DA／T39-會計檔案案卷格式

會計檔案案卷格式(DA/T39-2008)1范圍

本標準規(guī)定了會計檔案卷盒及其有關(guān)表格的項目設置、規(guī)格、質(zhì)量要求。

本標準適用于各級各類機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

GB/T9705-88

文書檔案案卷格式

財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》

3會計憑證封面格式

3.1會計憑證封面外形尺寸

封面尺寸規(guī)格采用245mm×130mm（長×寬）或245mm×150mm（長×寬）。

封底尺寸同封面尺寸。

3.2

會計憑證封面項目

封面項目包括單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、記帳憑證數(shù)、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人、裝訂時間、備注。各項目具體位置、尺寸見附錄A圖A1（a）、圖A1（b）。

3.3

封面項目的填寫方法

3.3.1

單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國衛(wèi)生部”簡稱為“衛(wèi)生部”；“云南省人民政府財政廳”簡稱為“云南省財政廳”。不得簡稱“本部”、“本委”、“本省財政廳”等。

3.3.2

會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。

3.3.3

起止時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。

3.3.4

冊數(shù)：填寫3.3.3時間界定內(nèi)會計憑證的冊數(shù)。

3.3.5

冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

3.3.6

記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。

3.3.7

記賬憑證數(shù)：填寫記賬憑證的張數(shù)。

3.3.8

附件數(shù)：填寫本冊會計憑證的附件張數(shù)。

3.3.9

會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計張數(shù)。

3.3.10

會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負責會計工作的中層領導人員。

3.3.11

裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。

3.3.12

裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂結(jié)束的時間。

3.3.13

備注：填寫該本憑證需要說明的事項。

3.4

制成材料質(zhì)量

記賬憑證封面和封底宜采用126克以上牛皮紙制作。

4會計憑證盒格式

4.1會計憑證盒外形尺寸

會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊厚度可根據(jù)需要設置30mm、40mm、60mm等。

4.2

會計憑證盒項目及填寫方法

4.2.1

會計憑證盒正面項目

會計憑證盒正面項目包括單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間、歸檔時間、立卷人、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號。各項具體位置、尺寸見附錄A圖A2（b）。

4.2.2

正面項目的填寫方法

4.2.2.1

單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間根據(jù)記賬憑證封面的有關(guān)項目對應填寫，填寫方法與記賬憑證封面一致。

4.2.2.2

時間：填寫本盒會計憑證所屬年月。

4.2.2.3

歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務部門向檔案部門移交會計檔案的年月。

4.2.2.4

立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。

4.2.2.5

保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。

4.2.2.6

全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。

4.2.2.7

目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。

4.2.2.8案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷號。

4.2.3

會計憑證盒盒脊項目及填寫方法

會計憑證盒盒脊項目包括全宗號、目錄號、案卷號、年度、月份、冊數(shù)、冊次、保管期限，其排列格式尺寸見附錄A圖A2（c）。

盒脊項目與正面有關(guān)項目對應填寫。

4.3

制成材料質(zhì)量

會計憑證盒宜采用340克以上箱板紙制作。

5會計檔案盒格式

5.1

會計檔案盒外形尺寸

會計檔案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（長×寬），盒脊厚度可根據(jù)需要設置20mm、30mm、40mm等。立體圖見附錄A圖A3（a）。

5.2

會計檔案盒項目及填寫方法

5.2.1

會計檔案盒正面項目

會計檔案盒正面項目包括全宗名稱、案卷題名、時間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號、盒號。各項目具體位置、尺寸見附錄A圖A3（b）、圖A3（c）。

5.2.2

正面項目的填寫方法

5.2.2.1

全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。

5.2.2.2案卷題名：由整理會計憑證的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別，如：“曲靖市財政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）財務報告”、“曲靖市財政局二00二年基金管理總賬”、“曲靖市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局二00二年行政（或事業(yè)、或工會）現(xiàn)金日記賬”。文字力求簡煉、明確。

5.2.2.3

起止時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。

5.2.2.4

卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案的卷數(shù)和張數(shù)。

5.2.2.5

保管期限：按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。

5.2.2.6

全宗號、目錄號：填寫方法與會計憑證盒上的“全宗號”、“目錄號”的要求相同。

5.2.2.7

案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。

5.2.2.8

盒號：盒號是同一全宗、同一目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒的編號。

5.2.3

會計檔案盒盒脊項目的填寫方法

會計檔案盒盒脊項目包括年度、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限。其排列格式尺寸見附錄A圖10會計檔案移交清單格式

10.1

會計檔案移交清單用紙尺寸及質(zhì)量要求

與會計檔案目錄相同。

10.2

會計檔案移交清單項目

會計檔案移交清單項目包括年度、種類及數(shù)量、移交部門及移交人、接收部門及接收人、監(jiān)交人、移交時間、備注。各項具體位置、尺寸見附錄A圖A8。

10.3

項目填寫方法

10.3.1

年度：填寫需要移交的會計檔案所屬年度，用4位阿拉伯數(shù)字填寫。

10.3.2

移交部門及移交人：由單位內(nèi)財務部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。

10.3.3

接收部門及接收人：由單位內(nèi)檔案部門或接收會計檔案的有關(guān)部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。

10.3.4

監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手續(xù)的人員簽名。

10.3.5

移交時間：填寫辦理會計檔案移交手續(xù)的年月日。

10.3.6

備注：填寫移交范圍的會計檔案中需標明的情況。圖A1（b）

會計憑證封面格式一圖略

圖A1（b）

會計憑證封面格式二圖略

圖A2（a）會計檔案憑證盒立體圖

圖A2（b）

會計檔案憑證盒正面格式

圖A2（c）

會計檔案憑證盒脊格式

圖A3（a）會計檔案盒立體圖

圖A3(b)

會計檔案盒正面格式一