檔案管理基礎(chǔ)第章 檔案的檢索備用

第六章檔案的檢索第一節(jié)檔案檢索工作概述一、檔案檢索的定義檔案檢索包含廣義和狹義兩種含義。廣義的檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和檔案查檢兩個(gè)具體的過(guò)程。狹義的檢索只限于查找所需檔案的過(guò)程。（一）檔案信息存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容1.檔案信息存儲(chǔ)的定義：是指將檔案原件中具有檢索意義特征的信息，如文件作者、題名、時(shí)間、主題詞等，記錄在一定的載體上，進(jìn)行分類(lèi)或主題標(biāo)識(shí)，編制成檔案檢索工具，建立檔案檢索體系的過(guò)程。2.環(huán)節(jié)a.檔案的著錄和標(biāo)引著錄和標(biāo)引是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，并賦予規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程；著錄和標(biāo)引的結(jié)果，就是制作出反映檔案內(nèi)容、形式、分類(lèi)和存址的可以用來(lái)檢索的條目。b.組織檔案檢索工具是指按照一定的規(guī)則，對(duì)著錄和標(biāo)引所產(chǎn)生的大量條目進(jìn)行系統(tǒng)排列，使之形成某種類(lèi)型的檢索工具，并根據(jù)需要進(jìn)行檢索工具的匹配，組成手工的或計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。（二）檔案查檢階段的主要內(nèi)容1.定義：檔案查檢就是利用檢索工具和檢索系統(tǒng)查找所需檔案的過(guò)程。2.環(huán)節(jié)a.確定查找內(nèi)容確定查找內(nèi)容是指對(duì)利用者的檢索要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的主題，形成查尋概念，并將這些概念借助檢索語(yǔ)言轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)。從確定利用主題到形成檢索表達(dá)式的過(guò)程，也稱為制定檢索策略。b.查找查找就是檔案人員或利用者通過(guò)各種手段把表示利用需求的檢索標(biāo)識(shí)或檢索表達(dá)式與存儲(chǔ)在手工檢索工具或計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的標(biāo)識(shí)進(jìn)行相符性對(duì)比，將符合利用要求的條目查找出來(lái)。二、檔案檢索效率1.查全率是指檢索結(jié)果滿足利用者要求的全面程度，即檢索出來(lái)的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比；與之對(duì)應(yīng)的是漏檢率，即未檢索出來(lái)的有關(guān)檔案與全部有關(guān)檔案的百分比。查全率檢索出的有關(guān)檔案全部有關(guān)檔案100%2.查準(zhǔn)率是指滿足利用者要求的準(zhǔn)確程度，即檢索出來(lái)的有關(guān)檔案與檢索出來(lái)的全部檔案的百分比。與之相對(duì)應(yīng)的是誤檢率，即檢索出來(lái)的不相關(guān)檔案與檢索出來(lái)的全部檔案的百分比。查準(zhǔn)率檢索出的有關(guān)檔案檢索出的全部檔案100%注意：查全率和查準(zhǔn)率之間存在著一種互逆關(guān)系，即如果放寬檢索范圍，以求得較好的查全率，那么，查準(zhǔn)率就會(huì)下降；反之亦然。第二節(jié)檔案著錄和標(biāo)引檔案檢索工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是編制各種檔案目錄，以從不同的角度揭示和介紹檔案的內(nèi)容和成分，指出其存放位置，為利用者提供查找檔案的途徑。著錄標(biāo)引選擇著錄項(xiàng)目和信息形成主題概念轉(zhuǎn)換為檢索語(yǔ)言記錄在載體上標(biāo)引一、檔案著錄（一）檔案著錄的含義和作用1.定義：檔案著錄是指在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。內(nèi)容特征是指檔案的主題，表現(xiàn)為檔案的分類(lèi)號(hào)、主題詞、摘要等；形式特征是指檔案的標(biāo)題、作者、形成時(shí)間、檔號(hào)、文種、載體等。2.作用：檔案著錄時(shí)形成檔案目錄的基礎(chǔ)。由著錄項(xiàng)目形成的檔案條目就是以后人們利用檔案時(shí)查找的信息線索。（二）檔案著錄規(guī)則1.著錄項(xiàng)目：是指用以揭示檔案的內(nèi)容和形式特征所需要的記錄事項(xiàng)。包括以下項(xiàng)目：（1）題橋名與皮責(zé)任聯(lián)說(shuō)明休項(xiàng)，京該項(xiàng)衣包括辟正副香題名泛、文挎件編觸號(hào)、高責(zé)任覺(jué)者、動(dòng)附件欠等項(xiàng)濁目。（2）稿銀本與腳文種鄰項(xiàng)，寧該項(xiàng)齊目包娛括稿蹲本和吧文種側(cè)兩個(gè)具單元割。（3）密業(yè)級(jí)與朋保管侮期限芬項(xiàng)，淚該項(xiàng)緩包括市密級(jí)專(zhuān)和保光管期悲限兩掠個(gè)單裳元。（4）時(shí)處間項(xiàng)嚇。（5）載筐體類(lèi)塘型及牲形態(tài)獅項(xiàng)，酸該項(xiàng)州包括吹載體皺類(lèi)型帆、數(shù)倉(cāng)量及塔單位脹、規(guī)所格三踢個(gè)單什元。（6）附休注與章提要布項(xiàng)，偵該項(xiàng)撓包括器附注贈(zèng)、提文要兩月個(gè)單律元。（7）排血檢與菜編號(hào)明項(xiàng)，丘該項(xiàng)肚包括潤(rùn)分類(lèi)平號(hào)、吩檔案片館代泥號(hào)、遺檔號(hào)眾、縮娛微號(hào)果、電穿子文細(xì)檔號(hào)彈、主覽題詞炊或關(guān)但鍵詞歡六個(gè)黎單元伶。2.標(biāo)識(shí)底符號(hào)標(biāo)識(shí)址符號(hào)瞧是表震示不憂同著石錄項(xiàng)她目和妹著錄醒含義熔的標(biāo)康志。3.著錄覺(jué)格式著錄蔥格式牽是著液錄項(xiàng)腳目在鑒條目獄中的法排列逝順序父及表灰達(dá)方脾式?！稒n案燦著錄資規(guī)則》規(guī)定斷，一叢般使石用段索落符氣號(hào)式參的條企目格慨式，燥實(shí)際液工作掀需要遷也可襖以使遭用表孕格式標(biāo)條目像格式蹦。4.著錄他用文盤(pán)字和慨著錄割信息早源著錄憐時(shí)使掃用的詢文字刮必須素規(guī)范宿化。漢字卡必須追是規(guī)躲范化搬的簡(jiǎn)遞化漢晨字；概外文殃與少捐數(shù)民籮族文銷(xiāo)字必捉須依監(jiān)照其險(xiǎn)書(shū)寫(xiě)細(xì)規(guī)則弱。文昌件編飲號(hào)項(xiàng)失、時(shí)低間項(xiàng)紐奉、載蠟體類(lèi)瓣型及乎形態(tài)外項(xiàng)、裳排檢痛與編悲號(hào)項(xiàng)燥中的井?dāng)?shù)字書(shū)一律錄使用必阿拉叼伯?dāng)?shù)喪字。倦圖形炮及符貿(mào)號(hào)應(yīng)蔽照原丹文著刃錄，陳無(wú)法栗照原奶文著浮錄的耳可改亮為其飼他形冒式的辦相應(yīng)李內(nèi)容尊，并獅加“[射]”號(hào)標(biāo)斑識(shí)。著錄君的信妄息源遲，單疼份文爺件或玩一組炊文件體著錄浮時(shí)主也要依刻據(jù)文屠頭、持文尾極；一微個(gè)或使一組秒案卷例著錄摩時(shí)，樓主要廊依據(jù)諷案卷弟封面狂、卷鉛內(nèi)文輝件目添錄、薪備考朱表等潮；被待著錄尿檔案局本身特信息叉不足治時(shí)，哀可參繳考其論他有映關(guān)檔酸案材闖料。5.著錄嘗級(jí)別按照《檔案張著錄箱規(guī)則》，檔殺案著桶錄級(jí)右別可唉以時(shí)語(yǔ)單份胸文件福、一煌組文的件、嶺一個(gè)海案卷孫或一店組案像卷。一般按，對(duì)舍于價(jià)渴值較趙大或炊珍貴根檔案口應(yīng)主濾要采朵用文迅件級(jí)蠶著錄億，輔關(guān)之以董案卷診級(jí)、些一組授文件詢或一殘組案坐卷的鮮著錄遼。對(duì)于羞內(nèi)容暮比較松單一蛾的案孕卷，漿可以惰采用鐵案卷臣級(jí)著堅(jiān)錄；勿對(duì)于偏反映遼同一蕩問(wèn)題濟(jì)的案位卷以杯及由克內(nèi)容佛基本酒相同些的文寒件組菌成的廚案卷澇，可徑以以籠一組澤文件巖為單控位著鄉(xiāng)豐錄；毫對(duì)于遵相同鋼題名撇的若館干案問(wèn)卷，只可作川為一棕組案管卷著膽錄。（三卵）著碎錄項(xiàng)泉目細(xì)傭則1.題名稱與責(zé)距任者準(zhǔn)說(shuō)明謀項(xiàng)題名磨又稱糕標(biāo)題夠，時(shí)嚴(yán)表達(dá)學(xué)檔案鎮(zhèn)中心糟內(nèi)容句、形絮式特蹄征，曉并使網(wǎng)其個(gè)接別化不以區(qū)碰別于叉其他曠檔案會(huì)的名別稱；族責(zé)任魂者是讀指對(duì)瘡檔案闊內(nèi)容遠(yuǎn)的創(chuàng)圍造負(fù)升有責(zé)慎任的許團(tuán)體栽或個(gè)臭人。（1）正標(biāo)題名正題嶺名時(shí)車(chē)檔案猴的主絕要題謊名，妙一般遵指單彩份文烤件文倡首的錄題目畢和案辦卷封核面上葬的題蛙目。頂正題修名照楊原文返著錄模，題丑名中忙的各皆種符洲號(hào)也冷不應(yīng)延遺漏胃。單份銷(xiāo)文件奴無(wú)題全名時(shí)禾，依割據(jù)其揚(yáng)內(nèi)容輩擬寫(xiě)允題名查，并午加“[樂(lè)]”單份牙文件踐的題藍(lán)名不鼠能揭午示其統(tǒng)內(nèi)容馬時(shí)，鍛原題濾名照綿錄，閥并根臺(tái)據(jù)其壞內(nèi)容給另擬嫌題名勉附后億，加懂“[飽]哨”以示宋區(qū)別駛。（2）并近列題諒名是指俯以第錢(qián)二種盟語(yǔ)言蒸文字籮書(shū)寫(xiě)泄的與拿正題駁名對(duì)掘照并緣瑞列的弱題名煉。并淘列題頸名前艦加“=”以示殺區(qū)別信。（3）副鏈題名遲及說(shuō)挺明題臂名文莊字是指搬解釋肢或從孤屬正悠題名狐的另保一題紋名。凈必要拿時(shí)照旬原文快著錄卻，其逝前加繭“鞏：”提以示跡區(qū)別尿。說(shuō)明皂題名泡文字蛾是指干在題撕名前勝后對(duì)燥檔案臉內(nèi)容諸、范經(jīng)圍、牛用途陰等的啞說(shuō)明僑文字洞。必惑要時(shí)名照原棋文著傻錄，值其前欣加“望：窗”。（4）文臘件編階號(hào)是文塔件制林發(fā)機(jī)思關(guān)或猜個(gè)人脖賦予遵的順居序號(hào)型，包科括發(fā)駛文字痰號(hào)、怠科技鋸試驗(yàn)竊報(bào)告余流水遼號(hào)、害標(biāo)準(zhǔn)街規(guī)范厭文件龜?shù)慕y(tǒng)偉編號(hào)蠢、圖黨號(hào)等肌。文摔件編掛號(hào)照悼原文浪著錄率，其勸前加亭“料：”賄號(hào)。（5）責(zé)灶任者當(dāng)責(zé)久任者煤只有編一個(gè)柴時(shí)，椒照原構(gòu)文著備錄，斤其前薯加“/貍”號(hào)。有時(shí)滔，有縮慧多個(gè)遍責(zé)任款者，錫著錄鼓列居振首位繭的責(zé)萄任者海；立滔檔單硬位本忽身就陶是責(zé)鞠任者哪的必風(fēng)須著煉錄，抗其余豪的視雅需要訊著錄地。責(zé)任敞者之艇間以鴿“訂；”重隔開(kāi)劍。機(jī)關(guān)捏團(tuán)體勉責(zé)任印者必盯須著霞錄全凳稱或唐通用型簡(jiǎn)稱邊；個(gè)代人責(zé)伍任者查一般癥只著易錄姓邊名，紐奉必要貞時(shí)，蹲在姓猶名后呢著錄循職務(wù)頃，并究加“仍（）竭”號(hào)財(cái)。清代段以前配的個(gè)恭人責(zé)毀任者滋應(yīng)冠俗以朝燦代名奪稱，跑用“域（）坡”括鋼起來(lái)唯。少數(shù)夢(mèng)民族促個(gè)人斬責(zé)任蹈者稱莫為各蘆民族止有差成異，榮應(yīng)按脅照少綁數(shù)民威族習(xí)拒慣著躲錄。外國(guó)材責(zé)任庫(kù)者應(yīng)怨著錄掉各個(gè)布?xì)v史你時(shí)期終易于黨識(shí)別據(jù)的國(guó)鄰別簡(jiǎn)午稱，僅其后竭著錄添統(tǒng)一示的中敬文姓回氏譯玩名。（6）附敲件是指鵲文件骨正文此后的觸附加靈材料峽。只包著錄巡壽附件性題名貼，其君前加鋤“+皆”號(hào)。坑文件幕正文高后有荷多個(gè)體附件焦時(shí)，候應(yīng)逐鐵一著衰錄附碧件題甩名，瞧各附器件題裳名前幣均加竄“+恩”。如果首附件竹題名驚具有話獨(dú)立亦檢索嘴意義館，也抹可以陪另行泉著錄塑條目臣，并跟在附居注中原說(shuō)明丟。2.稿本碼與文慰種項(xiàng)稿本遷是文膊件的厚文稿曾、文廳本、念版本嶺的名灰稱，穿依實(shí)背際情不況著房誠(chéng)錄為路正本抵、副厭本、初草稿看、定屢稿、噸手稿酸、草冊(cè)圖、齊原圖鴨、底廈圖、弦藍(lán)圖告、原職版、標(biāo)修訂爽本、藝影印衰本等佳，其備前加初“.—件—狀”。文種土是指朵文件本種類(lèi)備的名鹿稱。心文種冶依實(shí)懇際情艘況著織錄為劃命令泊、決普議、法指示絲式、通秧知、鼓報(bào)告鈴、批腿復(fù)、曬函、楊會(huì)議盆紀(jì)要挺、原旱始記日錄、處說(shuō)明頸書(shū)、閥協(xié)議篩書(shū)、遲鑒定瘡書(shū)、棚任務(wù)痰書(shū)、魯判決值書(shū)、率國(guó)書(shū)辣、照越會(huì)、宣誥、誦敕、犯奏折妹等，買(mǎi)其前洲加“店：亂”號(hào)辯。3.密級(jí)避與保蓮管期施限4.時(shí)間乞項(xiàng)時(shí)間善一律舍用八揮位數(shù)志字表地示，誼如“20患09陜04恰01產(chǎn)”5.載體冊(cè)類(lèi)型霉及形束態(tài)項(xiàng)6.附注夜項(xiàng)與村提要由項(xiàng)7.排檢逆與編膽號(hào)項(xiàng)二、文檔案釋標(biāo)引1.定義奸：檔擇案標(biāo)用引是脾指在釋檔案褲著錄肅中對(duì)南檔案西內(nèi)容摸進(jìn)行潑分析俘和選摘擇，潑并賦丙予其邪規(guī)范徹化檢宿索標(biāo)莫識(shí)的火過(guò)程歪；標(biāo)勉引的喜目的撲是提瞎供檢澤索途拿徑。2.檔案治標(biāo)引錢(qián)的類(lèi)診型：（1）練分類(lèi)釘標(biāo)引——賦予售分類(lèi)角號(hào)標(biāo)藥識(shí)的委過(guò)程勁；（2）劃主題壓標(biāo)引——賦予柜主題急詞標(biāo)撓識(shí)的電過(guò)程解。3.檔案裳標(biāo)引單的步絲式驟與染方法（1）主碑題分域析主題蝴分析康是確罪定被降標(biāo)引估檔案檢主題候概念棚的過(guò)灰程。a.主題飯的類(lèi)票型：主題邁的類(lèi)扛型根眾據(jù)檔買(mǎi)案的抵內(nèi)容端可以構(gòu)分為筐單主菌題和拳多主裝題。餃單主歌題是乳指一好件（他卷）藍(lán)檔案努只表死達(dá)一傘個(gè)問(wèn)虹題。科多主莫題是隨指一賺件（種卷）追檔案微記述址兩個(gè)突以上頑的問(wèn)甜題。主脆題單主謊題：悔一件奪（卷啦）檔兵案只俱表達(dá)庫(kù)一個(gè)際問(wèn)題齒。多主廣題：跨一件社（卷訂）檔探案記儀述兩上個(gè)以店上的錄問(wèn)題雕。單元欺主題米：用糾一個(gè)針單元辭詞即余可表降達(dá)的戶主題劑。復(fù)合故主題立：又傍稱多壺元主鋸題，烘是指盡用若閱干個(gè)暑單元范詞組冤配或稱直接慌采用酒復(fù)合然詞表次達(dá)的創(chuàng)主題焰。b.主題柄分析仰的步吵驟和纖方法:第一櫻，閱接讀與描理解刺文件絕或案損卷的市標(biāo)題銳。第二樓，閱違讀文灶摘、芽簡(jiǎn)介岸、前進(jìn)言、炕領(lǐng)導(dǎo)濃人批優(yōu)語(yǔ)等搜，從堪中發(fā)霞現(xiàn)標(biāo)溫題中掙未予闊表達(dá)殲的內(nèi)亦容。第三講，瀏叛覽正諷文，煎了解辭文件欺的大憑概內(nèi)岸容。第四深，查耐閱文居件的烈外部接特征近，如墓作者飾、時(shí)皮間、爆密級(jí)在等，報(bào)明確殘文件粘的形厘成北描京和既作用言范圍新。（2）概李念轉(zhuǎn)堡換a.分類(lèi)講標(biāo)引咸概念閉轉(zhuǎn)換垮的基姨本做冬法：嘗根據(jù)暈主題總分析使的結(jié)舍果，論查找偶檔案聰分類(lèi)吉表，棟將相杏應(yīng)類(lèi)雷目的療分類(lèi)報(bào)號(hào)作糕為檢條索標(biāo)凳識(shí)，來(lái)標(biāo)于除著錄布的條榨目之作上。b.主題腰標(biāo)引扔概念鉤轉(zhuǎn)換脖的基己本做套法：擊根據(jù)生主題蔽分析東的結(jié)盤(pán)果，喬查找縣主題甜詞表痛，將嶄相應(yīng)敏的主刑題詞變作為土檢索升標(biāo)識(shí)老，標(biāo)協(xié)于著械錄的粗條目約之上哲。對(duì)多柿主題臉文件黎的概跑念轉(zhuǎn)汗換，蝕必須米先分閑解為魄單主講題，鳥(niǎo)再分格別賦凳予其腔分類(lèi)建號(hào)，抬或再詢采用姐主題粱詞分蝦組組滔配的懷標(biāo)識(shí)本方法級(jí)。（3）審姐校審校添是標(biāo)旬引的踩最后貼一道農(nóng)程序朵，時(shí)更確保減標(biāo)引仰質(zhì)量孤的重裕要環(huán)課節(jié)。審校絹的內(nèi)尸容：a.檔案它的主揉題是雞否提逆煉得加準(zhǔn)確拿全面統(tǒng)；主州題概悲念是邀否準(zhǔn)添確恰誘當(dāng)；粉時(shí)候漿遺漏水了隱吧含的胃主題沿；所弄標(biāo)主拋題是娘否具膨有檢話索意去義。b.是否嶺存在腐過(guò)度欲標(biāo)引丟或標(biāo)圖引不法足的醫(yī)問(wèn)題明。c.分類(lèi)泥標(biāo)引派是否摧符合子分類(lèi)葬標(biāo)引雅規(guī)則蹄；主范題標(biāo)糞引是插否符女合主漏題標(biāo)亡引規(guī)云則和濤組配銜規(guī)則晶。d.標(biāo)引交的類(lèi)拉號(hào)、沉主題急詞是王否充潮分、服完整隊(duì)、準(zhǔn)振確，綢書(shū)寫(xiě)臨是否次正確彼無(wú)誤理。e.對(duì)同免一主四題的進(jìn)標(biāo)引冠是否套前后接一致越。審校劃的程藥序：徒分為渠自校財(cái)、互倒校、賊總校漸。a.自校節(jié)：標(biāo)仙引人潛員對(duì)察自己獎(jiǎng)的標(biāo)忍引結(jié)船果進(jìn)誦行校幫對(duì)，果發(fā)現(xiàn)擋主題繪分析聾有誤胞、歸練類(lèi)不水當(dāng)、葬前后勾不一陷致、吊符號(hào)浴錯(cuò)誤喪等問(wèn)序題，貌及時(shí)瞎糾正良。b.互?；睿簶?biāo)鹽引人助員對(duì)著標(biāo)引歌結(jié)果槍互相醒進(jìn)行要校對(duì)絹，糾脫正因少個(gè)人扎理解脆不同怨而引跳起的削錯(cuò)誤儉，保夜持不債同人手員標(biāo)畜引的砌一致殼性。c.總校疲：在撕自校偶、互糞校后挪，進(jìn)卵行總詳校，侍進(jìn)一泛步消仍除標(biāo)冷引中初的錯(cuò)蘭誤和僵誤差劑，保剃證標(biāo)走引工踏作的趴整體尼優(yōu)化皇。第三榮節(jié)叉檔案木檢索湯工具一、毀檔案子檢索劉工具始的種支類(lèi)檔案難檢索術(shù)工具按編唯制體鋪例按檢多索范爛圍按功泰能按載參體目豈錄索陪引指讓南全宗盟范圍收的檢銳索工噸具檔案愛(ài)館范披圍的晌檢索敗工具專(zhuān)題侮范圍辭的檢怨索工透具若干痰檔案需館范總圍的利檢索術(shù)工具查檢村性檢武索工鄰具館藏攻性檢倒索工拍具介紹愉性檢驚索工陜具網(wǎng)絡(luò)期檢索繳工具機(jī)讀晚式檢煩索工距具縮微典式檢礎(chǔ)索工摩具書(shū)本奇式檢版索工烘具卡片撒式檢澤索工盜具二、機(jī)常用丹檢索揮工具烈的編附制方常法和襪使用名稱定義編制方法案卷文件目錄又稱卷內(nèi)文件目錄匯集、全引目錄，它是將一個(gè)全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊(cè)，使每一案卷中所包含的文件標(biāo)題都在目錄中反映出來(lái)，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的雙重功能。將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄依次打印，復(fù)印剪貼后裝訂成冊(cè)，或者利用計(jì)算機(jī)編輯整合。分類(lèi)目錄是根據(jù)分類(lèi)法的原理，以分類(lèi)號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。主要特點(diǎn)是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容。填制卡片；排列；設(shè)置導(dǎo)卡；編制分類(lèi)目錄說(shuō)明主題目錄根據(jù)主題法的原理，對(duì)文件進(jìn)行主題分析，確定主題概念，然后將其轉(zhuǎn)換為規(guī)范的主題詞，并表明文獻(xiàn)出處的一種目錄。專(zhuān)題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案室（館）有關(guān)某一專(zhuān)門(mén)事物、專(zhuān)門(mén)內(nèi)容檔案的檢索工具。1.選題；2.選材；3.填制卡片；4.排列。人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的檢索工具。它是查找涉及人物檔案的有效途徑。分為綜合性和專(zhuān)題性兩種。一般以編制專(zhuān)題性人名索引為主。按照姓氏筆畫(huà)、拼音字母或筆形法排列。地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的檢索工具。它可以為利用者提供查詢有關(guān)檔案的途徑。一般著錄地名和檔號(hào)兩項(xiàng)，按照地名首字母順序排列。文號(hào)索引是揭示文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的檢索工具，它提供了按照文號(hào)查詢檔案的途徑。應(yīng)按照年度、發(fā)文機(jī)關(guān)分別編制文號(hào)索引。全宗指南又稱全總介紹，是以文章敘述的形式揭示和介紹檔案館（室）收藏的某一全宗檔案的內(nèi)容、成分和價(jià)值的一種工具書(shū)。內(nèi)容：1.立檔單位的簡(jiǎn)要?dú)v史；2.全宗簡(jiǎn)要情況；3.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹；4.全宗指南的輔助工具。專(zhuān)題指南又稱專(zhuān)題介紹，是按照一定的題目，以文章敘述的形式揭示和介紹檔案館（室）收藏的有關(guān)該題目的檔案內(nèi)容、成分的工具書(shū)。1.序言；2.檔案內(nèi)容和成分的介紹；3.附錄。三、遲建立俗檔案賽檢索澤體系由于辛檔案往檢索充工具做的多鍬樣性邀和互挺補(bǔ)性偷，檔諸案館族（室借）應(yīng)奮結(jié)合橋自身程的需胸要，拼充分互利用吸檔案甩檢索幟工具窮之間鴿的互哄補(bǔ)性洞建立扭一套跨完整著的檢形索體醉系。（一棵）下基貪本要熊求：1.保證招有一更定數(shù)近量和蜘種類(lèi)育的檢德索工沫具；2.充分仔利用舞檢索揮工具或的互曬補(bǔ)性通；3.檢索懼工具業(yè)的設(shè)毒置應(yīng)救與利鏈用需匪求相凡吻合誕；4.館藏昂性、伴查檢嗓性、閱介紹泳性檢侵索工并具并訊舉。（二兇）榨步架驟：首先渣，應(yīng)叨該分使析本蜓單位蝕工作帶的實(shí)更際情輩況，柏包括慕：機(jī)宅構(gòu)設(shè)捉置、機(jī)檔案許的種祝類(lèi)和呆數(shù)量第、業(yè)乏務(wù)活殿動(dòng)情販況等桐；其次襖，需伯要分扇析本仰單位進(jìn)檔案律利用饞的特野點(diǎn)和哀規(guī)律格；再次少，要波選擇憲既能器覆蓋嗚全面愉檔案愚信息邪，又饅有專(zhuān)桶指性溜的檢蔽索工毛具；最后色，充膀分利元用計(jì)蜜算機(jī)萌網(wǎng)絡(luò)妄，發(fā)腦揮檔匯案檢配索體來(lái)系的核優(yōu)越竭性。四、拆如何炸使用瀉檢索訓(xùn)工具（一計(jì)）檔旁案檢序索（腐查檔舍）的疑一般臨過(guò)程提出來(lái)檢索帥需求明確街主題線概念選擇串檢索洽途徑概念拾轉(zhuǎn)換餓為標(biāo)襖識(shí)標(biāo)識(shí)敬比對(duì)確定檢查找振線索提取鼻檔案（二年）檢灣索要辜求的租類(lèi)型1.從檢乎索目冰的角導(dǎo)度劃筆分（1）查西證型隱檢索查證駐型檢礦索是作指通滑過(guò)檔趨案提獸供證鄙據(jù)，浩解決雞某個(gè)嚇需要味證實(shí)取的情敞況或錫問(wèn)題賀。特點(diǎn)非：針栗對(duì)性慌強(qiáng)，釋不可笑替代等。（2）研蹤蝶究型例檢索研究逝型檢頭索是蜓指利羨用檔死案作瘡為研膨究歷仍史、脊總結(jié)倆經(jīng)驗(yàn)翠、探箱索規(guī)否律的仆參考喬資料波。特點(diǎn)辱：全拆面性暗，查底詢檔址案的勝范圍浙較大倆。2