會議團隊接待流程

2015年4月1日會議團隊接待流程2015年4月1日會議團隊接待流程一、目錄團隊預(yù)訂預(yù)定信息確認、核實團隊抵店前的準(zhǔn)備工作團隊報到餐飲接待會議接待娛樂注意事項客人離店后的工作一、目錄團隊預(yù)訂二、團隊預(yù)訂、下發(fā)預(yù)訂單客人房間需求客人餐飲需求客人會議需求客人康體娛樂需求客人其他需求結(jié)賬方式、簽單人二、團隊預(yù)訂、下發(fā)預(yù)訂單客人房間需求客人餐飲需求客人會議需求三、預(yù)定信息確認、核實

接待人員拿到會議團隊預(yù)訂單后仔細閱讀預(yù)訂單上的信息，并記錄在案；按照預(yù)定單上顯示的預(yù)訂信息與會務(wù)組負責(zé)人進一步核實、確認，如有更改及時下發(fā)預(yù)定、更改單到預(yù)訂中心；按照與會務(wù)組確認后的準(zhǔn)確信息，與酒店各個相關(guān)部門逐一確認、落實，主要內(nèi)容如下：3.1房間根據(jù)預(yù)定信息與酒店前臺確認房間數(shù)量、入住間夜、抵離店時間；根據(jù)會議團隊的性質(zhì)（或團隊指定樓層）合理安排入住樓層；根據(jù)預(yù)定信息與酒店核實房間布置內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)（鮮花、水果、干果、客用品等的配備情況）；根據(jù)預(yù)定信息與酒店確認會議團隊報到及入住流程；按照會務(wù)組要求與酒店確認此團隊在店期間的房費、可能會產(chǎn)生的客房雜費以及賠償?shù)认嚓P(guān)費用的結(jié)算方式；根據(jù)團隊的要求與酒店確認此團隊?wèi)覓鞐l幅、大堂布展、庫房使用等情況。三、預(yù)定信息確認、核實接待人員拿到會議團隊預(yù)訂單根據(jù)預(yù)定信息與餐廳確認此團隊的用餐人數(shù)、開餐時間、用餐地點；按照會務(wù)組的要求與餐廳確認此團隊的用餐標(biāo)準(zhǔn)和用餐菜單；根據(jù)會務(wù)組給出的特殊要求（如就餐人員中有無少數(shù)民族、老年人、小孩或服藥期間對飲食有特殊要求的人群等情況）與餐廳提前溝通、落實。例如，在餐廳設(shè)清真桌、擺放嬰兒椅、做菜品名稱卡片（卡片上顯示清真標(biāo)志）、老年人、小孩的菜品忌甜、忌辣等人性化服務(wù)；根據(jù)預(yù)定信息與餐廳確認此團隊所需的酒水、飲料等相關(guān)物品；如果會議團隊在店期間有大型宴會，應(yīng)及時與會務(wù)組進行溝通，將宴會的流程細節(jié)和所有要求等信息與餐廳落實。3.2餐飲3.2餐飲3.3會議根據(jù)預(yù)定信息與會議中心確認此團隊要使用的會議場地、時間；根據(jù)預(yù)定信息與會議中心確認會議臺型、會議人數(shù)；根據(jù)預(yù)定信息與會議中心確認會議臺布、椅套的顏色；根據(jù)預(yù)定信息與會議中心確認會議是否安排茶歇、茶歇標(biāo)準(zhǔn)、茶歇臺的搭建、禮儀服務(wù)、鮮花綠植等；根據(jù)預(yù)定信息與會議中心確認會議期間是否有投影、幕布、音響、白板、無線麥等租賃設(shè)備的使用情況；根據(jù)會議信息與會議中心確認會場的紙、筆、茶、礦泉水等的使用情況；如遇大型會議團隊活動，根據(jù)預(yù)定信息與會議中心提前確認施工搭建等相關(guān)事宜；3.3會議根據(jù)預(yù)定信息與會議中心確認此團隊要使用的會議場地、附：大型會議團隊?wèi)?yīng)根據(jù)預(yù)定信息提前與會議中心確認會場搭建事宜，具體流程如下：①會議開始前一周將會場搭建方案、施工布展圖交予安保部、工程部審核備案；②入場前與施工、布展方簽訂施工搭建安全協(xié)議，并按照公司相關(guān)規(guī)定收取進場布展押金；③收取進場施工人員的身份證復(fù)印件；④將進場施工人員的復(fù)印件、施工搭建安全協(xié)議、進場押金條復(fù)印件等一并交予安保部、工程部備案；⑤施工搭建方搭建工作完畢，請安保部、工程部場地負責(zé)人進行安全檢查后，方可在工程部負責(zé)人的協(xié)助下接電。附：大型會議團隊?wèi)?yīng)根據(jù)預(yù)定信息提前與會議中心確認會場搭建事宜大型團隊報備信息：對方公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件加蓋公章、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件加蓋公章、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件加蓋公章大型活動安全承諾書大型活動安保方案大型活動應(yīng)急預(yù)案對方公司法人代表身份證復(fù)印件活動流程活動接待匯報表活動地點的平面圖、座位圖活動地點的搭建效果圖注：千人以上的大型團隊需抵店前30天報備大型團隊報備信息：對方公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件加蓋公章、組織機3.4娛樂根據(jù)預(yù)定信息與娛樂部門確認需預(yù)留的相關(guān)娛樂場地和時間；根據(jù)預(yù)定信息與娛樂部門確認此會議團隊享受的折扣；根據(jù)預(yù)定信息與娛樂部門確認此團隊客人的消費方式和結(jié)賬方式。3.4娛樂根據(jù)預(yù)定信息與娛樂部門確認需預(yù)留的相關(guān)娛樂場地和時四、團隊抵店前的準(zhǔn)備工作4.1查房根據(jù)會務(wù)組提供的分房表檢查分房信息，避免男女混房、分重房等；團隊入住前，按照分房表檢查預(yù)抵房間，重點檢查領(lǐng)導(dǎo)套房、會務(wù)組用房；檢查房間房卡的感應(yīng)是否靈敏，如反應(yīng)遲緩應(yīng)到前臺重新做房卡；檢查領(lǐng)導(dǎo)房間和會務(wù)用房是否已放取電卡、防滑拖鞋等物品；根據(jù)預(yù)定信息檢查房間內(nèi)是否按照要求布置鮮花、水果、干果、茶葉、礦泉水等；四、團隊抵店前的準(zhǔn)備工作4.1查房檢查房間內(nèi)的水、電、空調(diào)、電視、電話、小冰箱、電熱水壺、電吹風(fēng)、密碼箱等設(shè)備是否能正常運轉(zhuǎn)和使用；檢查房間內(nèi)是否有異味，如需要，及時開窗通風(fēng)；檢查房間內(nèi)的衛(wèi)生，家具上是否有塵土、地毯是否清理干凈，衛(wèi)生死角是否清理干凈；檢查臥室內(nèi)的床品，床單、被罩、枕套是否干凈無破損，鋪放是否整潔；檢查洗手間的地面，洗手臺的面盆、鏡子、淋浴間地面、浴缸是否清理干凈，地漏是否有異味，檢查房間配備的客用品是否齊全；洗手間內(nèi)的棉織品是否干凈、整潔、無破損。檢查房間內(nèi)的水、電、空調(diào)、電視、電話、小冰箱、電熱水壺、電吹4.2檢查餐廳4.2.1、檢查餐廳衛(wèi)生，具體注意事項如下：地毯是否提前清潔無異味，地面是否干凈；取餐臺上鋪的臺布、美麗綢、口布是否干凈、整潔；取餐臺上擺放的布菲爐、湯爐、湯勺、取餐夾是否擦拭干凈；檢查餐具是否干凈；餐桌上的臺布、臺裙、口布、椅套是否干凈、整潔、有無破損；餐桌上牙簽、餐巾紙是否擺放齊全。4.2檢查餐廳4.2.1、檢查餐廳衛(wèi)生，具體注意事項如下：4.2.2、核實菜單①根據(jù)與會務(wù)組確認的菜單與餐廳做進一步核實；②根據(jù)會務(wù)給出的用餐特殊要求，如是否設(shè)清真桌、擺放嬰兒椅、菜品是否忌甜、忌辣等相關(guān)信息，再次與餐廳進行核實；③根據(jù)菜單核對菜品名稱卡片，核對清真菜品是否做出標(biāo)識；④菜品擺放齊全后，檢查菜品與菜卡是否統(tǒng)一，并再次與菜單進行核實。4.2.3、檢查就餐座位和菜品備份情況①開餐前，核實餐廳的就餐座位是否與預(yù)定信息相符，自助餐取餐臺數(shù)量是否能夠滿足客人集中用餐；如自助餐，根據(jù)預(yù)定的人數(shù)，在開餐前提前檢查餐廳對菜品的備份情況，避免客人散會后集中就餐而出現(xiàn)菜品斷檔情況。4.2.2、核實菜單4.3檢查會場根據(jù)預(yù)定信息檢查會場座位數(shù)量是否充足；檢查會議臺型是否按照會務(wù)組要求擺放；檢查會場是否按照預(yù)定信息提供紙、筆、茶等服務(wù)；檢查會場的投影、幕布、音響、話筒等相關(guān)設(shè)備是否正常使用。4.3檢查會場根據(jù)預(yù)定信息檢查會場座位數(shù)量是否充足；五、團隊報到團隊到店時，按照事先與會務(wù)組、酒店溝通好的團隊報到流程協(xié)助酒店辦理團隊入住；大型會議團隊在大堂搭建簽到臺、設(shè)戶籍錄入系統(tǒng)；協(xié)助酒店收取報到客人身份證、發(fā)放房卡、收取房卡押金、房費等工作；待客人領(lǐng)取房卡后，協(xié)助酒店前臺工作人員指引客人乘坐相應(yīng)電梯去房間。五、團隊報到團隊到店時，按照事先與會務(wù)組、酒店溝通好的團隊報六、餐飲接待接待人員應(yīng)在開餐前半小時到達餐廳，做開餐前的檢查工作；督促餐廳按照會務(wù)預(yù)訂的開餐時間，準(zhǔn)時開餐；與會務(wù)組、餐廳核實就餐人數(shù)，并找會務(wù)組相關(guān)負責(zé)人簽單；用餐完畢后，及時詢問會務(wù)負責(zé)人對本次用餐有無需要改進的地方；如用餐中出現(xiàn)問題，或是會務(wù)提出需要改進的地方，第一時間將信息反饋給餐廳，并督促餐廳整改。六、餐飲接待接待人員應(yīng)在開餐前半小時到達餐廳，做開餐前的檢查七、會議接待接待人員應(yīng)于會前一小時到達會場，做好會前的檢查工作：會議臺型是否按要求擺放整齊，燈光、音響、投影、幕布、話筒等設(shè)備是否調(diào)試完畢，桌簽、紙、筆、茶是否擺放到位，禮儀、綠植等是否到位；大型會議是否按照標(biāo)準(zhǔn)搭建水臺、茶歇臺等；定時巡視會場，觀察會場內(nèi)的溫度是否適中、檢查安全通道是否暢通、場內(nèi)用電安全等相關(guān)工作；提醒會議服務(wù)人員按時給會場內(nèi)的客人提供茶水服務(wù)等。七、會議接待接待人員應(yīng)于會前一小時到達會場，做好會前的檢查工八、娛樂接待人員按照預(yù)定信息提前落實所預(yù)留的娛樂項目場地；根據(jù)現(xiàn)場情況做好臨時娛樂項目的增加工作。八、娛樂接待人員按照預(yù)定信息提前落實所預(yù)留的娛樂項目場地；九、注意事項1.提醒會務(wù)組客人入住攜帶身份證；2.與會務(wù)組溝通客人辦理入住時客房押金、房卡押金等問題；3.提醒客人退房時間，在不影響下批客人入住的情況下可以延長退房時間到14:00，提前與會務(wù)組溝通半日房問題；4.注意用餐人數(shù)，提醒客人自助餐預(yù)訂人數(shù)，溝通自助餐賠償問題。九、注意事項1.提醒會務(wù)組客人入住攜帶身份證；十、客人離店后