公司檔案管理辦法

公司檔案管理方法篇一：公司檔案資料管理方法

公司檔案資料管理方法

〔試行〕

一、目的

為加強(qiáng)公司檔案管理工作，標(biāo)準(zhǔn)公司資料、文件保管程序，保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完好性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的標(biāo)準(zhǔn)要求，根據(jù)?中華人民共和國(guó)檔案法?及國(guó)家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本方法。

二、適用范圍

本方法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品研發(fā)、消費(fèi)制造等涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)各方面的具有歸檔保存價(jià)值的實(shí)物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。

三、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)

公司設(shè)立檔案資料室，負(fù)責(zé)全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對(duì)本部門歸檔文件資料進(jìn)展初級(jí)管理。

四、檔案歸檔

1．歸檔要求

歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好

的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件〔盤〕同存時(shí)，應(yīng)保持一致。屬于ISO9001質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫受控編號(hào)。

歸檔的文件和資料要求質(zhì)量?jī)?yōu)良，圖樣明晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，

禁用字跡不結(jié)實(shí)的工具書寫。

對(duì)軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時(shí)要有保護(hù)措施，包裝良好，

封面書寫標(biāo)題及編號(hào)，無(wú)涂改。

凡對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文件、資料、實(shí)物等，各部門有責(zé)任及時(shí)歸

檔。因歸檔不及時(shí)造成資料損壞或喪失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門須承當(dāng)責(zé)任。

歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定

保密級(jí)別和限制查閱使用范圍。

2．歸檔時(shí)間

工程、研發(fā)工程資料在工程完工后一個(gè)月內(nèi)歸檔。各類管理文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價(jià)值的文件和資料應(yīng)及時(shí)歸檔。

3．歸檔程序和手續(xù)

各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預(yù)立卷。歸檔時(shí)要作?檔案移交〔接收〕登記?，屬質(zhì)量體系受控文件要提交?受控文件和資料清單?，經(jīng)檔案室和歸檔部門雙方當(dāng)面清點(diǎn)簽字后備查。對(duì)不完好、不準(zhǔn)確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善到達(dá)要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一工程的成套資料在歸檔時(shí)要有資料目錄，并按要求提供?圖紙資料存檔清單?。

4．歸檔責(zé)任部門

公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會(huì)議材料、外來(lái)文件由公司辦公室負(fù)責(zé)。

各職能部發(fā)的文件、管理細(xì)那么由主辦部門負(fù)責(zé)。

技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文件、消費(fèi)文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負(fù)責(zé)。

5．歸檔范圍

工程類〔見附件二〕

研發(fā)類〔見附件三〕

產(chǎn)品消費(fèi)類〔見附件四〕

管理類〔見附件五〕

其他類

6．管理文件和資料的歸檔

凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號(hào)歸檔，不得缺少。

公司各職能部門負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證

借閱人員能使用更新后的有效版本。

7．技術(shù)文件和資料的歸檔

〔1〕凡公司及所屬各部的工程工程、研發(fā)工程、產(chǎn)品消費(fèi)、工藝文件、

各類標(biāo)準(zhǔn)、引進(jìn)技術(shù)、涉外活動(dòng)等文件和資料均納入歸檔范圍。

〔2〕研發(fā)工程、工程工程、工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等資料的歸檔，實(shí)行工程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，由工程〔或技術(shù)〕負(fù)責(zé)人主持有關(guān)文件資料的整理、歸檔工作。工程〔或技術(shù)〕負(fù)責(zé)人和兼職檔案員對(duì)歸檔材料的完好性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性負(fù)責(zé)。各部由總工和技術(shù)負(fù)責(zé)人組成三人以上的專家小組，對(duì)歸檔資料進(jìn)展技術(shù)審查并簽署意見，確定保密級(jí)別和查閱限制。經(jīng)審查合格的資料送檔案室歸檔。各部門綜合辦公室對(duì)屬質(zhì)量體系范圍內(nèi)文件資料的標(biāo)準(zhǔn)性、完好性負(fù)責(zé)。

〔3〕檔案室在工程、研發(fā)工程資料和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)歸檔后，書面通知管理規(guī)劃部。此書面通知將作為公司對(duì)事業(yè)部工程考核的根據(jù)之一。

五．檔案和資料的保管

1.各種管理、技術(shù)文件和資料屬于公司專有技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和無(wú)形資產(chǎn)的重要組成局部，要嚴(yán)格管理，嚴(yán)防因失密給公司造成損失。

2.管理文件和資料、技術(shù)文件、工程工程的圖紙等應(yīng)進(jìn)展分類管理，文件與資料必須編號(hào)。

3.檔案資料是公司研發(fā)、工程、消費(fèi)、經(jīng)營(yíng)和管理的重要根據(jù)，檔案資料室必須確保平安。

(1)健全借閱審批、登記制度，嚴(yán)防文件資料損壞、喪失。未經(jīng)容許不得復(fù)制、使用保密檔案。

(2)做好“五防〞工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。

(3)檔案室內(nèi)要經(jīng)常清掃，保持清潔衛(wèi)生。

(4)室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得將易燃、易爆物品帶入室內(nèi)。

(5)工作人員分開檔案室時(shí)要關(guān)燈、關(guān)好門窗。

六、檔案資料的使用

1.公司檔案資料分為機(jī)密、機(jī)密、無(wú)密級(jí)三個(gè)級(jí)別。機(jī)密級(jí)的檔案資料有嚴(yán)格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管指導(dǎo)批準(zhǔn)。公司的重要文件、技術(shù)資料列入機(jī)密級(jí)檔案管理。機(jī)密級(jí)檔案和資料有查閱限制，復(fù)制借閱要經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人同意，公司辦公室批準(zhǔn)。對(duì)公司較重要的文件、技術(shù)和工程資料列入機(jī)密級(jí)別管理。無(wú)密級(jí)檔案資料，公司內(nèi)部職工可以查閱、復(fù)制、借用，但需進(jìn)展登記備案。

2.查閱檔案資料，需執(zhí)行檔案資料保密規(guī)定，并做查閱登記。本公司員工可查閱本職工作范圍的檔案資料；如要查閱非本職工作的檔案資料，需經(jīng)檔案歸檔部門負(fù)責(zé)人同意，公司辦公室批準(zhǔn)；公司外部人員查閱檔案資料，需經(jīng)公司接待部門指導(dǎo)申請(qǐng)，公司主管指導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人陪同查閱，不得借出。

3.檔案資料的借閱和復(fù)制按檔案保密規(guī)定執(zhí)行。借閱檔案資料應(yīng)在檔案室做借閱登記，對(duì)有保密要求的檔案資料要有相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的?文件資料借閱申請(qǐng)單?。以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。

4.借閱科技檔案不得超過(guò)兩個(gè)月；借用管理文件不得超過(guò)一個(gè)月；借用非本部門檔案不得超過(guò)兩周。借閱期滿后，如需繼續(xù)借用時(shí)，可持所借檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對(duì)逾期不還，經(jīng)催促仍拖延者，除停頓其借閱權(quán)利外，還將向其所在部門通報(bào)。

5.凡公司員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的員工，在分開公司前也必須清還所借檔案。

七、文件和資料的更改、銷毀

1.已歸檔的非技術(shù)文件和資料如需更改，由原歸檔部門持?文件和資料更改通知單?到檔案室填寫?文件和資料更改登記表?，此登記表、更改通知單與文件共同存放，以備查詢。

2.技術(shù)文件和資料需更改時(shí)，要按?設(shè)計(jì)更改程序?及?產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件更改方法?執(zhí)行，填寫?設(shè)計(jì)變更補(bǔ)充通知單?并由工程負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品圖紙及工藝文件的更改要有事業(yè)部總工或技術(shù)負(fù)責(zé)人的審批，同時(shí)注明更改原因及日期。

3.文件和資料失效或終止執(zhí)行時(shí)，各部門檔案員應(yīng)按要求填寫?終止執(zhí)行文件和資料目錄?，到檔案室備案，由檔案室在文件上標(biāo)明終止執(zhí)行或作廢字樣。

4.對(duì)無(wú)保存價(jià)值的已失效或終止執(zhí)行的文件、資料，需經(jīng)原編制部門審核，原審批部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫?技術(shù)文件和資料處置表?及?申請(qǐng)銷毀文件和資料目錄?存檔。

5.對(duì)于需要銷毀的文件、資料，由檔案室定期提出申請(qǐng)，經(jīng)公司專家委員

會(huì)鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷毀并做銷毀記錄。

八、其他

本方法自公布之日起實(shí)行，解釋權(quán)歸公司辦公室。

附件一：有關(guān)表格、清單樣本

1.?受控文件和資料清單?

2.?檔案移交〔接收〕登記?

3.?文件和資料更改通知單?

4.?文件和資料更改登記表?

5.?設(shè)計(jì)變更補(bǔ)充通知單?

6.?技術(shù)文件和資料處置表?

7.?終止執(zhí)行文件和資料目錄?

8.?申請(qǐng)銷毀文件和資料目錄?

9.?圖紙資料存檔清單?

10.?文件資料借閱申請(qǐng)單?

11.?文件資料借閱單?

附件二：工程工程資料歸檔范圍

1.設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知書

2.合同書及附件、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要

3.系統(tǒng)原理圖、施工圖

4.軟件功能規(guī)格書、軟件框圖、程序清單、軟件測(cè)試大綱、測(cè)試報(bào)告

5.系統(tǒng)調(diào)試大綱、調(diào)試說(shuō)明、系統(tǒng)操作使用說(shuō)明書

6.調(diào)試過(guò)程中的原始記錄

7.開工圖

8.用戶驗(yàn)收證明、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、向用戶提交資料的交接記錄

9.工程鑒定、獲獎(jiǎng)證書、用戶感謝信

注：除3、4、5、7項(xiàng)要求同時(shí)提供軟盤及書面材料外，其余均需提供材料的原件

附件三：研發(fā)工程資料歸檔范圍

篇二：公司檔案管理方法及施行細(xì)那么

檔案管理方法及施行細(xì)那么

為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的守信鼓勵(lì)與失信懲戒機(jī)制，標(biāo)準(zhǔn)公司的經(jīng)營(yíng)行為，保護(hù)公民的合法權(quán)益，促進(jìn)全公司的持續(xù)安康開展，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本方法。

一、總那么

第一條根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)公

司檔案工作，更好地為公司進(jìn)步經(jīng)濟(jì)效益效勞，特制定

本規(guī)定。

第二條公司的檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總

和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)型檔案為主體，包括公司章程、

股東名簿、組織規(guī)程及辦事細(xì)那么、董事會(huì)及股東會(huì)記錄、

行政類文件、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、工程設(shè)計(jì)圖、工程預(yù)

算決算書、方案統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供給、財(cái)務(wù)管理、

勞開工資、各類合同和其他工作等方面檔案。

第三條公司檔案工作是企業(yè)管理根底工作的組成局部，是維護(hù)

公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)相貌的一項(xiàng)工作。

第四條公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原那么。

二、文件材料的形成與歸檔

第五條公司要根據(jù)相應(yīng)法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料

形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵

循方案、公司的開展、工程的進(jìn)展〔施工〕、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)

等項(xiàng)工作和文書處理的程序。

第六條公司消費(fèi)〔施工〕活動(dòng)中形成的辦公用品及文件等材料

由工程工程負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。

各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范

圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔，然后交給公司檔案管理人員。

1、公司指定專門的部門及專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。按照各部

門的工作，此類型工作由行政部門統(tǒng)一管理、分類、存檔檔案。

2、文件材料的搜集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審

閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，

由主辦部門或人員搜集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部搜集。

第七條公司文件材料歸檔的根本要求1、歸檔的文件材料必須完好。

2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司消費(fèi)、基建和經(jīng)營(yíng)管

理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

3、歸檔的文件材料必須層次清楚，符合其形成規(guī)律。

第八條公司必須編制文件材料的歸檔范圍。

企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

1、經(jīng)營(yíng)銷售方面：有公司經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文

件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用

戶效勞工作中形成的文件材料等。

2、財(cái)務(wù)管理方面：有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文

件等。

3、工程建立方面，涉及到的有關(guān)工程資料、工程合同、工程圖

紙等。

4、方案統(tǒng)計(jì)方面。有各種方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和方案管理、統(tǒng)計(jì)分

析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

5、勞開工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞開工資、勞

動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

6、物資供給方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供給和工

具管理中形成的各種文件材料。

7、宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種

文件材料，公司行政工作、共青團(tuán)工作和董事會(huì)工作中的各

種文件材料等。

8、其他方面。

第九條檔案級(jí)別的劃分：

檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類

型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。

等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件

二級(jí)為機(jī)密文件

三級(jí)為機(jī)密文件

四級(jí)為普通文件

1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型

發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件，劃分等級(jí)為四級(jí)。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。此類型文書屬機(jī)密文件，劃分等級(jí)為二級(jí)。

3、本公司的各種工作方案、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，劃分等級(jí)為三級(jí)。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要

的文件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。

5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的

檔案，為絕密文件，其劃分級(jí)別為一級(jí)。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄

像等。屬于機(jī)密文件，其等級(jí)為三級(jí)。

附表格如下：

第

十

條

歸

檔

時(shí)

間

術(shù)工程，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由工程負(fù)責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。

2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個(gè)月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔

的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

第十一條公司各類文件材料一般歸檔一式一份原件及掃描件，比擬重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第十二條公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序；列入基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作方案；列入公司有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。第十三條公司檔案管理要對(duì)公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)展指導(dǎo)、監(jiān)視、檢查。

a〕檔案管理

歸檔要求：

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件

之間的有機(jī)聯(lián)絡(luò)，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完

整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件〔原件〕與附件〔復(fù)

印件、掃描件〕分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針

對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)展排列，密不可分的文件材料

應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件

篇三：企業(yè)檔案管理制度

公司檔案管理制度

第一章總那么

第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指過(guò)去和如今的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事消費(fèi)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理〞原那么，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

第二章檔案歸檔

第四條歸檔范圍

(一)

(二)通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊(cè)、注冊(cè)申報(bào)資料等。工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理〔變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制〕、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。

(三)合同：原輔料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。

(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉(cāng)庫(kù)等輔助設(shè)備；消費(fèi)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。

(五)

(六)員工培訓(xùn)：培訓(xùn)方案、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。計(jì)量：化測(cè)類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長(zhǎng)度類、計(jì)時(shí)類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。

(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回憶、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告〔含送檢或抽檢〕、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。(八)

(九)

供給商檔案。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。

(十)檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫(kù)單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請(qǐng)驗(yàn)單等；

(十二)批記錄：批消費(fèi)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。

(十四)驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主方案、廠房及公用系統(tǒng)、消費(fèi)設(shè)備驗(yàn)證、QC設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。

(十五)行政類文件：

第五條歸檔時(shí)間

(一)各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)〔一個(gè)工作日〕內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔；

(三)員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(四)計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(五)供給商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(六)

(七)

手續(xù)；

(八)驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主方案按年度歸檔，于每年1月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；

(九)

(十)其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承當(dāng)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。

第六條歸檔份數(shù)

(一)

(二)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

第七條歸檔要求

(一)

(二)

(三)

(四)由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過(guò)系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上指導(dǎo)簽字確認(rèn)前方可歸檔。

第八條歸檔手續(xù)

各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫?文件歸檔單?一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫?文件歸檔登記薄?，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。

第三章檔案的搜集與整理

第九條檔案的搜集

(一)由各部門指派專人，每周一對(duì)其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)展搜集，并進(jìn)展分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)展搜集，再進(jìn)展系統(tǒng)的、全面的整理。

(三)搜集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完好，需進(jìn)展進(jìn)一步的搜集，對(duì)搜集不全的檔案，要做好記錄。

第十條檔案的整理

(一)

(二)檔案采用按類別分類的方式，做到層次清楚，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)展系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，詳細(xì)說(shuō)明如下：

7、8、9位代表流水號(hào)001～999。

、6位為檔案柜號(hào)。

、4位為二級(jí)分類的編號(hào)。

、2位為一級(jí)分類的英文縮寫。

第四章檔案建檔

第十一條分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)，于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，并建立?檔案明細(xì)臺(tái)賬?。

第十二條檔案專用章

所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號(hào)章

檔案盒中每份檔案右