國電電力青海新能源開發(fā)有限公司檔案管理規(guī)定

國電電力青海新能源開發(fā)有限公司檔案管理規(guī)定一、總則為了規(guī)范公司檔案管理工作，加強檔案的安全管理和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實際情況，制定本規(guī)定。二、檔案的范圍公司檔案包括以下類別：業(yè)務(wù)檔案：主要包括各類合同、協(xié)議、訂單、調(diào)度指令、報表、記錄、檔案管理工作記錄等。人事檔案：主要包括員工個人基礎(chǔ)信息、職務(wù)任免、培訓(xùn)記錄、考勤記錄、績效評定、表彰獎勵、紀(jì)律處分、離職手續(xù)等。財務(wù)檔案：主要包括會計憑證、賬冊、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照、納稅申報單及票據(jù)等。工程建設(shè)檔案：主要包括設(shè)計文件、施工方案、驗收記錄、試運轉(zhuǎn)記錄、安全檢查報告等。三、檔案的保管檔案室：公司成立檔案室，確保檔案的安全和保管要求。檔案室人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)檔案管理的全面責(zé)任。檔案柜：檔案柜是公司檔案保管的主要設(shè)備。所有檔案應(yīng)當(dāng)分類存放，索引清楚，每個柜子應(yīng)當(dāng)有編號，并標(biāo)注存放檔案的類別和時間范圍。禁止私自攜帶：公司規(guī)定，一切檔案不得隨意帶離檔案室，除了經(jīng)過審批并簽署相關(guān)文件。包括所有檔案保管人員以及其他相關(guān)崗位人員。四、檔案管理檔案的借閱：公司檔案管理工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案的借閱工作，所有的檔案借閱要求必須出具借閱申請單，并嚴(yán)格審批，借閱人員要按照規(guī)定，到檔案室借閱。檔案查詢服務(wù)：公司檔案室應(yīng)當(dāng)向內(nèi)部部門提供檔案查詢服務(wù)，但是查詢者必須有合法理由，并且必須由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)。檔案的清理和更新：公司應(yīng)當(dāng)定期對檔案進行清理和更新。所有檔案保管人員應(yīng)當(dāng)督促清理過期的檔案，更新已有的檔案信息。檔案的轉(zhuǎn)移：公司規(guī)定，檔案的轉(zhuǎn)移必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，操作時要求嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)移操作規(guī)程要求。五、檔案安全和保密紙質(zhì)檔案的安全：檔案禁止隨意攜帶，除經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。任何人不得私自借看檔案、隨意調(diào)換檔案等行為。電子檔案的安全：公司禁止任何人在未經(jīng)公司批準(zhǔn)并提供安全保障措施的情況下，將公司機密文件在非公司網(wǎng)站發(fā)布，或在自己的網(wǎng)站發(fā)布、傳播。檔案保密：公司對于檔案保密要求嚴(yán)格，非經(jīng)過公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自查看保密檔案。六、檔案的歸檔和銷毀檔案歸檔：公司采用分類、分年存放的方法歸檔檔案，并采用編號、名稱或者業(yè)務(wù)類別進行排序。檔案銷毀：公司檔案按照保管期限和法定期限進行銷毀，銷毀程序必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，銷毀時必須保證完整性和保密性。七、責(zé)任的落實公司檔案保管人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定，并按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方法處理檔案管理業(yè)務(wù)。對于檔案管理程序、操作等出現(xiàn)的問題，公司應(yīng)當(dāng)及時整改，并且消除影響。未經(jīng)過公司批準(zhǔn)的行為，如隨意調(diào)換檔案、私自借看檔案、擅自銷毀檔案等，由個人或組織承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，若涉嫌違法，依照國家統(tǒng)一法律法規(guī)予以追