人事檔案歸檔制度（二篇）

第8頁共8頁人事檔案歸檔制?度一、人事檔?案保管制度□目?的第一，保守?檔案____。?現(xiàn)代企業(yè)競爭中?，情報戰(zhàn)是競爭?的重要內容，而?檔案____便?是企業(yè)____?的一部分。對人?事檔案進行妥善?保管，能有效地?保守____。?第二，維護人?事檔案材料完整?，防止材料損壞?，這是檔案保管?的主要任務。?第三，便于檔案?材料的使用。保?管與利用是緊密?相聯(lián)的，科學有?序的保管是高效?利用檔案材料的?前提和保證。?□人事檔案保管?制度的基本內容?建立健全保管?制度是對人事檔?案進行有效保管?的關鍵。其基本?內容大致包括五?部分：材料歸檔?制度；檢查核對?制度；轉遞制度?；保衛(wèi)保密制度?；統(tǒng)計制度。?（1）材料歸檔?制度。新形成的?檔案材料應及時?歸檔，歸檔的大?體程序是：首先?對材料進行鑒別?，看其是否符合?歸檔的要求；其?次，按照材料的?屬性、內容，確?定其歸檔的具_?___置；再次?，在目錄上補登?材料名稱及有關?內容；最后，將?新材料放入檔案?。（2）檢查?核對制度。檢查?與核對是保證人?事檔案完整、安?全的重要手段。?檢查的內容是?多方面的，既包?括對人事檔案材?料本身進行檢查?，如查看有無霉?爛，蟲蛀等，也?包括對人事檔案?保管的環(huán)境進行?檢查，如查看庫?房門窗是否完好?，有無其他存放?錯誤等。檢查核?對一般要定期進?行。但在下列情?況下，也要進行?檢查核對：—?____之后，?如被盜、遺失或?水災火災之后：?—對有些檔案?發(fā)生疑問之后，?如不能確定某份?材料是否丟失。?—發(fā)現(xiàn)某些損?害之后，如發(fā)現(xiàn)?材料變霉，發(fā)現(xiàn)?了蟲蛀等。（?3）轉遞制度。?轉遞制度是關于?檔案轉移投遞的?制度。檔案的轉?遞一般是由工作?調動等原因引起?的，轉遞的大致?程序如下：①?取出應轉走的檔?案；②在檔案?底賬上注銷；?③填寫《轉遞人?事檔案材料__?__通知單》；?④按發(fā)文要求?包裝、密封。?在轉遞中應遵循?保密原則，一般?通過機要交通轉?遞，不能交本人?自帶。另外，收?檔單位在收到檔?案，核對無誤后?，應在回執(zhí)上簽?字蓋章，及時退?回。（4）保?衛(wèi)保密制度。具?體要求如下。?①對于較大的企?業(yè)，一般要設專?人負責檔案的保?管，應齊備必要?的存檔設備。?②庫房備有必要?的防火、防潮器?材。③庫房、?檔案柜保持清潔?，不準存放無關?物品。④任何?人不得擅自將人?事檔案材料帶到?公共場合。⑤?無關人員不得進?入庫房。嚴禁吸?煙。⑥離開時?關燈關窗，鎖門?。（5）統(tǒng)計?制度。人事檔案?統(tǒng)計的內容主要?有以下幾項：?①人事檔案的數(shù)?量。②人事檔?案材料收集補充?情況。③檔案?整理情況。④?檔案保管情況。?⑤利用情況。?⑥庫房設備情?況。⑦人事檔?案工作人員情況?。二、人事檔?案利用制度□?目的第一，建?立人事檔案利用?制度是為了高效?、有序地利用檔?案材料。檔案在?利用過程中，應?遵循一定的程度?和手續(xù)，這是保?證檔案管理秩序?的重要手段。?第二，建立人事?檔案利用制度也?是為了給檔案管?理活動提供規(guī)章?依據(jù)。工作人員?必須按照這些制?度行事，這是對?工作人員的基本?要求?！跞耸?檔案利用的方式?人事檔案的利用?有多種方式：?（1）設立閱覽?室以供利用查閱?。閱覽室一般設?在人事檔案庫房?內或靠近庫房的?地方，以便調?卷和管理。人?事檔案歸檔制度?（二）□目的?第一，保守檔?案機密?，F(xiàn)代企?業(yè)競爭中，情報?戰(zhàn)是競爭的重要?內容，而檔案機?密便是企業(yè)機密?的一部分。對人?事檔案進行妥善?保管，能有效地?保守機密。第?二，維護人事檔?案材料完整，防?止材料損壞，這?是檔案保管的主?要任務。第三?，便于檔案材料?的使用。保管與?利用是緊密相聯(lián)?的，科學有序的?保管是高效利用?檔案材料的前提?和保證?！跞?事檔案保管制度?的基本內容建?立健全保管制度?是對人事檔案進?行有效保管的關?鍵。其基本內容?大致包括五部分?：材料歸檔制度?;檢查核對制度?;轉遞制度;保?衛(wèi)保密制度;統(tǒng)?計制度。（1?）材料歸檔制度?。新形成的檔案?材料應及時歸檔?，歸檔的大體程?序是：首先對材?料進行鑒別，看?其是否符合歸檔?的要求;其次，?按照材料的屬性?、內容，確定其?歸檔的具體位置?;再次，在目錄?上補登材料名稱?及有關內容;最?后，將新材料放?入檔案。（2?）檢查核對制度?。檢查與核對是?保證人事檔案完?整、安全的重要?手段。檢查的?內容是多方面的?，既包括對人事?檔案材料本身進?行檢查，如查看?有無霉爛，蟲蛀?等，也包括對人?事檔案保管的環(huán)?境進行檢查，如?查看庫房門窗是?否完好，有無其?他存放錯誤等。?檢查核對一般要?定期進行。但在?下列情況下，也?要進行檢查核對?：—突發(fā)事件?之后，如被盜、?遺失或水災火災?之后：—對有?些檔案發(fā)生疑問?之后，如不能確?定某份材料是否?丟失。—發(fā)現(xiàn)?某些損害之后，?如發(fā)現(xiàn)材料變霉?，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等?。（3）轉遞?制度。轉遞制度?是關于檔案轉移?投遞的制度。檔?案的轉遞一般是?由工作調動等原?因引起的，轉遞?的大致程序如下?：①取出應轉?走的檔案;②?在檔案底賬上注?銷;③填寫《?轉遞人事檔案材?料____單》?;④按發(fā)文要?求包裝、密封。?在轉遞中應遵?循保密原則，一?般通過機要交通?轉遞，不能交本?人自帶。另外，?收檔單位在收到?檔案，核對無誤?后，應在回執(zhí)上?簽字蓋章，及時?退回。（4）?保衛(wèi)保密制度。?具體要求如下：?①對于較大的?企業(yè)，一般要設?專人負責檔案的?保管，應齊備必?要的存檔設備。?②庫房備有必?要的防火、防潮?器材。③庫房?、檔案柜保持清?潔，不準存放無?關物品。④任?何人不得擅自將?人事檔案材料帶?到公共場合。?⑤無關人員不得?進入庫房。嚴禁?吸煙。⑥離開?時關燈關窗，鎖?門。（5）統(tǒng)?計制度。人事檔?案統(tǒng)計的內容主?要有以下幾項：?①人事檔案的?數(shù)量。②人事?檔案材料收集補?充情況。③檔?案整理情況。?④檔案保管情況?。⑤利用情況?。⑥庫房設備?情況。⑦人事?檔案工作人員情?況。二、人事?檔案利用制度?□目的第一，?建立人事檔案利?用制度是為了高?效、有序地利用?檔案材料。檔案?在利用過程中，?應遵循一定的程?度和手續(xù)，這是?保證檔案管理秩?序的重要手段。?第二，建立人?事檔案利用制度?也是為了給檔案?管理活動提供規(guī)?章依據(jù)。工作人?員必須按照這些?制度行事，這是?對工作人員的基?本要求。□人?事檔案利用的方?式人事檔案的利?用有多種方式：?（1）設立閱?覽室以供利用查?閱。閱覽室一般?設在人事檔案庫?房內或靠近庫房?的地方，以便?調卷和管理。這?種方式具有許多?優(yōu)點，如便于查?閱指導，便于監(jiān)?督，利于防止泄?密和丟（2）?借出使用。借出?庫房須滿足一定?的條件，比如：?本機關領導需要?查閱人事檔案;?公安、保衛(wèi)部?門因特殊需要必?須借用人事檔案?等。借出的時間?不宜過長，到期?未還者應及時催?還。（3）出?具證明材料。這?也是人事檔案部?門的功能之一。?出具的證明材料?可以是人事檔案?部門按有關文件?規(guī)定寫出的有關?情況的證明材料?，也可以是人事?檔案材料的復制?件。要求出具?材料的原因一般?是入黨、入團、?提升、招工、出?國等。___?_人事檔案利用?的手續(xù)在通過?以上方式利用人?事檔案時，必須?符合一定的手續(xù)?。這是維護人事?檔案完整安全的?重要保證。（?1）查閱手續(xù)。?正規(guī)的查閱手續(xù)?包括以下內容：?首先，由申請查?閱者寫出查檔報?告，在報告中寫?明查閱的對象，?目的，理由，查?閱人的概況等情?況;其次，查閱?單位（部門）蓋?章。負責人簽字?;最后，由人事?檔案部門審核批?準。人事檔案部?門對申請報告進?行審核，若理由?充分，手續(xù)齊全?，則給予批準。?（2）外借手?續(xù)。首先，借?檔單位（部門）?寫出借檔報告，?內容與查檔報告?相似。其次，?借檔單位（部門?）蓋章，負責人?簽字。再次，?人事檔案部門對?其進行審核、批?準。然后，進?行借檔登記。把?借檔的時間，材?料名稱、份數(shù)、?理由等填清楚，?并由借檔人員簽?字。最后，歸還?時，及時在外借?登記上