會議管理制度

會議管理制度

公司制定了會議管理制度，旨在規(guī)范會議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序。會議召開應(yīng)遵循高效、精簡、節(jié)約原則，確保會議有明確目的、實際內(nèi)容，嚴(yán)禁召開沒有必要的會議。與會人員應(yīng)保守會議內(nèi)容的保密性，并嚴(yán)格執(zhí)行會議決定。會議按類別、內(nèi)容不同由相關(guān)單位和部門組織，會議管理歸口人力資源部，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各類會議工作，制定和修訂會議管理有關(guān)規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行。本制度適用于公司及所屬各單位各類會議的組織管理。會議類別包括總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟(jì)分析會、經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會議、專題會議、部門日常管理例會和接待會議等。專題會議指公司有關(guān)生產(chǎn)管理、安全管理、質(zhì)量管理、市場管理、資金管理、經(jīng)營管理、預(yù)算管理、合同評審等會議。總經(jīng)理辦公會議是對公司發(fā)展和管理中的重大事項的研究與決策。內(nèi)容包括組織實施公司董事會的決議、分解落實公司年度計劃、討論確定公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和投融資計劃、對公司生產(chǎn)經(jīng)營中的重大事項進(jìn)行分析、研究、決策，特別就安全生產(chǎn)、市場開拓和資金管理等問題進(jìn)行工作部署，明確生產(chǎn)、市場、財務(wù)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的指導(dǎo)意見、討論公司重要人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)臵以及制度審議等。總經(jīng)理辦公會議原則上每月召開一次，特殊情況可臨時召開。召開總經(jīng)理辦公會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并主持，公司高管成員參加，參加會議的人員應(yīng)積極發(fā)言、明確表態(tài)?？偨?jīng)理辦公會研究討論專題問題時，如有必要可通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人列席?？偨?jīng)理辦公會由公司人力資源部通知、記錄和整理紀(jì)要。中層干部會議是對公司中層干部工作的研究和決策，內(nèi)容包括公司各項管理工作的落實情況、公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和年度計劃的分解和落實、部門工作計劃的制定和推進(jìn)、公司制度建設(shè)和落實情況等。中層干部會議原則上每季度召開一次，特殊情況可臨時召開。召開中層干部會議由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)并主持，公司各部門中層干部參加，參加會議的人員應(yīng)積極發(fā)言、明確表態(tài)。中層干部會議由公司人力資源部通知、記錄和整理紀(jì)要。公司定期召開中層干部會議，旨在圍繞公司戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項等工作，傳達(dá)和落實公司管理理念、思想、重大決策和決定，通報公司生產(chǎn)經(jīng)營、市場、財務(wù)管理和發(fā)展情況，總結(jié)工作情況，統(tǒng)一思想、明確責(zé)任，激發(fā)中層干部的工作積極性，提高凝聚力、戰(zhàn)斗力和工作效率。中層干部會議包括周例會、月例會、季度例會、半年工作會議等。會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并主持，參加人員原則上為公司各單位、部門主管及以上人員。公司人力資源部負(fù)責(zé)通知、記錄和整理紀(jì)要。經(jīng)濟(jì)分析會是公司對月（季）度生產(chǎn)經(jīng)營完成情況進(jìn)行總結(jié)分析、查找問題、制定措施并解決問題的會議。會議聽取各單位、部門有關(guān)上月工作匯報和總結(jié)，評價工作情況，分析存在的問題，提出解決辦法，明確提出并責(zé)成相關(guān)部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)。經(jīng)濟(jì)分析會原則上每月的第一個周一召開，特殊情況可臨時召開。會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并主持，參加人員原則上為公司各單位、部門主管及以上人員。公司人力資源部負(fù)責(zé)通知、記錄和整理紀(jì)要。經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會議是公司每周經(jīng)營管理工作的通報會議，旨在聽取有關(guān)部門每周工作情況匯報，協(xié)調(diào)解決各部門提出的問題，討論研究并提出本周經(jīng)營管理工作計劃。會議原則上每周一召開，時間控制在60分鐘內(nèi)。會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并主持，參加人員原則上為公司各單位、部門主管及以上人員。公司人力資源部負(fù)責(zé)通知、記錄和整理紀(jì)要。專題會議是分析、研究公司近期生產(chǎn)管理、安全管理、質(zhì)量管理、市場管理、資金管理、經(jīng)營管理、預(yù)算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責(zé)成相關(guān)部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)的會議。會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，分管的公司高管成員主持，公司各單位、部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人參加。會議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀(jì)要，人力資源部協(xié)調(diào)安排會議室。與內(nèi)容第五十條會議紀(jì)要的格式應(yīng)簡潔明了、文字通順、格式規(guī)范、內(nèi)容完整、重點突出。會議紀(jì)要應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：（一）會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員名單；（二）會議議程、討論內(nèi)容、決定事項、建議和意見；（三）重要發(fā)言和表態(tài)的內(nèi)容；（四）會議紀(jì)要的簽發(fā)人、簽發(fā)時間和印發(fā)時間；（五）其他需要記錄的內(nèi)容。第五十一條會議紀(jì)要的印發(fā)應(yīng)采用公司統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)，印發(fā)前應(yīng)經(jīng)過審核和簽發(fā)。會議紀(jì)要的印發(fā)方式可采用電子郵件、傳真、信函等形式，同時應(yīng)保留原始記錄和備份資料。第五十二條會議紀(jì)要的保密工作應(yīng)按照公司保密制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行，對于涉及商業(yè)機(jī)密、個人隱私和國家安全的內(nèi)容，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。會議紀(jì)要的傳閱和使用應(yīng)嚴(yán)格控制，未經(jīng)授權(quán)不得向外傳遞和泄露。對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。第五十條規(guī)定了各種會議紀(jì)要的印制格式要求，包括文本使用A4型紙，文頭指定標(biāo)題用小二號方正小標(biāo)宋簡體，正文部分用小三號仿宋體。如果需要標(biāo)識秘密等級或緊急程度，則以三號黑字體頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。紀(jì)要編號由公司簡稱首字母和排序數(shù)字組成，標(biāo)識在標(biāo)題下第1行右側(cè)對齊。會議紀(jì)要基本信息包括會議內(nèi)容、會議時間、會議地點、主持人、參會人員、列席人員、缺席人員?；拘畔⑴c會議議題之間用橫向隔開，每個議題序號為“記錄+數(shù)字”形式，內(nèi)容包括議題標(biāo)題和決議內(nèi)容。會議紀(jì)要要標(biāo)明簽字欄，每頁下方及尾頁由參會人員簽字。第五十一條規(guī)定了各類會議資料必須存檔?？偨?jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟(jì)分析會、經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會議和公司級專題、接待等會議資料由人力資源部負(fù)責(zé)按季度分類分次存檔。其他會議資料由各承辦部門自行存檔。公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內(nèi)容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會議紀(jì)要等。第五十三條規(guī)定了公司人力資源部負(fù)責(zé)對總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟(jì)分析會、經(jīng)營管理協(xié)調(diào)會議及有關(guān)專題會議的重大決定事項進(jìn)行督辦。對會議的決議和明確的內(nèi)容，責(zé)任部門和人員必須認(rèn)真履行，按照會議要求的時間完成，相關(guān)部門、人員予以支持、配合。公司人力資源部負(fù)責(zé)對會議決定事項進(jìn)行分類整理，按照會議要求的時間對有關(guān)責(zé)任人和責(zé)任部門進(jìn)行逐項督辦，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。第五十六條規(guī)定了會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應(yīng)向會議主持人履行請假手續(xù)。不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應(yīng)向會議主持人請假。會議期間應(yīng)將移動通訊工具關(guān)機(jī)或設(shè)置為振動位，如遇緊急事情應(yīng)到會場外接聽。會議發(fā)言要言簡意賅，按照規(guī)定時間發(fā)言。會議務(wù)求精簡高效，嚴(yán)肅認(rèn)真，若無特殊情況