辦公設施物資管理制度

辦公設施物資管理制度一、背景隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模逐漸擴大，辦公設施和物資的管理也越來越復雜。合理的管理制度可以幫助企業(yè)提高物資利用效率，減少損失，降低成本，提高企業(yè)的競爭力。因此，制定一套完善的辦公設施物資管理制度是企業(yè)日常管理工作中至關重要的一環(huán)。二、目的和范圍1.目的為了維護企業(yè)內(nèi)部物資資源的合理利用，制定本管理制度，規(guī)范辦公設施和物資的管理流程，確保所有設施和物資能夠得到正確、合理、經(jīng)濟地利用，保護和維護企業(yè)資產(chǎn)。2.范圍本管理制度適用于企業(yè)的所有設施和物資管理工作。三、管理流程1.設施和物資的分類管理按照企業(yè)集中管理的原則，將設施和物資按照用途和性質(zhì)分為三類：“固定資產(chǎn)”、“低值易耗品”和“日常用品”。（1）固定資產(chǎn)指價值較高、壽命較長、適用于一定時期、以產(chǎn)生生產(chǎn)、經(jīng)營或增加價值作用的固定資產(chǎn)。因其使用壽命長、價值大，需要進行資產(chǎn)臺帳登記、盤點盈虧管理等工作。（2）低值易耗品指單價低、日常的物品，例如辦公文具、耗材等。這些物品在使用過程中，耗損較快，需要按照日常需求采購、分發(fā)、補充等工作。（3）日常用品指日常辦公室中用到的物品，比如衛(wèi)生紙、飲料等。這些物品一般在使用過程中很快都會耗盡或用完，需要計劃采購，避免頻繁購買。2.設施和物資的采購（1）固定資產(chǎn)的采購由企業(yè)財務和物資管理部門組織編制資產(chǎn)購置計劃，提前列出需采購的設備清單，并制定采購標準和指南。在實施采購前，要通過競爭性招標、詢價等方式，選擇質(zhì)量和價格合理的供應商，并簽訂采購合同。（2）低值易耗品和日常用品的采購由接受分管負責人或辦公室主任接收需求，參考庫存量、使用頻率、質(zhì)量、價格等要求編制采購計劃。隨后，委托物資管理人員到指定的市場或商家進行采購，簽署采購合同，將物資及時分發(fā)給所需部門。3.設施和物資的分發(fā)（1）固定資產(chǎn)的分發(fā)由物資管理部按照資產(chǎn)臺賬和使用部門的需求，審批后進行發(fā)放。使用部門應嚴格執(zhí)行定期臺帳清點，及時進行維修和保養(yǎng)工作，并報告物資管理部門進行跟蹤和管理。（2）低值易耗品和日常用品的分發(fā)由接受分管領導或辦公室工作人員發(fā)放。使用部門對領用物品要進行登記，每個月總結使用情況，進行匯報。4.設施和物資的報廢和處理（1）固定資產(chǎn)的報廢和處理所有的固定資產(chǎn)按實際使用期限進行定期檢查，如發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題或殘次品，立即報告物資管理部并督促維修和保養(yǎng)。如超過合理使用期限或報廢標準，要按照報廢程序及時報廢處理，需進行資產(chǎn)會計處理。（2）低值易耗品和日常用品的處理按照管理部門制定的處理標準進行處理，如通過物資管理部門二次利用、捐獻或回收等渠道進行處理，并將收益安排在固定資產(chǎn)或物資經(jīng)費內(nèi)。四、責任和追責1.責任制度（1）設施和物資管理主管單位對設施和物資的管理負有全面責任，需制定管理制度，并確保制度的有效性和執(zhí)行；（2）采購人員負責采購品質(zhì)合格、價格合理的物品，并把采購價格記錄到物資檔案中，以便做出決策；（3）分發(fā)人員負責將分發(fā)的相關物品進行記錄，并定期進行審計；（4）使用部門負責對資產(chǎn)臺賬進行登記、使用、維修和保養(yǎng)，并在規(guī)定時期進行存貨清點。2.追責制度管理轄區(qū)內(nèi)管理人員如違反規(guī)定進行侵吞、挪用、浪費等行為，根據(jù)實際情況進行相應處理。五、總結制定有效的辦公設施物資管理制度，不僅可以提高企業(yè)管理效率，還能避免浪費現(xiàn)