文書檔案管理制度（六篇）

第4頁共4頁文書檔案管理制度一、歸檔時間機關(guān)各職能股室、二級單位按歸檔范圍，在每年____月底前，將上年度的文書檔案分類、立卷，交由檔案中心統(tǒng)一編號存檔。二、歸檔范圍1、上級主管機關(guān)及其部門寄發(fā)給區(qū)教育局的指導(dǎo)性文件，包括通知、指示決定、命令、條例、規(guī)定、計劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、批示、批復(fù)、意見等。2、本局領(lǐng)導(dǎo)或局內(nèi)人員到上級機關(guān)匯報、開會帶回來的文件材料以及向上級機關(guān)報送的報告、請求和其他材料。3、上級非隸屬機關(guān)的同級機關(guān)發(fā)來屬于方針、政策性的需要區(qū)教育局貫徹執(zhí)行及發(fā)來備案的重要文件材料。4、本局代上級機關(guān)或區(qū)領(lǐng)導(dǎo)草擬征求意見、建議的各種規(guī)定、條例、制度的最后文稿材料。5、本局召開全區(qū)教育工作會議____、議程、____、記錄、決議、決定、討論通過的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、局務(wù)會議記錄等材料。6、本局頒發(fā)的或與其他機關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的命令、決定、條例、通報、通知、批復(fù)、指示、總結(jié)、報告、計劃、請示等文件材料。7、本局關(guān)于干部（教師）招聘、選拔、職務(wù)任免、工作調(diào)動____、批復(fù)等文件。8、本局進行調(diào)查研究、檢查工作或者其他機關(guān)協(xié)商、協(xié)議工作形成的文件材料。9、本局處理群眾來信來訪形成的各種材料和處理指示、意見。10、領(lǐng)導(dǎo)對本局簽發(fā)的重要批示或簽發(fā)的重要文件材料原件。11、本局的歷史沿革、大事記及反映本局重大活動的照片、講話、剪報、材料等。12、本局制訂的工作計劃、總結(jié)以及各類名冊、報表、統(tǒng)計表等材料。13、本局關(guān)于機關(guān)及二級單位干部職工任免、調(diào)資、獎懲（包括轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織關(guān)系介紹信存根）等文件材料。14、下級機關(guān)送來的各種計劃、報告、信息、總結(jié)、請示、重要會議活動的報道及送達備案的各類統(tǒng)計表等。15、專業(yè)技術(shù)職務(wù)確認起點職務(wù)審批表、聘任呈報表、任職資格評審表、任務(wù)合同書、年度考核登記表、工作總結(jié)和畢業(yè)證復(fù)印件等。16、各級各類獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、榮譽證書等。17、本單位會計原始記賬、匯總憑證、總賬、明細賬、現(xiàn)金賬、銀行存賬、日記賬，月、季度財務(wù)報表、報告、年度報表，預(yù)算、決算表及分析材料、各類移交清冊等。18、上級和本局領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、表彰、走訪工作等形成的具有重要意義的照片、錄像帶及電化教材等。19、本局工程設(shè)計、規(guī)劃圖、征地建筑投資，工程基建計劃、合同書、協(xié)議，投資項目、土地規(guī)劃許可證、所有權(quán)證，工程竣工驗收、材料檢驗、檢測、報告記錄，工程預(yù)算、決算、結(jié)算書等有關(guān)材料。20、本局購置的財產(chǎn)、檔案等交接憑證及各類設(shè)備說明書、用戶手冊等。21、機關(guān)各股室、二級單位或領(lǐng)導(dǎo)認為需要留存歸檔的其他資料。三、查閱利用1、檔案管理的目的是為了更好地利用檔案，必須認真負責有效地做好檔案的收集、歸檔和利用工作。2、外單位查閱檔案，必須持有單位介紹信，摘抄、復(fù)制卷內(nèi)材料，須經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并經(jīng)檔案管理人員審查、蓋章后方可調(diào)閱。3、局機關(guān)各股室、二級單位只限于查閱本股室工作范圍內(nèi)的檔案，查閱超越本股室職責范圍的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，否則，不予查閱。4、檔案一律不外借，確因工作需要，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，辦理相關(guān)手續(xù)方可借用，借用時間最多不超過三天。5、查、借閱文件必須確保卷宗完整無損，不得擅自拆卷、涂改、作標記。任何人不得將檔案轉(zhuǎn)借和調(diào)換，查、借閱檔案按規(guī)定時間歸還。6、對歸還的案卷，必須當面檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時提出并進行處理，造成嚴重后果的，報請局黨組對相關(guān)責任人作嚴肅處理。文書檔案管理制度（二）文書檔案工作之我見檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。通過一年的學(xué)習(xí)，結(jié)合實踐談?wù)剬ψ龊梦臅蜋n案工作的認識和體會。一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。2、加強宣傳，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上險惡機關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認識到文書檔案工作的重要性。二、實施文檔管理現(xiàn)代化是加強文檔管理工作的必由之路隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計算機技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。3、改進立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢在必行。以件為單位組卷并輔助以計算機管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調(diào)整時，可利用計算機進行檢索工具的調(diào)整、刪改，極大提高了工作效率。三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理____的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。2、文書管理人員應(yīng)該認真履行崗位職責，做到以下十點：一、做好上級文件的接收、打印、分類、登記工作，及時提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。嚴格執(zhí)行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時呈送和催收。按照檔案管理的規(guī)定，定時做好文書檔案歸檔立卷工作，隨時備用查閱。二、負責黨政部門的文件、總結(jié)、計劃、報告、報表、信函的打印、復(fù)印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質(zhì)量。三、負責向校區(qū)內(nèi)各部門發(fā)送文件、材料；取送報刊信件并負責分發(fā)。負責到校外等單位取送文件、材料和復(fù)印文件、材料等。接轉(zhuǎn)電話，下達校內(nèi)臨時性通知等。四、負責計算機通信專網(wǎng)傳輸政府公文的接收，切實落實電子公文接收工作管理制度，加強設(shè)備維護，確保電子公文接收辦理的及時、準確、安全。五、及時收集、催要校內(nèi)各組室、各部門應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。六、負責升旗、集會等____活動的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統(tǒng)計工作；做好教職工月工作量津貼和學(xué)校考核效益獎的計算統(tǒng)計工作。七、保管學(xué)校禮品及行政辦公室公共財產(chǎn)；保管辦公用品并負責分發(fā)等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會議室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室的管理、清潔衛(wèi)生及整理工作，樹立良好的服務(wù)意識。八、做好校外來訪人員的接待工作。九、負責節(jié)假日辦公室值班，接收、呈報文件。十、嚴格執(zhí)行保密制度。3、強制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省____局及地市____局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。4、確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標志之一，文檔工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。四、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵（一）具體到一個立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。集工作包括三方面內(nèi)容：一是對本機關(guān)需要歸檔檔案的接收工作；二是檔案館對各現(xiàn)行機關(guān)和撤消機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史檔案的接收和征集工作。1、歸檔范圍（1）確定歸檔范圍需考慮三個因素a機關(guān)的職能活動b文辦理完畢c有查考利用價值（2）內(nèi)容a級針對本機關(guān)的指導(dǎo)性公文b級機關(guān)主要職能活動中形成的公文材料c級機關(guān)呈送的報請類公文d級或不相隸書機關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨模?）注意問題：a合辦理的公文；b本機關(guān)內(nèi)部負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)時c本機關(guān)內(nèi)部的公文如計劃、總結(jié)、會議記錄2、歸檔時間一般在第二年____月底之前3、歸檔要求a類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)b卷封面填寫、卷內(nèi)文件排列、編頁、目錄及備考；c案卷要系統(tǒng)排列，交接時履行手續(xù)；d字跡材料要符合耐久性要求；e公文必須是正式的生效的公文（二）嚴格按歸檔制度規(guī)定進行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量。歸檔的文件材料應(yīng)當齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都保持齊全完整。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。歸檔的文件材料應(yīng)當精練準確，并反映單位的主要職能。（三）建立相關(guān)制度加強零散文件的收集1、將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門和人員的責任制。2、建立外出開會人員帶回材料歸檔制度。3、保證工作變動人員手中材料歸檔制度（四）明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整1、公文處理程序運轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負責收集。2、于各種會議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負責收集并向檔案部門移交。3、位的綜合性文件，如規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、報表等應(yīng)由文書人員負責收集。一般指不走收發(fā)文程序的文件。4、各部門形成的文件，應(yīng)由該部門指定的兼職檔案員負責收集并向檔案部門移交。五、加強入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價值1、改革現(xiàn)行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當前鑒定工件依據(jù)的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑒定工作不利之處，應(yīng)進行必要的改革。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，____、下級報送文件、上級下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進館后多數(shù)無人問津，占據(jù)了庫房，又為鑒定工作增添了負擔。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級單位報送的年度以上的報表等，涉及單位都要移交進館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決，進館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑒定時不易掌握。如長期為____年，跨越年度如此之大，令鑒定人員無所適從。2、注重進館質(zhì)量，少一些無價值檔案進館。從某種義上講，檔案在進館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對案卷質(zhì)量檢查時涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對案卷進行的檢查。在這三個鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，____局館的指導(dǎo)、檢查是進一步保障。因此為保證檔案進館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點之一，及時監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案解決在進館之前。3、在檔案館設(shè)立鑒定機構(gòu)，由專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠熻b定工作。主要是對館藏到期檔案進行統(tǒng)計，制定鑒定計劃；對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行調(diào)查、分析，提出鑒定意見，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進行。4、對文書檔案堅定定之后，還要進行嚴格的復(fù)審。到期檔案的復(fù)審工作是對入選文書做最后的確認，應(yīng)本著檔案鑒定銷毀原則即貫徹“____從細，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進行。還要運用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷（件）為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁的進行____鑒定。5、復(fù)審之后還要對不合格文件進行銷毀。檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和相關(guān)職能部門的兼職檔案員組成，對經(jīng)過鑒定確已失去保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊，編制銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)____簽字批準后再銷毀。文書檔案銷毀工作應(yīng)該遵循以下程序：a、組成鑒定小組對檔案進行價值鑒定。b、對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊，填寫檔案銷毀清冊審批表。c、鑒定小組組長在檔案銷毀審批表上簽署意見。d、將銷毀檔案運送到指定的銷毀單位進行銷毀，并指定兩名同志負責監(jiān)銷。e、監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)當按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當在檔案銷毀清冊審批表上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位主管領(lǐng)導(dǎo)。f、將銷毀清冊歸檔保存。文書檔案管理制度（三）文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實際，制訂本制度。一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記（函、電報直接分送有關(guān)部門），及時送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門及時閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。3、外出參加會議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個人不得保存任何文件。二、發(fā)文制度1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)（屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)），由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。2、公司會簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會簽。3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號、印發(fā)。三、檔案管理制度（一）歸檔范圍1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。2、重要會議材料，包括會議____、報告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。4、公司經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。5、上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。6、公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關(guān)的批復(fù)、報告、項目立項、重要函件。7、公司及各部門的年度工作計劃、總結(jié)。8、本公司的各種統(tǒng)計報表。9、信訪工作材料。10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。13、專業(yè)技術(shù)職稱評審材料。（二）歸檔時間1、各部門應(yīng)主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。2、每年____月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機聯(lián)系。2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時要求有關(guān)部門或人員進行重抄或復(fù)制。（四）檔案管理1、檔案管理。依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。2、檔案保管。公司設(shè)立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復(fù)、修補或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。3、檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。4、檔案的銷毀。文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。（五）檔案利用1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。2、檔案利用方式有。提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻索引資料。3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后才能摘抄和復(fù)制。4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。第三篇：文書檔案、印章管理制度文書檔案、印章管理制度為了規(guī)范本站文書檔案、打字復(fù)印、印章管理，實行有效的內(nèi)部控制，防范潛在風險，特制定本制度。1、分工負責材料撰寫。按分工負責的原則，綜合性文稿由政辦股擬定，專業(yè)性文稿由相關(guān)股室擬定。各股室草擬的文件及需印制的資料、表冊等交政辦股統(tǒng)一處理，經(jīng)核稿修改、審核簽發(fā)、編號登記后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政辦股統(tǒng)一辦理，擬稿人負責校對。打印的公文交二份、資料交一份給辦公室存檔。2、嚴格管理公文收發(fā)。嚴格公文收發(fā)管理，及時登記，并送局領(lǐng)導(dǎo)傳閱。局領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件要及時簽署辦理意見，及時交辦、轉(zhuǎn)辦、督辦。傳閱期間要妥善保管，防止丟失。凡因簽收和辦理不及時造成不良后果的，將追究有關(guān)人員的責任。急辦件可在報告分管政辦股領(lǐng)導(dǎo)的同時直接處理到相關(guān)股室辦理，同時報告給站長和分管領(lǐng)導(dǎo)，辦公室及時跟蹤、反饋。3、搞好文件立卷歸檔。各股室的資料、文件須做好電子檔案備份存檔，紙質(zhì)檔案年終由各股室清理后，按要求做好檔案整理，到政辦股統(tǒng)一編號立卷，存放檔案室以便工作查閱。4、印章管理。嚴格印章使用程序，做好用章登記，股室印章由各股室負責人保管，行政印章和黨支部印章由政辦股股長負責保管。出具證明或其它需用印章的，必須經(jīng)站長或分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可用章。不能在空白紙上蓋章，不能外借。文書檔案管理制度（四）一、文書檔案管理1.歸檔文書檔案應(yīng)當字跡清晰、完整有效。2.各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入文書人員的職責范圍。3.文書檔案歸檔范圍（1）具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文，除證件外還應(yīng)有其附件。（2）本單位在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件、請示、報告、項目立項、重要函件和經(jīng)營合同等。（3）本單位在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各種文件材料規(guī)章制度、調(diào)研材料、崗位職責等。（4）企業(yè)在發(fā)展過程中被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。（5）歸檔文件要分開外來文件和本單位的文件。二、文書檔案歸檔要求1.已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每季度應(yīng)將歸檔的文件資料整理一次，造冊登記，對重要的文件要標明密級。2.歸檔的文件材料要收集齊全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次編號和加蓋年代號。3.存檔文件必須是原件，至少有一份影印件。4.文件歸檔時要有交接手續(xù)。－１－甘肅金興工貿(mào)有限公司辦公室規(guī)章制度5.每年____月份各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年檔案文書。三、文書檔案的借閱1.檔案室需設(shè)立“文書檔案借閱登記薄”，凡借閱者需說明其利用目的，并做登記手續(xù)。2.根據(jù)公司實際情況，將文書檔案分為重要檔案和一般檔案。3.因工作需要借閱機密、秘密類檔案，需經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任、副總簽字方可借閱，絕密類文書需總經(jīng)理簽字。4.借閱一般性文書需經(jīng)部門負責人簽字。5.借閱文書一般不超過一天，借閱后應(yīng)及時歸還，超過____天的需向檔案室說明并辦理續(xù)借手續(xù)，否則將給予____元—____元的經(jīng)濟處罰。6.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書檔案，不得損壞、遺失、復(fù)印、涂改或轉(zhuǎn)借他人，如發(fā)生泄密應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取補救措施。給公司造成經(jīng)濟損失的要追究其責任，給予____元—____元的經(jīng)濟處罰直至開除。7.因工作需要需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)辦公室主任簽字，使用后須將復(fù)印件交還辦公室，如工作需要無法拿回復(fù)印件的需報公司批準，并在借閱登記薄中注明。8.屬公司秘級的文件資料一律不準帶出公司，確因工作需要需帶出公司的，需經(jīng)總經(jīng)理批準，否則按故意泄密處理。四、文書檔案的保管及銷毀1.檔案室管理員有責任對各部門文書檔案的歸檔進行監(jiān)督指導(dǎo)。－２－甘肅金興工貿(mào)有限公司辦公室規(guī)章制度____公司對所有文書檔案進行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案室負責。3.檔案室管理員要對各部門移交的文書檔案進行必要的整理、分類、立卷、編目。4.文書檔案保管應(yīng)分為永久、長期和短期三種，超過保管期的文書檔案經(jīng)公司辦公室及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后可銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。五、文書檔案管理的分工____公司財務(wù)資料的管理按《國家會計財務(wù)制度》執(zhí)行。所有會計憑證、賬簿、財務(wù)報表及稅務(wù)資質(zhì)原件統(tǒng)一均由財務(wù)部專人負責保管（人員變動時，要認真做好填寫交接清單，辦清交接手續(xù)）。____公司檔案資料室負責所有業(yè)務(wù)及技術(shù)和經(jīng)營方面的檔案資料歸檔整理。（1）項目管理和設(shè)計等業(yè)務(wù)工作所簽訂的各類格式的文本合同（包括變更、附加等內(nèi)容）。（2）項目工程、商務(wù)談判、經(jīng)營管理、技術(shù)業(yè)務(wù)方面的電子映影（軟件）和業(yè)務(wù)圖書刊物資料等。（3）各級政府部門對項目的批文和相關(guān)文件附件等資料。（4）項目工程所需地標圖和設(shè)計圖紙等。（5）本公司內(nèi)外部收文、發(fā)文、公函、會議紀要等文件資料的管理。（6）本公司固定資產(chǎn)購置及維護的資料登記保管；機動車購買和租賃、房產(chǎn)購買和租賃、設(shè)備器材等重大物品的購買租賃等方面所簽訂各項合同的登記資料保管。（7）公司資質(zhì)類申報、審核、變更和升級等相關(guān)檔案資料的原件－３－甘肅金興工貿(mào)有限公司辦公室規(guī)章制度由辦公室保管。（8）其它與項目工程和技術(shù)相關(guān)的檔案資料。3.員工花名冊、員工聘用和辭退、離職資料、員工技術(shù)職稱資料；員工績效考核資料；職務(wù)任免資料等由人力資源部保管。六、關(guān)于檔案資料的有關(guān)規(guī)定，各部門專職人員要嚴格執(zhí)行。如因人員變動或調(diào)整，要做好工作交接。本制度自下發(fā)之日起實施，由公司辦公室負責解釋修訂。辦公室____年____月－４－文書檔案管理制度（五）檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。通過一年的學(xué)習(xí)，結(jié)合實踐談?wù)剬ψ龊梦臅蜋n案工作的認識和體會。一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。2、加強宣傳，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上險惡機關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認識到文書檔案工作的重要性。二、實施文檔管理現(xiàn)代化是加強文檔管理工作的必由之路隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計算機技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。3、改進立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢在必行。以件為單位組卷并輔助以計算機管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調(diào)整時，可利用計算機進行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作效率。三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。2、文書管理人員應(yīng)該認真履行崗位職責，做到以下十點：一、做好上級文件的接收、打印、分類、登記工作，及時提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。嚴格執(zhí)行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時呈送和催收。按照檔案管理的規(guī)定，定時做好文書檔案歸檔立卷工作，隨時備用查閱。二、負責黨政部門的文件、總結(jié)、計劃、報告、報表、信函的打印、復(fù)印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質(zhì)量。三、負責向校區(qū)內(nèi)各部門發(fā)送文件、材料；取送報刊信件并負責分發(fā)。負責到校外等單位取送文件、材料和復(fù)印文件、材料等。接轉(zhuǎn)電話，下達校內(nèi)臨時性通知等。四、負責計算機通信專網(wǎng)傳輸政府公文的接收，切實落實電子公文接收工作管理制度，加強設(shè)備維護，確保電子公文接收辦理的及時、準確、安全。五、及時收集、催要校內(nèi)各組室、各部門應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。六、負責升旗、集會等集體活動的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統(tǒng)計工作；做好教職工月工作量津貼和學(xué)?？己诵б妾劦挠嬎憬y(tǒng)計工作。七、保管學(xué)校禮品及行政辦公室公共財產(chǎn)；保管辦公用品并負責分發(fā)等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會議室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室的管理、清潔衛(wèi)生及整理工作，樹立良好的服務(wù)意識。八、做好校外來訪人員的接待工作。九、負責節(jié)假日辦公室值班，接收、呈報文件。十、嚴格執(zhí)行保密制度。3、強制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。4、確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標志之一，文檔工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。四、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵（一）具體到一個立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。集工作包括三方面內(nèi)容：一是對本機關(guān)需要歸檔檔案的接收工作；二是檔案館對各現(xiàn)行機關(guān)和撤消機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史檔案的接收和征集工作。1、歸檔范圍（1）確定歸檔范圍需考慮三個因素a機關(guān)的職能活動b文辦理完畢c有查考利用價值（2）內(nèi)容a級針對本機關(guān)的指導(dǎo)性公文b級機關(guān)主要職能活動中形成的公文材料c級機關(guān)呈送的報請類公文d級或不相隸書機關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨模?）注意問題：a合辦理的公文；b本機關(guān)內(nèi)部負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)時c本機關(guān)內(nèi)部的公文如計劃、總結(jié)、會議記錄2、歸檔時間一般在第二年____月底之前3、歸檔要求a類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)b卷封面填寫、卷內(nèi)文件排列、編頁、目錄及備考；c案卷要系統(tǒng)排列，交接時履行手續(xù)；d字跡材料要符合耐久性要求；e公文必須是正式的生效的公文（二）嚴格按歸檔制度規(guī)定進行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量。歸檔的文件材料應(yīng)當齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都保持齊全完整。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。歸檔的文件材料應(yīng)當精練準確，并反映單位的主要職能。（三）建立相關(guān)制度加強零散文件的收集1、將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門和人員的責任制。2、建立外出開會人員帶回材料歸檔制度。3、保證工作變動人員手中材料歸檔制度（四）明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整1、公文處理程序運轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負責收集。2、于各種會議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負責收集并向檔案部門移交。3、位的綜合性文件，如規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、報表等應(yīng)由文書人員負責收集。一般指不走收發(fā)文程序的文件。4、各部門形成的文件，應(yīng)由該部門指定的兼職檔案員負責收集并向檔案部門移交。五、加強入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價值1、改革現(xiàn)行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當前鑒定工件依據(jù)的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑒定工作不利之處，應(yīng)進行必要的改革。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級報送文件、上級下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進館后多數(shù)無人問津，占據(jù)了庫房，又為鑒定工作增添了負擔。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級單位報送的年度以上的報表等，涉及單位都要移交進館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決，進館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑒定時不易掌握。如長期為____年，跨越年度如此之大，令鑒定人員無所適從。2、注重進館質(zhì)量，少一些無價值檔案進館。從某種義上講，檔案在進館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對案卷質(zhì)量檢查時涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對案卷進行的檢查。在這三個鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局館的指導(dǎo)、檢查是進一步保障。因此為保證檔案進館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點之一，及時監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案解決在進館之前。3、在檔案館設(shè)立鑒定機構(gòu)，由專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠熻b定工作。主要是對館藏到期檔案進行統(tǒng)計，制定鑒定計劃；對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行調(diào)查、分析，提出鑒定意見，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進行。4、對文書檔案堅定定之后，還要進行嚴格的復(fù)審。到期檔案的復(fù)審工作是對入選文書做最后的確認，應(yīng)本著檔案鑒定銷毀原則即貫徹“審查從細，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進行。還要運用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷（件）為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁的進行審查