電商公司檔案管理制度

檔案管理制度一、目的為了規(guī)范公司檔案管理工作，做好文件資料的保管、借閱回收、銷毀工作，發(fā)揮檔案價值，防止公司信息泄露，特制定本制度。二、檔案管理體系（一）公司成立兩級檔案管理體系，人事行政部為公司檔案主要責(zé)任單位；公司二級管理部門為各部門或店鋪，均應(yīng)指定專人兼職負(fù)責(zé)；（三）檔案分類、目錄、編號的原則由人事行政部統(tǒng)一制定。密級檔案必須保證安全。文書結(jié)案后，原稿或正本應(yīng)歸檔，需經(jīng)常性使用的，應(yīng)留副本使用；（三）本制度所指檔案包含1、各項規(guī)章制度由人事行政部保存原檔，并按時更新。2、員工檔案包括：求職、試用、正式錄用、各環(huán)節(jié)培訓(xùn)、獎懲、晉升、轉(zhuǎn)崗、離職（開除）的信息記錄。由人事行政部門負(fù)責(zé)存檔保管；僅公司管理層可調(diào)看員工檔案，并需登記查閱記錄。3、店鋪檔案包括：開店時間、開店主體公司或個人、主營類目、主賬號信息、登陸郵箱、綁定手機、歷任店長、大促業(yè)績（88、99、1111、1212等）。由人事行政部門負(fù)責(zé)更新保存；僅公司管理層可調(diào)看員工檔案，并需登記查閱記錄。4、產(chǎn)品信息檔案包括：品牌、商品名、圖片、產(chǎn)地、規(guī)格、功能、主要成分、服用方法、適用人群、保質(zhì)期、注意事項、禁忌、儲存方法、在售情況。由品牌專員負(fù)責(zé)更新保存。5、國家政策及地方政策文件、平臺政策文件包括：國家及地方出臺的有關(guān)跨境電商的政策性文件；天貓、淘寶、京東、洋碼頭、蘇寧、亞馬遜等出臺的有關(guān)店鋪經(jīng)營的政策文件。由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)搜集各項政策文件并存檔。6、授權(quán)文件包括：各品牌直接或間接授權(quán)公司經(jīng)營品牌商品或店鋪的授權(quán)文件。由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)保存各項授權(quán)文件原件。（四）店鋪/部門資料1、店鋪資料（1）月報表店鋪經(jīng)營情況報表、各店鋪客服情況報表、產(chǎn)品經(jīng)營分析報告、CRM分析報告、推廣分析報告；商品營銷活動美工圖片資料店鋪簽字授權(quán)文件原件存檔要求：店鋪資料由店鋪內(nèi)部搜集整理，按時間、活動分類存檔店鋪釘盤。2、部門資料（1）月報表財務(wù)分析報告、庫存監(jiān)管分析報告、采購計劃書、風(fēng)控報告、人事分析報告、辦公及行政費用分析報告、制單分析報告存檔要求：綜合部門月度分析報告，需在每月月初郵件發(fā)送給總經(jīng)理，并抄送總經(jīng)辦。部門和總經(jīng)辦按時間分別存檔。（2）財務(wù)信息檔案包括：銀行賬戶信息、支付寶信息、以及其他第三方支付信息等。由財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)保存，并不定時更新。（3）供應(yīng)商檔案包括：品牌檔案--品牌名稱、品牌對接人信息、商品上架情況、銷售數(shù)據(jù)、溝通進(jìn)度、品牌支持等；貿(mào)易類供貨商--聯(lián)系方式、供貨類型等。由供應(yīng)鏈部經(jīng)理保存并更新。（4）培訓(xùn)資料包括：培訓(xùn)時間、培訓(xùn)崗位及人數(shù)、培訓(xùn)老師、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)效果等。由人事行政部保存并更新。（5）推廣資源檔案包括：淘客、刷客等資源信息。由技術(shù)部保存并更新。（5）批發(fā)商分銷商檔案包括：聯(lián)系方式、經(jīng)營概況、進(jìn)貨記錄（時間、商品數(shù)量和類型、單價、貨值等）。由B2B分銷部門保存更新。三、文件、檔案整理（一）文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收：檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。（二）文件整理點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。四、檔案分類（一）檔案分類應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類；（二）檔案分類應(yīng)力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應(yīng)用時，須在第三級之后增設(shè)第四級“細(xì)類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。五、檔案名稱及編號（一）檔案名稱1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊；2檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案分類編號表》，將所有分類、各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱；3、檔案分類，各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。（二）檔案編號1、新檔案：應(yīng)從《檔案分類編號表》查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號；2、檔案號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。六、檔案歸檔管理（一）歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱；（二）檔案夾的背脊，應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含資料的分類編號及名稱，以便查檔；（三）文件保存期限，除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下表所列的規(guī)定辦理：檔案保存期限一覽表類別永久保存類10年保存類5年保存類1年保存類備注內(nèi)容1．公司章程。2．股東名冊。3．公規(guī)章制度、工作細(xì)則等。4．總經(jīng)理、股東會議記錄。5．財務(wù)報表。6．政府機關(guān)核準(zhǔn)的文件。7．各部門重要資料，如：開店準(zhǔn)備資料、采購資料、人事檔案資料等等。9．其他規(guī)定須永久保存的文書。1．公司內(nèi)部預(yù)、決算類。2．會計憑證、賬簿、報表。3．計劃資料。4．其他規(guī)定需10年保存的文書。1．期滿或已解除的合同、文件。2．正在執(zhí)行當(dāng)中的合同、文件。3．其他規(guī)定需保存5年的合同、文件。結(jié)案后無需長期保存的合同、文件。上述非永久保存的資料過期之后，必要時可以用光盤存錄備查。七、檔案調(diào)閱管理（一）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)在釘釘系統(tǒng)中提出資質(zhì)檔案審批，經(jīng)相應(yīng)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，向檔案保管人員調(diào)閱；（二）調(diào)閱檔案，包括：文件資料，必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后，方可借閱；（三）檔案不許借出，只供在人事行政部指定處查閱，未歸檔的文件及資料可借出；（四）檔案管理人員接到審批，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于《檔案調(diào)閱單》上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員。《檔案調(diào)閱單》應(yīng)按歸還日期先后整理，以備催還；（五）調(diào)閱期限不得超過7個工作日，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；（六）調(diào)閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反勞動法追究當(dāng)事人責(zé)任；（七）調(diào)閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報告管理層；（八）外單位調(diào)閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離人事人事行政部指定處；（九）外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，并對摘抄的材料進(jìn)行審查、簽章；（十）檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！稒n案調(diào)閱單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椋唬ㄊ唬┱{(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)人事人事行政部門管理層同意。八、檔案清理（一）檔案管理人員應(yīng)及時擦拭檔案，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽；（二）每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前，應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期；（三）保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，檔案管理