辦公室職能與重要性

辦公室職能與重要性

辦公室是一個(gè)綜合部門(mén)，承擔(dān)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)、承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的重要角色，工作任務(wù)繁重、復(fù)雜多樣。辦公室的主要職責(zé)是“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”。辦公室主任則是單位的“總管家”，如何才能充分發(fā)揮辦公室的職能作用，筆者根據(jù)自己的工作實(shí)踐談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。首先，要樹(shù)立“一種理念”，增強(qiáng)做好辦公室工作的責(zé)任感和使命感。當(dāng)前國(guó)內(nèi)物價(jià)上漲，物價(jià)管理部門(mén)的工作任務(wù)更加繁重，對(duì)辦公室工作提出了新的、更高的要求。為適應(yīng)新的形勢(shì)和任務(wù)，必須樹(shù)立辦公室就是服務(wù)部、辦公室主任就是服務(wù)員，辦公室工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為群眾服務(wù)的新理念。如何做好服務(wù)工作呢？首先，要有責(zé)任意識(shí)。辦公室工作無(wú)小事，如果哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，就會(huì)影響全局的工作。因此，辦公室主任必須保持高度負(fù)責(zé)的精神、一絲不茍的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)，認(rèn)真對(duì)待和切實(shí)抓好每一項(xiàng)工作，以保證全局工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，要有真誠(chéng)情感。要牢固樹(shù)立真誠(chéng)服務(wù)的理念，對(duì)外要熱誠(chéng)，對(duì)來(lái)單位辦事的人要熱情接待、禮貌待人，杜絕“門(mén)難進(jìn)、臉難看，話難聽(tīng)、事難辦”的現(xiàn)象。對(duì)內(nèi)要真誠(chéng)，營(yíng)造團(tuán)結(jié)和諧、溫馨融洽的氛圍，加強(qiáng)品德修養(yǎng)，顧全大局，謙讓包容。充滿真誠(chéng)之心，滿懷真摯情感是做好服務(wù)工作的關(guān)鍵，服務(wù)要熱情誠(chéng)懇、耐心細(xì)致，要多聯(lián)系、多商量、多協(xié)調(diào)、多溝通，堅(jiān)持以誠(chéng)待人、以理服人、以情感人。要高效率地工作，需要樹(shù)立時(shí)不我待、只爭(zhēng)朝夕的理念，強(qiáng)調(diào)時(shí)效觀念和求真務(wù)實(shí)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。同時(shí)，要遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作過(guò)夜，實(shí)行首問(wèn)責(zé)任制和限時(shí)結(jié)辦制，確保按時(shí)按量、保質(zhì)保效完成各項(xiàng)任務(wù)。此外，還要注重探索和把握辦公室工作的特點(diǎn)和規(guī)律，形成高效、協(xié)調(diào)、規(guī)范的工作機(jī)制。辦公室主任應(yīng)該找準(zhǔn)自己的定位，成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，發(fā)揮參謀部、智囊團(tuán)、信息中心和左右手的作用。為此，需要勤于調(diào)查研究，注重總結(jié)分析，積累資料，提供各種信息、資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供針對(duì)性的服務(wù)。同時(shí)，要深刻把握黨和國(guó)家的方針政策，把握國(guó)際國(guó)內(nèi)形勢(shì)和領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，善于將領(lǐng)導(dǎo)的思路進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)和歸納，從中把握領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏和思維走向，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供科學(xué)的參考依據(jù)。辦公室主任還應(yīng)該善于管好事務(wù)，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。要始終站在全局的高度，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作。服務(wù)不添亂，盡力為領(lǐng)導(dǎo)減少瑣碎性事務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)集中更多的精力想大事抓大事。解難不添憂，注重增強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性，防范可能出現(xiàn)的問(wèn)題，把矛盾控制和解決在萌芽狀態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)遮風(fēng)擋雨、分憂解愁。成事不誤事，胸懷大局、心細(xì)如發(fā)，學(xué)會(huì)統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)安排，致力辦公室工作管理的規(guī)范化、制度化，確保各項(xiàng)工作井井有條，環(huán)環(huán)相扣，忙而不亂，繁而有序，大事不誤、小事不漏。要強(qiáng)化自身的綜合素質(zhì)，包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、組織協(xié)調(diào)能力、溝通協(xié)調(diào)能力和創(chuàng)新能力等方面。首先，要有高度的政治素質(zhì)，牢記黨的宗旨和使命，嚴(yán)格要求自己，做到清正廉潔，秉公執(zhí)法，堅(jiān)決維護(hù)黨和政府形象。其次，要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉本職工作，了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求和部門(mén)的工作流程，能夠獨(dú)立完成各項(xiàng)工作任務(wù)。同時(shí)，要具備組織協(xié)調(diào)和溝通協(xié)調(diào)能力，能夠有效地協(xié)調(diào)各方面資源，解決工作中的矛盾和問(wèn)題，推動(dòng)工作順利開(kāi)展。最后，要具備創(chuàng)新能力，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，不斷提高工作效率和質(zhì)量，推動(dòng)辦公室工作不斷創(chuàng)新發(fā)展。要充分發(fā)揮辦公室的綜合效能，需要做好以下幾點(diǎn)：一是要密切與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系，了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和要求，及時(shí)反映工作情況和問(wèn)題，積極協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)工作任務(wù)。二是要注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，形成合力，共同推動(dòng)工作的開(kāi)展。三是要不斷提高工作效率和質(zhì)量，善于利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和信息技術(shù)