人事檔案管理問題及解決對(duì)策

人事檔案管理問題及解決對(duì)策人事檔案管理問題及解決對(duì)策本文關(guān)鍵詞：檔案管理，對(duì)策，人事，解決

人事檔案管理問題及解決對(duì)策本文簡(jiǎn)介：摘要：人事檔案對(duì)于每個(gè)社會(huì)人而言都有重要的意義，它是個(gè)人經(jīng)歷的記錄，也是人事調(diào)動(dòng)等社會(huì)活動(dòng)的根據(jù)。本文主要介紹人事檔案的含義及特點(diǎn)，分析了目前我國(guó)人事檔案管理中存在的問題，最后提出了進(jìn)步人事檔案管理程度的有效對(duì)策。希望通過本文的闡述，可以進(jìn)步社會(huì)和個(gè)人對(duì)于檔案的重視程度，進(jìn)而進(jìn)步我國(guó)的人事檔案管理水

人事檔案管理問題及解決對(duì)策本文內(nèi)容：

摘要：人事檔案對(duì)于每個(gè)社會(huì)人而言都有重要的意義，它是個(gè)人經(jīng)歷的記錄，也是人事調(diào)動(dòng)等社會(huì)活動(dòng)的根據(jù)。本文主要介紹人事檔案的含義及特點(diǎn)，分析了目前我國(guó)人事檔案管理中存在的問題，最后提出了進(jìn)步人事檔案管理程度的有效對(duì)策。希望通過本文的闡述，可以進(jìn)步社會(huì)和個(gè)人對(duì)于檔案的重視程度，進(jìn)而進(jìn)步我國(guó)的人事檔案管理程度。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；問題；對(duì)策

人事檔案直接關(guān)系著我們每個(gè)人的升學(xué)、就業(yè)以及晉升等切身利益，在一些重要的事件上，人事檔案發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，可謂“失之毫厘謬以千里〞。近年來，隨著人們對(duì)個(gè)人信息的重視，人事檔案工作越來越受到社會(huì)的關(guān)注。

一、人事檔案的含義和特點(diǎn)

1.人事檔案的含義

人事檔案，就是記錄人們從出生那一刻起主要經(jīng)歷的文件材料，它既包括客觀人生軌跡的變動(dòng)，也包括在這種變動(dòng)中表達(dá)出來的個(gè)人思想變化。人事檔案全面地記錄了一個(gè)社會(huì)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治相貌、工作履歷和思想變化，是一個(gè)人身份、學(xué)歷等的證據(jù)，事關(guān)個(gè)人在生活中享受的到的各種待遇和保障，具有法律效用。

2.人事檔案的特點(diǎn)

〔1〕人事檔案具有真實(shí)性人事檔案是人生履歷的準(zhǔn)確記錄，可以為個(gè)人評(píng)價(jià)和許多社會(huì)活動(dòng)提供必要的根據(jù)，具有法律效用，因此必須保障其真實(shí)性。但是由于我國(guó)檔案工作的不嚴(yán)密，人事檔案造假的現(xiàn)象并不少見，這嚴(yán)重影響了社會(huì)公平，使人事檔案工作廣受社會(huì)質(zhì)疑。〔2〕人事檔案具有全面性人事檔案對(duì)于一個(gè)社會(huì)人的記錄，不只包括他的個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和成長(zhǎng)經(jīng)歷、政治生活等，還包括其成長(zhǎng)背景、家庭生活經(jīng)歷和思想政治表現(xiàn)，除此之外，還會(huì)涉及在這些活動(dòng)過程當(dāng)中，別人對(duì)個(gè)人的評(píng)價(jià)和鑒定，因此具有典型的全面性。我們可以通過一個(gè)人的檔案，建立對(duì)這個(gè)人的根本印象，可以說，人事檔案是個(gè)人信息的數(shù)據(jù)庫?！?〕人事檔案具有變動(dòng)性人事檔案一旦建立，并不是馬上塵封、一成不變的，它會(huì)隨著個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷不斷添加新的內(nèi)容。在檔案搜集和整理工作當(dāng)中，盡責(zé)的人事檔案管理工作，應(yīng)該盡量縮小個(gè)人經(jīng)歷變動(dòng)和檔案變動(dòng)之間的“時(shí)間差〞，盡可能快地做好新材料的錄入工作，防止變動(dòng)過程中有所遺漏?！?〕人事檔案具有機(jī)密性人事檔案記錄個(gè)人的生平事跡，難免會(huì)有一些功過是非、獎(jiǎng)懲任免是“缺乏為外人道〞的，這些歷史事件成為個(gè)人的隱私，除非政治和組織需要，是不能向社會(huì)公開的。人事檔案的這種機(jī)密性，既制止別人隨意接觸個(gè)人人事檔案機(jī)密局部，也制止檔案記錄者本人隨意調(diào)取和查閱本人的檔案，可以有效地保護(hù)個(gè)人隱私和信息平安。

二、人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理機(jī)制和管理方法落后

雖然我國(guó)的人事檔案管理工作由來已久，但是由于多年來該項(xiàng)工作的受重視程度不高，導(dǎo)致目前我國(guó)的人事檔案管理機(jī)制和管理方法嚴(yán)重落后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的開展程度。首先是管理機(jī)制問題，我國(guó)的檔案管理照舊延續(xù)建國(guó)以來“方案管理〞和“行政管理〞的各項(xiàng)制度，重視檔案的管理工作，忽略了檔案的效勞工作，導(dǎo)致檔案管理死板、僵化，人事檔案的使用價(jià)值和社會(huì)價(jià)值難以得到發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)。另外，在人事檔案的管理方法上，也存在著嚴(yán)重的操作不標(biāo)準(zhǔn)問題：許多單位的檔案管理硬件設(shè)施不完善，在檔案的保管過程當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀等問題；還有個(gè)別單位，不重視人事檔案整理和保存的標(biāo)準(zhǔn)性，在檔案材料搜集時(shí)，缺乏控制標(biāo)準(zhǔn)，使得許多不符合入檔規(guī)定的大小不合格紙張和破損材料混入檔案當(dāng)中，嚴(yán)重影響人事檔案的整潔和美觀；另外，我國(guó)的人事檔案管理，還存在著分類模糊的問題，很多檔案材料在進(jìn)展分類時(shí)把握不準(zhǔn)，隨意性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)性差，給后續(xù)檔案查閱帶來了極大的不便。

2.人事檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，專業(yè)性較差

我國(guó)的人事檔案管理人員，一般都由一些年齡偏大的工作人員擔(dān)任，這局部工作人員，很少接觸過專業(yè)的檔案管理知識(shí)，都是“半路出家〞或者“兼職效勞〞，在工作中邊干邊學(xué)，這就造成我國(guó)檔案管理操作不標(biāo)準(zhǔn)，材料的歸納、整理不及時(shí)。由于年齡的限制，一些人事檔案管理人員抱著“混日子〞的心態(tài)，回絕接觸最新的檔案管理技術(shù)，一局部工作人員甚至連根本的電腦操作都不能完成，這就使一些單位的電子化檔案管理設(shè)備長(zhǎng)期處于閑置狀態(tài)，制約了人事檔案管理的信息化開展。另外，由于人事檔案管理工作具有相對(duì)的封閉性和保密性，因此在一個(gè)單位中的存在感較弱，這就導(dǎo)致單位在安排員工培訓(xùn)時(shí)，極易忽略了這局部人事檔案管理人員，使他們失去了與外界交流和參與培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的時(shí)機(jī)，工作技能難以得到提升，單位的人事檔案管理工作也一直處于落后程度。

3.社會(huì)和單位對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠

由于人事檔案管理工作在“暗處〞，很少會(huì)和企業(yè)的效益直接掛鉤，因此社會(huì)上和單位內(nèi)對(duì)人事檔案管理的重視程度普遍不高，對(duì)于檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入有限、人員裝備有限、制度要求和執(zhí)行也有限，這些都不利于人事檔案管理程度的進(jìn)步。

4.人事檔案信息化程度不高

在信息存儲(chǔ)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速開展的今天，任何一個(gè)單位內(nèi)部的任何一項(xiàng)工作幾乎都需要計(jì)算機(jī)的參與完成，但是很多企業(yè)、單位和部門在提升整體化信息程度的時(shí)候，卻忽略了人事檔案管理的信息化，使得許多先進(jìn)的技術(shù)手段不能落實(shí)到檔案管理操作當(dāng)中，很多人事檔案工作仍舊采用純手工操作，影響了檔案的無紙化交流和實(shí)用性。

5.個(gè)人對(duì)檔案管理的意識(shí)淡薄

一些工作者，特別是剛剛進(jìn)入社會(huì)的大學(xué)生，檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)于有關(guān)個(gè)人檔案管理的事宜從來都是漫不經(jīng)心，馬馬虎虎，造成檔案錄入過程中的種種錯(cuò)誤和檔案材料搜集時(shí)的種種困難，給檔案管理造成了混亂。更有甚者，在頻繁的工作變更過程當(dāng)中，一早就將檔案提取到個(gè)人手上，卻遲遲不能上交組織，檔案的保密性喪失，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致檔案的缺損和遺失，極大地影響了個(gè)人工作的開展。

三、進(jìn)步人事檔案管理程度的有效策略

1.建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格責(zé)任追究

檔案管理單位和相關(guān)管理部門，應(yīng)該加強(qiáng)迫度建立，確立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度和一把手負(fù)責(zé)制度，確立檔案管理工作的重要地位，使檔案管理破綻一旦出現(xiàn)，能在第一時(shí)間落實(shí)責(zé)任，提出整改方案，進(jìn)步工作的標(biāo)準(zhǔn)性。為了更好地協(xié)同解決檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，還要不斷建立和完善檔案協(xié)調(diào)機(jī)制，使檔案材料的形成和搜集過程可以得到多部門的有效配合，從而有效提升檔案工作的效率。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建立，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

針對(duì)我國(guó)人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，職業(yè)素養(yǎng)較差的問題，我們應(yīng)實(shí)在抓好隊(duì)伍建立，通過多種方式和多種手段，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，要重視檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)工作，定期組織檔案管理人員進(jìn)展集中學(xué)習(xí)和交流，使最新的檔案管理思想得到貫徹、最有效的檔案管理方法得到交流。其次，要堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)來〞戰(zhàn)略，改變檔案管理思維，在人事檔案管理人員的挑選過程當(dāng)中，盡量選擇和吸收專業(yè)素養(yǎng)較高、政治思想正確，為人正派、工作負(fù)責(zé)的人參與到本單位的人事檔案管理工作中來，提升檔案管理工作的可靠性。最后，應(yīng)適當(dāng)進(jìn)步檔案管理人員的待遇標(biāo)準(zhǔn)，以不斷激發(fā)他們的工作熱情。

3.加強(qiáng)人事檔案的信息化建立

信息化的人事檔案管理，是人事檔案管理將來的開展方向，也是提升我國(guó)檔案管理程度的必經(jīng)之路。在現(xiàn)有的工作形式之下，檔案管理部門應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，使最新的科技成果作用于人事檔案管理工作，有效地提升工作效率，保證檔案管理的時(shí)效性、實(shí)用性和效勞性。

4.進(jìn)步各方認(rèn)識(shí)，加大支持力度

做好檔案管理工作，既需要得到本單位指導(dǎo)的重視和支持，又需要得到社會(huì)的廣泛關(guān)注和認(rèn)可。我們一方面要加強(qiáng)單位指導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，改變他們“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案〞的思維誤區(qū)，使檔案工作成為單位管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，進(jìn)而獲得檔案管理手段提升所必須的資金、人力和技術(shù)支持；另一方面，要在社會(huì)上做好宣傳工作，普及檔案知識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)于個(gè)人開展的重要性，從而改變?nèi)藗儗?duì)于檔案的輕慢態(tài)度，不斷加深社會(huì)對(duì)于檔案管理的重視程度。

參考文獻(xiàn)

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