集團(tuán)公司檔案管理制度

集團(tuán)公司檔案管理制度一、制度目的為規(guī)范集團(tuán)公司檔案的管理，保證檔案的完整性、安全性和可查閱性，提高檔案管理效率，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司內(nèi)所有部門(mén)、子公司及其分支機(jī)構(gòu)的檔案管理。三、檔案的定義檔案是指任何以書(shū)面、電子形式記錄的各種文件、資料、圖紙、照片等記錄形式，包括但不限于以下：所有與集團(tuán)公司和其下屬子公司、分支機(jī)構(gòu)的法人資格、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)、人事、行政等有關(guān)的檔案；所有涉及商業(yè)秘密、商業(yè)機(jī)密、技術(shù)資料、研究報(bào)告、客戶資料、生產(chǎn)管理等方面的檔案；公司及員工個(gè)人的文書(shū)檔案及員工檔案。四、檔案管理制度檔案管理單位集團(tuán)公司設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作，負(fù)責(zé)檔案的保管、歸檔、借閱、銷毀等工作，并根據(jù)業(yè)務(wù)需要制定各類檔案管理規(guī)定。另外，各子公司、分支機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案管理崗位，配合總部檔案管理部門(mén)工作。檔案保管（1）檔案應(yīng)保存完整，無(wú)遺漏，內(nèi)容真實(shí)、可靠、保密。欲丟棄無(wú)用的文件或資料，需上報(bào)公司檔案管理部門(mén)并經(jīng)批準(zhǔn);（2）檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，同一類別的檔案裝訂在一起。并應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、編號(hào)、版次和日期等檔案流轉(zhuǎn)信息;（3）檔案柜必須存放在安全、通風(fēng)、干燥、避光、防潮、防火等條件完備的房間內(nèi)，嚴(yán)禁將檔案柜放進(jìn)走道、過(guò)道或窗戶邊；（4）檔案嚴(yán)禁借用，如需借出，應(yīng)有相關(guān)授權(quán)并申請(qǐng)借閱，辦理借閱手續(xù)。檔案借閱（1）檔案借閱申請(qǐng)應(yīng)寫(xiě)明檔案編號(hào)、名稱、保管單位、借閱人姓名、單位、電話和借閱的原因；（2）公司檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)借閱人的身份核實(shí)其身份，并對(duì)借閱事由進(jìn)行審批后，發(fā)放借閱通知，借閱人到指定地點(diǎn)進(jìn)行借閱;（3）檔案借出期限原則上不超過(guò)15個(gè)工作日（節(jié)假日不算）；（4）公司檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案借閱記錄，以便隨時(shí)了解借閱情況。檔案銷毀（1）檔案管理部門(mén)應(yīng)制定完善的檔案銷毀審批制度；（2）檔案銷毀應(yīng)符合國(guó)家法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定；（3）檔案應(yīng)定期清理，刪除無(wú)用文件，開(kāi)展合規(guī)銷毀；（4）檔案銷毀應(yīng)登記記錄，報(bào)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并留存檔案管理部門(mén)備查。五、責(zé)任與處罰對(duì)于檔案管理不當(dāng)而造成的損失，由檔案管理人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。對(duì)于惡意刪除、濫用檔案等情況，將嚴(yán)肅追究責(zé)任，并視情況進(jìn)行紀(jì)律處分或法律處理。六、附則本制度由集團(tuán)公司檔案管理部門(mén)奉行，自發(fā)布之日