企業(yè)公司采購(gòu)談判實(shí)施細(xì)則

采購(gòu)談判實(shí)施細(xì)則第1章總則第1條目的為規(guī)范公司采購(gòu)談判的過(guò)程及具體事項(xiàng)，規(guī)范采購(gòu)談判的相關(guān)事項(xiàng)，節(jié)約采購(gòu)費(fèi)用，降低采購(gòu)成本，特制定本細(xì)則。第2條適用范圍本細(xì)則適用于公司采購(gòu)過(guò)程中所有需要進(jìn)行談判的采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施管理。第3條職責(zé)公司采購(gòu)部是采購(gòu)談判的歸口管理部門和具體執(zhí)行部門，其他部門負(fù)責(zé)協(xié)助采購(gòu)談判的相關(guān)工作。第2章采購(gòu)談判管控程序第4條采購(gòu)談判準(zhǔn)備時(shí)間采購(gòu)部應(yīng)在財(cái)務(wù)部審批通過(guò)采購(gòu)資金預(yù)算后，方可著手準(zhǔn)備采購(gòu)項(xiàng)目的談判。第5條組建談判小組1.采購(gòu)部應(yīng)視采購(gòu)談判任務(wù)的具體情況組建規(guī)模適當(dāng)?shù)恼勁行〗M。(1)談判首席代表，在談判中擁有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和決策權(quán)。(2)技術(shù)人員，由熟悉生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和科技發(fā)展動(dòng)態(tài)的工程師擔(dān)任。(3)商務(wù)人員，由熟悉商業(yè)貿(mào)易、市場(chǎng)行情、價(jià)格形勢(shì)、財(cái)務(wù)情況的貿(mào)易專家擔(dān)任。(4)法務(wù)人員。法務(wù)人員須精通經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的各種法律條款。(5)翻譯人員。翻譯人員在采購(gòu)談判中不僅能起到語(yǔ)言溝通作用，而且能調(diào)節(jié)談判氣氛，增進(jìn)談判雙方的了解。(6)記錄人員。記錄人員須具備熟練的文字記錄能力，并具有一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。2.組建談判小組時(shí)，應(yīng)注意談判小組成員在性格、專業(yè)、特長(zhǎng)領(lǐng)域上的互補(bǔ)性。3.一般情況下，談判小組組長(zhǎng)由采購(gòu)部經(jīng)理?yè)?dān)任；當(dāng)談判項(xiàng)目的金額超過(guò)萬(wàn)元時(shí)，組長(zhǎng)由采購(gòu)總監(jiān)擔(dān)任。第6條談判信息準(zhǔn)備制訂采購(gòu)談判計(jì)劃前，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)下表所示內(nèi)容了然于胸。談判信息準(zhǔn)備項(xiàng)目表項(xiàng)目具體要求信息收集◆談判歷史資料：了解供應(yīng)商談判技巧、供應(yīng)商處理談判的方式等◆產(chǎn)品與服務(wù)的歷史資料：了解價(jià)格歷史走勢(shì)、物料品質(zhì)歷史走勢(shì)等◆宏觀環(huán)境資料：了解政府法令、行業(yè)政策等，增強(qiáng)談判力◆供應(yīng)商情報(bào)資料：了解價(jià)格趨勢(shì)、科技重要發(fā)明、市場(chǎng)占有率等供應(yīng)商產(chǎn)品市場(chǎng)信息議價(jià)分析◆采購(gòu)人員在財(cái)務(wù)部相關(guān)人員的幫助下，對(duì)物料成本進(jìn)行專業(yè)分析，設(shè)立議價(jià)底線◆進(jìn)行比價(jià)分析，需要分析價(jià)格和成本兩個(gè)項(xiàng)目◆確定實(shí)際與合理的價(jià)格雙方優(yōu)劣勢(shì)◆通過(guò)采購(gòu)數(shù)量的大小、主要原材料、標(biāo)準(zhǔn)化或沒有差異化的產(chǎn)品、利潤(rùn)的大小、行情的把握程度掌握本公司的實(shí)力◆通過(guò)判定是否獨(dú)家供應(yīng)或獨(dú)占市場(chǎng)、是否是復(fù)雜性或差異化很大的產(chǎn)品以及產(chǎn)品的轉(zhuǎn)換成本等綜合考察供應(yīng)商的實(shí)力◆通過(guò)可替代產(chǎn)品的可選種類以及替代產(chǎn)品的差異性分析替代產(chǎn)品◆分析所處行業(yè)的成長(zhǎng)性、競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度和行業(yè)的資本密集程度◆分析新供應(yīng)商的開發(fā)資金需求的大小、供應(yīng)物料的差異性和采購(gòu)渠道的建立成本第7條確定采購(gòu)談判方案1.采購(gòu)部參與談判人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)制訂談判計(jì)劃。在談判計(jì)劃中應(yīng)分別確定采購(gòu)談判的三個(gè)目標(biāo)，即最低目標(biāo)、中間目標(biāo)和最高目標(biāo)。2.談判計(jì)劃與相應(yīng)資料應(yīng)提前發(fā)放到參與談判人員手中，以便相關(guān)人員進(jìn)行準(zhǔn)備。3.談判計(jì)劃制訂后，重大采購(gòu)項(xiàng)目必須經(jīng)過(guò)談判模擬，以便發(fā)現(xiàn)談判計(jì)劃中的疏漏，對(duì)談判計(jì)劃進(jìn)行補(bǔ)充完善。4.采購(gòu)部確定采購(gòu)談判方案。采購(gòu)談判方案經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理與采購(gòu)總監(jiān)審批同意后執(zhí)行。第8條談判場(chǎng)地、工具準(zhǔn)備1.談判小組選擇合適的采購(gòu)談判場(chǎng)地。為了提高談判效果，談判場(chǎng)地應(yīng)盡量選擇在談判小組人員熟悉的、寬敞明亮的場(chǎng)所。2.談判小組布置談判會(huì)場(chǎng)。選用長(zhǎng)方形或橢圓形的談判桌，會(huì)場(chǎng)進(jìn)門正對(duì)面座位或進(jìn)門后右手邊的座位為尊，應(yīng)讓給供應(yīng)商。3.談判小組要準(zhǔn)備好采購(gòu)談判必備的文件、紙張、文具等。第9條執(zhí)行采購(gòu)談判方案1.采購(gòu)部邀請(qǐng)參與談判的供應(yīng)商。參與談判的供應(yīng)商應(yīng)從公司“合格供應(yīng)商列表”中選取，必須選取三家以上。2.在談判之前，談判小組組長(zhǎng)應(yīng)掌握成員對(duì)所采購(gòu)產(chǎn)品的性能、參數(shù)、型號(hào)及市場(chǎng)價(jià)格的了解情況，并可視情況先開談判預(yù)備會(huì)議，確定談判有關(guān)事宜。3.采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)談判方案準(zhǔn)備談判資料，列明所采購(gòu)產(chǎn)品的名稱、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、要求及預(yù)算等相關(guān)談判項(xiàng)目的信息，供談判小組成員熟悉。談判項(xiàng)目如下表所示。談判項(xiàng)目一覽表項(xiàng)目名稱內(nèi)容物資品質(zhì)◆滿足公司生產(chǎn)的需要◆附有產(chǎn)品合格說(shuō)明書◆檢驗(yàn)合格證書◆物資的有效使用年限包裝◆內(nèi)包裝和外包裝，根據(jù)談判價(jià)格確定具體的包裝形式價(jià)格◆明確、理的采購(gòu)價(jià)格可以給供應(yīng)商帶來(lái)售量的增加、銷售費(fèi)用的減少、庫(kù)存的降低等效益訂購(gòu)量◆根據(jù)公司生產(chǎn)的實(shí)際進(jìn)度和公司倉(cāng)儲(chǔ)的能力確定訂購(gòu)量折扣◆折扣有數(shù)量折扣、付現(xiàn)金折扣、無(wú)退料折扣、季節(jié)性折扣以及新品折扣等形式付款條件◆綜合分析一次性付款、月結(jié)付款等付款方式的特點(diǎn)擇最有利于本企業(yè)方式交貨期◆交貨期的確定以不影響公司的正常生產(chǎn)為前提，結(jié)合公司倉(cāng)儲(chǔ)管理成本，盡量選擇分批供貨售后服務(wù)◆售后服務(wù)事項(xiàng)包括維修保證、品質(zhì)保證、退換貨等內(nèi)容第10條形成采購(gòu)談判協(xié)議1.談判小組根據(jù)采購(gòu)談判形成的共識(shí)起草聲明，分別交由采購(gòu)部和供應(yīng)商。2.采購(gòu)部采購(gòu)文員根據(jù)公司合同樣本和采購(gòu)談判聲明編制采購(gòu)合同。采購(gòu)合同不僅要與聲明內(nèi)容一致，而且不能出現(xiàn)錯(cuò)別字、數(shù)字錯(cuò)誤等情況。3.談判小組憑采購(gòu)部經(jīng)理或采購(gòu)總監(jiān)審批的采購(gòu)合同準(zhǔn)備簽約事宜。第11條簽訂采購(gòu)談判合同1.談判小組成員以及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與供應(yīng)商舉行簽約儀式。2.簽約成功后，采購(gòu)部以及相關(guān)部門應(yīng)舉辦宴會(huì)，以維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。第3章采購(gòu)談判實(shí)施過(guò)程控制第12條談判保密規(guī)定1.談判過(guò)程應(yīng)當(dāng)保密，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入談判會(huì)場(chǎng)，參與談判人員和工作人員不得泄露與談判有關(guān)的內(nèi)容，談判結(jié)果未經(jīng)最后審定不得予以公布。2.在采購(gòu)談判期間，公司參與談判的任何人員都不得接受對(duì)方的宴請(qǐng)、送禮、賄賂等，否則按公司相關(guān)規(guī)定處理。3.參與談判的任何人員不得以任何方式泄露公司談判底線，否則對(duì)公司所造成的損失由當(dāng)事人承擔(dān)。第13條談判成員行為規(guī)范1.談判小組成員代表公司形象，在談判進(jìn)程中應(yīng)遵守公司員工行為規(guī)范。2.談判人員應(yīng)注意商務(wù)禮儀，不得使用侮辱性動(dòng)作和語(yǔ)言，同時(shí)注意掌握談判進(jìn)度和談判氛圍，必要時(shí)轉(zhuǎn)移話題、緩和氣氛，防止談判破裂。第14條談判效率控制1.談判中，須與供應(yīng)商方面有決定權(quán)的人員進(jìn)行談判，以免浪費(fèi)時(shí)間。2.談判前期要注意避免過(guò)早透露本公司的談判立場(chǎng)，如價(jià)格底線、交期要求等。3.采購(gòu)談判應(yīng)在公司或供應(yīng)商會(huì)議室、雙方選定的采購(gòu)談判場(chǎng)所中進(jìn)行，以提高工作效率，不得在飯店、歌廳等娛樂場(chǎng)所進(jìn)行。4.采購(gòu)談判負(fù)責(zé)人在談判過(guò)程中應(yīng)掌控全局，避免草率地做出決定。第4章談判資料管理第15條談判資料內(nèi)容1.公司的談判資料包括談判計(jì)劃、方案、供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、談判過(guò)程中各方提出的各種意見、達(dá)成的協(xié)議等。2.采購(gòu)談判記錄人員需要詳細(xì)記錄談判過(guò)程中各方的要求，將其作為談判的原始資料進(jìn)行保存。第16條談判資料管理要求1.談判資料由指定人員進(jìn)行保存與管理，作為公司機(jī)密資料，未經(jīng)授權(quán)任何人員不得閱覽。