試談新時期文秘人員的能力要求論文

第頁共頁試談新時期文秘人員的才能要求論文試談新時期文秘人員的才能要求論文現(xiàn)代文秘人員是一個很大的群體，通俗地說，他們是工薪族中的白領(lǐng)階層，可以勝任經(jīng)理助理、秘書、統(tǒng)計員、推銷員、文書、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質(zhì)的勞動者經(jīng)過培訓(xùn)、鍛煉,還可以成為各行各業(yè)帶文職性質(zhì)的技術(shù)人才或基層____。那幺，文秘人員應(yīng)該具備哪些才能，才能適應(yīng)新時期的要求，才能有效地完成自己的工作呢？一、表達才能文秘人員種種職能的實現(xiàn)，都離不開語言文字的表述。有人說文秘人員的工作是“寫出來，說出來”的，這是有一定道理的。良好的表達才能是對文秘人員的特殊要求，而文字表達和口頭表達是表達才能的根本表達。文字表達才能被看作是文秘人員的“看家本領(lǐng)”和根本功。文秘寫作的涉及面很廣，小到一個記錄、一個通知、一個情況匯報，大到年度工作總結(jié)、任期工作報告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語法、邏輯、修辭和一般的寫作知識，而且還要掌握各種文體的寫作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫作的高手?？陬^表達才能是文秘人員的“口功”。文秘人員對上級匯報工作，請示問題，提出建議；對下傳達指令，溝通情況，組織協(xié)調(diào)；對外開展公關(guān)，公務(wù)交往，社會應(yīng)酬。都對其口頭表達才能提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達要用精練的語言，表達出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。要理解交流對象的特征，準(zhǔn)確把握對方的意圖和要求，充分認(rèn)識語言表達的環(huán)境，研究表達的時機和方式。二、辦事才能文秘人員每天都要面對大量的事務(wù)性工作，如文書事務(wù)、接待事務(wù)、事務(wù)、會議事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項等，辦事成了文秘人員的一項根本職能。要進步自己的辦事才能，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，理解有關(guān)部門的職權(quán)范圍，知曉辦理各項事務(wù)的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開具，會議的組織，來賓的接待等事務(wù)的辦理，都具有程序化的特點。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，進步效率。最后，要擅長交往和應(yīng)變。辦理事務(wù)的過程，其實就是人與人交往的過程，因此，要理解人事關(guān)系，擅長接人待物，長于交際藝術(shù)。同時，文秘人員要具備較強的應(yīng)變才能，能根據(jù)事務(wù)的不同情形和特點，及時準(zhǔn)確地予以辦理，尤其是對于突發(fā)事件，更要機敏應(yīng)對，能在堅持正確原那么的前提下，審時度勢，靈敏機動地處理。三、協(xié)調(diào)才能在現(xiàn)代社會中，協(xié)調(diào)是一種廣泛性的社會活動。協(xié)調(diào)才能已成為一種主要的公共關(guān)系才能，這種才能是現(xiàn)代人生活和生存之必需。對文秘工作而言，尤其需要具備協(xié)調(diào)才能。詳細(xì)表如今以下幾個方面：首先是與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。文秘人員要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告工作，懇求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目的和處理問題時應(yīng)把握的尺度。其次是與主管領(lǐng)導(dǎo)之外的其他領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。有一些行政職能穿插的工作，由多個領(lǐng)導(dǎo)分管，需要多個領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決，而領(lǐng)導(dǎo)之間的.碰面需要一定的程序，有時要靠文秘人員做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。再次是同事之間的協(xié)調(diào)。文秘人員的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是內(nèi)部職能分工的要求。第四是與效勞對象的協(xié)調(diào)。文秘人員應(yīng)認(rèn)真對待每一位效勞對象，對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持，對他們不合理的要求和不正確的意見要進展合理疏導(dǎo)，使他們放棄自己的想法，力求給每個效勞對象一個滿意。四、合作才能信息時代的社會分工越來越細(xì)，某項工作或者某件事務(wù)通常需要假設(shè)干人通力協(xié)作才能完成，因此在這個團結(jié)協(xié)作的過程中，需要發(fā)揮團隊精神。同樣，文秘部門的許多工作也要靠集體協(xié)作才能完成，如遇到重要任務(wù)、緊急情況、重大活動、大型會議，只有集中人員，團結(jié)協(xié)作打殲滅戰(zhàn)，才能保證按時完成任務(wù)。因此，文秘人員要樹立整體觀念、團結(jié)觀念、互助觀念。經(jīng)常通氣，加強聯(lián)絡(luò)，主動交流信息，面對面商量解決問題；遇到難題，要主動請教別人，主動幫助別人，主動想方法解決；遇到共同辦理的事項，彼此都竭智盡力，互相支持，通力合作，爭挑重?fù)?dān)，在工作中大力發(fā)揚團結(jié)互助的合作精神。五、操作才能隨著新技術(shù)____對社會各領(lǐng)域的沖擊，文秘人員僅靠兩只手、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應(yīng)時代的需求。目前，文秘人員實行辦公手段現(xiàn)代化的條件已經(jīng)具備，辦公自動化浪潮對我國的文秘工作產(chǎn)生了深入的影響。因此，對現(xiàn)代辦公設(shè)備的純熟操作才能，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種才能主要包括：中〔英〕文打字機、機、電傳機、復(fù)印機、錄音錄像機、照相機、文字處理機和電子計算機等設(shè)備的使用、保養(yǎng)和初步維修的本領(lǐng)，對于書法、速記、編輯、校對、檔案管理、信息處理等技術(shù)的掌握和運用的本領(lǐng)，對網(wǎng)絡(luò)資的搜集利用和上傳下載本領(lǐng)以及轎車