秘書(shū)三級(jí)培訓(xùn)第三章文書(shū)擬寫與處理課件

第三章

文書(shū)擬寫與處理第一節(jié)文書(shū)擬寫文書(shū)擬寫（三級(jí)）公務(wù)文書(shū)事務(wù)文書(shū)商務(wù)文書(shū)通告、通報(bào)、決定簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、講話稿商品說(shuō)明書(shū)一、簡(jiǎn)報(bào)基本知識(shí)1.簡(jiǎn)報(bào)特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新、實(shí)。2.簡(jiǎn)報(bào)類型：按時(shí)間分：定期、不定期；按性質(zhì)分：綜合、專題；按內(nèi)容分：工作、動(dòng)態(tài)、會(huì)議；3.制發(fā)注意事項(xiàng)：內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確文字凝練，篇幅簡(jiǎn)短快寫快發(fā)報(bào)頭報(bào)尾報(bào)核提問(wèn)式、結(jié)論式、描寫式、敘述式按語(yǔ)、導(dǎo)語(yǔ)視情況而定，可以沒(méi)有二、通告（一）相關(guān)知識(shí)1、通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)時(shí)使用公文。2、公告：是黨和政府向國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)布重大事件或重大決定事項(xiàng)所使用的公文文種。它是用于黨內(nèi)發(fā)布重大事件或重要決定事項(xiàng)，黨和政府在重大會(huì)議后形成的決議，國(guó)際談判達(dá)成的協(xié)議，獲國(guó)家重要領(lǐng)導(dǎo)人出訪、任免、逝世等。3、通告與公告的區(qū)別（P376頁(yè)）4、通告的類型制約性通告——需公眾周知且?guī)в袕?qiáng)制性行政措施的通告。告知性通告——告知公眾周知事項(xiàng)而沒(méi)有強(qiáng)制性措施的通告。5.注意事項(xiàng)一文一事；目的和要求必須明確；主要使用說(shuō)明表達(dá)方式，不解釋。發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種發(fā)文機(jī)關(guān)+文種事由+文種文種文號(hào)沒(méi)有主送機(jī)關(guān)發(fā)文緣由：為了……根據(jù)……通告事項(xiàng)：條款式結(jié)構(gòu)專用尾語(yǔ)：特此通告生效尾語(yǔ)：自生效禿尾落款（全稱）和日期（全稱）北京市公安局交通管理局關(guān)于對(duì)

108國(guó)道部分路段采取交通管理措施的通告

2014年第16號(hào)為了保障108國(guó)道的交通安全暢通，根據(jù)《中華人民共和國(guó)道路交通安全法》的有關(guān)規(guī)定，決定從2014年9月29日起，對(duì)108國(guó)道部分路段（辛莊路口至賈史路口）采取以下交通管理措施：

發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種文號(hào)沒(méi)有主送機(jī)關(guān)發(fā)文緣由：為了……根據(jù)……一、108國(guó)道進(jìn)京方向（賈史路口至辛莊路口）晝夜禁止20噸（含）以上貨運(yùn)機(jī)動(dòng)車通行；二、108國(guó)道出京方向（辛莊路口至賈史路口）晝夜禁止5噸（含）以上貨運(yùn)機(jī)動(dòng)車通行。特此公告。北京市公安局交通管理局2014年9月23日通告事項(xiàng)：條款式結(jié)構(gòu)尾語(yǔ)落款和日期中國(guó)網(wǎng)絡(luò)通信集團(tuán)北京市通信公司通告為提高北京電話網(wǎng)的通信能力和服務(wù)水平，……通告如下：一、……二、……我公司對(duì)上述工程給客戶造成的不便深表歉意，并感謝廣大客戶給予的理解與支持。障礙報(bào)告電話：112咨詢電話：100602014年7月16日告知性通告發(fā)文機(jī)關(guān)文種尾語(yǔ)電話3.性質(zhì)：獎(jiǎng)勵(lì)與告誡性公文（與通知區(qū)別）；傳達(dá)與告曉性公文；系統(tǒng)內(nèi)使用（與公告和通告不同）4.類型：表彰通報(bào)、批評(píng)通報(bào)、傳達(dá)通報(bào)。5.與通告區(qū)別：適用范圍不同；行文目的不同（規(guī)范性與教育性）；行文時(shí)間不同（事前行文與事中后行文）。6.注意事項(xiàng)：以真實(shí)情況為基礎(chǔ)；注重時(shí)效性；注意傳達(dá)通報(bào)的不同（一般無(wú)決定部分）三、通報(bào)相關(guān)知識(shí)1.概念：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤和傳達(dá)重要精神和告知重要情況的公文。2.通報(bào)的性質(zhì)及與通知的區(qū)別通知是傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理或告知下級(jí)機(jī)關(guān)需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)的公文時(shí)使用的告知性，指示、布置性文件。就性質(zhì)而言，通知屬于告知性、指示、布置性文件；而通報(bào)屬于獎(jiǎng)勵(lì)、告誡性公文。就告知性而言，二者有相似之處，但通知告知的是“要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理或下級(jí)機(jī)關(guān)需要知道的事項(xiàng)”，而通報(bào)告知的是“重要精神或者情況”，主要用于人們提高認(rèn)識(shí)和開(kāi)闊視野，一般不具備指令性；就發(fā)布范圍而言，通報(bào)多在本系統(tǒng)發(fā)布。與公告與通告不同。發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種事由+文種主送機(jī)關(guān)可以為多個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)，如果是普發(fā)性或者張貼的通報(bào)可以省略主要事實(shí)描述分析評(píng)價(jià)決定（傳達(dá)通報(bào)無(wú)此項(xiàng)）希望、要求和號(hào)召落款和成文日期世達(dá)公司

關(guān)于傅國(guó)柱同志先進(jìn)事跡的通報(bào)各分公司、中心、部：近來(lái)，我公司……，特通報(bào)如下：2005年12月19日，……公司決定，通報(bào)表彰……公司號(hào)召……世達(dá)公司2014年1月9日發(fā)文機(jī)關(guān)文種事由主送機(jī)關(guān)發(fā)文緣由通報(bào)事項(xiàng)：祥寫表彰或批評(píng)決定號(hào)召或要求分析四、決定相關(guān)知識(shí)1.概念：對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部屬，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更和撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體皆可使用。2.特點(diǎn)：決策性；制約性3.類型：決策指揮決定；獎(jiǎng)勵(lì)懲處決定；變更撤銷決定。4.寫作注意事項(xiàng)：不可用文種做標(biāo)題；慎用“決定”（一般性獎(jiǎng)懲事項(xiàng)用通報(bào)，但法律法規(guī)、規(guī)章條例等明文規(guī)定的獎(jiǎng)懲事項(xiàng)用決定）發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種事由+文種主送機(jī)關(guān)可以為多個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)，如果需要周知但沒(méi)有特定對(duì)象的決定可以省略發(fā)文緣由（為了，根據(jù)）決定事項(xiàng)希望、要求落款和成文日期（一般決定直接標(biāo)注落款和成文日期，但經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的決定，采取在標(biāo)題之下小括弧內(nèi)題注）富強(qiáng)公司

關(guān)于落實(shí)產(chǎn)品質(zhì)量工作若干問(wèn)題的決定各分公司、中心、部：為了……，根據(jù)……有關(guān)問(wèn)題決定如下：一、高度重視……二、面向市場(chǎng)……各公司、部要切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，……附件：……富強(qiáng)公司2012年5月6日發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種主送機(jī)關(guān)發(fā)文緣由決定事項(xiàng)要求附件落款和日期鴻雁公司

關(guān)于給予諸葛芮行政處分的決定

（2006年1月15日公司辦公會(huì)議通過(guò)）（沒(méi)有主送機(jī)關(guān)）為了……（發(fā)文緣由）根據(jù)……（具體情節(jié)和公司規(guī)定）現(xiàn)決定如下：……（決定事項(xiàng)）希望……（要求）鴻雁建筑有限公司題注形式落款下不再標(biāo)注時(shí)間往年真題收件人：gaoye@263.net抄送：主題：起草公文高葉：你好。請(qǐng)你根據(jù)上午的公司會(huì)議精神和下面所給的材料，代表公司向各下屬部門發(fā)文，宣布對(duì)這起事故的處理意見(jiàn)(依據(jù)《員工管理?xiàng)l例》，給予除名處理)。行政經(jīng)理蘇明××年×月×日附：(材料)我公司原棉花倉(cāng)庫(kù)的保管員夏明，出生于××年×月×日，現(xiàn)年×歲。夏明在××年×月×日晚于倉(cāng)庫(kù)值班之時(shí)，違反管理規(guī)定，在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙并將煙頭扔在地上。21時(shí)左右，他擅自離開(kāi)倉(cāng)庫(kù)，外出購(gòu)買食品。半小時(shí)以后，當(dāng)他回到倉(cāng)庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)已被滾滾濃煙吞沒(méi)。夏明不知所措，沒(méi)有及時(shí)打電話報(bào)火警，直到值班的總負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)才緊急報(bào)警。經(jīng)消防隊(duì)員的奮力撲救，大火終于被撲滅。此次事故造成的直接經(jīng)濟(jì)損失約×萬(wàn)元。通報(bào)各部門：我公司棉花倉(cāng)庫(kù)保管員夏明因嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律，在值班時(shí)違反規(guī)定在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙，引發(fā)了火災(zāi)，給公司造成了直接經(jīng)濟(jì)損失×余萬(wàn)元，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)形象。此次事故純屬人為因素所致，其性質(zhì)嚴(yán)重、影響惡劣。依據(jù)公司《員工管理?xiàng)l例》的規(guī)定，決定對(duì)夏明除名。希望公司其他員工從此次事故中汲取教訓(xùn)，引以為戒，避免此類事件再度發(fā)生。

宏遠(yuǎn)公司2013年4月20日五、計(jì)劃相關(guān)知識(shí)1.概念：事務(wù)性文書(shū)：目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施、完成期限。2.別稱：安排、方案、設(shè)想、綱要、規(guī)劃等—范圍、時(shí)限、內(nèi)容詳略不同。3.結(jié)構(gòu)：條文式（全局性）；表格式（短期具體單一）4.特點(diǎn)：可行性——適合本部門的實(shí)際情況；預(yù)見(jiàn)性——行動(dòng)之前未完成下一步工作而制定。約束性——對(duì)執(zhí)行者有約束力，減少盲目性。5.類型：按內(nèi)容分；按范圍分；按時(shí)間分；按性質(zhì)和作用分；按表現(xiàn)形式分6.注意事項(xiàng)：符合政策規(guī)定；切合實(shí)際；力求明確具體。條文式結(jié)構(gòu)單位+時(shí)間+事由+文種時(shí)間+事由+文種單位+事由+文種事由+文種文種前言（論述指導(dǎo)思想、依據(jù)、意義、單位情況和總目標(biāo)等）主體：目的（做什么）、措施（怎么做）和步驟（何時(shí)完成）結(jié)語(yǔ)：要求，注意事項(xiàng)、展望等，也可略尾部：落款和成文日期，如果在文中已出現(xiàn)，則略去。北京市園林局（2002年）

公園建設(shè)及管理工作計(jì)劃公園是……一、公園建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)二、三綠計(jì)劃……三、設(shè)施建設(shè)……四、保障措施……文化建園不僅是中國(guó)……附件：……北京市園林局2001年12月10日單位名稱時(shí)間事由文種前言：指導(dǎo)思想、依據(jù)、意義、本單位情況及總目標(biāo)等。目標(biāo)和指標(biāo)：做什么具體措施和實(shí)施步驟：怎么做結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或展望計(jì)劃實(shí)施的遠(yuǎn)景?？梢詻](méi)有。尾部：落款（可不標(biāo)）和日期附件位置條文式六、總結(jié)相關(guān)知識(shí)1.概念：通過(guò)工作回顧、分析和研究評(píng)價(jià)，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、總結(jié)規(guī)律，以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書(shū)。2.類型：按內(nèi)容分；按范圍分；按時(shí)間分；按性質(zhì)和作用分（綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)）3.特點(diǎn)：回顧性；客觀性；自我性（第一人稱）4.注意事項(xiàng)：堅(jiān)持實(shí)事求是；總結(jié)出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)；分清主次突出重點(diǎn)；語(yǔ)言簡(jiǎn)明準(zhǔn)確公文式標(biāo)題非公文式標(biāo)題前言（工作情況、北京和總體評(píng)價(jià)等）主體：成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)（重點(diǎn)）；存在的問(wèn)題和教訓(xùn)；今后努力的方向。寫法有過(guò)程式和經(jīng)驗(yàn)式。結(jié)語(yǔ)：總結(jié)，重申主旨、改進(jìn)攝像和展望尾部：落款和成文日期，如果在文中已出現(xiàn)，則只標(biāo)日期。安徽科技學(xué)院2007年評(píng)估工作總結(jié)2007年10月15日至19日，我校接受了教育部本科教學(xué)水平評(píng)估。評(píng)估工作取得了以12A7B的良好成績(jī)?？偨Y(jié)2005年以來(lái)的工作，我們有以下工作經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)：一、將評(píng)估工作作為學(xué)校的中心工作來(lái)抓。二、提高全體教職員工的思想認(rèn)識(shí)，發(fā)揮全體教職員工和全體學(xué)生的作用?！瓎挝幻Q時(shí)間事由文種以評(píng)估為契機(jī)抓好硬件建設(shè)非公文式式標(biāo)題前言：概括介紹基本情況，交待背景，點(diǎn)明主旨或說(shuō)明成績(jī)。主體：成績(jī)經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題教訓(xùn)、今后努力方向。—條文式三、積極爭(zhēng)取政府在硬件建設(shè)和資金方面的支持。……四、大處著眼，細(xì)處著手，做好后勤保障工作。五、差距和不足?！窈蠊ぷ髦?，我們將發(fā)揚(yáng)成績(jī)，克服不足……將安徽科技學(xué)院的工作做得更好。2007年10月25日專題工作總結(jié)結(jié)尾：總結(jié)全文，重申主旨或提出改進(jìn)設(shè)想或展望未來(lái)。七、報(bào)告相關(guān)知識(shí)1.概念：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的公文。2.特點(diǎn)：匯報(bào)性；陳述性；行文單向性3.類型：匯報(bào)工作報(bào)告；反映情況報(bào)告；答復(fù)詢問(wèn)報(bào)告。4.與請(qǐng)示區(qū)別：性質(zhì)要求不同（請(qǐng)示需回復(fù)）；行文時(shí)限不同（請(qǐng)示需事前）；內(nèi)容含量不同（請(qǐng)示一文一事）5.注意事項(xiàng)：報(bào)告事項(xiàng)真實(shí)；報(bào)告時(shí)間及時(shí)；不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；報(bào)告用于謙和，以概括敘述為主。發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種主要內(nèi)容+文種主送機(jī)關(guān)：一個(gè)；其他采用抄送的方式報(bào)告事項(xiàng)：三種寫法（1）工作報(bào)告：成績(jī)+做法+經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題；（2）情況報(bào)告：情況+原因+措施（3）答復(fù)報(bào)告：按上級(jí)詢問(wèn)事項(xiàng)來(lái)一一答復(fù)。結(jié)語(yǔ)：（1）今后工作意見(jiàn)（2）專用尾語(yǔ)發(fā)文緣由：報(bào)告目的、概括報(bào)告內(nèi)容或者簡(jiǎn)要介紹報(bào)告事項(xiàng)落款和日期八、講話稿相關(guān)知識(shí)1.概念：會(huì)議和公共場(chǎng)合發(fā)表講話之前事先準(zhǔn)備的書(shū)面文稿2.特點(diǎn)：內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)、語(yǔ)言大眾化、有效溝通性。3.分類：按場(chǎng)合分；按身份分；按目的分；按內(nèi)容分。4.注意事項(xiàng)：主旨集中，觀點(diǎn)明確；內(nèi)容具有針對(duì)性；語(yǔ)義要清楚，適合宣讀；語(yǔ)言通俗生動(dòng)。在…上+講話何人+何時(shí)（地）+講話文章式標(biāo)題日期開(kāi)頭（概述式、表態(tài)式）結(jié)語(yǔ)（希望式、展望式、總結(jié)式）署名（職務(wù)職稱）稱謂主體（中心突出、條理清晰、論據(jù)充分、論證嚴(yán)密）九、商品說(shuō)明書(shū)相關(guān)知識(shí)1.概念：對(duì)商品的性能、規(guī)格、用途、保存和使用方法等進(jìn)行說(shuō)明的文書(shū)。2.特點(diǎn)：實(shí)用性；科學(xué)性；說(shuō)明性。3.寫作要求：內(nèi)容全面真實(shí)；說(shuō)明突出重點(diǎn)（消費(fèi)者急切了解的內(nèi)容）；語(yǔ)言要通俗易懂。正文標(biāo)題具名商品名+“說(shuō)明”/“介紹”/“說(shuō)明書(shū)”/“使用說(shuō)明”具名（便于消費(fèi)者聯(lián)系咨詢和購(gòu)買）正文（條款式、圖標(biāo)式、文章式和綜合式）條款式第二節(jié)收文、發(fā)文處理一、發(fā)文程序草擬-審核-簽發(fā)-復(fù)核-繕印-用印-登記-分發(fā)二、收文程序簽收-拆封-核對(duì)-登記-擬辦-批辦-分辦-傳閱-承辦-催辦-注結(jié)-歸卷-（清退-立卷-歸檔-銷毀）一、用印基本知識(shí)概念：在落款處加蓋單位公章，讓公文生效的過(guò)程。是公文格式的一部分。要求：1.遵守制度（領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；落款同印章一致，代用章注明“代章”；不在空白信上蓋章，蓋章要登記），2.按規(guī)定用?。ㄎ恢谜_上不壓正文下要騎年蓋月；端正清晰；聯(lián)合行文各方都蓋章；用印要核實(shí)份數(shù)），3.保管好印章（專人保管，上鎖保管）工作程序：核對(duì)內(nèi)容—檢查手續(xù)——正確用印相關(guān)知識(shí)■含義：審核：起草人和起草單位對(duì)文件內(nèi)容和形式全面檢查和修正；復(fù)核：印制之前再次審核，確保文件質(zhì)量?！鰧徍藘?nèi)容：行文必要；內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)；文字表達(dá)；文件體式；處理程序。■要求：（1）審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題必須逐一糾正（2）一般性問(wèn)題可以直接修改（3）需做較大的改動(dòng)，可附上具體修改意見(jiàn)，退回?cái)M稿人或與承辦部門共同協(xié)商（4）書(shū)寫不工整或者改動(dòng)較多的文書(shū)，應(yīng)重新謄錄。（5）審核中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題必須及時(shí)解決?！鰪?fù)核內(nèi)容：（1）審核簽發(fā)手續(xù)是否完備；（2）附件材料是否齊全；附件的份數(shù)、頁(yè)數(shù)是否復(fù)核正文要求，內(nèi)容是否完整；（3）格式是否統(tǒng)一、規(guī)范?！鰧徍宋臅?shū)工作程序：明確審核范圍—看是否需要行文（P410，多選）—把好“四關(guān)”（多選：政策關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)、程序關(guān)）二、審核文書(shū)三、對(duì)文書(shū)編號(hào)機(jī)關(guān)代字年份序號(hào)組成要素：機(jī)關(guān)代字：?jiǎn)挝缓筒块T名稱中最有代表性的字。年份：發(fā)文年度，阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，六角括??；序號(hào)：發(fā)文順序號(hào)，阿拉伯?dāng)?shù)字，不標(biāo)虛號(hào)，不寫“第”要求：1.編號(hào)以年度為單位；2.同一部門和單位的同一類公文代字應(yīng)該統(tǒng)一；3.聯(lián)合行文只標(biāo)主辦單位的發(fā)文字號(hào)。1.含義：對(duì)辦理提出初步意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)參考2.要求:（1）熟悉有關(guān)政策和規(guī)定（2）熟悉本單位各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況（3）熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定（4）擬辦意見(jiàn)要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況（5）擬辦意見(jiàn)力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔（6）擬辦意見(jiàn)要明確具體（a.明確閱示領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門;b.承辦時(shí)限和要求;c.發(fā)送范圍和閱讀范圍（保密））3.擬辦文件范圍：a.需要傳達(dá)、貫徹執(zhí)行的文件；b.報(bào)送來(lái)的重要請(qǐng)示和報(bào)告；c.需本單位領(lǐng)導(dǎo)參考或知道的文件。4.工作程序：明確擬辦范圍—閱讀文書(shū)內(nèi)容—提出擬辦意見(jiàn)（收文處理單的擬辦欄簡(jiǎn)明寫出處理方案，并寫上署名和日期）四、擬辦文書(shū)1、含義：據(jù)文件和批示，結(jié)合工作實(shí)際具體處理文件的工作。包括辦理有關(guān)事宜和撰文答復(fù)兩個(gè)過(guò)程。是具體解決問(wèn)題的階段，是檢驗(yàn)工作質(zhì)量和工作效率的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。2、要求：（1）認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦、批辦意見(jiàn)（2）文書(shū)的承辦要區(qū)分輕重緩急（3）不屬于自己承辦的要說(shuō)明原因及時(shí)退回（4）來(lái)文內(nèi)容涉及以前的收文，要查找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考（5）對(duì)于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)清理，并將有關(guān)情況及時(shí)說(shuō)明（6）要將辦理的文書(shū)與待辦的文書(shū)分別保存3.工作程序：了解文書(shū)內(nèi)容—研究批辦意見(jiàn)—進(jìn)行具體辦理—注辦文書(shū)（承辦完后，在文件處理單上注明辦理的情況和結(jié)果）五、承辦文書(shū)1.含義：對(duì)文書(shū)辦理情況進(jìn)行督促和檢查，保證文書(shū)按照時(shí)限要求及時(shí)辦理文書(shū)處理過(guò)程。包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦。2.作用：加速文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)；防止文書(shū)積壓；促進(jìn)承辦的辦理；提高工作效率。3.方法和形式：電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、登門催辦、約請(qǐng)承辦部門來(lái)匯報(bào)。4.要求（1）根據(jù)公文實(shí)際情況選用催辦方法（2）要填寫《催辦登記表（單）》（3）建立反饋機(jī)制：催辦中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)（4）注銷辦結(jié)公文：在《催辦登記表（單）》簡(jiǎn)要注明公文辦理的方式、公文辦畢的時(shí)間等情況。5.范圍：（1）上級(jí)單位主送本機(jī)關(guān)需要具體落實(shí)、實(shí)施的文件（2）下級(jí)單位主送本單位的請(qǐng)示及其需要辦理的文件（3）平行或不相隸屬的單位發(fā)送的商洽、征詢意見(jiàn)的函件。6.工作程序：確定催辦范圍—確定催辦方法—進(jìn)行催辦（根據(jù)輕重緩急和辦理時(shí)限要求，進(jìn)行查詢督促，領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注和緊急文書(shū)是重點(diǎn)）六、催辦文書(shū)第三節(jié)文檔管理文檔管理編制檔案檢索工具利用檔案編寫檔案參考材料管理電子檔案一、編制檔案檢索工具檢索工具：記錄、報(bào)道和查找檔案的工具類型：目錄、索引、指南（連線題）工作程序:確定編制的類型—熟悉檢索工具的情況—形成檢索工具案卷目錄分類目錄1.含義：開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作?！疤峁n案利用”：檔案管理部門及人員直接提供檔案，為利用者提供服務(wù)；“利用檔案”：利用者為了研究和解決問(wèn)題，閱讀、復(fù)制、摘錄等形式使用檔案的過(guò)程。2.利用方式：（1）閱覽室提供利用（2）檔案外借（3）制發(fā)檔案復(fù)制本（4）制發(fā)檔案證明（5）提供咨詢服務(wù)（6）印發(fā)目錄（7）檔案展覽（科學(xué)性、業(yè)務(wù)性和藝術(shù)性）（多選和連線題）3.要求：（1）依法開(kāi)展利用工作（2）主動(dòng)、及時(shí)開(kāi)展利用工作（3）不斷完善檔案服務(wù)方式和手段（4）掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開(kāi)展檔案利用（5）利用工作是檔案工作的根本任務(wù)，注重滿足利用需求，發(fā)揮檔案作用。4.工作程序：熟悉庫(kù)藏—分析利用需求（連線題）—選擇檔案利用方式—獲取檔案—提供檔案二、利用檔案不同利用者的檔案需求（多選、連線題）三、編寫檔案參考材料1.含義:檔案部門或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的可供人們參考的檔案材料加工品。2、檔案參考資料類型（多選或者連線題）3.編寫要