內(nèi)部審核方法與技巧詳解

（優(yōu)選）內(nèi)部審核方法與技巧課件1本文檔共47頁；當前第1頁；編輯于星期三\21點31分2審核與跟進流程圖審核通知內(nèi)部審核外部審核審核匯總問題點改善跟進問題點改善情況結(jié)束OKNG本文檔共47頁；當前第2頁；編輯于星期三\21點31分3目錄術(shù)語與定義審核工作的重要性跟進工作的重要性審核的類別審核、跟進的步驟及要點本文檔共47頁；當前第3頁；編輯于星期三\21點31分4審核的定義：為獲得證據(jù)并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。跟進的定義：為了使一個方案、一項決議能夠按時完成，而采取包括面對面交流、書面通知、電話通知、告示貼、電子郵件等方式來促使責任人按期完成計劃的方案、決議的過程。一、術(shù)語與定義本文檔共47頁；當前第4頁；編輯于星期三\21點31分5二、審核的重要性審核是有目的的，有針對性的檢查，評審系統(tǒng)、過程、標準、方法、作業(yè)、記錄等存在漏洞或錯誤的地方，從而及時發(fā)現(xiàn)及糾正，避免出現(xiàn)大的問題及對公司造成大的損失。審核有助于及時的發(fā)現(xiàn)存在的問題點審核由于具有針對性，并由經(jīng)過培訓的審核員實施審核，所以更有利于發(fā)現(xiàn)問題并把問題提交到責任人去完成解決本文檔共47頁；當前第5頁；編輯于星期三\21點31分6如果不實施審核，可能會導致問題得不到及時發(fā)現(xiàn)及得不到及時的整改例１：浸錫清洗間的水龍頭損壞如果浸錫清洗間水龍頭損壞導致擰不緊、漏水，一天約流失二桶水，如果沒有人去檢查，哪么一年就會浪費730桶水（在日常中有人發(fā)現(xiàn)這個問題，但可能不少人都不去反映，或者有人反映了，但反映了一次如果沒有解決也就不反映了，依然會浪費730桶水）如果有安排人去定期實施審核發(fā)現(xiàn)此問題，則會記錄及跟進此水龍頭是否修好，則能較及時的減少此水龍頭損壞導致水浪費的情形審核的重要性本文檔共47頁；當前第6頁；編輯于星期三\21點31分7例２：某些安全隱患，客戶審核時發(fā)現(xiàn)的記錄錯誤，記錄不規(guī)范，５Ｓ沒有做到位等如果專職審核員或現(xiàn)場基層管理員對這些項目進行日常審核及定期進行綜合性的審核并張貼公告，則這些問題會大幅度的減少例如10年由標準組組織的每周一次的現(xiàn)場審核，使現(xiàn)場得到很大的改善；如果沒有人去審核，檢查，現(xiàn)場的5S,管理一般情況下就會變差．．．審核的重要性本文檔共47頁；當前第7頁；編輯于星期三\21點31分8例４：俄羅斯的庫爾斯克的沉沒現(xiàn)在科學家認為是由于過時的魚雷沒有拆除的原因!

－－－這是屬于５Ｓ中的整理階段的內(nèi)容，也可認為是由于沒有審核或?qū)徍瞬坏轿坏脑?，也許這潛艇的某些軍官可能也發(fā)現(xiàn)了此問題，但他們不是做審核的，同時異常問題反饋的意識較弱，并沒有引起足夠的重視從而導致庫爾斯克的沉沒審核的重要性本文檔共47頁；當前第8頁；編輯于星期三\21點31分9從庫爾斯克的沉沒、每年都有不少企業(yè)發(fā)生火災(zāi)等可以看出審核的重要性及意義：及時的發(fā)現(xiàn)問題，如果等到嚴重問題出現(xiàn)后再去重視，有時候就來不及了，甚至連糾正的機會都沒有了！審核的重要性本文檔共47頁；當前第9頁；編輯于星期三\21點31分10庫爾斯克也不會無緣無故的沉沒；火災(zāi)不會突然發(fā)生,更不會死去十幾人甚至幾十人；一座大廈、一座大橋不會無緣無故的突然倒下，這其中原因很多，存在很多的漏洞，甚至給了我們相當長的時間去發(fā)現(xiàn)這些問題及漏洞，但卻沒有人去發(fā)現(xiàn)，或者發(fā)現(xiàn)后沒有去糾正－－－杜絕或降低這種嚴重問題發(fā)生的手段之一是審核－－－把問題公開、并有人跟進問題的解決是有效的方法審核的重要性本文檔共47頁；當前第10頁；編輯于星期三\21點31分11三、跟進、確認的重要性跟進包括檢查、確認預(yù)定方案的實施進度及效果，是屬于ＰＤＣＡ中的Ｃ的內(nèi)容。沒有檢查、沒有跟進就沒有執(zhí)行力。跟進是提高執(zhí)行力的有效手段。有些方案、改進措施開會決定下來了，但沒有人去跟進，不少的方案沒有去落實，甚至最后不了了之。跟進一般來講由獨立的第三方去負責會更客觀，也會更有效本文檔共47頁；當前第11頁；編輯于星期三\21點31分12歷史學家給出一個這樣的觀點：知行合一是人類追求的最高境界?。@說明做到知行合一不是件容易的事，而由獨立的第三方負責去跟進，檢查進度及效果可以促進知與行的合一，如果沒有人去跟進，哪么責任人在執(zhí)行過程中就可能會因為這樣哪樣的原因及理由而變更原來經(jīng)多數(shù)人討論決定了的方案，甚至完全變樣！跟進、確認是一項很重要的工作，要一項一項的落實，一項一項的確認。跟進、確認的重要性本文檔共47頁；當前第12頁；編輯于星期三\21點31分13例1：端電極安全事故2007年7月8日下午1點端電極＊＊＊操作沖床時壓傷手，并且沖床的11根針刺入母指內(nèi)（左母指8根鋼針，右母指3根鋼針），安全事故發(fā)生后約十五分鐘才把手與沖床的針脫離，從發(fā)生安全事故至送到醫(yī)院花了約30分鐘。-------對沖床的安全隱患（開關(guān)啟動手柄、彈簧），端電極班長在有維修組人員、相關(guān)主管在場的多次會議提到此問題，并說：“你們不要等到出現(xiàn)安全事故后才修”，但卻沒有引起足夠的重視，最終導致此安全事故的發(fā)生。本文檔共47頁；當前第13頁；編輯于星期三\21點31分14如果有專職的審核員，他們的職責就是專門做跟進不符合項糾正的，哪么安全隱患也許能在此次嚴重安全事故發(fā)生前得到整改，避免開完會后也就完事了，在會議上反映問題，會后也得不到解決的情況這個事例就很明顯的說明審核跟進的必要性端電極安全事故本文檔共47頁；當前第14頁；編輯于星期三\21點31分15文件審核

根據(jù)ISO9001標準、ISO14001標準、同行業(yè)標準、客戶要求等審核、確認管理手冊、程序文件、指示文件、記錄表格等是否符合要求。符合審核

審核確認已書面化的質(zhì)量體系的執(zhí)行及遵守狀況，即相關(guān)人員是否都按照管理手冊、程序文件、指示文件的相關(guān)要求及標準作業(yè)，及記錄是否符合表格的要求。四、審核類別：本文檔共47頁；當前第15頁；編輯于星期三\21點31分16內(nèi)部審核（又叫FirstPartyAudit）：

是指由公司內(nèi)部組織的審核，審核體系文件是否符合相關(guān)標準及客戶等相關(guān)方的要求及審核確認相關(guān)人員是否按文件標準作業(yè)。審核亦可視為機構(gòu)內(nèi)的一個溝通管道。同時亦可激勵員工士氣。審核類別：本文檔共47頁；當前第16頁；編輯于星期三\21點31分17外部審核

由一間機構(gòu)對公司進行組織審核，可以是體系文件審核和/或符合審核。分第二方審核（客戶等相關(guān)方對公司實施的審核），第三方審核（由獨立的第三方，例如認證機構(gòu)等對公司實施的審核）審核類別：本文檔共47頁；當前第17頁；編輯于星期三\21點31分18審核類型審核按審核方分類內(nèi)部審核（公司內(nèi)部）外部審核（公司外部）第一方審核（內(nèi)部成員）第二方審核（客戶或其代表）第三方審核（認證機構(gòu)）本文檔共47頁；當前第18頁；編輯于星期三\21點31分19審核類別：定期的審核在預(yù)定日期實施的審核，一般事先通知審核方突擊性審核審核的日期時間由審核小組自主決定，不通知審核方本文檔共47頁；當前第19頁；編輯于星期三\21點31分20五、審核、跟進的實施步驟、要點：11、跟進、確認糾正行動的進度及效果1、安排審核組長、審核員10、決定糾正行動2、編制審核計劃9、制訂報告3、相關(guān)標準、工作文件4、編制檢查表5、開始會議8、開會：討論結(jié)果6、實施審核7、記錄不符合項跟進準備報告編寫進行本文檔共47頁；當前第20頁；編輯于星期三\21點31分21在一次審核中，安排一個審核組長是重要的，必不可少的，審核組長負責整個審核的計劃、協(xié)調(diào)、確認審核結(jié)論、甚至給出獎罰措施，并編制審核報告。審核員的職責是獲取某特定活動的正確與完整的資料，審核員需與人溝通并需全神貫注于對某件或許陌生的事務(wù)，以作出正確的判斷。一般來講不可安排審核員審核自己的工作。第一個步驟：安排審核組長、審核員：本文檔共47頁；當前第21頁；編輯于星期三\21點31分221、有禮貌2、有耐性3、有效溝通4、無偏見5、自律6、誠實

一個優(yōu)秀的審核員應(yīng)具備以下特質(zhì)：7、開放的心胸8、有分析能力9、對凡事有興趣10、能有效詢問11、訓練有素12、專業(yè)

本文檔共47頁；當前第22頁；編輯于星期三\21點31分23事前準備——了解審核主題相關(guān)事物學習認知——盡可能摸熟審核對象掌握進度——審核進展與協(xié)調(diào)專注傾聽——審核對象所說的每件事，當一個好的傾聽者遵守——應(yīng)有的商業(yè)道德（遵守客戶的保密要求）收集——客觀的證據(jù)致意——感謝審核對象配合簡短扼要——問題簡短、針對重點審核員該做的事項：本文檔共47頁；當前第23頁；編輯于星期三\21點31分24第二個步驟：編制審核計劃審核計劃包括：審核的目的審核的頻次審核的部門、車間、崗位審核的內(nèi)容審核的起止時間等本文檔共47頁；當前第24頁；編輯于星期三\21點31分25第三個步驟：尋找相關(guān)標準、文件標準包括：ISO9001標準(QMS)、ISO14001標準、環(huán)境關(guān)聯(lián)物質(zhì)控制標準、同行業(yè)標準等其它國際標準化組織、政府、行業(yè)協(xié)會等頒布的標準、公司內(nèi)部頒布的標準文件包括：管理手冊、程序文件、指示文件（包括作業(yè)標準、規(guī)章制度）、記錄表格等其它要求：客戶的要求、相關(guān)工序的要求等本文檔共47頁；當前第25頁；編輯于星期三\21點31分26第四個步驟：編制檢查表關(guān)鍵的作業(yè)要點、易出錯的作業(yè)步驟或方法（通過查看最近一年或半年的工作錯誤記錄）應(yīng)該重點審核并可加大審核頻次不重要的項目，已很穩(wěn)定的工藝或者已采取了較徹底防呆措施的項目可減少審核頻次，但應(yīng)該至少一年審核確認一次全面的審核一般由公司質(zhì)管部統(tǒng)一組織本文檔共47頁；當前第26頁；編輯于星期三\21點31分27第五個步驟：開始會議定期的內(nèi)部審核一般提前通知審核方，內(nèi)部的自審不一定要召開首次會議，可在審核前向?qū)徍朔阶骱唵握f明即可突擊的內(nèi)部審核一般不提前通知審核方，由審核組成員自主決定審核時間去審核，一般也不召開會議本文檔共47頁；當前第27頁；編輯于星期三\21點31分28審核方式：橫向?qū)徍耍喊床块T、職能開展審核的檢查表順向?qū)徍耍簭倪^程的始端查到終端（例如抽查一批物料，從合格供方的認定、物料的檢驗、入庫、出庫、用在何種產(chǎn)品、產(chǎn)品的品質(zhì)情況、發(fā)給哪些客戶等）第六個步驟：實施審核本文檔共47頁；當前第28頁；編輯于星期三\21點31分29逆向?qū)徍耍簭倪^程的終端查到始端（例如抽查一批不合格的產(chǎn)品、往回追查整個的生產(chǎn)過程、檢驗過程、監(jiān)控過程、不合格評審記錄、用到的設(shè)備、物料、物料的供方等）客戶一般的審核流程：先看流程圖（包括重點監(jiān)控項目），再查看文件與標準（標準是否符合或高于同行業(yè)的標準），查看記錄是否符合文件與標準要求、抽查員工是否如實按文件與標準作業(yè)審核方式：本文檔共47頁；當前第29頁；編輯于星期三\21點31分30What：做什么事？（要求、目標）Why：為什么做？（理由、依據(jù)）Who:誰來做？（職責）When:什么時間做？（起止時間、進度表）Where:什么地點做？How:如何做？（方法、標準）Showme:請給我看看？（記錄、實際操作、員工回答）問話技巧：運用5W1H1S本文檔共47頁；當前第30頁；編輯于星期三\21點31分31應(yīng)用開放式問題，避免用引導式、封閉式問題1次只問一個問題每1個問題拿到答案之后一定要拿證據(jù)掌握追蹤路線——來回追蹤多問1個問題去肯定你的理解若被審方不了解問題，應(yīng)用不同方法敘述若被審方感到壓力大，可適度休息片刻勿自問自答問話技巧：本文檔共47頁；當前第31頁；編輯于星期三\21點31分32實施審核審核的對象人：是否取得上崗資格證？是否經(jīng)過培訓？有無培訓記錄？轉(zhuǎn)崗員工有無轉(zhuǎn)崗后的培訓記錄及是否取得轉(zhuǎn)崗后的上崗資格證？機：設(shè)備的年、季、月、日維護點檢是否實施，記錄是否正確；設(shè)備有無狀態(tài)標識；測量設(shè)備有無校準標簽及記錄？料：物料是否先進先出，現(xiàn)場的物料有無ＩＱＣ檢驗標簽？本文檔共47頁；當前第32頁；編輯于星期三\21點31分33法：有無文件及作業(yè)標準？文件及作業(yè)標準是否具有可操作性？量化的標準是否規(guī)定了一個范圍？文件與標準是否符合ＩＳＯ標準、同行業(yè)標準、公司重要客戶的要求？環(huán)：環(huán)境的溫度、濕度、潔凈度、通風、是否符合要求？現(xiàn)場的５Ｓ是否干凈、整潔、整齊？一些易忽視的地方（生產(chǎn)線的上表面、設(shè)備底下、插座上表面、空調(diào)出風口、閑置的設(shè)備、窗戶橫框、垃圾桶區(qū)域、設(shè)備背面、責任不清的區(qū)域、其它不易看見的地方）是否清潔干凈？物品的擺放是否整齊（是否與墻壁、工作臺平行或垂直？）實施審核本文檔共47頁；當前第33頁；編輯于星期三\21點31分34生產(chǎn)車間日常審核辦法審核時不僅檢查文件、記錄、還應(yīng)該到現(xiàn)場確認真實運作情況與實際操作確認上次審核發(fā)現(xiàn)的問題點整改沒有人：抽查一至三名員工，確認是否有上崗證？是否有培訓記錄？重點關(guān)注新員工及轉(zhuǎn)崗員工機：每種型號的設(shè)備抽查確認一臺設(shè)備的維護點檢記錄、校準標簽、維護標簽；重要的工裝夾具使用是否與標準一致?本文檔共47頁；當前第34頁；編輯于星期三\21點31分35料：抽查一種物料的標簽是否蓋有合格章？是否在有效期內(nèi)？是否先進先出？不合格品的標識、隔離、評審是否規(guī)范？法：抽查記錄表，確認記錄是否符合記錄表上的標準，記錄表上引用的標準是否與正式文件上的標準、要求一致？即記錄、表格上的標準、文件上的標準要一致。觀察員工的作業(yè)是否與文件規(guī)定的一致。生產(chǎn)車間日常審核辦法本文檔共47頁；當前第35頁；編輯于星期三\21點31分36環(huán)：環(huán)境的溫度、濕度、潔凈度、是否符合要求？現(xiàn)場的５Ｓ是否干凈、整潔、整齊？物品是否三定(定品、定位、定量）；一些易忽視的地方（生產(chǎn)線的上表面、設(shè)備底下、插座上表面、空調(diào)出風口、閑置的設(shè)備、窗戶橫框、垃圾桶區(qū)域、設(shè)備背面、點檢表背面、責任不清的區(qū)域、其它不易看見的地方）是否干凈明亮？物品的擺放是否整齊（即是否與墻壁、工作臺平行或垂直？）若發(fā)現(xiàn)一個不符合項，應(yīng)該再抽查類似的情況，確認是屬于孤立的現(xiàn)象，還是普遍的現(xiàn)象（例如發(fā)現(xiàn)一臺設(shè)備的點檢表沒有及時點檢，則應(yīng)再抽查二至三臺，確認是否僅是一臺設(shè)備沒點檢，還是大部份或是所有同類型的設(shè)備都沒有點檢）生產(chǎn)車間日常審核辦法本文檔共47頁；當前第36頁；編輯于星期三\21點31分37第七個步驟：記錄不符合項記錄不符合項應(yīng)該記下具體的可追溯的事實、對應(yīng)的文件、標準（外部審核時，涉及到人的時候，一般僅記錄工號，不記錄姓名；內(nèi)部審核時為了方便找人確認，也可同時記錄姓名）記錄不符合項應(yīng)該記錄陪審人姓名（一般來講陪審人為責任區(qū)域的負責人之一），以方便追蹤本文檔共47頁；當前第37頁；編輯于星期三\21點31分38記錄不符合項時應(yīng)該區(qū)分：嚴重不符合、輕微不符合觀察項、記錄不符合項本文檔共47頁；當前第38頁；編輯于星期三\21點31分39建立的體系與約定的體系標準或合同的要求不符造成系統(tǒng)性失效的不合格（可能需由多個輕微不合格去說明）可造成嚴重后果的不合格區(qū)域性實施嚴重失效（可能需由多個輕微不合格去說明）需花較長時間和較多的人力才能糾正的不合格等嚴重不符合項本文檔共47頁；當前第39頁；編輯于星期三\21點31分40孤立的人為錯誤

文件偶爾未被遵守，造成的后果不太嚴重對系統(tǒng)不會產(chǎn)生重要影響的不合格等輕微不符合本文檔共47頁；當前第40頁；編輯于星期三\21點31分41證據(jù)稍不足，但估計存在問題，需提醒注意的事項已發(fā)現(xiàn)問題，但尚不能構(gòu)成不合格，如發(fā)展下去就有可能構(gòu)成為不合格事項其他需提醒注意的事項觀察項或改進建議本文檔共47頁；當前第41頁；編輯于星期三\21點31分42第八個步驟：開會、討論結(jié)果在這個階段審核小組提出不符合項及審核結(jié)論并要求被審