內(nèi)部文件編號(hào)規(guī)則

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廣東攜手物流科技有限公司文件編號(hào)：XS-RR-2017【0402】號(hào)為了加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)，廣東攜手物流科技有限公司制定了公司內(nèi)部文件編號(hào)規(guī)則。該規(guī)則適用于廣東攜手物流科技有限公司總部各部門文件的編號(hào)管理和控制，包括技術(shù)類文件和其他文件，紙介文件以及電子文件。為了方便識(shí)別，公司全稱為廣東攜手物流科技有限公司，簡(jiǎn)稱為攜手科技、攜手或XS。日期表示格式為yyyy-mm-dd或yyyymmdd，其中yyyy表示公元年份，mm表示月份，dd表示當(dāng)日。在文件版本進(jìn)行編號(hào)時(shí)，起草版本的編號(hào)為0.1,0.2,0.3,...,0.10。版本編號(hào)可以根據(jù)項(xiàng)目需要延伸到若干層，例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1。一旦文件版本得以確認(rèn)后，即正式版本編號(hào)應(yīng)該始自1.0，版本編號(hào)不斷變化為：1.0,1.1,1.2,...,1.10。項(xiàng)目可以根據(jù)需要將版本編號(hào)晉升為2.0，2.1,2.2等。對(duì)于技術(shù)文件，命名格式為XS-AA-NN-YYYYMM，其中XS為公司名稱縮寫，AA為項(xiàng)目名稱，NN為版本號(hào)，YYYYMM為年月。而對(duì)于公司規(guī)章制度和管理文件，編號(hào)格式為XS(-DN)-TT-YY【nnnn】號(hào)dd，其中DN為大寫英文字母，表示部門代號(hào)，如該制度是公司級(jí)文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略。如果該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應(yīng)標(biāo)記部門編號(hào)，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應(yīng)的部門代號(hào)為總裁辦：ZG，財(cái)務(wù)部：CW，技術(shù)部：JS，人事部：HR，運(yùn)營(yíng)中心：OP。廣東攜手物流科技有限公司的文件類型包括規(guī)章制度（RR）和質(zhì)量管理文件（QS）。其中，RR是指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度，而QS是指公司運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的各類文件和記錄。這些文件都有特定的編號(hào)，例如考勤管理制度的文件編號(hào)為：XS-RR-17【0404】號(hào)-2.0，表示2017年4月發(fā)布的第四份文件：考勤管理制度2.0版，適用于公司全體人員的規(guī)章制度。公司的合同協(xié)議編號(hào)遵循“公司合同分類編號(hào)規(guī)則”，傳真的編號(hào)結(jié)構(gòu)為：XS-AA-R/S-BB-yyyymmdd-nnn，其中R表示收到傳真，S表示發(fā)出傳真，BB表示傳真的主題（不超過(guò)15個(gè)漢字），yyyymmdd表示日期，nnn表示傳真流水號(hào)。傳真屬于臨時(shí)文件，一般不做長(zhǎng)期保存，如需保存，則應(yīng)對(duì)其復(fù)印，并以外來(lái)文件的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并與外來(lái)文件一起管理。電子郵件的命名規(guī)則與傳真相同，需要?dú)w檔管理時(shí)，也按傳真的命名規(guī)則命名。外來(lái)文件的結(jié)構(gòu)為：XS-AA-BB-yyyymmdd-nnn，其中AA表示項(xiàng)目名稱，BB表示文件來(lái)源，yyyymmdd表示發(fā)文年月日，nnn表示文件流水號(hào)。對(duì)外發(fā)文指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等，其格式為：yyyymmddXS（外）文字第nnn號(hào)。會(huì)議紀(jì)要是指公司內(nèi)部會(huì)議的記錄等，格式為：XS-（DN）-yyyymmdd-AB-nnn，其中DN表示部門（若為公司全體部門參加的，則可省略），AB表示會(huì)議主題（不超過(guò)15個(gè)漢字），nnn表示文件流水號(hào)。除此