國際通用商務(wù)信函寫法指導(dǎo)：結(jié)構(gòu)與格式

國際通用商務(wù)信函寫法指導(dǎo)：結(jié)構(gòu)與格式在國際商務(wù)業(yè)務(wù)中，一封得體的信函猶如商務(wù)中得體的著裝，從外可以看到內(nèi)，規(guī)范、美麗的書信語言能夠有效增進(jìn)客戶的相信，以下是我給大家整理的國際通用商務(wù)信函寫法指導(dǎo)：結(jié)構(gòu)與格式，盼望可以幫到大家

英文商務(wù)信函格式與結(jié)構(gòu)，商務(wù)英語郵件格式規(guī)范

一般來說，現(xiàn)在使用的商務(wù)英語書信的格式主要有兩種：傳統(tǒng)的縮頭式(theconventionalindentedform)和現(xiàn)代的齊頭式(themodern

blockedform)。

依據(jù)英國傳統(tǒng)做法，縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間，有時(shí)可能會(huì)縮進(jìn)更多?，F(xiàn)在，齊頭式在商務(wù)英語書信中使用得特別

普遍。它的突出特點(diǎn)就是全部信的內(nèi)容都從信紙的左邊開頭，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便于區(qū)分。這種格式被稱作齊頭

式(thefullblockedform)。但是，有時(shí)把日期放在信紙的左邊會(huì)給查找?guī)聿槐?，所以，人們使用了一種改良的齊頭式(the

modifiedblockedform)，即把日期放在右邊，而把其他內(nèi)容放在左邊。

一般來說，我們通常使用單行距來布局一封信，這會(huì)使我們所寫的信有一種緊湊感，但有些人在寫短信的時(shí)候，更喜愛用雙行距。

依據(jù)個(gè)人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務(wù)英語書信的結(jié)構(gòu)都包括以下幾部分內(nèi)容:

(1)信頭(theletter-head)

(2)案號(hào)和日期(thereferenceanddate)

(3)封內(nèi)名稱和地址(theinsidenameandaddress)

(4)開頭稱呼語(thesalutation)

(5)信文(themessageorthebodyoftheletter)

(6)結(jié)尾敬語(theplimentaryclose)

(7)寫信人簽名或簽署(thewriterssignatureanddesignation)

(8)留意事項(xiàng)(theattentionline)

(9)事由、標(biāo)題(thesubjectline)

(10)經(jīng)辦人(thereferencenotation)

(11)附件(theenclosure)

(12)抄送(thecarboncopynotation)

(13)附言(thepostscript)

在商務(wù)英語書信中，上述每一部分內(nèi)容都有自己固定的位置，包含自己獨(dú)特的內(nèi)容，它們是不能隨便互換的。

信頭所包含的是寫信人的基本狀況，包括他的姓名、地址、電話號(hào)碼、電傳號(hào)碼以及傳真號(hào)碼甚至e-mail地址。信頭在信紙的最上方，

有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量優(yōu)良的信紙以及一個(gè)干凈、均勻的信頭，可以展現(xiàn)一個(gè)公司的風(fēng)采，增加公司的信譽(yù)。

案號(hào)是寫信時(shí)所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。常常以“ourref”和“yourref”來區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭

以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務(wù)英語書信中，日期肯定

要寫全，不能用數(shù)字的形式，由于美國和英國的日期標(biāo)示法是不同的。英國的日期標(biāo)示法是“24thmarch.2024”，而美國的日期標(biāo)示法則是

“march24，2024”。月、日的后面用逗號(hào)，年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。

封內(nèi)名稱和地址即收信人的名稱和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可依據(jù)信的長短來定。

封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式，

緊靠信紙的左邊，這樣會(huì)使信看上去整齊。

開頭稱呼語是寫信人開頭信文的禮貌用語，一般商務(wù)英語書信中多用dearsir，dearsirs或gentlemen，并且獨(dú)立成行，在封內(nèi)名稱

和地址以下三行。在dearsir或dearsirs后面用逗號(hào)，而在gentlemen后面用冒號(hào)。

信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，信文的書寫要求是簡潔、清楚、禮貌;語法正確，切中要點(diǎn);段落劃分明確，每段集中于一個(gè)話題;打印精確?????，布局要

有藝術(shù)性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其留意頁邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些短信可用雙行距。

結(jié)尾敬語是信件結(jié)束時(shí)的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語，在信中沒有實(shí)際意義，傳統(tǒng)使之成為必需，并已成為習(xí)慣，所以始終沿用

至今。傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語有：yoursfaithfully，yourstruly(多用于美國)等，也有人用倒裝的faithfullyyours，trulyyours等。結(jié)

尾敬語必需和信文緊連一起，不能分開，更不能把它單獨(dú)放到另一頁。如遇此種狀況，則信件必需重新支配、打印。

簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標(biāo)記。公司名稱可以打印，而主管人簽名則必需是手寫，兩者都不行用印章代替。這部分在結(jié)尾敬

語以下三行，大約留出五行或更多的空間。

留意事項(xiàng)的習(xí)慣用語是：fortheattentionof或簡潔的attention，下面一般要加上橫線。當(dāng)信件是寫給特定的人或主辦部門時(shí)，則用

此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外，可放在信文以上中間。

事由或標(biāo)題在開頭稱呼語以下兩行，下加橫線，除齊頭式外，一般放在信文以上中間。常常是用一詞或簡潔的幾個(gè)詞來表示信文的主題，

讓收信人先對(duì)所談內(nèi)容有所了解。

經(jīng)辦人在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫，可用小寫，也可用大寫。

附件在經(jīng)辦人以下兩行。寫信人可標(biāo)示出一個(gè)或多個(gè)信中所提到的附件。常常使用的形式有:enclosure，enclosures，encl.，

enc.等。

抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標(biāo)記為cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和復(fù)印件上。示意的標(biāo)記

為bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在復(fù)印件上，并且只有寫信人和收信人知道。

附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中遺忘提到的內(nèi)容，可用此方式，但應(yīng)盡量避開使用。由于它可能會(huì)給人一種錯(cuò)覺，即在寫信

前，你未能很好地支配你的信件。這可能會(huì)影響到你的信譽(yù)。

在上述十三部分內(nèi)容中，前七部分是每一封商務(wù)英語信件所必需包含的內(nèi)容，而后幾部分則是可有可無的。