第6章采購作業(yè)計(jì)劃與控制課件

第6章采購作業(yè)計(jì)劃和控制案例研究教學(xué)目標(biāo)2023/7/291案例研究：庫存管理的變革1.庫存數(shù)量是否越多越好？為什么？2.造成庫存數(shù)量不斷膨脹的原因是什么？3.如果沒有得到很好地控制，庫存數(shù)量可能會自我膨脹。為什么會出現(xiàn)這種現(xiàn)象？結(jié)合具體的示例，分組討論。4.第一次庫存變革的起因是什么？這次庫存變革的重要標(biāo)志是什么？5.分析第二次庫存變革的起因和內(nèi)容。6.第三次庫存變革與ERP系統(tǒng)有關(guān)聯(lián)嗎？為什么？2023/7/292教學(xué)目標(biāo)理解和掌握采購作業(yè)計(jì)劃的概念和特點(diǎn)熟練掌握采購作業(yè)流程的特點(diǎn)理解和掌握采購作業(yè)控制的內(nèi)容理解和掌握庫存作業(yè)管理和控制的特點(diǎn)2023/7/293本章內(nèi)容6.1概述6.2采購作業(yè)流程6.3采購作業(yè)控制6.4庫存管理和控制6.5本章小結(jié)2023/7/294本章內(nèi)容6.1概述6.2采購作業(yè)流程6.3采購作業(yè)控制6.4庫存管理和控制6.5本章小結(jié)2023/7/2956.1概述采購作業(yè)是指為了向企業(yè)提供滿足生產(chǎn)和管理所需要的各種物料而必須采取的各種管理性的和事務(wù)性的活動。采購管理也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要組成內(nèi)容采購管理是整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理活動按照計(jì)劃開展工作的起點(diǎn)2023/7/296管理工作的起點(diǎn)從宏觀的經(jīng)營規(guī)劃，經(jīng)過MPS，最后形成MRP、采購作業(yè)計(jì)劃和生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃等指導(dǎo)實(shí)際工作的微觀作業(yè)計(jì)劃。按照計(jì)劃開展實(shí)際作業(yè)的起點(diǎn)則是采購管理。因此，從某種意義上來說，采購管理是整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理活動按照計(jì)劃開展工作的起點(diǎn)。2023/7/297有效的采購管理有效的采購管理是降低企業(yè)經(jīng)營成本的重要環(huán)節(jié)。在產(chǎn)品成本主要是由原材料、外購元器件構(gòu)成的制造企業(yè)中，提高物料采購作業(yè)計(jì)劃的準(zhǔn)確率、降低物料的采購成本是采購管理的主要目標(biāo)。如果物料采購數(shù)量過多或者到貨時(shí)間過于提前，就會造成流動資金積壓、物料閑置產(chǎn)生的丟失和變質(zhì)、大量擠占有限的庫房位置以及加大采購管理人員和庫存管理人員的工作負(fù)荷等。如果物料采購數(shù)量過少或者到貨時(shí)間延期，又會影響到正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動的進(jìn)行，嚴(yán)重時(shí)造成生產(chǎn)停滯，會給企業(yè)帶來不可估量的損失。在正確的時(shí)間、正確的地點(diǎn)、到達(dá)正確數(shù)量的正確物料是采購管理追求的目標(biāo)。2023/7/298本章內(nèi)容6.1概述6.2采購作業(yè)流程6.3采購作業(yè)控制6.4庫存管理和控制6.5本章小結(jié)2023/7/2996.2采購作業(yè)流程一般的采購作業(yè)流程供應(yīng)商管理生成采購作業(yè)計(jì)劃詢價(jià)和洽談采購訂單訂單跟蹤和到貨驗(yàn)收2023/7/29102023/7/2911供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理主要采取分類管理模式，不同類型的供應(yīng)商采取不同的管理模式。但是，分類管理模式的關(guān)鍵在于如何確定分類方式，例如根據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)和質(zhì)量來分類、根據(jù)供應(yīng)商所供物料的市場特性來分類以及根據(jù)企業(yè)與供應(yīng)商之間的緊密關(guān)系來分類等等。2023/7/29122023/7/2913壟斷物料市場供應(yīng)商壟斷物料市場供應(yīng)商是指那些完全壟斷或幾乎壟斷市場上某種物料供應(yīng)的供應(yīng)商，例如，中國電力、電信、鐵路、特殊鋼材和微軟Office系統(tǒng)等供應(yīng)商都是特殊供應(yīng)商，企業(yè)往往沒有能力和辦法去選擇其他供應(yīng)商，或者說，企業(yè)選擇其他供應(yīng)商的成本高昂。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下和不完全的市場經(jīng)濟(jì)體制下，在市場上的物料供應(yīng)不充分等環(huán)境下，這種類型供應(yīng)商的存在往往是不可避免的。對于這些特殊的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)該采取密切供需關(guān)系的管理方式。2023/7/2914有顯著差異物料供應(yīng)商有顯著差異物料供應(yīng)商是指這些供應(yīng)商之間，不同的供應(yīng)商供應(yīng)的物料具有質(zhì)量上的差異、價(jià)格上的差異、服務(wù)上的差異、品牌上的差異和技術(shù)性能上的差異等，并且這些物料構(gòu)成了企業(yè)產(chǎn)品的主要成本、或者說，與企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量和性能密切相關(guān)。例如，對于自行車制造企業(yè)來說，自行車制造廠需要的管材、絲材、軸承和輪胎等物料供應(yīng)商就屬于典型的有顯著差異物料供應(yīng)商。無論是從數(shù)量上，還是從管理投入方面，這些供應(yīng)商都是企業(yè)供應(yīng)商管理的重點(diǎn)。因此，可以把這些供應(yīng)商分為A、B和C類供應(yīng)商。不同類別的供應(yīng)商具有不同的供貨優(yōu)先級，2023/7/2915無顯著差異物料供應(yīng)商無顯著差異物料供應(yīng)商是指這些供應(yīng)滿足下列條件的物料供應(yīng)商：這些物料不是企業(yè)主要產(chǎn)品的構(gòu)成部分；這些物料與企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量和性能關(guān)系不大；這些物料的價(jià)值相對來說比較低。對于這些物料的管理應(yīng)該盡可能地采用簡化的管理方式。這些物料往往包括生產(chǎn)用輔助物料、辦公用品和勞動保護(hù)用品等。一般情況下，在無顯著差異物料供應(yīng)商的管理中，可以采取標(biāo)準(zhǔn)化采購管理方式和定額采購管理方式。2023/7/2916生成采購作業(yè)計(jì)劃采購作業(yè)計(jì)劃的主要屬性包括采購物料編碼、名稱、采購批次、采購數(shù)量、技術(shù)性能要求、采購作業(yè)開始日期、物料到貨日期、審批人和審批日期等。采購作業(yè)計(jì)劃應(yīng)該遵循近期詳細(xì)且確認(rèn)、遠(yuǎn)期粗略且未確認(rèn)的特點(diǎn)。對于沒有包括在BOM結(jié)構(gòu)中的生產(chǎn)輔料、辦公用品、勞動保護(hù)用品等物料，由需求部門或者庫管部門提出采購申請，經(jīng)有關(guān)人員審核后才能進(jìn)行采購。請購單則是這種采購申請的表現(xiàn)形式。2023/7/2917詢價(jià)和洽談當(dāng)采購作業(yè)計(jì)劃生成之后，采購人員應(yīng)該按照作業(yè)計(jì)劃的要求，依照供應(yīng)商供貨推薦目錄，根據(jù)供貨商的資歷和供貨檔案，選擇和聯(lián)系供應(yīng)商，并且針對采購作業(yè)計(jì)劃中物料的具體要求洽談物料的價(jià)格、質(zhì)量、技術(shù)性能要求和供貨日期等。一般情況下，這種詢價(jià)和洽談的過程比較復(fù)雜，可以通過詢價(jià)單和報(bào)價(jià)單的方式完成。詢價(jià)單是企業(yè)向初步選中的供應(yīng)商發(fā)出的請求其提供報(bào)價(jià)的單據(jù)，這種單據(jù)詳細(xì)列出了需要采購的物料名稱、數(shù)量、技術(shù)性能要求和到貨日期等信息。報(bào)價(jià)單是供應(yīng)商在接到詢價(jià)單后提供的物料供應(yīng)價(jià)格、技術(shù)性能特點(diǎn)等信息。2023/7/2918采購訂單從信息管理的角度來看，每一個(gè)訂單都由兩部分組成，即訂單概述信息和訂單明細(xì)信息。按照采購訂單的生成、下達(dá)、執(zhí)行和完成的過程，可以把采購訂單劃分為多個(gè)不同的狀態(tài)。常用的采購訂單的狀態(tài)是：生成、生成確認(rèn)、下達(dá)、下達(dá)確認(rèn)、取消、完成、超量完成和欠量完成等。2023/7/2919訂單跟蹤和到貨驗(yàn)收訂單跟蹤是指通過ERP系統(tǒng)可以隨時(shí)查看已下達(dá)的采購訂單到達(dá)的位置和被供應(yīng)商處理的狀態(tài)。訂單跟蹤的主要目的是確認(rèn)供應(yīng)商接收到訂單、了解采購訂單是否能被按時(shí)處理和傳遞采購訂單的變化信息。到貨驗(yàn)收是指所采購的物料到達(dá)物料送交地點(diǎn)時(shí)采取的驗(yàn)收作業(yè)和對驗(yàn)收結(jié)果的處理措施。物料到達(dá)以后，應(yīng)該通知有關(guān)人員進(jìn)行物料到貨登記，開始物料驗(yàn)收。不同的物料可以采取不同的物料驗(yàn)收方式。2023/7/2920本章內(nèi)容6.1概述6.2采購作業(yè)流程6.3采購作業(yè)控制6.4庫存管理和控制6.5本章小結(jié)2023/7/29216.3采購作業(yè)控制采購作業(yè)控制是指通過設(shè)置與采購作業(yè)相關(guān)的參數(shù)，將采購物料的數(shù)量和質(zhì)量控制在預(yù)定范圍內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。常用的采購作業(yè)控制措施包括預(yù)算控制措施、物料選用目錄控制措施、采購訂單控制措施、質(zhì)量控制措施和財(cái)務(wù)付款控制措施等。2023/7/2922預(yù)算控制措施預(yù)算控制措施是指通過制定采購預(yù)算防止實(shí)際采購金額超過預(yù)算金額的控制方式。預(yù)算控制也是企業(yè)管理人員審核采購訂單時(shí)判定該計(jì)劃是否合理的一個(gè)重要依據(jù)。在ERP系統(tǒng)中，有兩種常用的采購預(yù)算控制方式：根據(jù)總賬科目控制采購預(yù)算，根據(jù)部門、業(yè)務(wù)類型和采購物料類型控制采購預(yù)算。2023/7/2923物料選用目錄控制措施物料選用目錄控制措施是指某些物料的采購必須從批準(zhǔn)的物料選用目錄中選擇，不能隨意選擇目錄之外的物料。物料選用目錄的確定過程是，設(shè)計(jì)、工藝、采購、質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化等職能部門和技術(shù)人員，基于國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等要求，根據(jù)供應(yīng)商的供貨歷史狀況，按照規(guī)定的程序確定。2023/7/2924采購訂單控制措施采購訂單控制措施主要控制采購到貨的物料數(shù)量、采購價(jià)格以及到貨日期應(yīng)該滿足采購訂單中的要求，實(shí)際中的數(shù)據(jù)和采購訂單上的數(shù)據(jù)之差應(yīng)該在事先規(guī)定好的誤差范圍內(nèi)。2023/7/2925質(zhì)量控制措施質(zhì)量控制措施是確保采購物料滿足設(shè)計(jì)和工藝提出的技術(shù)性能指標(biāo)要求的措施。如果物料的技術(shù)性能指標(biāo)達(dá)到或超過了設(shè)計(jì)和工藝提出的技術(shù)性能指標(biāo)基準(zhǔn)，就認(rèn)為該物料達(dá)到了質(zhì)量要求。質(zhì)量控制措施主要表現(xiàn)在下面幾個(gè)方面：在供應(yīng)商的選擇方面，確保只有那些提供合格物料的供應(yīng)商才可以作為選擇的對象，把好供應(yīng)商的選擇關(guān)；在物料到貨時(shí)，加強(qiáng)物料的驗(yàn)收管理，不合格的物料不允許入庫；做好供應(yīng)商的評價(jià)，對供應(yīng)商的每一次供貨交易都進(jìn)行評價(jià)，根據(jù)供應(yīng)商的動態(tài)評價(jià)結(jié)果確定供應(yīng)商的保留和刪除。2023/7/2926財(cái)務(wù)付款控制措施財(cái)務(wù)付款控制措施是指在采購付款時(shí)設(shè)置付款條件，只有滿足指定的付款條件才可以付款。在ERP系統(tǒng)中，既可以控制對某個(gè)供應(yīng)商的所有付款，也可以控制該供應(yīng)商的某一筆付款。通過在采購訂單中增加付款條件限制，可以實(shí)現(xiàn)在付款時(shí)提供付款警告，確保只有滿足付款條件才可以付款。2023/7/2927采購預(yù)警為了靈活起見，當(dāng)采購作業(yè)過程中發(fā)生與控制內(nèi)容沖突的事件時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)該自動報(bào)警，或者提供警告信息，或者鎖定當(dāng)前的狀態(tài)。系統(tǒng)報(bào)警后，只有具有特定權(quán)限的人員才可以解除這種報(bào)警狀態(tài)。系統(tǒng)報(bào)警狀態(tài)解除之后，才可以執(zhí)行正常的操作。這種在采購管理中操作、報(bào)警、報(bào)警解除和操作的過程就是采購作業(yè)控制的過程。2023/7/2928本章內(nèi)容6.1概述6.2采購作業(yè)流程6.3采購作業(yè)控制6.4庫存管理和控制6.5本章小結(jié)2023/7/29296.4庫存管理和控制庫存的分類和作用庫存作業(yè)庫存量控制庫存管理策略2023/7/2930庫存的分類和作用在同一個(gè)企業(yè)中，由于物料的性質(zhì)不同，需要不同的管理方式，因此產(chǎn)生了許多不同類型的倉庫。在制造企業(yè)中，常用的庫存包括原材料庫、毛坯件庫、電子元器件庫、包裝物庫、低值易耗品庫、在制品庫、半成品庫、產(chǎn)成品庫和委托加工物料庫等。庫存的作用包括保證生產(chǎn)作業(yè)正常、穩(wěn)定地運(yùn)行，保證銷售活動正常、穩(wěn)定地運(yùn)行。下面詳細(xì)分析庫存的作用。2023/7/2931庫存作業(yè)庫存作業(yè)是指庫存管理過程中的主要活動。這些活動包括入庫作業(yè)、出庫作業(yè)、庫間調(diào)撥作業(yè)和庫存盤點(diǎn)作業(yè)等。在這些庫存作業(yè)中，一定要盡可能地保證庫存記錄的準(zhǔn)確性。從某種意義上來講，庫存記錄的準(zhǔn)確程度的高低是ERP系統(tǒng)實(shí)施成功和失敗的標(biāo)志。2023/7/2932入庫作業(yè)入庫作業(yè)是庫存管理最基本的業(yè)務(wù)。倉庫在收到采購物料、生產(chǎn)完工物料和銷售退回物料后，保管員需要檢驗(yàn)物料的數(shù)量、外觀質(zhì)量和型號規(guī)格等，驗(yàn)收入庫后辦理入庫手續(xù)。常見的入庫作業(yè)類型包括采購到貨直接入庫、采購到貨檢驗(yàn)轉(zhuǎn)入庫、銷售退回到貨直接入庫、銷售退回到貨檢驗(yàn)轉(zhuǎn)入庫、半成品臨時(shí)入庫、在制品臨時(shí)入庫、產(chǎn)成品入庫以及其他入庫等。入庫處理的業(yè)務(wù)單據(jù)是入庫單，入庫單處理之后應(yīng)該增加庫存量。2023/7/2933出庫作業(yè)與入庫作業(yè)對應(yīng)的是出庫作業(yè)，出庫作業(yè)也是最基本的庫存管理作業(yè)。倉庫根據(jù)銷售訂單、銷售提貨單和生產(chǎn)領(lǐng)料單等單據(jù)發(fā)放物料的過程稱為出庫作業(yè)。根據(jù)定義可知，出庫作業(yè)的主要類型包括銷售出庫、生產(chǎn)領(lǐng)用以及展覽領(lǐng)用等。出庫作業(yè)的單據(jù)為出庫單，出庫單辦理之后應(yīng)該減少庫存量。在ERP系統(tǒng)中，既可以根據(jù)銷售訂單生成出庫單，也可以根據(jù)生產(chǎn)訂單中對應(yīng)的零料定額生成出庫單，還手工錄入出庫單。2023/7/2934物料調(diào)撥在實(shí)際工作中，由于倉庫位置的變化、物料狀態(tài)的改變和管理方式的調(diào)整等原因，經(jīng)常需要把物料從一個(gè)倉庫移送到另一個(gè)倉庫，這種庫存管理方式稱為庫間調(diào)撥作業(yè)，也稱為物料調(diào)撥、物料轉(zhuǎn)庫等。庫間調(diào)撥有多種不同的形式，例如，同一個(gè)倉庫中不同貨位之間的物料移動，同一個(gè)部門中不同倉庫之間的物料移動以及不同部門中不同倉庫之間的物料移動等。在具體的作業(yè)處理中，根據(jù)倉庫、貨位之間的距離和調(diào)撥時(shí)間的長短，通常采取兩種不同的作業(yè)處理方式，即一步式調(diào)撥作業(yè)和兩步式調(diào)撥作業(yè)。2023/7/2935庫存盤點(diǎn)庫存盤點(diǎn)是庫存管理中的一項(xiàng)重要工作，是確保庫存中物料狀態(tài)或存貨狀態(tài)達(dá)到高準(zhǔn)確度的有效的管理措施，是ERP系統(tǒng)能夠高質(zhì)量順利運(yùn)行的管理保障。庫存盤點(diǎn)是定期或不定期對倉庫內(nèi)的存貨進(jìn)行全部或部分的清點(diǎn)，準(zhǔn)確掌握當(dāng)前的實(shí)際庫存量，并且針對存貨的賬面數(shù)量與實(shí)際數(shù)量不符的差異，分析造成差異的原因，采取相應(yīng)管理措施的過程。在實(shí)際工作中，有多種不同的庫存盤點(diǎn)方法。按照盤點(diǎn)的對象是“賬面”還是“實(shí)物”，可以把盤點(diǎn)分為賬面存貨盤點(diǎn)(也稱為永續(xù)盤點(diǎn))和實(shí)際存貨盤點(diǎn)。2023/7/2936庫存量控制如果庫存量過低，則不能有效地滿足生產(chǎn)和銷售的需要；如果庫存量過高，則造成流動資金積壓、存貨成本增高等問題。那么，什么樣的庫存量才是合適的呢？可以從庫存的目的、庫存的費(fèi)用和訂貨的方式等多個(gè)角度來回答這個(gè)問題。2023/7/2937庫存管理策略庫存管理策略是指按照企業(yè)的經(jīng)營特點(diǎn)和物料的屬性，對庫存物料采取的綜合管理方式的總稱。在制造企業(yè)中，常用的庫存管理策略包括ABC庫存管理策略、批次管理策略和序列號管理策略。2023/7/2938本章內(nèi)容6