數(shù)值應(yīng)為1至12之間的整數(shù)，大于12或小于1即為錯；再如輸入固定資產(chǎn)原價數(shù)據(jù)時，因國家對固定資產(chǎn)價值有規(guī)定，若其小于某個金額時即為錯。界限校驗可以通過程序來實現(xiàn)。但并不能排除發(fā)生輸入錯誤的可能性，如誤將1月份輸為7月份時就不能查出其錯誤。會計信息系統(tǒng)平衡校驗法是利用數(shù)據(jù)之間的平衡相等關(guān)系檢查輸入錯誤的一種方法。某些輸入數(shù)據(jù)之間會存在一定的平衡相等關(guān)系，如記賬憑證中有借方金額和貸方金額項目，這兩個金額必須相等；再如銷售憑證中有數(shù)量、單價、金額三個項目，數(shù)量乘以單價應(yīng)等于金額。如果在輸入過程中發(fā)現(xiàn)其不平衡、不相等則表明輸入有誤。這種方法也比較易于用程序來實現(xiàn)，但即使其平衡相等也不能完全排除其存在錯誤的可能性。如借貸金額同時多輸入了100元時用這種方法就不能檢查出其錯誤。文件查詢校驗法是通過查詢文件來判斷某個輸入數(shù)據(jù)是否非法的一種方法。如輸入一個會計科目代碼時先查詢科目代碼文件，如不存在則表明這是一個非法的會計科目；再如當(dāng)輸入一個操作員代碼時，先查詢操作員代碼文件，如果不存在，則認(rèn)為是一個非法的操作員代碼。二次輸入校驗法是將同一批數(shù)據(jù)輸入兩次（或兩次以上），通過計算機比較兩批（或多批）數(shù)據(jù)是否相同，從而檢查輸入錯誤的一種方法。重復(fù)輸入時分別由不同的操作員擔(dān)任，因為同一個操作員由于某種習(xí)慣會重復(fù)犯同一種錯誤，這樣在檢查時就不易發(fā)現(xiàn)錯誤。采用這種方法可以檢查出如下幾種錯誤：（1）多輸或漏輸。（2）記錄不一致。實踐表明這是一種查錯效率較高的方法，其他方法只能查出一、二種類型的錯誤，而這種方法可以查出多種類型的錯誤。其缺點是輸入時間花費較多。上述校驗方法可視情況用于憑證輸入的校驗。如對輸入日期、憑證號可采用界限校驗法；科目代碼采用文件校驗法；金額采用平衡校驗法等等。

會計信息系統(tǒng)作業(yè)：參考各種資料，考慮憑證的格式和內(nèi)容的設(shè)計會計信息系統(tǒng)吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時：48

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(第三十三講)主講人:苗淑娟憑證文件設(shè)計由于記賬憑證的來源不同，輸入賬務(wù)處理系統(tǒng)時所采用的方法亦不完全相同。計算機下會計系統(tǒng)處理的憑證主要有兩種：一種是根據(jù)原始數(shù)據(jù)所做的人工憑證；另一種是其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)按標(biāo)準(zhǔn)格式生成的機制憑證。機制憑證可通過自動轉(zhuǎn)賬來實現(xiàn)，這里主要介紹人工憑證的輸入。憑證輸入工作首要的是憑證格式的設(shè)計以及憑證文件的設(shè)計。在計算機環(huán)境下，憑證格式采用通用的。會計信息系統(tǒng)一般來說，憑證文件的結(jié)構(gòu)主要有兩種形式：一種形式是按手工會計通用記賬憑證的結(jié)構(gòu)設(shè)計，用一個數(shù)據(jù)文件存儲憑證，一個記錄中包括摘要、會計科目、借方金額、貸方金額等字段。另一種形式是建兩個數(shù)據(jù)文件，分別記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。一個文件用來描述與經(jīng)濟業(yè)務(wù)有關(guān)的內(nèi)容，如日期、憑證號、摘要、附件等；另一個文件則用來描述經(jīng)濟業(yè)務(wù)與會計科目之間的對應(yīng)關(guān)系，如憑證號、科目代碼、借方金額、貸方金額等。以憑證號為關(guān)鍵字建立兩個文件之間的關(guān)系。下面通過一個實例來描述兩種形式如何存儲記賬憑證。會計信息系統(tǒng)憑證文件設(shè)計會計信息系統(tǒng)憑證文件設(shè)計吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時：48

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(第三十四講)主講人:苗淑娟采用第一種憑證存儲格式，其數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)如下：字段字段名類型寬度小數(shù)說明1RQD8日期2PZHC6憑證號（前兩位為月份）3ZYC30摘要4KMDMC7科目代碼5JFJEN122借方金額6DFJEN122貸方金額7SRYC8輸入員8SHYC8審核員9SHBJN1審核標(biāo)記10DZBJN1登賬標(biāo)記**Total**93會計信息系統(tǒng)憑證文件設(shè)計會計信息系統(tǒng)采用第二種憑證存儲格式，其數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)有：1、憑證號文件字段字段名類型寬度小數(shù)1RQD82PZHC63ZYC304SRYC85SHYC86SHBJN17DZBJN1**Total**622、憑證內(nèi)容文件字段字段名類型寬度小數(shù)1PZHC62KMDMC73JFJEN1224DFJEN122**Total**37會計信息系統(tǒng)從上述實例可以看出，第一種方式適用于“一借一貸”的記賬憑證，如果出現(xiàn)諸如“一貸多借”或“一借多貸”的“一對多”憑證，每個記錄都設(shè)置“摘要”字段，且內(nèi)容相同，就會造成存儲空間的浪費，但這種形式的后續(xù)處理比較簡單。第二種形式存儲憑證比較靈活，可以描述"一對一”及“一對多”不同的會計分錄形式；可以節(jié)約存貯，特別是處理“一對多”時，較第一種方式節(jié)約存貯空間。但憑證的查詢和輸出需要對兩個數(shù)據(jù)文件進行操作，有時還需要進行“合成”，形成人們習(xí)慣的記賬憑證形式，與第一種形式比較處理方法要復(fù)雜一些。

會計信息系統(tǒng)憑證修改憑證輸入時，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯誤的措施，但錯誤憑證是難免的，記賬憑證的錯誤必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果。為更正錯誤，系統(tǒng)提供了對錯誤憑證修改的功能。審核前的憑證修改也可稱為憑證瀏覽，當(dāng)錄入一定數(shù)量的憑證后，錄入人員可瀏覽已輸入的憑證，發(fā)現(xiàn)錯誤可當(dāng)場修正。瀏覽憑證的范圍是已存入憑證庫，但未審核和登賬的憑證記錄，其目的是保證憑證輸入的正確性，具體操作是將要瀏覽的憑證從庫中調(diào)出，并按輸入的格式顯示在屏幕上，與人工憑證進行比較，有錯誤更正，無錯誤瀏覽下一張，直至結(jié)束.當(dāng)然，財務(wù)會計制度和審計對錯誤憑證的修改有嚴(yán)格的要求，會計信息系統(tǒng)根據(jù)這些要求，賬務(wù)處理系統(tǒng)中對不同狀態(tài)下的錯誤憑證有不同的修改方式。1、錯誤憑證的“無痕跡”修改無痕跡修改是指不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。下列兩種狀態(tài)下的錯誤憑證可實現(xiàn)無痕跡修改：（1）對已經(jīng)輸入但未審核的機內(nèi)記賬憑證進行修改或刪除（但操作員只能修改自己填制的憑證，且憑證編號不能修改）；（2）已通過審核但未記賬的憑證不能直接修改，如果軟件有取消審核的功能，可以先取消審核再修改。未通過審核的錯誤憑證可通過憑證的編輯輸入功能直接進行修改；已通過審核的憑證應(yīng)首先通過憑證審核功能取消審核后，再通過憑證的編輯輸入功能進行直接修改。2、錯誤憑證的“有痕跡”修改有痕跡修改是指留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。若已經(jīng)記賬的憑證發(fā)現(xiàn)有錯，不能再直接修改，對此類憑證的修改要求留下審計線索?？梢圆捎眉t字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正。紅字沖銷法或補充憑證法，即將錯誤憑證采用增加一張“紅字”憑證全額沖銷，若需要，再增加一張“藍字”憑證補充的方法會計信息系統(tǒng)吉林大學(xué)遠(yuǎn)程教育課件學(xué)時：48

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(第三十五講)主講人:苗淑娟憑證審核審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進行合法性檢查。憑證審核的目的是防止錯弊，避免輸入人員有意或無意的錯誤操作。會計核算涉及到國家、企業(yè)和個人的切身經(jīng)濟利益，而記賬憑證的準(zhǔn)確性是進行正確核算的基礎(chǔ)，因此，無論是直接在計算機上根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)，因為都經(jīng)過了手工的操作處理，所以需要經(jīng)過他人的審核后，才能作為正式憑證進行記賬處理。賬務(wù)處理系統(tǒng)中為實現(xiàn)憑證審核提供了憑證審核的功能，通過該功能，既可審核憑證，還可取消已審核的憑證。審核通過的憑證方可在計算機內(nèi)生效，才可用于登賬和編表。審核方法有屏幕審核、靜態(tài)審核（既先打印記賬憑證然后進行審核）、二次錄入校驗，最常用的方法是屏幕審核。

屏幕審核時，可直接根據(jù)原始憑證，對屏幕上顯示的記賬憑證進行審核。對正確的記賬憑證，發(fā)出簽字指令，計算機在憑證上填入審核人名字，并作審核標(biāo)記。審核人和制單人不能是同一個人，取消審核只能由審核人進行。會計信息系統(tǒng)登賬審核通過后的憑證才可以進行登賬處理。在手工方式下，登賬是指根據(jù)記賬憑證登記日記賬，明細(xì)賬，總賬，實際上是會計數(shù)據(jù)的多次重復(fù)轉(zhuǎn)抄；在計算機環(huán)境下，登賬是指根據(jù)記賬憑證更新科目余額文件，各種賬簿可根據(jù)需要臨時生成。

會計信息系統(tǒng)科目余額文件設(shè)計科目余額是反映某個時點某個科目的結(jié)存（余額）數(shù)量，是登記總賬、明細(xì)賬，編制資產(chǎn)負(fù)債表等的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?？颇坑囝~的表現(xiàn)形式也是不唯一的，現(xiàn)舉出常見的兩種形式（假定以科目代碼為索引）：第一種形式：字段字段名類型寬度小數(shù)點1科目代碼C72期初借方N1223期初貸方N1224借方發(fā)生額N1225貸方發(fā)生額N122對于一個會計科目來說，其余額要么為借方，要么為貸方。若為借方余額，則期初貸方為0，反之期初借方為0。某時點余額可以運算得到，即：某時點余額=期初借方-期初貸方+期初至該時點借方發(fā)生額-期初至該時點貸方發(fā)生額。若結(jié)果大于0則為借方，反之則為貸方。

會計信息系統(tǒng)科目余額文件設(shè)計第二種形式：字段字段名類型寬度小數(shù)點1科目代碼C72期初余額N1223借貸標(biāo)志N24借方發(fā)生額N1225貸方發(fā)生額N122結(jié)構(gòu)中的借貸標(biāo)志用來標(biāo)明期初余額的性質(zhì)。其值為1時表示期初借方余額，為2時表示期初貸方余額。而某時點余額的計算公式為：某時點余額=期初余額+（借方發(fā)生額-貸方發(fā)生額）×（-1）（借貸標(biāo)志+1）。若結(jié)果大于0則為借方，反之則為貸方。本書將采用第二種形式存放余額數(shù)據(jù)。

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(第三十六講)主講人:苗淑娟科目余額文件設(shè)計科目余額文件可單獨設(shè)計，也可以為全面描述科目特征和科目余額，并為后續(xù)處理提供便利，建立如下數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。字段字段名類型寬度小數(shù)說明1KMDMC7科目代碼2KMMCC20科目名稱3KMLXN1科目類型4KMJBN1科目級別5DCYEN122年初余額6DQYEN122當(dāng)前余額7JDBZN1借貸標(biāo)志8JFFSEN122借方發(fā)生額9DFFSEN122貸方發(fā)生額會計信息系統(tǒng)科目余額文件設(shè)計上述數(shù)據(jù)庫文件中，“當(dāng)前余額”字段是冗余的，可根據(jù)其他字段的數(shù)據(jù)算出，設(shè)置該字段主要為查詢和編制報表快速提供數(shù)據(jù)，而所占空間有限。科目類型表示科目所屬的大類，其對應(yīng)關(guān)系是：1-資產(chǎn)類；2-負(fù)債類；3-所有者權(quán)益類；4-成本類；5-損益類?？颇考墑e表示科目所屬的層次，與前述的科目編碼相對應(yīng)，共設(shè)三級。即：1-一級；2-二級；3-三級。會計信息系統(tǒng)登賬流程設(shè)計登賬處理基本流程有：根據(jù)已輸入且被審核簽章的憑證數(shù)據(jù)，按科目代碼匯總并更新科目余額文件，然后進行逐級匯總，生成上級科目余額數(shù)據(jù)，科目余