公文寫作基本要求之材料可靠情況確實

公文寫作基本要求之材料可靠情況確實公文寫作根本要求之材料牢靠狀況的確

公文的材料包括形成公文主旨和表達主旨所依據(jù)的事實現(xiàn)象、統(tǒng)計數(shù)字、政策法規(guī)、上級精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、談?wù)擉w等有用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個方面：精神依據(jù)和事實狀況。

精神依據(jù)是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規(guī)，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)所公布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。

事實狀況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的狀況主要指直接發(fā)生的、發(fā)覺的、總結(jié)概括的事實狀況，即本地區(qū)、本部門、本單位遇到的問題、發(fā)生的事情（過程、動向）、工作的進程（作法、閱歷）種種。它在公文里表現(xiàn)為詳細事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計等形式。這種直接發(fā)生的事實狀況，是第一手材料。此外，公文的事實狀況里也包括間接轉(zhuǎn)引來的事例、概述、數(shù)字、閱歷、成果等。

無論哪一類材料，都要求做到真實、精確、牢靠。“狀況的確”，是寫好公文的根本要求。這在新舊兩個《方法》中是全都的。為了做到材料牢靠、狀況的確，我們在材料預(yù)備上一般要抓好四個環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實、加工。

（一）詳盡占有材料

寫好公文必需詳盡地占有材料。材料是形成觀點的根底，事實、數(shù)字，這都是公文表達出來的“干貨”，固然非常重要?！捌┤绱蠼巢俳?，無土木材料，縱有成風(fēng)盡堊手段，何處設(shè)施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達兩方面說的。

所謂詳盡地占有材料，一是要“盡”，就是盡可能廣泛地占有材料，“貪多務(wù)得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”；二是要“詳”，就是具體詳細。一件事情的起因、過程、結(jié)果、多種因素的干擾、正反影響效果；一件工作的動因、背景；一個問題的正反觀點、來龍去脈，都要盡可能具體詳細地占有，寫出來的才有說服力。

占有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：

1．平常積存，就是積學(xué)儲材。平素留意學(xué)習(xí)、觀看積存，用時才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學(xué)”，指的就是這個道理?！暗弥诙眄暎e之在平日”（清·袁守定：《占畢叢談》；“占”，看；“畢”，簡冊），說的是一個道理。平常學(xué)習(xí)、觀看積存豐富，學(xué)問面廣，寫作時其構(gòu)思就簡單觸類旁通、思路開闊，擇優(yōu)而用，妙緒泉涌。

2．受領(lǐng)任務(wù)后，查閱文件，搜集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。搜集資料時應(yīng)留意與撰寫任務(wù)、與公文主旨的相關(guān)性，也就是說，要有肯定的方向、范圍。操作方法是首先學(xué)習(xí)相關(guān)的中心文件，進一步領(lǐng)悟精神實質(zhì)，然后查閱上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)所公布的相關(guān)政策、規(guī)定，最終翻閱手冊、年鑒等工具書及報刊、雜志上相關(guān)的狀況報道和國內(nèi)外討論成果。這一過程中，始終應(yīng)留意查閱、收集圍繞本單位工作的各項統(tǒng)計數(shù)字以及信息、簡報、總結(jié)、報告、會議紀要等相關(guān)資料，做到：上下通達，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。

3．構(gòu)思之前，實地調(diào)查，把握第一手狀況。這是最重要的一步。一般狀況，也要調(diào)查了解，不僅可以核實已把握的材料，而且可以發(fā)覺新問題、新閱歷、新動向；重點狀況，尤其要進展深入的調(diào)查討論。實踐證明，組織召開座談會、調(diào)查會是一種快捷而有效的方法。假如發(fā)覺實際調(diào)查的狀況與撰寫者已經(jīng)把握的狀況有出入，可以修正；出入較大，要敬重實際。即使發(fā)覺實際狀況與領(lǐng)導(dǎo)意圖相抵觸，也要敬重客觀實際，采納恰當?shù)姆椒?，妥當協(xié)調(diào)。這是唯物主義者應(yīng)有的態(tài)度，也是黨性的表現(xiàn)。

（二）嚴格篩選材料

調(diào)查、搜集、積存而來的材料，不是堆砌在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析討論，爬梳剔抉，進展篩選。篩選材料，貴在一個“嚴”字，重在一個“新”字。主要是依據(jù)以下三個標準：

1．材料的相關(guān)性

這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據(jù)來區(qū)分對待不同材料的。與公文主旨有關(guān)聯(lián)的材料，??；無關(guān)的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點非常有力、嚴密相關(guān)的材料，要詳，要詳細、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點雖有關(guān)系、必不行少，但是關(guān)系又比擬一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點詳，一般略”；或主見“重則詳，輕則略；近則詳，遠則略；點則詳，面測略”。這些來自實踐閱歷的熟悉，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對于公文構(gòu)思非常重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子。

2．材料的典型性

這是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點。典型一詞，在不同領(lǐng)域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能表達該類事物的總體本質(zhì)特征，并且預(yù)示著該類事物總體的進展方向，那么這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點鮮亮，主旨突出，增加內(nèi)在的說服力。所以，篩選典型性強的材料對于構(gòu)思公文非常重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質(zhì)量的較高起點。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質(zhì)量對于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。

3．材料的新奇性

這是要求篩選材料時應(yīng)先注意選用那些在現(xiàn)實進展中消失的新材料。這些新材料可以是改革開放不斷進展的新形勢下消失的新狀況、新問題、新沖突，也可以是亟待重視的新典型、新閱歷或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見解，總之是一切新事物，特殊是那種代表了新的進展方向、具有強大生命力的事物。對于已知的材料，采納新視點來“燭照”，也可能會發(fā)覺它具有現(xiàn)實啟發(fā)意義，這也是新奇的；“熟知未必真知”（列寧），從新的角度對常見的事物進展觀看思索，也可能會有新的發(fā)覺。這同樣是新奇的。應(yīng)當留意到一個時期領(lǐng)導(dǎo)和群眾所關(guān)懷的“熱點”、“難點”、“敏感點”，也往往是行政領(lǐng)導(dǎo)討論工作的“興奮點”、“新奇點”，作為負責公文起草的秘書人員、公務(wù)員都要重視選用這些新奇的材料。惟新奇，才引人。構(gòu)思之初，就要考慮到這種“收視率”。

（三）仔細核實材料

對于材料的核實工作，貫穿于材料預(yù)備過程中的占有、篩選、加工等各個環(huán)節(jié)。這里集中討論一下是必要的。

一切虛構(gòu)的、生編亂造的、未經(jīng)核實的材料，包括狀況、數(shù)字、引文等都不能用于公文。新《方法》特殊提出，材料中的人名、地名、數(shù)字、引文等肯定要精確。一旦發(fā)覺疑點就要更正或刪除，這是件嚴厲的工作。否則一字之差，后果不堪設(shè)想。惟其如此，才能保證做到材料牢靠，狀況的確。

聯(lián)系近年來一些公文中消失的過失，更會使我們熟悉到核實材料的重要意義，體會到核實工作要由始至終，要全方位，無論反復(fù)幾遍但都須態(tài)度仔細，抱著劇烈的責任心，這一要求是特別重要的。此外，我們還要把握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)分析方法。例如，一件事情的發(fā)生，有其起因、背景、過程與影響，有多種因素與內(nèi)在聯(lián)系，這都要核實；一件工作的動因、作法、進程與效果，有其主觀與客觀因素，有其遠因和近因，這在核實中也必需予以留意。再如，一個統(tǒng)計數(shù)字，不能僅僅停留在它的計算是否精確、準確度是否全都、是否能在公文中起到證明觀點的作用，而且還要核實一下真假與誤差：它的統(tǒng)計指標體系是否科學(xué)合理，是否符合中國的當代的現(xiàn)實，用在某一地區(qū)、某一專業(yè)或行業(yè)是否適合，等等；它的統(tǒng)計口徑是否恰當，是否能夠涵蓋該種類對象特征，是否與實際狀況不符，是否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計算方法，特殊是常常采納的“算術(shù)平均加權(quán)系數(shù)”的界定，是否精確合理，在反映差異上是否科學(xué)恰當，是否符合實際，是否能夠反映現(xiàn)實中的差異和問題，等等。無差異即無信息，信息量固然與信息價值成正比。一個材料無信息、無價值，用它干什么！而且，在數(shù)字的運用上，能否使定性分析與定量分析的方法有機地結(jié)合起來，起到證明觀點的作用，則是比擬簡單的核實工作了，那需要在審核文稿階段進一步核實。應(yīng)當提示留意的是，當前有些上行公文以及工作總結(jié)、調(diào)查報告中，不僅狀況不的確，而且數(shù)字也不精確，站在這樣不行靠的材料根底上，很難得出全面、正確的結(jié)論。

（四）合理加工材料

選定材料經(jīng)過核實之后，還應(yīng)當對材料進展必要的加工整理，然后再用到文稿里去。實際操作中可以對材料進展三個方面的加工：

1．適體剪裁加工

通讀材料，刪削冗贅，化長為短，變詳為略，將交待過多、談?wù)撨^多的無關(guān)的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，一律刪除。

變換體裁角度，將描寫、抒情及無必要的談?wù)摳膶憺楸磉_或說明，在表達方式上變“曲筆”為“直筆”，直述不曲才適合公文體式。

2．合并提高加工

同一問題，散見于若干材料中，可以摘取概括，變?yōu)楦攀?，或者保存一個“點”的材料，把其他相像材料綜合成“面”，點面結(jié)合。

同類數(shù)字，可以相加，抽取合并后變成一個綜合數(shù)字。

變換角度“提高”原材料可用性。例如