電子信息系檔案管理制度

電子信息系檔案管理制度1.目的為了保護、管理電子信息系的檔案資料，確保其完整性、真實性、可靠性、可查詢性和可長久保存性，制定本制度。2.適用范圍適用于電子信息系各部門的檔案管理工作。3.檔案管理職責（1）檔案管理部門的職責建立檔案管理制度和檔案管理規(guī)范；負責各部門檔案的管理、歸檔、移交和借閱，及時整理、修補檔案；維護電子檔案系統(tǒng)的正常運作；對檔案的安全保密工作負責；對檔案的抽檢、鑒定和銷毀工作負責；負責檔案的統(tǒng)計和報表。（2）各部門的職責對本部門檔案的整理、歸檔、移交等工作負責；負責本部門檔案的保密，嚴格控制檔案的清查和借閱；定期對本部門檔案進行檢查；在移交檔案時，準確填寫檔案移交單并確認。4.檔案管理流程（1）新檔案錄入對新檔案進行鑒定和歸檔；通過電子檔案系統(tǒng)對新檔案進行歸類并建立檔案信息臺帳；對紙質檔案進行電子化，并上傳至電子檔案系統(tǒng)，填寫上傳信息。（2）借出處理按照程序填寫借閱單，進行審核，確認借閱人員身份，辦理借閱手續(xù)并留存副本，確認借出檔案的目錄及檔案狀態(tài)。（3）歸還處理借閱人員按時歸還，工作人員確認檔案無誤后，填寫還檔單，審核后放回原處或繼續(xù)放入其他位置。若歸還的檔案已有新的秩序號，則重新歸檔。（4）人工整理檔案對可識別的檔案進行自動提取、分類，未能識別的檔案進行人工整理，標注檔案編號等信息。（5）檔案遷移當電子檔案系統(tǒng)產(chǎn)生故障時，進行檔案遷移，將檔案資料轉移存儲到系統(tǒng)備份中，確保檔案資料不受影響。5.安全措施（1）檔案室布局檔案室面積不小于20平方米，靠近管理單位，為獨立的專用室。門口應設警示標識并裝有電子開關門，門內應有工作人員進行值班，并應當配備消防設施。（2）檔案柜設置檔案柜的品質應符合國家標準，安裝地點應寬敞、安全、通風。同時應當有封條并設有鎖頭，并且和檔案室的布局相符，避免安全隱患。對于重要的電子檔案，需要定期進行備份和跨機房存儲。（3）保密管理對于檔案管理過程中產(chǎn)生的機密、秘密級檔案，應當進行加密、限制權限，確保安全；對于涉及機密的檔案必須要定期進行保密鑒定并留存保密備案。6.檔案管理制度的監(jiān)督和質量檢查（1）檔案管理部門檔案管理部門應當對檔案管理程序進行監(jiān)督和質檢；對相關工作人員進行督查和培訓；制定檔案管理操作的指南和流程。（2）領導機構領導機構應當對檔案管理情況進行視察、督查；加強檔案管理的宣傳工作；動態(tài)監(jiān)測檔案管理制度的執(zhí)行情況。（3）內部審計對檔案管理進行規(guī)范，加強檔案管理工作質量的檢查工作；及時進行整改和改進。7.附則本制度解釋權歸電子信息系檔案管理部