公司外貿(mào)部管理制度

公司外貿(mào)部管理制度1.引言為了規(guī)范公司外貿(mào)部的運(yùn)營管理，提高工作效率和質(zhì)量，制定本外貿(mào)部管理制度。本制度旨在明確外貿(mào)部的職責(zé)、權(quán)限和工作流程，幫助外貿(mào)部成員更好地開展業(yè)務(wù)工作。2.組織架構(gòu)外貿(mào)部作為公司的核心部門，負(fù)責(zé)公司的國際貿(mào)易業(yè)務(wù)。外貿(mào)部的組織架構(gòu)如下：外貿(mào)部部長：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌外貿(mào)部工作，制定工作目標(biāo)和計(jì)劃，并監(jiān)督實(shí)施。外貿(mào)部副部長：協(xié)助部長負(fù)責(zé)外貿(mào)部的日常管理工作。銷售團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)開拓市場、推銷產(chǎn)品并與客戶進(jìn)行洽談。采購團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)與國外供應(yīng)商洽談、簽訂合同和跟蹤采購進(jìn)度。跟單團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)監(jiān)督跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時(shí)交貨。3.職責(zé)與權(quán)限3.1外貿(mào)部部長制定外貿(mào)部的年度工作目標(biāo)和計(jì)劃。確定外貿(mào)部的組織架構(gòu)和人員配置。監(jiān)督外貿(mào)部成員的工作執(zhí)行情況。召開外貿(mào)部例會(huì)，解決工作中的問題和難題。3.2外貿(mào)部副部長協(xié)助部長處理日常工作和管理外貿(mào)部成員。擬定外貿(mào)部的工作總結(jié)和報(bào)告。協(xié)調(diào)外貿(mào)部與其他部門的合作關(guān)系。3.3銷售團(tuán)隊(duì)開拓市場，尋找新的客戶資源。聯(lián)系客戶，推銷公司的產(chǎn)品。撰寫和維護(hù)客戶資料、報(bào)價(jià)單和合同文檔。3.4采購團(tuán)隊(duì)談判價(jià)格和條款，簽訂采購合同。協(xié)助銷售團(tuán)隊(duì)解決采購方面的問題。跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)交貨。3.5跟單團(tuán)隊(duì)對(duì)接生產(chǎn)部門、物流部門，確保訂單按時(shí)生產(chǎn)和發(fā)貨。監(jiān)督訂單執(zhí)行情況，解決可能出現(xiàn)的問題。提供客戶服務(wù)，解答客戶的咨詢和投訴。4.工作流程4.1銷售流程搜集市場信息：銷售團(tuán)隊(duì)通過市場調(diào)研、參加展會(huì)等方式，搜集市場信息，確定目標(biāo)客戶和產(chǎn)品方向。客戶開發(fā)：銷售團(tuán)隊(duì)通過電話、郵件等方式與目標(biāo)客戶進(jìn)行聯(lián)系，介紹公司和產(chǎn)品，并了解客戶的需求。報(bào)價(jià)和洽談：銷售團(tuán)隊(duì)根據(jù)客戶需求，提供相應(yīng)的報(bào)價(jià)單，并與客戶進(jìn)行價(jià)格和合作條款的洽談。簽訂合同：銷售團(tuán)隊(duì)與客戶達(dá)成合作意向后，準(zhǔn)備相關(guān)合同文檔，并與客戶簽訂正式合同。訂單確認(rèn)：銷售團(tuán)隊(duì)將客戶訂單信息傳達(dá)給跟單團(tuán)隊(duì)，確保訂單的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。售后服務(wù)：銷售團(tuán)隊(duì)與跟單團(tuán)隊(duì)協(xié)作，解答客戶的咨詢和處理投訴，確保客戶滿意度。4.2采購流程供應(yīng)商調(diào)研：采購團(tuán)隊(duì)通過互聯(lián)網(wǎng)、展會(huì)等途徑，尋找潛在的供應(yīng)商資源，并進(jìn)行調(diào)研和評(píng)估。談判和選擇：采購團(tuán)隊(duì)與供應(yīng)商進(jìn)行談判，洽談價(jià)格、交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量要求，并根據(jù)綜合評(píng)估結(jié)果選擇供應(yīng)商。簽訂采購合同：采購團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)備采購合同文檔，與供應(yīng)商簽訂合同，并確保合同條款明確、完整。跟蹤采購進(jìn)度：采購團(tuán)隊(duì)與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，跟蹤采購進(jìn)度，及時(shí)處理可能出現(xiàn)的問題，確保按時(shí)交貨。收貨和質(zhì)檢：跟單團(tuán)隊(duì)與物流部門協(xié)調(diào)，確保貨物按時(shí)送達(dá)公司，并進(jìn)行相關(guān)質(zhì)檢。結(jié)算付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定支付供應(yīng)商貨款，確保按時(shí)結(jié)算。4.3跟單流程跟單接收：跟單團(tuán)隊(duì)接收銷售團(tuán)隊(duì)傳達(dá)的訂單信息，準(zhǔn)確把握訂單要求和交貨期。生產(chǎn)安排：跟單團(tuán)隊(duì)與生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)，制定合理的生產(chǎn)計(jì)劃，確保按時(shí)完成訂單生產(chǎn)。發(fā)貨安排：跟單團(tuán)隊(duì)與物流部門協(xié)調(diào)，安排合理的發(fā)貨計(jì)劃，并監(jiān)督貨物的打包、裝運(yùn)等環(huán)節(jié)。反饋與溝通：跟單團(tuán)隊(duì)與銷售團(tuán)隊(duì)和采購團(tuán)隊(duì)保持密切溝通，及時(shí)反饋訂單執(zhí)行情況和解決問題。結(jié)案和總結(jié)：訂單完成后，跟單團(tuán)隊(duì)進(jìn)行結(jié)案和總結(jié)，分析問題和改進(jìn)措施，提高工作效率和質(zhì)量。5.績效考核為了激勵(lì)外貿(mào)部成員的工作積極性和創(chuàng)造力，公司將制定合理的績效考核制度，根據(jù)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，包括但不限于以下指標(biāo)：-銷售業(yè)績-客戶滿意度-訂單準(zhǔn)時(shí)交貨率-采購成本控制-工作態(tài)度和團(tuán)隊(duì)合作6.合規(guī)要求外貿(mào)部成員在開展工作時(shí)，需遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，包括但不限于：-對(duì)外貿(mào)易合同的簽署和履行要求-質(zhì)量檢驗(yàn)和安全標(biāo)準(zhǔn)要求-付款和收款的合規(guī)操作-知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)和合規(guī)要求7.總結(jié)本外貿(mào)部管理制度對(duì)公司外貿(mào)部的職責(zé)、權(quán)限和工作