project2013項目管理教程第2章

12第2章創(chuàng)建項目文檔創(chuàng)建項目文檔是制作項目規(guī)劃的首要步驟，是項目經(jīng)理根據(jù)項目自身的特點與要求，創(chuàng)建項目文檔并設(shè)置項目計劃和創(chuàng)建項目任務(wù)。另外，為保護項目數(shù)據(jù)，還需要及時保存和保護所創(chuàng)建的項目文檔。除此之外，項目經(jīng)理在使用Project

2013管理項目之前，還需要先收集一些與項目相關(guān)的資料，并確定詳細的項目任務(wù)。在本章中，將詳細介紹創(chuàng)建項目文檔的基礎(chǔ)知識。通過本章的學(xué)習(xí)，希望用戶能快速掌握創(chuàng)建與管理項目任務(wù)的方法及技巧。3本章學(xué)習(xí)目的:創(chuàng)建項目文檔設(shè)置項目信息設(shè)置日歷選項設(shè)置項目日歷創(chuàng)建項目任務(wù)保存項目文檔保護項目文檔42.1

收集項目數(shù)據(jù)在使用Project

2013創(chuàng)建項目之前，項目經(jīng)理還需要明確項目的總體目標(biāo)、項目范圍，設(shè)置時間限制與詳細任務(wù)，以確保在規(guī)定的費用內(nèi)，按時完成項目。確定項目步驟確定項目任務(wù)設(shè)置時間限制準(zhǔn)備資源2.2

創(chuàng)建項目文檔當(dāng)用戶收集完項目資料時，便需要運用Project

2013根據(jù)預(yù)定的計劃創(chuàng)建項目文檔了。用戶可以根據(jù)Project2013提供的創(chuàng)建方法，來創(chuàng)建空白項目文檔、模板項目文檔，或根據(jù)現(xiàn)有文檔創(chuàng)建新的項目文檔。2.2.1

創(chuàng)建空白項目文檔當(dāng)用戶啟用Project

2013組件時，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個名為

“項目1”的文檔。一般情況下，用戶可以通過下列2種方法來創(chuàng)建空白項目文檔。2.2.1

創(chuàng)建空白項目文檔1．快速入門法啟動Project

2013組件，系統(tǒng)將自動彈出Project登錄頁面，在該頁面中包括“最近使用的文檔”、“打開其他項目”，以及創(chuàng)建項目文檔列表等內(nèi)容。此時，用戶只需選擇【空白文檔】選項，即可創(chuàng)建一個空白項目文檔。2.2.1

創(chuàng)建空白項目文檔2．快速訪問工具欄法啟動Project

2013之后，單擊【快速訪問工具欄】中的下拉按鈕，在其下拉列表中選擇【新建】選項，將該命令添加到

“快速訪問工具欄”中，然后，單擊“快速訪問工具欄”中的【新建】按鈕，可以快速創(chuàng)建空白項目文檔。2.2.1

創(chuàng)建空白項目文檔3．命令法在Project2013組件中，執(zhí)行【文件】|【新建】命令，在展開的列表中選擇【空白項目】選項，即可創(chuàng)建一個空白項目文檔。2.2.2

創(chuàng)建模板文檔模板是一種特殊的項目文檔，是Project預(yù)先設(shè)置好任務(wù)、資源及樣式的特殊文檔。通過模板可以創(chuàng)建具有統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一框架的項目文檔。一般情況下，用戶可通過下列方法，來創(chuàng)建模板文檔。2.2.2

創(chuàng)建模板文檔在Project2013中，執(zhí)行【文件】|【新建】命令，在展開的列表框中選擇相應(yīng)的模板文件，例如選擇“安裝Project

Server

2013”選項。2.2.2

創(chuàng)建模板文檔然后，在彈出的頁面中將顯示所選模板的預(yù)覽圖片，以及提供者、打分值和開始日期。此時，用戶只需單擊【創(chuàng)建】按鈕，即可創(chuàng)建該模板文檔。2.2.3

根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)容創(chuàng)建“根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)容創(chuàng)建”是根據(jù)用戶保存在本地計算機中的項目文檔，或者保存在本地計算機中的Excel文件來創(chuàng)建新的項目文檔。2.2.3

根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)容創(chuàng)建1．根據(jù)現(xiàn)有項目創(chuàng)建根據(jù)現(xiàn)有項目創(chuàng)建是根據(jù)用戶本地計算機中保存的Project項目文檔，創(chuàng)建一個模板文檔。2.2.3

根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)容創(chuàng)建然后，在彈出的【根據(jù)現(xiàn)有項目新建】對話框中，選擇模板文件，單擊【打開】按鈕即可。2.2.3

根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)容創(chuàng)建在Project

2013中，用戶還可以根據(jù)Excel工作簿內(nèi)容，來創(chuàng)建Project模板文檔。2.2.3

根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)容創(chuàng)建然后，在彈出的【根據(jù)現(xiàn)有項目新建】對話框中，將【文件類型】設(shè)置為“Excel工作簿”，選擇模板文件，單擊【打開】按鈕即可。2.3

設(shè)置項目計劃在制作項目規(guī)劃時，系統(tǒng)會默認當(dāng)前日期為項目的開始日期。為了確保項目目標(biāo)的實現(xiàn)，需要根據(jù)項目的實際開始時間、日常工作時間等要求，定義項目計劃的開始時間、常規(guī)工作時間與項目屬性等內(nèi)容。2.3.1

輸入項目信息輸入項目屬性，主要是輸入項目標(biāo)題、主題、人員及單位等信息，簡單的記錄項目的基礎(chǔ)信息。2.3.1

輸入項目信息在彈出【屬性】對話框中，激活【摘要】選項卡，然后輸入相應(yīng)的信息，選中【保存預(yù)覽圖片】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕即可。2.3.2

設(shè)置項目信息創(chuàng)建完項目文檔之后，用戶還需要設(shè)置項目的開始日期、完成日期、優(yōu)先級等項目信息。2.3.3

設(shè)置日歷選項Project

2013默認計算日程基礎(chǔ)日歷是以“標(biāo)準(zhǔn)日歷”為基礎(chǔ)的，也可以稱作為“基準(zhǔn)日歷”。1．設(shè)置【日歷】選項Project

2013通常會以一些默認選項，來顯示項目的日歷。2.3.3

設(shè)置日歷選項2．設(shè)置【日程】選項在Project

2013中，還可以在【Project選項】對話框中的【日程】選項卡中，設(shè)置輸入任務(wù)信息的方式。激活【日程】選項卡，在【日程】列表中，修改任務(wù)信息的方式。2.3.4

設(shè)置項目日歷由于并不是所有的項目都適用于系統(tǒng)默認的標(biāo)準(zhǔn)日歷，所以在創(chuàng)建項目計劃時用戶還需要根據(jù)自身項目的特點，設(shè)置符合當(dāng)前項目要求的日歷。設(shè)置項目日歷一般包括新建日歷、調(diào)整工作周與設(shè)置工作日等內(nèi)容。2.3.4

設(shè)置項目日歷1．新建日歷執(zhí)行【項目】|【屬性】|【更改工作時間】命令，在彈出的【更改工作時間】對話框中，單擊【新建日歷】按鈕。2.3.4

設(shè)置項目日歷2．調(diào)整工作周由于每個項目所需要的每周的工作時間不一樣，所以創(chuàng)建新項目之后，用戶還需要調(diào)整日歷中的工作周。2.3.4

設(shè)置項目日歷在彈出的【“[默認]”的詳細信息】對話框中，選擇【星期五】選項。然后，選中【對所列日期設(shè)置以下特定工作時間】選項，并在時間列表框中設(shè)置開始時間與結(jié)束時間。2.3.4

設(shè)置項目日歷單擊【確定】按鈕后，新項目中每周四下午的工作時間將自動更改為13點~14點之間，而其它時間將按照“標(biāo)準(zhǔn)（項目日歷）”中的時間執(zhí)行。2.3.4

設(shè)置項目日歷3．設(shè)置工作日在項目執(zhí)行過程中，經(jīng)常會因為某種原因，或因調(diào)整崗位，需要讓部分員工進行適當(dāng)?shù)募影嗷蛐菹?。首先，在【更改工作時間】對話框中，激活【例外日期】選項卡，輸入例外日期的名稱、開始與完成時間，并單擊【詳細信息】按鈕，。2.3.4

設(shè)置項目日歷然后，在彈出的【“事假”的詳細信息】對話框中，選中【工作時間】選項，設(shè)置工作時間值，并設(shè)置重復(fù)發(fā)生方式與重復(fù)范圍。2.4

創(chuàng)建項目任務(wù)任務(wù)是項目規(guī)劃必備的元素，是決定項目順利完成的關(guān)鍵因素。任何項目都需要創(chuàng)建任務(wù)，并通過任務(wù)帶動資源來共同完成項目。在本小節(jié)中，將詳細介紹輸入任務(wù)、設(shè)置任務(wù)信息、插入任務(wù)等創(chuàng)建項目任務(wù)的基礎(chǔ)知識。2.4.1

設(shè)置任務(wù)創(chuàng)建項目任務(wù)的首要條件是在Project

2013中的輸入任務(wù)，并根據(jù)任務(wù)的具體屬性設(shè)置任務(wù)的基礎(chǔ)信息。1．輸入任務(wù)一般情況下，用戶需要在【甘特圖】視圖中輸入項目任務(wù)。2.4.1

設(shè)置任務(wù)2．更改任務(wù)模式輸入任務(wù)名稱之后，系統(tǒng)將自動將【任務(wù)模式】設(shè)置為“手動計劃”。2.4.1

設(shè)置任務(wù)3．設(shè)置任務(wù)信息輸入完任務(wù)之后，還需要根據(jù)任務(wù)的具體情況，設(shè)置更多的任務(wù)信息。2.4.1

設(shè)置任務(wù)在【任務(wù)信息】對話框中單擊【確定】按鈕后，返回到【甘特圖】視圖中。此時，用戶向右調(diào)整滾動條，將會顯示條形的任務(wù)條。2.4.2

編輯任務(wù)用戶在創(chuàng)建項目計劃時，并不能夠保證一次性輸入完整的任務(wù)。此時，還需要根據(jù)