歸檔格式講解

工程文件歸檔格式講解

內(nèi)容提綱第一部分有關(guān)幾個(gè)概念第二部分歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)第三部分文件歸檔格式說明及復(fù)制要求第一部分有關(guān)幾個(gè)概念的理解

一、有關(guān)幾個(gè)概念的理解歸檔工程文件的概念由互相聯(lián)系的若干工程文件組合而成的一種檔案保管單位（也稱為基本單位）。例如：原始資料（各類施工記錄、隱蔽工程檢查記錄等）；成果資料（各類總結(jié)報(bào)告等）；實(shí)物資料（巖芯、標(biāo)本等）

一、有關(guān)幾個(gè)概念的理解文件級(jí)（件）卷內(nèi)目錄是指檔案保管單位的目錄?！怖纾撼晒麍?bào)告中的目錄；會(huì)議紀(jì)要合訂后編制的目錄；工程開工申請(qǐng)/開工令合訂后編制的目錄等〕一、有關(guān)幾個(gè)概念的理解立卷、案卷級(jí)卷內(nèi)目錄立卷—應(yīng)遵循防治工程文件自然形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)工程文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。案卷級(jí)卷內(nèi)目錄—是將同一類別的文件材料保存在同一檔案裝具時(shí)，依次排列組成的目錄。（一般不超過10件）一、有關(guān)幾個(gè)概念的理解工程文件整理的概念

就是將歸檔工程文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等使之有序化的過程。二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

六個(gè)環(huán)節(jié)：裝訂→分類→排列→編號(hào)→編目→裝盒

裝訂：就是把工程文件處理成件的過程。件——基本單位。文件的修整（補(bǔ)）：一是有破損殘缺的；二是很小，用白紙襯上，修復(fù)后基本符合A4紙張；三是去除生銹的金屬物（針）；四是對(duì)字跡模糊的底稿（如實(shí)驗(yàn)室的復(fù)寫紙檢驗(yàn)報(bào)告）進(jìn)行搶救（復(fù)制、建立臺(tái)賬等）。文件級(jí)卷內(nèi)文件材料題名的填寫要準(zhǔn)確。工程名稱（地名、標(biāo)段）、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容（要突出）如：巴東縣黃土坡滑坡A標(biāo)段施工基槽地質(zhì)素描記錄及位置圖二、歸檔工程文件整理步驟的環(huán)節(jié)

分類遵循三個(gè)原則：一是分類方案要細(xì)化；二是類名設(shè)置宜粗不宜細(xì)；三是歸檔條款的設(shè)置要結(jié)合保管期限工程文件的分類（見示例）治理工程項(xiàng)目文件資料歸檔范圍和保管期限表（見指揮部下發(fā)的文件歸檔規(guī)定）二、悔歸檔近工程熱文件處整理泊步驟柜的環(huán)棵節(jié)排列掘：卷（語(yǔ)件）滑內(nèi)文痛字材篇料的帽排列扁：1)抹按重掏要程冊(cè)度排獸列?？?jī)對(duì)一承組文搖字材傲料的稱排列澤，可符采取隊(duì)重要坡的在腥前、當(dāng)次要唉的排語(yǔ)后，冒即按噴文字腿材料鼻內(nèi)容健的重革要程糞度進(jìn)具行排偶列。期總體托性、廊結(jié)論純性、最成果勒性的雖文字罰材料勞都是剛重要湊的文坊字材爪料，老應(yīng)排福在前柜面，搬如按確成果貞材料返原始選記錄株、中全間性馬材料逮等順嫌序排芝列。2)柄按地朝區(qū)排垂列。謀如果脫卷內(nèi)面科技臣文件拼材料過屬于甲若干淺小區(qū)秋域，參即可歡按小箏的行礦政、赤自然骨或?qū)貥I(yè)區(qū)炕域排蓮列。二、乎歸檔嚼工程慈文件求整理燈步驟霸的環(huán)遇節(jié)排列猴：卷（渣件）狐內(nèi)文仗字材傷料的機(jī)排列靈：3)瞇按時(shí)紐奉間排薪列。相指形影成的拜時(shí)間渾或文掌件內(nèi)胸容所追反映筍的時(shí)范間順灶序排齒列。4)常按文雜件材鋒料之局間的賴固定唐關(guān)系疏排列筆。請(qǐng)瓶示和類批復(fù)移，批騎復(fù)在取前，瓦請(qǐng)示畢在后政；正仍文和當(dāng)附件倆，正嘴文在迫前，告附件法在后菜；來肉文和粒復(fù)文巨，復(fù)紡文在雁前，惕來文湯在后護(hù)；正蝴本和別原稿怠，正剪本在街前，唱原稿緞在后栽。5)訓(xùn)按文鏡件材常料的繪客觀欲形成踏過程霉進(jìn)行喬排列請(qǐng)。6)畝按文隸件材域料所議反映殿的對(duì)聰象在盞工作稈程序錄上的蔑銜接揪關(guān)系頑進(jìn)行慰排列炮。二、恭歸檔描工程雹文件電整理斜步驟更的環(huán)嫂節(jié)排列偶：卷（羞件）使內(nèi)圖確文混埋合材星料的吸排列尖：文字再材料哨在前吃、圖捆樣在呈后。如果股文字旗材料乞只是銷對(duì)圖丙樣材奪料進(jìn)謠行補(bǔ)柔充或斷局部龍性的授一般推說明鉛，則精圖樣潮在前害，文懂字材其料在逝后。卷（如件）范內(nèi)圖杯樣材頁(yè)料的庸排列際：首陷先按齡目錄細(xì)所標(biāo)臭順序項(xiàng)進(jìn)行搖排列旅。對(duì)縣沒有至編制暈圖樣津目錄句的圖慎樣排寧列如鄰下：1)怖按隸姨屬關(guān)沈系進(jìn)逝行排檔列。2)磨按總殃體和填局部限關(guān)系奸進(jìn)行踐排列盒。3)隆按比玩例尺章進(jìn)行歷排列貼。從歷大到易小4)酸按地某區(qū)特握征排居列。博如地區(qū)質(zhì)勘勻探圖封樣等二、艱歸檔閉工程更文件針整理所步驟矮的環(huán)周節(jié)排列再：案卷憤級(jí)的岔卷內(nèi)德（分霸類）廳目錄閱排列農(nóng)：原則誰上以癥保管王期限男表?xiàng)l趨目為膽準(zhǔn)，廳對(duì)號(hào)珍入座牛，同造一類牽或同糟一保避管期等限的仙文件脈盡量洽放在歲一起叢。注意定結(jié)合扁工程松實(shí)際塞情況出，工棚程沒附有的餐條款穗跳過菌，繼賠續(xù)排拖下面趴的條釀款。注意蠟案卷較題名柜填寫頑要寫飛文件染材料媽標(biāo)題觀的全態(tài)稱。二、住歸檔倆工程牌文件慣整理婆步驟覽的環(huán)椒節(jié)編號(hào)禽：編制增工程皮文件懲材料晨的頁(yè)遲號(hào)卷內(nèi)倦成套賊的圖輔樣、短說明稻書、夜概算微書等鞠已編段制有即統(tǒng)一船頁(yè)號(hào)隊(duì)，可轎不另蠢行編攻號(hào)。闊其它主凡是形有書敞寫內(nèi)疤容的異頁(yè)面挺，沒扁有統(tǒng)絹一編縱頁(yè)號(hào)宏，或舍編號(hào)按順序科不連隱貫，凱且案犬卷采修用裝踏訂形謹(jǐn)式的彼檔案員材料陳都需蓬重新駁按排泥列順盞序編伸頁(yè)號(hào)陳。裝瓶訂的牢案卷漂卷內(nèi)獨(dú)文件隱材料輛頁(yè)號(hào)陰編寫必位置找：?jiǎn)紊衙嬖诶延蚁乱陆?；雙雙面扎正面信在右誼下角己，背挑面在秒左下鹿角。辣圖樣桶材料駱正面脊無空令白位渡置可惡在背晶面編妻寫頁(yè)峽號(hào)。民案卷翁內(nèi)的關(guān)卷內(nèi)吳目錄瓦和備叉考表虜不編零頁(yè)號(hào)控。二、暑歸檔卻工程禍文件準(zhǔn)整理夫步驟掃的環(huán)劇節(jié)編號(hào)再：編制貪工程唐文件康材料垃的件俗號(hào)不裝燭訂的助案卷豎應(yīng)在喇卷內(nèi)穿每份堵文件框材料移首頁(yè)渣右上默角加球蓋“深檔號(hào)尤章”冤并逐糟件編籃件號(hào)谷。這馬時(shí)每艷件材丹料可固用原誓來編侍制的雁頁(yè)號(hào)型，不哪必重現(xiàn)新編企統(tǒng)一樣的頁(yè)聲號(hào)。歸檔號(hào)運(yùn)章式藝樣如肥下：檔案抵號(hào)分類稱代字件號(hào)總卷巧號(hào)案卷允號(hào)電子揮文件鏈號(hào)00次1S漁G管11電－氣12擠cm1暑cm二、德歸檔臣工程緒文件更整理軋步驟詞的環(huán)沫節(jié)編目池：就是詞把案且卷級(jí)默目錄廢裝訂余成冊(cè)糕，計(jì)建立娃檔案喪總帳總（明歪細(xì)帳換）〔墊式樣步〕。填寫糧案卷攜級(jí)卷手內(nèi)（釋分類牧）目綿錄卷內(nèi)濃目錄廊，放完在卷渾內(nèi)文悟件材震料首雨頁(yè)之寸前，范是卷添內(nèi)文損件材秋料的逼“明惹細(xì)表穗”。滅各項(xiàng)允內(nèi)容趟填寫撫要求撿如下種：1）件號(hào)斃－－晚按卷終內(nèi)文吃件材侄料排方列的賠先后提順序掏，從杏“1格”起英依次話排列碑。（披文件援級(jí)叫連序號(hào)鬧）2）余文件錢材料爪題名蓬－－嫂填寫查文件犁材料么標(biāo)題段的全陵稱，寫圖樣悅材料聽填寫村圖標(biāo)筋的正陷式圖輝名。二、秘歸檔詳工程命文件錢整理英步驟俯的環(huán)車節(jié)編目枕：填寫壟案卷奔級(jí)卷禾內(nèi)（彩分類準(zhǔn)）目3）文件編掉號(hào)－鎮(zhèn)－填葛寫文調(diào)件的倍文號(hào)珍或圖泡樣的鍋圖號(hào)榜。4）栗責(zé)任劑者－呆－填辟寫直賓接編競(jìng)制部膠門或割主要彎責(zé)任搖者。嫁設(shè)計(jì)惱圖應(yīng)勒填寫尚蓋出凱圖章奪的設(shè)加計(jì)單帆位，霸竣工循圖填蘿寫施嶺工單穗位。5）花日期泡－－猾填寫禍編制象文件捎的年餅、月墾、日不（2任00驗(yàn)4.扎01編.2洗8）二、免歸檔陸工程我文件連整理冤步驟騙的環(huán)控節(jié)編目府：填寫賠案卷漿級(jí)卷標(biāo)內(nèi)（辜分類匆）目6）僑頁(yè)數(shù)膏/張伏－－震填寫究每件唇文件報(bào)材料溫的總嫁頁(yè)數(shù)億或圖米的張柏?cái)?shù)（露文件奇級(jí)卷貧內(nèi)目途錄為它“頁(yè)程次”椒－－墾填寫策每份貝文件六首頁(yè)猶標(biāo)注仆的頁(yè)揮號(hào)。嶺最后斯一份澤文件叫的起壞止頁(yè)若號(hào)。安）7）甘備注務(wù)－－鋤無特抄殊說涼明的促不填閉寫，早有需活說明柜的可沙簡(jiǎn)要糞填寫奶。二、吳歸檔滅工程屑文件條整理頃步驟乏的環(huán)妨節(jié)編目嚷：填寫薄案卷榴級(jí)卷扛內(nèi)（貫分類躬）目注意宴：文繩字材啄料應(yīng)別逐件驅(qū)登錄秀，圖罵樣材很料一犯般逐某張登思錄，徐即每爛張圖再紙應(yīng)血作為忠一件圈對(duì)待匠，不紛能將凱一組妹圖作普為一洋件登為錄。虧出圖垃時(shí)已醉匯編雨成冊(cè)幻玉并編濤有正繞式題餅名的患圖，克可作姓為一餡件登役錄。填寫冒案卷禾封面扁：采扁用案焦卷外賽封和桌案卷很內(nèi)封造兩種房誠(chéng)形式饞。外跨封面下印制穗在卷脊皮的疲正表嚇面，體內(nèi)封裙面排緞列在布卷內(nèi)段目錄跡之前菊。上交分類籃案卷件數(shù)卷數(shù)總卷號(hào)保管期限二、細(xì)歸檔告工程船文件附整理辣步驟初的環(huán)塵節(jié)裝盒奔：①無嬸酸紙龍做成鬧的裝宵具；②操裕作過斑程：第一鉤步是繼把歸障檔文趁件材秒料按含件號(hào)濤裝入神盒內(nèi)孟，同朝類別警代字驕，同皮一保醋管期稼限下妖件號(hào)剖連續(xù)材，根高據(jù)文費(fèi)件材艇料多菊少選請(qǐng)擇裝再具大行小；第二紋步是洪填寫欠檔案狐盒封犬面及抽脊背稱項(xiàng)目忠。第三迎部分文件這歸檔方格式華說明疾及復(fù)爐制要鳴求格式柏說明洞：封面摩項(xiàng)目遮的填緊寫：1）盡檔號(hào)飛：SD最－指從湖北園省地格質(zhì)災(zāi)醫(yī)害防萬治中蹈心；纖00浸1倡XG祖－指盡給的唐檔號(hào)頂、指若項(xiàng)目奸管理能；批提－類叢別代紹字；債－1通指批在字類碑的件浴號(hào)。2）悉案卷棉題名窗：擬寫詢應(yīng)簡(jiǎn)排明、劃準(zhǔn)確麻揭示棕卷內(nèi)證檔案增材料宇的內(nèi)澇容。他主要曲包括弱：項(xiàng)語(yǔ)目名訴稱+內(nèi)容唇特征+檔案舊材料京名稱旗（文年件名勉稱）吵。項(xiàng)目糠名稱揚(yáng)－－搭應(yīng)采談?dòng)靡?guī)蜓范的辯全稱拼，要玻與任耕務(wù)書理、說謝明書澡及有籮關(guān)設(shè)創(chuàng)計(jì)文懲件所乘載明嫩的項(xiàng)乘目名猴稱一喝致。第三霞部分文件找歸檔皆格式堵說明研及復(fù)盡制要徐求格式摘說明銷：2）巴案卷堂題名蛛：內(nèi)容旨特征縫－－滋如果物某方忽面的滑全部君檔案家材料順組在荒同一旁案卷勤，其寬內(nèi)容講特征炭用上牽位概榮念標(biāo)瘋明。劑（如重“抗