核電設(shè)備竣工文件管理獲獎科研報告

核電設(shè)備竣工文件管理獲獎科研報告摘要：設(shè)備竣工文件管理是為規(guī)范核電項目各承包商設(shè)備出廠竣工文件的整理和組卷工作，保證案卷質(zhì)量，使其滿足國家檔案驗收要求及核電建設(shè)、運行、維修的需要，也為了各設(shè)備承包商的設(shè)備竣工文件統(tǒng)一按照中國核電工程有限公司的規(guī)定要求執(zhí)行，尤其在大型核電建設(shè)中設(shè)備竣工文件管理顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：設(shè)備竣工文件；檔案管理；核電

目前設(shè)備竣工文件管理的概況

設(shè)備竣工文件指設(shè)備完成制造、出廠竣工時形成的反映設(shè)備制造過程和真實面貌的文件，主要由設(shè)備質(zhì)量證明文件、合格證、設(shè)備竣工圖、安裝運行維修手冊、驗收記錄等組成。設(shè)備竣工文件管理程序從2009.3形成的A版程序到至今的C1版中間經(jīng)歷了三次升版；第一次升版增加了設(shè)備運行維修手冊的作用與內(nèi)容，對文件的種類進(jìn)行了補(bǔ)充，增加田灣核電站擴(kuò)建工程5、6號機(jī)組的工程代碼，對質(zhì)量計劃和制造完工報告的“4系列號”范圍進(jìn)行了劃分，避免產(chǎn)生重號；對竣工文件內(nèi)容增加了驗收記錄，明確了設(shè)備承包商、設(shè)備采購部、現(xiàn)場文檔中心更具體的職責(zé)，對竣工文件的組卷要求做出了更詳細(xì)的規(guī)定，將附錄1設(shè)備竣工文件清單第37條內(nèi)容改為設(shè)備出廠驗收結(jié)論，增加了附錄6竣工文件記錄清單；第二次升版又進(jìn)一步詳細(xì)了設(shè)備竣工文件的組卷要求，增加了設(shè)備竣工文件歸檔審核單及移交清單，增加了電子文件的歸檔要求，要求設(shè)備供應(yīng)商增加對特殊介質(zhì)的收集、整理；第三次升版將“質(zhì)量計劃”、“設(shè)備修改單、設(shè)計修改單”加入了“設(shè)備竣工文件清單”，明確了“歸檔審核單的編碼規(guī)則，刪除了附錄八表格中的“文件中心”一格，明確了中英文對照的排列順序，明確了各卷冊間不連續(xù)編寫頁碼的規(guī)定，刪除了備考表中的“互見號”，細(xì)化了圖紙裝訂要求，明確了共、冊的填寫要求。

設(shè)備竣工文件由設(shè)備供應(yīng)商形成并由設(shè)備供應(yīng)商直接發(fā)送到現(xiàn)場，很少會做到隨設(shè)備一起發(fā)到現(xiàn)場，一般會滯后，現(xiàn)場設(shè)備采購部檢驗工程師接到開箱通知，進(jìn)行開箱后把竣工文件提交到現(xiàn)場文檔，這些竣工文件大部分還是不符合文檔歸檔的格式要求，還要返廠重新整改以達(dá)到歸檔要求，一些很小的問題現(xiàn)場可以整改的就在現(xiàn)場修改，問題比較嚴(yán)重的現(xiàn)場不能整改的必須退到廠家去整改；一旦設(shè)備竣工文件返廠，廠家不會很積極配合現(xiàn)場文檔工作，一般設(shè)備被竣工文件整改要幾個月甚至一年都有可能，再者，部分供應(yīng)商也是老國企，而且客戶多元化不單單只是核電客戶，對設(shè)備竣工文件整改也不會怎么重視；還有一部分設(shè)備供應(yīng)商是國外供應(yīng)商，他們是按照國際慣例的要求執(zhí)行，我們的設(shè)備竣工文件管理程序?qū)庠O(shè)備供應(yīng)商的約束力不會那么強(qiáng)烈，所以一般國外設(shè)備供應(yīng)商的文件都很難達(dá)到我們的要求，整改的話就更困難了。

至今為止現(xiàn)場文檔中心接收設(shè)備竣工文件750左右其中有170是不合格的，有相當(dāng)一部分不合格的設(shè)備竣工文件是2010年的至今未改。

竣工文件管理的問題原因及影響

設(shè)備竣工文件從產(chǎn)生到歸檔中間經(jīng)過設(shè)備供應(yīng)商、采購部項目負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場采購部、文檔等諸多環(huán)節(jié)，中間任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，設(shè)備竣工文件都不能順利移交。

1.設(shè)備供應(yīng)商

設(shè)備供應(yīng)商同工程公司簽訂合同時采購部把竣工文件的整理標(biāo)準(zhǔn)、要求納入采購合同，要求設(shè)備供應(yīng)商按照我們標(biāo)準(zhǔn)和要求來整理設(shè)備竣工文件，設(shè)備供應(yīng)商把設(shè)備制造過程中反映設(shè)備制造過程和真實面貌的文件，主要由設(shè)備質(zhì)量證明文件、合格證、設(shè)備竣工圖、安裝運行維修手冊、驗收記錄等組成設(shè)備竣工文件必須提供一套原件（所有的記錄均為當(dāng)事人親筆所寫、簽字及標(biāo)注日期清晰準(zhǔn)確、公章應(yīng)采用紅色印章）和六套復(fù)印件。相當(dāng)部分設(shè)備供應(yīng)商根本不看又長又繁瑣的程序，根據(jù)自己的感覺來做文件，或者對程序的理解不夠，有的設(shè)備供應(yīng)商一批竣工文件由好多個人負(fù)責(zé)整理制作，每個人的理解不同做出來的設(shè)備竣工文件也不一樣，最后變成一批文件有多種格式；有的設(shè)備供應(yīng)商不提供原件，理由也是多種多樣的，國家檔案局也要檢查他們的文件，所以他們自己也要原件；或者有的設(shè)備供應(yīng)商的設(shè)備供應(yīng)好幾個核電廠，而原件只有一份到底給哪個核電廠，干脆誰也不給，自己保存；還有的設(shè)備供應(yīng)商的設(shè)備竣工文件不是自己做的，找復(fù)印店幫忙代做，做好的文件也不檢查、核對，導(dǎo)致很多文件不符合要求；還有一些設(shè)備供應(yīng)商，他們是按照國際慣例的要求來做文件，自然不會符合我們的程序要求。由于各種原因，一級一級傳遞會出現(xiàn)指令弱化，再加上設(shè)備供應(yīng)商對設(shè)備竣工文件重視不夠，造成好多設(shè)備供應(yīng)商的設(shè)備竣工文件不符合歸檔要求。

2.采購部項目負(fù)責(zé)人

項目負(fù)責(zé)人明確設(shè)備承包商應(yīng)提交的設(shè)備文件清單、通信渠道號和文件編碼規(guī)則，監(jiān)督、檢查、協(xié)調(diào)、催辦各供應(yīng)商對設(shè)備竣工文件和特殊介質(zhì)檔案的形成、收集、整理、提交工作，及對設(shè)備竣工文件的真實性、完整性、可用性的審查，在設(shè)備出廠驗收時嚴(yán)格按照設(shè)備驗收大綱的要求對設(shè)備竣工文件進(jìn)行審查，及跟蹤和解決設(shè)備竣工文件各方發(fā)現(xiàn)的問題。一個項目負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)好幾個合同，對以上的工作不可能面面俱到，再加上思想觀念上的原因覺得竣工文件內(nèi)容正確即可，格式是小問題，再加上目前設(shè)備竣工文件的問題基本上都是現(xiàn)場幫忙解決，形成了一種依賴性；部分項目負(fù)責(zé)任人根本不看程序，對程序的要求一無所知，遇到什么問題直接求助現(xiàn)場，造成了惡性循環(huán)；按照程序要求設(shè)備在出廠時，必須嚴(yán)格按照設(shè)備驗收大綱的要求對設(shè)備竣工文件進(jìn)行審查，目前并沒有做到，項目負(fù)責(zé)人是有對竣工文件進(jìn)行審查，所謂的檢查都是過程檢查，并不是竣工狀態(tài)后的檢查，所以等到設(shè)備文件竣工狀態(tài)后很可能還會出現(xiàn)其他問題，這時候項目負(fù)責(zé)人已經(jīng)不在廠里，在這個環(huán)節(jié)里也會造成竣工文件的不合格。項目負(fù)責(zé)人不了解設(shè)備竣文件歸檔要求和意義、以及今后起到的作用，也是造成設(shè)備竣工文件不合格原因之一。

3.現(xiàn)場采購部

現(xiàn)場采購部負(fù)責(zé)檢查設(shè)備竣工文件的實物與設(shè)備竣工文件清單的一致性，負(fù)責(zé)對竣工文件在出廠驗收時的遺留問題進(jìn)行檢查，確保竣工文件的問題遺留項已全部解決，同時現(xiàn)場采購部還負(fù)責(zé)向現(xiàn)場文檔中心移交符合歸檔要求的設(shè)備竣工文件?，F(xiàn)場采購部目前開箱檢驗人員只負(fù)責(zé)開設(shè)備，對設(shè)備竣工文件不管，一看到是竣工文件根本就不開箱，設(shè)備竣工文件的開箱是由庫工，或者現(xiàn)場采購部綜合科的文員直接開箱，由于不是專業(yè)人員無法對遺留項進(jìn)行檢查，也沒有這個概念，是否對遺留項進(jìn)行整改就不清楚了，遇到了清單和實物不一樣只能通過總部采購部反饋，解決問題遙遙無期，由于項目負(fù)責(zé)人把關(guān)不嚴(yán)造成現(xiàn)場采購部壓力很大，如竣工文件沒有原件、沒有電子版、竣工文件封面用方家山的、竣工文件封面不蓋章、不簽字的、備考表的組卷人員和檢查人員沒有簽字的等，這些竣工文件居然也可以發(fā)到現(xiàn)場，造成現(xiàn)場采購部不符合歸檔要求的竣工文件越來越多，甚至已經(jīng)到失控狀態(tài)。

4.文檔中心

文檔中心負(fù)責(zé)檢查、接收、分發(fā)、移交設(shè)備竣工文件（含特殊介質(zhì)檔案），必要時配合設(shè)備采購部檢查和指導(dǎo)設(shè)備承包商的組