公文寫作與處理課件(同名370)

公文的寫作與處理

一、公文寫作的概念、特點和分類

（一）、公文寫作的概念

1、公文的概念公文是黨政機關、企事業(yè)單位和群眾團體用其處理公務事項并有較為固定的慣用格式的應用文體。這個概念中包括的意思要點如下：（1）、公文的制發(fā)文者是具有公權資格的單位和機關。（2）、公文在一定的時間內具有本身的公務效能和效用。（3）、公文在一定的歷史時期大家有約定俗成慣用的書寫格式。（4）、公文是屬于應用文體的寫作范疇。

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2、公文寫作的概念

公文寫作是研究和探討公文寫作規(guī)律和藝術的一門學問。這個概念中的意思：（1）、研究探討公文寫作規(guī)律。如寫作的雙重轉化規(guī)律，博專結合成文規(guī)律，知行互動提升規(guī)律等。（2）、研究探討公文寫作藝術。這既有一般大多人知曉的寫作藝術,也指個人獨到的寫作智能和寫作技巧。

3、公文的處理公文的處理是指公文的制作過程和運作方式方法。2病文修改

公告

本樓即將拆除，凡在樓內樓外8米距離內放置的一切物品，務請11月5日前撤離。否則，由務主承擔一切后果。特此公告！一00一廠勞司建筑隊

11月1日3

（二）、公文寫作與處理的特點

1、鮮明的政治性和政策性公文是黨和國家進行統(tǒng)治、管理和協(xié)調內外關系的重要工具，它代表著一定權力機關的政治意向和根本利益，所以具有鮮明的政治性和政策性。

2、法定的權威性和行政約束力公文是黨和國家機關、企事業(yè)單位、群眾團體為特定的目的制作并頒發(fā)的，它代表了該機關的意志，是該機關的喉舌，具有該機關單位特有的權威性和行政約束力。4

3、特定的作者和體裁格式公文的作者即是發(fā)文機關和法定的作者,公文的體裁格式是長期以來人們在工作實踐中形成的一定的審美形式。

4、一定的執(zhí)行有效時間和閱讀范圍公文是推動一定時間范圍內工作而制作的，因此有一定的執(zhí)行有效時間和閱讀范圍。5病文修改

通知

此處嚴禁倒垃圾，違者罰款五十元，并罰清理此處全部垃圾，群眾有權監(jiān)督，校警隊要加強巡邏，發(fā)現(xiàn)違者及時扭送我會處理。愛委會

3月2日6

（三）、公文的分類公文的分類相當復雜，站在不同的角度，有不同的分類法。按照公文的性質和內容可以分為三大類：法定公文、事務公文和專業(yè)公文。

1、法定公文。法定公文是指黨和國家最高權力機關以法規(guī)文件公布的公文文種?，F(xiàn)行法定公文如“中辦發(fā)[1996]14號”文件即《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和“國發(fā)[2000]23號”文件即《國家行政機關公文處理辦法》，兩文共計單個文種18個。7

法定公文站在性質和寫作的角度我們把它分成5類:一是指法揮性公文,命令（令）、決定、決議、指示、意見、批復;二是報請性公文,議案、請示、報告;三是知照性公文，公報、公告、通告、通知、通報、函；四是規(guī)范性公文，條例、規(guī)定；五是記錄性公文，會議紀要。

2、事務性公文。事務公文是指黨和國家最高權力機關規(guī)范的法定公文以外各個機關單位處理日常事務通用的公文，如計劃、總結、簡報、調查報告、介紹信、干部考察材料等。

3、專業(yè)公文。專業(yè)公文是指工商財貿、司法紀檢、交通運輸、文教衛(wèi)生、外交軍事等首腦機關規(guī)范的行業(yè)性使用公文。8

二、公文撰寫的基本要求和基本格式（一）公文撰寫的基本要求思想內容與藝術形式的有機統(tǒng)一。

1、思想內容：（1）要有實事求是的撰寫態(tài)度和精神。（2）要將上策與下情有機結合考察寫作。（3）公文撰寫要符合本單位的職權范圍和保密原則。

2、藝術形式：（1）要抓住中心、觀點鮮明、事理周到的寫作。（2）要層次清楚、結構嚴謹、邏輯力量強。（3）要注意發(fā)文格式規(guī)范、用語準確、簡練、生動。

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范文分析

蛇口招商進出口貿易公司寫字樓公約

大家都是通情達理的人，我們且用商量的口吻。訂此公約，顯是出于“有則改之，無則加勉”之意，藉以我們克服一點現(xiàn)代人的“瀟灑”與散漫，改掉一些并無惡意的粗心，表現(xiàn)我們將庸俗和陋習拒之門外的決心。比如，我們的辦公桌和文件柜，亂中雖然也有自然之美，但顯然還是擺得整整齊齊更適合我們的整體氣氛。紙團和煙頭，就不要隨手丟在地上或花盆里，從而破壞了身邊的和諧。禮貌的言辭和行為會增添自己的風度與美貌。每當電話鈴響起，多半是愉快的消息，大家不妨先說一聲：“您好，招商進出口公司?！碑斎?，隨之而來的也會是和風細雨。大廳是處理業(yè)務的場所，安靜成為必要，請不要高聲喧嘩和無目的地串動，更不要三五成群地聊天，讓現(xiàn)代的時間、效益觀念在這里更好地體現(xiàn)。10

滿世界里找東西，心理總有點不舒服。所以，用完各種物品，如文件、文具等；屬公物的請物歸原處，屬私物的，請物歸原主。最令我們欣慰的，是良好氣氛與人際關系。我們鄙視勢利和虛偽，也不喜歡迂腐和酸氣。在這個來自五湖四海的大家庭里，各人都貢獻一份真誠和善意我們都是自己的主人，理解自己擔負的職責。勇敢地對工作、對自己的行為負責。我們?yōu)樽约旱奶拐\自豪，尊重他人和享受他人的尊重，慶幸地省去許多耗費生命的煩惱。今天，我們有緣走到了一起。正因為天下無不散的宴席，我們應更加珍惜眼前共事的時光。有溫暖、有激情、有體諒、有幽默，因而對人生和事業(yè)懷有信心。我們就是這樣成長。

剩下的文章，由各人分頭去寫，用無言的默契，用溝通的心靈，用燦爛的笑容，用理解的目光。

（引自1992年5期《讀者文摘》）

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（二）、公文撰寫的基本格式

中共中央辦公廳、國務院秘書局、國家質量技術監(jiān)督局分別制定了黨和國家行政機關公文格式，規(guī)定了公文的用紙、印制、各要素排列順序及標識規(guī)則等。主體文面要素可以分為眉首、主體、版記三部分。（1）、眉首主要有公文份數(shù)序號、秘密等級、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。

（2）、主體主要有標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章等。

（3）、版記主要有主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期等12修改下列標題的錯誤

環(huán)境衛(wèi)生情況大檢查的請示報告關于xx縣政府抓好今年秋播工作的任務

xx校關于廢氣污染校園的請示發(fā)布關于離退休人員生活費的通知關于擬在2006年擴大中心化驗室，需要增添部分儀器設備，請批準從科研費中開支的請示13

三、常用公文寫作與例析（一）、決定的寫作

1、決定的概念與分類決定是黨政領導機關對于重要事項或者重大行動做出安排的公文文體。決定從內容和寫作的角度可以分為三種：一種是重要事項性決定，如《中共中央關于經(jīng)濟體制改革的決定》；一種是重大行動安排性決定，如《關于開展反浪費活動的決定》；一種是知曉性決定，如《關于授予某某某同志全國勞動模范稱號的決定》等。14

2、決定的格式與寫法決定的寫作一般由標題、正文、發(fā)文機關和發(fā)文日期組成。決定的標題可以由發(fā)文單位、事由和文種組成，如《國土局關于加強職工教育工作的決定》等。還可以省略發(fā)文機關。決定的正文一般由三部分組成：第一部分，決定的緣由。第二部分，決定的事項。第三部分，執(zhí)行要求和號召等。15病文修改

關于給楊ｘｘ等同學通報批評的決定

從本學期開始，我系根據(jù)學院學生管理的有關要求，制定了《系學生上課考勤暫行規(guī)定》，并下發(fā)到各班，要求遵照執(zhí)行，經(jīng)檢查，各班學習紀律良好，遲到、早退和曠課的現(xiàn)象很少。但是半個學期以來，有極少部分同學學習態(tài)度松懈，無故曠課。為嚴肅紀律，教育本人，經(jīng)系里研究，對楊xx、陳xx、路xx等三位同學提出警告，在系內通報批評，并望其他同學引以為戒。

xxxx學院xx系

2006年5月10日16（二）、意見的寫作

1、意見的概念和特點

（1）、意見的概念意見是黨政領導機關對重要問題提出見解和處理辦法的公文文體。意見是一種新興的公文。它是在新時期經(jīng)濟建設中指令性公文在減少，指導性公文在增加而適應新形勢，解決新問題的新文種。（２）、意見的特點

〈1〉論理性。意見從本身詞義講就是見解、認識、主張和觀點的意思，因此，這一文體注意講解工作的意義、目的和為什么這樣做的道理。

〈2〉指導性。意見不是工作的參考性意見，而是要求實施性的意見；是黨政領導機關對意識形態(tài)或經(jīng)濟領域中的重要問題的分析見解要求執(zhí)行的意見；這是帶有謙虛、民主和協(xié)商意思的意見。

〈3〉可辦性。意見常常講工作道理，更注意工作的可行性和可操作法，因此，還要提出工作的辦法及措施，供下級辦理，具有可辦性。17

2、意見的功用與分類意見是就某一工作提出見解和主張，闡明工作的指導原則和方法，或提出工作建議的一種公文。站在性質和內容角度意見可分為三種：

〈1〉指導性意見。它是上級就某項工作，提出指導思想、原則和要求等。如１９９１年３月１日中共中央宣傳部文化部廣電部《關于當前繁榮文藝創(chuàng)作的意見》等。

〈2〉安排性意見。它主要側重于對某項工作進行部署、安排，提出一套切實可行的辦法。如１９９２年１２月國務院轉發(fā)國務院住房改革領導小組《關于全面推進城鎮(zhèn)住房制度改革的意見》等。

〈3〉建議性意見。這是領導機關或業(yè)務主管部門提出解決工作中存在問題原則性設想和建議的公文。如１９９０商業(yè)部《關于集體經(jīng)營批發(fā)和個體商業(yè)從事長途販運、批發(fā)銷售業(yè)務有關問題的意見》等。18

3、意見的格式和寫法意見的寫作格式，一般由標題、正文、發(fā)文機關和發(fā)文日期組成。

〈1〉標題標題，大多數(shù)由事由和文種兩部分組成，如國家旅游局《關于進一步清理旅行社的意見》等;也有些是由發(fā)文機關，事由和文種組成，如《中共中央關于進一步做好文藝工作的若干意見》等。

〈2〉正文正文的寫作，可以說內容和側重點不同，寫作方法多種多樣。一般來說，寫作也有個大致套式。一般意見的寫作結構可分為：發(fā)文的理由和目的，具體指導性意見，發(fā)出號召和要求三部分。19

第一，發(fā)文的理由和目的。一般簡明扼要地交代發(fā)文的根據(jù)、意義和目的。如《中共中央紀委、中共中央組織部關于提高縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會質量的意見》開頭部分：１９９０年中央下發(fā)《關于縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會的若干規(guī)定》以來，各地普遍建立了民主生活制度，多數(shù)單位能按期召開，對于活躍黨內民主生活，加強領導班子思想政治建設，發(fā)揮了積極作用。特別是在那些領導重視、準備充分、批評和自我批評開展好的單位，效果更為明顯。但總的看，民主生活會的質量有待進一步提高。存在的突出問題是，會議的政治性、思想性、原則性不夠強，匯報工作多，思想交鋒少，批評和自我批評開展得不認真甚至根本沒有開展起來。為了深入貫徹黨的十四屆四中、五中、六中全會精神，進一步加強領導班子思想政治建設，提高民主生活會的質量，現(xiàn)提出如下意見：此段既講清現(xiàn)實情況，成績與缺點作為發(fā)文依據(jù)，又講出發(fā)文目的意見。20

第二，具體指導性意見。提出問題的見解和觀點，并說明處理問題的辦法和意見。一般來說，此部分文字多，大部分采用分條列款式敘說工作意見和安排。如引用上文正文的主體部分：一、進一步提高對開好領導干部民主生活會重要性的認識；二、明確民主生活會的目的和要求，充分做好會前的準備工作；三、嚴肅認真地開展批評與自我批評；四、黨委（黨組）主要負責同志要切實負起開好民主生活會的責任；五、抓好整改措施的制定和落實；六，加大對民主生活會指導和監(jiān)督的力度。這六個問題中的“四”，還分出（一）、（二）、（三）項款分說內容，將問題講得清楚，安排得有力。第三，發(fā)出號召，并提出要求。并非每個意見寫作皆如此，有的意見沒有這一部分。不少意見有這部分，主要為完成工作任務發(fā)出號召，并說明時間要求或解釋有關事項。21

（四）請示的寫作

1、請示的概念和分類請示是下級機關向上級機關請求指示、批準的公文文體。請示從內容和寫作可以分為三種：一種是政策性的請示，如落實有關文件，政策細則上還有不夠明了問題的請示；二種是批準性的請示，如機構調整、組建新的領導班子的請示等；三種是幫助性的請示，如請求上級撥付有關經(jīng)費，或是支援有關物資等。22

2、請示的格式與寫法請示的寫作格式主要有標題、主送機關、正文、抄送機關、發(fā)文機關和發(fā)文日期等。請示的主送機關，只能是一個主管上級機關。如還有另一個上級主管機關，可以用抄送的形式處理。請示的正文寫作：第一部分，請示的緣由。第二部分，請示的事項。第三部分，請示的要求。

23病文修改

xx省xx培訓中心關于籌建教學急需實驗室的請示

xx省xx局：為了適應新技術發(fā)展，進一步加強實驗性教學培訓環(huán)節(jié)，根據(jù)急需，今年我中心擬充實以下教學設備：

1、xx實驗室設備需經(jīng)費8萬元；

2、新建xx實驗室需經(jīng)費7萬元；

3、基本功實驗室需經(jīng)費4萬元；

4、圖書館配套設備約需經(jīng)費13萬元；

5、計算機實驗室配套設備及機房裝修約需5萬元。以上五項累計經(jīng)費約需37萬元。請省局撥款予以解決。妥否，請批復。

2005年5月10日24

（五）、批復的寫作

1、批復的概念和特點

（1）批復的概念批復是上級機關答復下級機關請求事項的公文。批復是就請示而言的，下級有請求事項，上級給予答復，并具有權威性，要求下級機關需照此辦理，具有批示性質，亦稱為批文，或批件。（2）批復的特點

〈1〉針對性。批復是針對下級機關請示某一問題而答復的。一般來說，下級請示什么問題，上級就答復什么問題，不能離開請示問題而言它。所答問題的目的是解決下級機關工作中的有關問題。

〈2〉鮮明性。批復是針對下級請示的問題答復，態(tài)度要鮮明。是同意下級意見，還是不同意，決不能含糊其辭，模棱兩可；因為它代表著上級機關對下級機關請示問題的結論性意見，下級必須照此執(zhí)行。

〈3〉及時性。批復答復下級機關請示的問題應當十分及時，講究工作效率和效益。下級機關請示問題，是自己要解決的，或是無權解決，時間性很強，若拖延就常常貽誤事情。25

2、功用與種類批復主要用來回答下級機關請求事項。上級機關接到請示后，主管上級機關和領導人，應該及時閱文和處理，做出表態(tài)性意見，給予答復，并明確講出解決問題的辦法。根據(jù)性質和內容批復可分為以下三種：（1）闡述政策性批復。它是針對下級機關處理問題有些政策要求，或政策界限不清楚而給予答復。如《中共中央〈關于在職工中開展讀書活動請示〉的批復》等。（２）履行公務性批復。主要根據(jù)上級機關的職權范圍，給下級批準生產(chǎn)指標或班子建設的批復。如《關于同意×××等同志為××廠黨委委員的批復》等。（３）解決錢物性批復。它是指下級機關有關財物，或是錢的問題，自己不能解決，要求上級按政策給予批復或支助的批復。如《財政部輕工部關于鹵井更新資金問題的批復》等。26

3、批復的格式和寫法批復的寫作格式一般由標題、主送機關、正文、發(fā)文機關和發(fā)文日期組成。

（1）標題批復的標題，與一般公文有相似處，可以由三要素組成，如《××縣政府關于同意××問題的批復》；可以是事由加文種兩要素組成，如《關于同意××地區(qū)社會綜合治理委員會調整副主任委員的批復》。但在“事由”表述上有自己特殊性，常用“單介詞”或“雙介詞”兩種結構形式。如《××銀行關于同意開辦××大街儲蓄所的批復》，單介詞“關于”與兩個動詞“同意”、“開辦”相關聯(lián)；如《國務院關于同意遼寧省調整錦州市與錦西縣行政區(qū)域界線給遼寧省人民政府的批復》等，用兩個介詞“關于”和“給”來講明事由。（２）主送機關主送機關與一般公文寫法相同，此文批復給哪個單位，就寫哪個單位，如“××廠委會”等。但在標題事由中已寫明了主送機關名稱，此項可省略不寫。（３）正文批復的正文，一般由開頭引語，主體答復，結尾用語三大部分組成。27

〈1〉開頭引語。主要說明針對下級什么請示而作批復。一般是引用下級來文有關內容，如文號或標題或事由，讓對方清楚是答復什么問題。主要寫法有三種：一是引用原發(fā)文字號法，如“你廠字［１９９×］××號文收悉”等；二是引用原文標題法，如“你省１９８８年８月１７日《關于撤銷界首縣恢復界首市的請示》收悉”等；三是簡要概括原文事由大意法，如“你縣１９９８年關于拍賣荒山荒林的請示收悉”等。

〈2〉主體答復。這是批復的重點內容所在。要求緊扣下級所請示的問題，態(tài)度明確，并具有一定說服力。具體寫法如下：同意性批復。針對下級來文所請示的問題，表明同意辦理的態(tài)度，說明同意給予的支持，或是同意如數(shù)撥給有關錢物等。意思明了，文字洗練。否定性批復。不同意下級來文所提出的問題，要把不同意的理由說清楚，如政策依據(jù)，或社會中新出現(xiàn)的情況等，讓下級心悅誠服地接受上級的批復。實際工作中這種批復較少，甚至有些部門處理上就在下級來文上領導簽字，說明情況，表明態(tài)度，亦可同原文一起退還。解答性批復。亦稱有同意，也有不同意的事項，或有補充性意見的批復。這種批復，同意什么，不同意什么，要給下級解說清楚，若還有針對原意補充性意見，也要交代得一清二楚。

〈3〉結尾用語。批復最后，另起一行，要寫上與前文呼應的結尾用語，如“此復”、“特此批復”等，以示鄭重和強調，是單獨一段。28

病文修改共青團××縣委關于組建××廠團總支的批復

××廠：經(jīng)共青團××縣委員會研究，決定你廠組建共青團總支委員會，并由張××任團總支書記，宋××任團總支副書記，李××、××、彭××任團總支委員。望接批復后，迅速開展工作。此復

2006年10月20日29

（六）報告的寫作

1、報告的概念和分類報告是向上級機關匯報工作、反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問所使用的公文。報告按照內容寫作可以分為：（1）匯報工作反映情況報告。

（2）例行性工作匯總性報告。（3）報送物件文件材料報告。（4）答復上級詢問的報告。30

2、報告與請示的區(qū)別（1）、行文目的不同。報告的目的只是讓上級了解本機關的工作情況，溝通上下級聯(lián)系；請示的目的是讓上級機關幫助解決有關問題。（2）、性質要求不同。報告是屬于陳述性公文，不要求上級回復公文；請示是屬于祈求性公文，上級機關要給予批復請求事項。（3）、行文時間不同。報告行文時間較靈活，事前、事中、事后皆可行文；請示必須事前行文，該請示的問題，先斬后奏決不允許。（4）、內容含量不同。請示必須是一文一事，報告工作圍繞一個中心可以寫多件事情。（5）、正文寫作構成也不同。31

3、報告的格式與寫法報告的寫作格式與請示的寫作格式大體相同。報告的正文寫作可以分為:

第一部分，工作的概況。第二部分，報告的事項。第三部分，結束用語。32病文修改

上半年工作報告

上半年本鄉(xiāng)在精神文明和物質文明方面做了許多工作，取得了很大的成績。主要做了以下工作：組織鄉(xiāng)村干部學習了中央一號文件；安排、落實了全年生產(chǎn)計劃；美化環(huán)境，街道兩旁栽花種草，封山育林；修建鄉(xiāng)小學校舍；健全了鄉(xiāng)政府結構，推行了干部聘任制等。主要工作體會如下：一、上下團結?！?/p>

二、不怕困難。…...

三、領導帶頭?！?3（七）、公告的寫作

1、公告的概念和特點

（1）公告的概念公告是向國內外宣布重要事項或法定事項的公文文體。公告的事情或是國內外可以人人皆知，或是具有廣泛告知性的法定項，不是任何機關單位都可使用的。（2）公告的特點

〈1〉廣泛性。公告不僅對國內，還對國外，它是唯一可以在廣大范圍內公布的文告，如發(fā)射洲際導彈試驗的公告等。

〈2〉莊重性。公告的事一般都比較重要。要求行文嚴肅莊重，以準確地傳送制發(fā)機關的意圖，引起國內有關部門或人們的關注。

〈3〉簡潔性。公告的文字一般都比較簡潔，將要告知有關單位或人員的內容，既簡要又明白地交代清楚為宜。34

2、功用與種類公告主要功用是告知性，即告訴人們有關重要或重大的事項，或是告訴人們有關法定的公布事項。根據(jù)性質和內容公告可分為兩種：

〈1〉向國內外宣布重要事項的公告。這類公告主要是公布黨和國家領導人的選舉結果，公布憲法的實施，答謝國外有關部門和人士對我國重大政治活動的祝賀，公布重要的科研成果，公布運載火箭試驗的時間和達到的地域、?？盏?。

〈2〉公布有關法定事項的公告。一般由國家政府有關職能部門按照有關法定程序發(fā)布，如根據(jù)《中華人民共和國專利法》宣布有關專利的公告，根據(jù)《中華人民共和國商標法》宣布的商標公告，據(jù)《國家公務員暫行條例》宣布的招干招工考試公告，根據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法人管理條例》發(fā)布的有關企業(yè)名稱、法人、變更及推銷的公告等。此處要說明司法部門依據(jù)《訴訟法》所發(fā)布的公告，是屬于專業(yè)公文、〈〉35

(三）公告的格式與寫作公告的寫作格式，由標題、正文、署名和發(fā)文日期組成。

1標題一般僅寫文種“公告”二字。還有的由發(fā)文機關和文種組成《中華人民共和國全國人民代表大會公告》等。也有公告標題三要素俱全，如《中共中央全國人大常委會國務院關于宋慶齡名譽主席病情的公告》等。２正文一般包括三方面內容，即公告的依據(jù)，公告的事項和結語。公告的依據(jù)是指發(fā)告的憑證，開門見山，如根據(jù)什么會議，或××授權等。公告的事項是主要內容，有直陳其事的，也有較細說明問題的，還有分條列款解說事情的?？傊痪湓挘鶕?jù)內容多少，事件大小來定案寫作。公告的結語常常是一句話，如“特此公告”，“現(xiàn)予公告”等。36

病文修改

公告廣大儲戶：本所發(fā)售1998年國庫債券，分為三年、五年期，利率高，可提前支付，可記名和掛失，歡迎前來選購。省建行××西路儲蓄所

1997年4月37（八）、通告的寫作

1、通告的概念和特點

〈1〉通告的概念通告是適用于公布社會各有關方面在一定范圍內公布應當遵守或周知事項的公文文體。它是國家機關、社會團體或企事業(yè)單位在一定范圍內將某一規(guī)定情況或事項告訴人們的公文，并具有一定的知照性和約束力。

〈2〉通告的特點政策性。通告的內容常常是交代政策和宣布有關規(guī)定，要求有關單位和人員必須遵守，不得違反。甚至某些條文還有法律效力。專業(yè)性。通告常常針對實際業(yè)務工作而制定有關政策，因此專業(yè)性比較強，要求作者要熟悉專業(yè)知識，將內容寫精寫好。普遍性。通告發(fā)布在一定范圍內比較廣泛，或一個系統(tǒng)，或一個行業(yè)，或某一區(qū)域均要做到人人皆知；特別是具體政策和事務處理，要做到人人熟悉執(zhí)行。38

2、公告與通告的區(qū)別公告、通告都是知照公開性的公文。但它們之間有明顯的區(qū)別：

（1）發(fā)文單位不同公告的發(fā)文機關級別較高，多由國家政府的各級機關發(fā)布；通告的發(fā)布機關可大可小，幾乎一般機關皆可制發(fā)。（２）受文范圍不同公告的受文范圍最廣泛，如新華社受權發(fā)表的我國將向太平洋發(fā)射運載火箭的公告，受文對象為全世界。通告的受文范圍帶有系統(tǒng)或地區(qū)性，是國內有關事項，范圍小。（３）內容的含量不同公告的事項內容常常涉及面廣，甚至國內外皆需關注，行文較簡短；通告所寫的內容是一定范圍內需要周知的事項，多屬于一般性事務，內容較多，可分條列款來寫作有關事項。（４）發(fā)布的方式不同公告常用電臺、報紙等媒介發(fā)布；而通告常常在市場、街頭或司法機關附近張貼、告知人們有關事項。39

4、通告的格式與寫作通告寫作格式由標題、正文和落款組成。

（1）標題通告的標題一般用實寫法，有發(fā)文單位、事由和文種俱全的，如《××市工商局關于辦理１９９×年度工商企業(yè)年檢的通告》等。有事由和文種或發(fā)文單位和文種的，如《北京市交通管理局通告》等。也有街頭告知性僅寫“通告”二字的通告。（２）正文通告的正文一般由通告的緣由、通告的事項和結語組成。

〈1〉通告的緣由。主要寫發(fā)通告的依據(jù)、目的和意義。依據(jù)有政策依據(jù)、理論依據(jù)和事實依據(jù)；目的是指發(fā)文為了達到的目標；意義是指解決社會問題。這三者可全寫，也可以用其一，或用其二。文字要簡練。末尾常用“特通告如下”等承上啟下過渡語。

〈2〉通告的事項。這是通告的核心內容部分，要注意考察研究問題。是一般政策性通告解釋事物，立些規(guī)矩，還是一般告知性通告說明什么，都要寫得明確、具體、有條理。若是內容較多，可分條列款來寫作。

〈3〉通告的結語。有提出通告的執(zhí)行要求，如時間，范圍，有效期限等；有提出希望和號召的；有的只是一般性前呼后應的強調語.40病文修改

通告

本渡口是清香河上最大的渡口，過往車輛、行人很多，等候時間往往較長。為了減少等船時間，加強渡口管理特作如下規(guī)定：一、凡需乘渡船過河者必須購票。機動車每輛五角；非機動車每輛三角；行人每位二角（一米以下兒童免票）。不買票者，不能乘船。二、乘客必須聽從工作人員指揮，按順序上下船。各種車輛要按指定位置排放，以保證渡船安全。三、不準攜帶易燃、易爆、腐蝕性強的物品上船。違反規(guī)定，擅自攜帶上船，被查出者，沒收所帶物品，并酌情予以五元至二十五元的罰款。四、凡牽引牲畜過渡，到指定倉位，并購票，每頭（只、匹）三角。放在筐、籃等容器內攜帶的家禽、仔豬免票，但數(shù)量不能過多。五、渡船開動后，乘船者不要來回走動；機動車必須熄火；牲畜必須有人看守。六、乘船者必須愛護渡船及其設備，損壞要賠償。七、違反規(guī)定或者在船上無理取鬧，不聽指揮，妨礙渡船正常航行者重罰。情節(jié)嚴重的送公安機關，依法懲處。

清香河渡口二00六年×月×41

（九）、通知的寫作

1、通知的概念和分類通知是發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，需要下級機關辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免或聘用有關人員的公文文體。通知根據(jù)內容和寫作可以分為四種（1）、規(guī)章性通知。（2）、發(fā)轉性通知。（3）、事項性通知。（4）、任免性通知。（5）、會議性通知42

2、通知的格式與寫作通知的寫作格式，一般有標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文單位和發(fā)文日期。通知的標題可以由三個要素如《西安市人民政府辦公廳關于春節(jié)放假的通知》，也可以省略發(fā)文單位或事由部分。通知的正文根據(jù)內容寫法比較靈活，可以篇段合一，也可以分條列款寫作。一般也可以分為：發(fā)文緣由，具體事項，執(zhí)行要求等三部分寫作。43病文修改

縣人民政府關于批轉《省人民政府關于學習宣傳<中華人民共和國森林法>的通知》的通知各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府，縣直各單位：現(xiàn)將《省人民政府關于學習宣傳〈中華人民共和國森林法》的通知印給你們，請認真貫徹執(zhí)行。今年以來，我縣連續(xù)發(fā)生森林大火，是由于生產(chǎn)用火造成的，各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)要從中吸取教訓，嚴格管理生產(chǎn)用火。如果再發(fā)生類似事情，要追究主要領導的責任。

xx縣人民政府（印章）零四年四月五日44

（十）、通報的寫作

1、通報的概念和分類通報是表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況和精神的公文文體。通報根據(jù)內容和寫作可以分為三類：一是表彰性通報，二是批評性通報，三是內部情況的通報。

45

2、通報的格式與寫法通報一般由標題、主送機關、正文和落款等部分組成。

通報的正文因內容差異較大，寫法也各異。這里僅講一下“獎懲通報”的寫作，正文可以分為：第一部分，事件概說。第二部分，分析評議。第三部分，做出決定。內容較多的通報，文章前邊還可以有一段領起語。46病文修改

關于民警見義勇為事跡的通報

今年2月13日下午1點多，xx縣民警xx正和兒子xx在兒童公園游玩，忽然從遠處的明月湖傳來救命聲，xx飛奔到明月湖畔，原來有一男孩不慎落水，xx來不及多想，只想到他是一名警察，他脫掉大衣，躍入水中。二月的東北，水涼得扎骨，但他沒有想到個人的安危，他心中只有一個念頭：救孩子。xx一次、兩次、三次潛入水中，終于把落水兒童救到岸上，孩子得救了，而xx昏迷了三天三夜。目前，經(jīng)過搶救，xx已經(jīng)脫離了生命危險。某某真是新時期最可愛的人，他的精神是多么值得人們學習呀！

xx在生與死的關鍵時刻，為搶救落水兒童，不顧個人安危，臨危不懼，不怕犧牲，表現(xiàn)了人民警察熱愛祖國、熱愛人民的高尚情操和獻身精神。希望各單位職工向xx學習。發(fā)揚見義勇為、不怕犧牲的精神，為搞好各項工作做出更大的貢獻。

xx縣人民政府（章）

2006年3月3日47（十一）、函的寫作

1、函的概念和分類函是單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準和答復審批事項的公文文體。（１）、函按照內容可以分為商洽函、問答函和告知函。（２）、函按照行文方向可以分為去函和復函。（３）、函按照性質和格式可以分為公函和便函。48

2、函的格式與寫作函的寫作格式與一般書信相似，有標題、主送機關、正文、謙詞、發(fā)文單位和發(fā)文日期。函的標題制作與一般公文相似，可以是三要素具全，也可以省略前一二要素。函的正文寫作比較靈活，篇幅短小的函是篇段合一，內容比較復雜的函可以是分條列款寫作，如發(fā)函的緣由、具體事項和結束語等內容分開寫作。49病文修改

關于商請統(tǒng)計教師的函

市委黨校：為了迎接全市會計統(tǒng)考，我廠開辦了職工業(yè)余學校，所有學科的教師均配齊，只有統(tǒng)計學教師無人擔任，特商請貴校支援一名兼職教師。這是增進我們兩個單位友誼的良好開端，望速復函為要。

西安市xxxx廠辦公室

9月8日50

（十二）、規(guī)定的寫作

1、規(guī)定的概念與特點

（1）、規(guī)定的概念規(guī)定是黨和國家機關、企事業(yè)單位和群眾團體針對某項工作或專門問題而制定的要求、規(guī)范和措施的公文文體。《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》指出：“規(guī)定，用于對特定范圍內的工作和務制定具有約束力的行為規(guī)范”。由此可以看出，規(guī)定不像條例。條例一般只是黨和國家高級機關或中級機關使用，具有較長時期的穩(wěn)定性；而規(guī)定從高規(guī)格中央到地方的一般機關單位都可以使用，更多一點現(xiàn)實針對性，所規(guī)范的對象和范圍比較集中，措施和要求也比較具體，也相對少一點長期的穩(wěn)定性，因情況變化而有所修訂。51

2、規(guī)定的功用與種類規(guī)定是各級機關或單位在政治、經(jīng)濟、科學、文化等領域內進行某項具體工作的規(guī)程和要求，涉及面廣，用途廣泛，各行各業(yè)皆可使用。它有時還可用來對條例作補充。如《國務院經(jīng)濟委員會關于〈中華人民共和國優(yōu)質產(chǎn)品獎勵條例〉的補充規(guī)定》等文。根據(jù)使用單位規(guī)格，規(guī)定可分為兩種：（１）黨和國家高級權力機關的規(guī)定。如中紀委１９９０年７月１日發(fā)布的《中共中央紀律檢查委員會關于共產(chǎn)黨員在經(jīng)濟方面違法違紀黨紀處分的若干規(guī)定（試行）》和《國家行政機關及其工作人員在國內公務活動中不得贈送和接受禮品的規(guī)定》等。（２）一般企事業(yè)單位和群眾團體的規(guī)定。如某大公司《關于解決文山會海問題的規(guī)定》，某大學《××大學關于校園管理規(guī)定》等。52

3、規(guī)定的功用與種類規(guī)定是各級機關或單位在政治、經(jīng)濟、科學、文化等領域內進行某項具體工作的規(guī)程和要求，涉及面廣，用途廣泛，各行各業(yè)皆可使用。它有時還可用來對條例作補充。如《國務院經(jīng)濟委員會關于〈中華人民共和國優(yōu)質產(chǎn)品獎勵條例〉的補充規(guī)定》等文。根據(jù)使用單位規(guī)格，規(guī)定可分為兩種：（１）黨和國家高級權力機關的規(guī)定。如中紀委１９９０年７月１日發(fā)布的《中共中央紀律檢查委員會關于共產(chǎn)黨員在經(jīng)濟方面違法違紀黨紀處分的若干規(guī)定（試行）》和《國家行政機關及其工作人員在國內公務活動中不得贈送和接受禮品的規(guī)定》等。（２）一般企事業(yè)單位和群眾團體的規(guī)定。如某大公司《關于解決文山會海問題的規(guī)定》，某大學《××大學關于校園管理規(guī)定》53

4、規(guī)定的格式與寫作規(guī)定的內容結構，一般是由標題、正文和簽署等部分組成。

（1）、標題規(guī)定標題的寫作，與一般公文標題寫法相似，有兩種寫法：一是由發(fā)文機關、事由和文種名稱三個要素組成，如《國務院關于對農(nóng)村特產(chǎn)收入征收農(nóng)業(yè)稅的若干規(guī)定》等。一是由發(fā)文事由和文種名稱兩要素組成，如《關于文書檔案管理期限的規(guī)定》等。屬于短期內適用或尚待進一步修改的規(guī)定，在標題的“文種”前要加上“暫行”或“試行”的字樣，如《關于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》等。54（２）正文規(guī)定的正文一般由規(guī)定的原由、規(guī)定的內容和實施的要求三部分組成。

規(guī)定的原由。是開頭部分，主要寫規(guī)定的根據(jù)、目的、意義、總的原則精神等。這部分文字簡明扼要，上述所說內容大多僅寫一兩項或三項，表述方法多用一段文字。然后，用過渡語如“特作如下規(guī)定”或“特制定如下規(guī)定”等，引出以下主體內容。

規(guī)定的具體事項，是主體部分，寫具體的有關規(guī)程、要求和措施等，其寫法一般分條列款，甚至用篇、章、節(jié)來寫作。要注意研究問題，從不角度、不同層次、不同方面展開內容寫作。分條列款要注意安排好問題之間的聯(lián)系和邏輯順序的排列，是并列式，還是主次式，或是遞進式等要清清楚楚。條款的序碼，一般用漢字的序數(shù)詞和數(shù)詞，如“第二條”、“一”“（三）”、“５”等級數(shù)來排列為好。實施的要求。亦稱附則或執(zhí)行說明等，列于最后。它是為了保證規(guī)定的順利實施，從而提出一些具體要求或注意事項，如生效的日期，規(guī)定的解釋權及修改，具體實施細則的制定權，宣布與該文相抵觸的原有文件同時作廢，以及其他需要說明的事項。它的寫作比較靈活，可以是一段說明，敘述性文字，也可以是一條或數(shù)條條文等。55

規(guī)定正文結構寫作主要有如下安排法：①總分式。即開頭是發(fā)文原由、后邊是具體規(guī)定。如《中國科學院動物研究所黨委約法八條

》，前邊寫發(fā)文目的，后邊是具體規(guī)定。②總分總式。即開頭是總綱，中間是分條列款的具體分則，結尾是執(zhí)行附則。如《關于實行限量、節(jié)約、合理用水的有關規(guī)定》等，這種寫法用得比較多。③分條列款式。亦稱條款貫通式，全文是由若干各自獨立的條款組成。如《國務院關于職工探親待遇的規(guī)定》等。56

××縣關于文山會海的規(guī)定

“文山會?！敝L官僚主義，是導致核心領導脫離群眾，脫離實際，降低工作效率的癥結。它有害于四化建設，有損于黨的優(yōu)良傳統(tǒng)，必須認真克服，妥善解決。特提出以下意見：一、會議必須精簡。每周四、五、六定為縣無會日。二、嚴格控制會議，把住開會關口。凡召集鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、局副職以上人員開會，會議的組織者要按黨、政分工，事先分別向縣委辦公室、政府辦公室掛號，經(jīng)過平衡，報縣委書記、縣長批準后，方得開會。三、壓縮會議規(guī)模，減少陪會人員。各種會議要精心安排，做到有關的單位參加，無關的單位不參加；可一人參加的，不讓二人參加；只需工作人員參加的，不再通知領導干部參加。今后縣召開會議，無特殊需要，各委的歸口單位不參加，會議的貫徹落實由各委統(tǒng)籌安排。四、提倡開短會、小會、聯(lián)合會。除縣黨代會、人代會、政協(xié)會外，其他會議最長不得超過三天。凡能聯(lián)合召開的會議不再單獨召開。不開或盡量減少“單打一”的會議。凡任務緊急又涉及全縣的，可召開電話或廣播會議。57

五、提倡現(xiàn)場辦公，到基層去解決問題。六、改革開會方法。凡大型會議有報告材料的，向與會人員印發(fā)文稿，不再作會議報告，在學議文稿的基礎上，領導作總結性報告。會中一般不出簡報。七、大力裁減文件?？h委、縣政府發(fā)文件要由辦公室嚴格把關?？h委、縣政府各辦一種簡報，各部、辦不再另搞簡報，下發(fā)文件也要盡量壓縮。部、委、辦召開會議，不發(fā)文字會議通知和編組名單、日程安排等。各種會議，事先不印典型發(fā)言材料，根據(jù)需要會后整理印發(fā)。八、精煉文件內容，提倡寫短文。寫有情況分析的文字，改進文風，剔除空話、套話，克服文牘主義。瑣碎小事不向下要文字材料，不濫發(fā)文件、表格。九、要經(jīng)常深入基層，面對面了解情況，傳達意見。十、加快文件批辦速度。對鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、局等基層單位的請示報告，從收文之日起，半月之內必須提出回復意見。對上級來文也要及時批閱、承辦，一般要在文到之日起五天之內提出承辦意見。以上十條希望各單位監(jiān)督執(zhí)行。一九××年×月×日58（十三）、會議紀要寫作

1會議紀要的概念和特點（1）、會議紀要的概念會議紀要是根據(jù)會議記錄整理而成，專門傳達和記載會議議定事項和主要精神的公文文體。（２）、會議紀要的特點

〈1〉撮要性。會議紀要不是有言必錄，而是對會議的情況和決定的事項完整而系統(tǒng)的報道，是寫作者對會議情況和結果進行分析綜合并概括而形成總結性的公文。

〈2〉紀實性。紀要必須忠實于會議的實際情況，反映出會議的實質性內容事項，一定要根據(jù)會議的指導思想、各種原始記錄加工整理成文。

〈3〉指導性。會議紀要中所傳達的會議決定事項和主要精神，反映與會者及各方的共同意見，因此要求下屬單位予以遵守或執(zhí)行。59

2、會議紀要的功用與種類會議紀要是傳達會議精神，具有指導工作的作用；同時也是工作的依據(jù)，具有通報作用；還有記載已做過的工作，今后備考備查的作用。會議紀要根據(jù)不同行業(yè)和內容可分為：（１）黨政領導機關會議紀要。是黨政領導機關用于公務活動，傳達會議精神，部署工作任務，對與會有關單位和人員有指導和約束作用的紀要。如《全國農(nóng)村工作會議紀要》等。（２）業(yè)務部門會議紀要。是指不同專業(yè)業(yè)務部門召開的座談會、匯報會、經(jīng)驗交流會、生產(chǎn)協(xié)調會，購銷洽談會會議紀要，具有協(xié)調交流和促進作用。如《蘋果購銷工作座談會議紀要》等。（３）專業(yè)研究會議紀要。是指科學研究，學術探討會議使用的紀要，主要用于交流信息，傳導學術研究新成果，促進發(fā)展。如《文藝研究１９９×年年會紀要》等。60

3、會議紀要的結構與寫法會議紀要的寫作格式有標題、成文日期和正文等。（1）標題會議紀要的標題有兩種寫法：一種是單標題式，如《全國農(nóng)村工作會議紀要》、《××省政府在省電信局召開的現(xiàn)場辦公會議紀要》等；一種是正副標題式，如《農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化是中國農(nóng)村改革的必由之路——楊陵農(nóng)業(yè)工作座談會紀要》等。一般均要標明會議名稱、事由和文種，然后寫新寫活。（２）成文日期會議紀要的成文日期，以會議紀要整理領導簽字日為準；會議討論通過的紀要，以會議表決日為準，放置于標題之下，正文之上用圓括號框起來，也有的紀要將此放在落款處。61（３）正文會議紀要正文寫作，可以分為會議概況、會議主要內容和精神、會議要求三部分。（１）會議概況。這是會議紀要的導語，一般概括地交代會議的時間、地點、主持單位、參加者（含出席與列席人員）、會議議題、介紹會議情況、結果評價等，有的還要交代會議的動因和目的，主要領導的會上活動等。但并非每份會議紀要都將上述內容全部寫進去，而是依據(jù)會議大小規(guī)模、側重點，取舍有所不同。如《××局辦公會議紀要》一文開頭：二00六年×月×日，××局長主持召開了局務辦公會議，出席會議的有×××、×××、×××副局長和各處室的負責同志，會議聽取了××副局長出國考察報告，×××處長的業(yè)務工作報告等，經(jīng)研究決定有關事項如下：62

（２）會議主要內容和精神。這一部分是重點。內容和精神主要包括會議研究的問題，討論的意見，作出的決定，提出的要求，領導的指示，交流的經(jīng)驗等。這部分寫作既要反映出會議所議事項，又要綜合地寫出議決結果；既要講清主導思想，有一定的分析說理，又要言簡意賅撮要交代清問題；既要有決定結論，還要注意寫解決問題的措施和方法。還有一點，會議紀要一般僅寫出與會者共同決定事項的一致性意見，有些紀要還寫出少數(shù)人不同的意見，或傾向性看法。特別是學術會議紀要，百家爭鳴、百花齊放，不同有價值的意見都可以反映在會議紀要之中，讓人們從比較中認識事物，探索真理。寫作上常用的句式是：“會議認為”，“會議研究決定”，“會議討論意見如下”，“大家強調”，“會議指出”，“與會同志一致認為”等。如學術會議個別人有價值的意見，還可以這樣說，“某某反映”，“某某認為”，“某某提出”，“某某表示”等。（３）會議的要求。會議要求一般都寫在主體事項之中，也有的紀要還有個結語，寫會議提出貫徹落實決定事項的要求，或發(fā)出希望號召等。63

４、不同紀要結構與寫法會議紀要寫作主要有三種不同的結構和寫法：（１）記錄式。這是例會、辦公會、研討會、座談會紀要的寫法。它的結構是開頭部分標明會議名稱、主持人、參加人，然后是將會議按照討論問題的順序，或是按發(fā)言人先后次序，摘其要點寫作出來。要注意選擇發(fā)言的角度、精選會議發(fā)言人的觀點，組合寫作好。如《××市長辦公會議紀要》等。（２）總分式。這是專題研討會，或是小中型工作討論會紀要的寫法。它的結構是開頭概括會議基本情況，如會議地點、主持單位、參加人員和總收獲或是傳達上級文件和領導講話；以及所提出的與會者討論問題，統(tǒng)一了的認識和看法或做法，然后是建議要求等。這種寫法是抓住要點，如實反映具體問題，分段落層次一一說明和論述，文字簡潔而生動。如《××縣委××縣政府農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化會議紀要》等。（３）分題式。這是大型、中型座談會、研討會紀要的寫法。它是把會議的各項內容分成幾個大的方面或幾個大的問題，圍繞中心每類題都有一個相對獨立的分中心，并用小標題或是數(shù)字標出，然后一個個問題進行分段落敘述、說明和闡述。這種寫法問題集中，條理分明，便于傳達和理解。如《全國農(nóng)村工作會議紀要》等。64

病文修改縣政府會議紀要縣政府于六月十五日召開了辦公會議，行署檢查組的同志和縣直有關部、室、委、辦的負責同志列席了會議。會議對少數(shù)縣直機關科局長以上領導干部動用公款建造個人住房問題進行了討論，現(xiàn)將會議決定紀要如下：