得分質(zhì)量優(yōu)化及檔案整理的方法和分類檔號(hào)編制及質(zhì)量要求

網(wǎng)店代銷，淘寶直通車巨大調(diào)整,你準(zhǔn)備好了嗎?相關(guān)度,質(zhì)量得分,綜合排名直通車巨大調(diào)整，你準(zhǔn)備好了嗎？直通車相關(guān)度、質(zhì)量得分、綜合排名怎么回事？淘寶直通車排序算法調(diào)整，綜合排名質(zhì)量得分上線！

詳情：綜合排序規(guī)則中，會(huì)由匹配關(guān)鍵詞的出價(jià)和質(zhì)量得分，共同來決定淘寶直通車推廣寶貝的展現(xiàn)位置（即排名）。

綜合排名介紹一、什么是質(zhì)量得分?二、為什么要有質(zhì)量得分？三、如何查看得分？四、綜合排名扣費(fèi)公式？

一、什么是質(zhì)量得分?

質(zhì)量得分主要用于衡量您的關(guān)鍵詞與寶貝推廣信息和淘寶網(wǎng)用戶搜索意向之間的相關(guān)性，其計(jì)算依據(jù)涉及了多種因素。核心組成部分如下：關(guān)鍵詞相關(guān)性，即關(guān)鍵詞和寶貝本身信息的文本相關(guān)性；類目相關(guān)性，即關(guān)鍵詞和寶貝所屬類目及屬性的相關(guān)性；淘寶網(wǎng)用戶對(duì)寶貝推廣信息的反饋；其他相關(guān)因素。二、為什么要有質(zhì)量得分？

質(zhì)量得分有助于通過淘寶直通車向淘寶網(wǎng)用戶展現(xiàn)與其購買意愿更相關(guān)的寶貝。具有相關(guān)性的寶貝推廣信息往往能夠吸引更多的點(diǎn)擊次數(shù)、贏得更高的排名，從而給淘寶直通車用戶帶來更理想的推廣效果。

只要您的寶貝相關(guān)信息質(zhì)量夠高，就可以使用更少的服務(wù)費(fèi)把更優(yōu)質(zhì)的寶貝信息展現(xiàn)在更適當(dāng)?shù)恼故疚恢蒙?，讓買賣雙方獲得雙贏的局面，讓買家更快更準(zhǔn)確的找到想購買的寶貝，同時(shí)也讓賣家擁有更精準(zhǔn)的寶貝流量。三、如何查看得分？

登錄淘寶直通車后臺(tái)，進(jìn)入“管理推廣中的寶貝”，選擇一個(gè)寶貝點(diǎn)擊“編輯”按鈕，您就可以在關(guān)鍵詞管理頁面，看到該寶貝下所有關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分。四、綜合排名扣費(fèi)公式？

您的實(shí)際扣費(fèi)=下一名出價(jià)X下一名質(zhì)量得分/您的質(zhì)量得分+0.01元

綜合排名規(guī)則中，質(zhì)量得分將影響您的扣費(fèi)。質(zhì)量得分越高，您所需付出的費(fèi)用就越低?？圪M(fèi)不會(huì)大于您設(shè)置的關(guān)鍵詞（或類目）出價(jià)，當(dāng)公式計(jì)算得出的金額大于出價(jià)時(shí)，按出價(jià)扣費(fèi)。

實(shí)際情況舉例：（得分后臺(tái)顯示時(shí)四舍五入）

優(yōu)化質(zhì)量得分綜合排名介紹一、如何提高關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分?二、如何查看質(zhì)量得分的分?jǐn)?shù)是否類目相關(guān)？三、什么樣的分?jǐn)?shù)應(yīng)該去提高質(zhì)量得分？

一、如何提高關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分?

先看影響一個(gè)寶貝中某個(gè)關(guān)鍵詞質(zhì)量得分的主要因素：

結(jié)合上述相關(guān)因素您可以從以下方向去優(yōu)化您的關(guān)鍵詞和寶貝推廣信息，用較低的價(jià)格去獲得更多的流量。

關(guān)鍵詞相關(guān)性1.使用系統(tǒng)推薦詞

添加關(guān)鍵詞的時(shí)候，通過使用“系統(tǒng)推薦詞”或者“相關(guān)詞查詢”，可以按照質(zhì)量得分排序或者按照流量排序，進(jìn)行關(guān)鍵詞的選擇。通過此功能可以很快速的調(diào)整您設(shè)置關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分。2.出價(jià)技巧

現(xiàn)有情況下，可以將質(zhì)量得分高的關(guān)鍵詞提高出價(jià)，用很少的出價(jià)提升獲得更多流量回報(bào)，下面舉例：3.最相關(guān)的關(guān)鍵詞多設(shè)置

貨源代銷網(wǎng)

可以參照寶貝標(biāo)題屬性，例如：推廣一款刺繡的連衣裙，可以將“刺繡連衣裙”拆分成三個(gè)中心詞“刺繡”、“連衣裙”、“刺繡連衣裙”，然后分別按照這3個(gè)中心詞去添加一系列更精準(zhǔn)的關(guān)鍵詞。（可以按照提供的3個(gè)排序按鈕進(jìn)行排序）4.將最相關(guān)的關(guān)鍵詞最好體現(xiàn)在標(biāo)題、屬性中，讓用戶在搜索時(shí)眼前一亮，一目了然。5.在寶貝的詳情頁面，盡可能多的描述寶貝的相關(guān)信息。二、如何查看質(zhì)量得分的分?jǐn)?shù)是否類目相關(guān)？1.檢查類目發(fā)布是否正確

很多賣家對(duì)自身寶貝的定位很模糊，容易將寶貝的類目發(fā)布錯(cuò)誤，這個(gè)時(shí)候，關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分是會(huì)很低的，所以首先要檢查一下自己的寶貝類目有沒有發(fā)布錯(cuò)誤。2.權(quán)衡關(guān)鍵詞的相關(guān)性對(duì)寶貝的價(jià)值與貢獻(xiàn)

舉例：推廣一款圓領(lǐng)的寶貝，該不該設(shè)置V領(lǐng)的關(guān)鍵詞呢？可以看到，V領(lǐng)這個(gè)詞流量比圓領(lǐng)大，但是如果設(shè)置了V領(lǐng)，質(zhì)量得分就會(huì)比較比圓領(lǐng)低，而且轉(zhuǎn)換率也會(huì)比圓領(lǐng)低。但是圓領(lǐng)的搜索量又比較少。這個(gè)時(shí)候有兩種方法：第一種在同一個(gè)寶貝中設(shè)置關(guān)鍵詞“V領(lǐng)”、“圓領(lǐng)”，“V領(lǐng)”出價(jià)調(diào)低，“圓領(lǐng)”出價(jià)調(diào)高，以達(dá)到這兩個(gè)關(guān)鍵詞的貢獻(xiàn)度相對(duì)平衡的狀態(tài)，既可以獲得V領(lǐng)的高流量，也可以獲得圓領(lǐng)的高成交轉(zhuǎn)換率。第二種方法是推廣一款V領(lǐng)和一款圓領(lǐng)兩個(gè)寶貝，V領(lǐng)的寶貝設(shè)置關(guān)鍵詞：“V領(lǐng)”，圓領(lǐng)的寶貝設(shè)置關(guān)鍵詞“圓領(lǐng)”3.將寶貝屬性填寫完整

質(zhì)量得分的高低中關(guān)鍵詞和寶貝屬性是否對(duì)應(yīng)也是一個(gè)判斷因素，舉例：如果搜索關(guān)鍵詞“V領(lǐng)”，即使您設(shè)置了關(guān)鍵詞“V領(lǐng)”，但是寶貝屬性是“圓領(lǐng)”，那么您設(shè)置的“V領(lǐng)”這個(gè)關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分也會(huì)偏低。為了提高您的質(zhì)量得分，請嚴(yán)格遵守淘寶網(wǎng)寶貝發(fā)布規(guī)則，正確完整地填寫您寶貝的屬性。三、什么樣的分?jǐn)?shù)應(yīng)該去提高質(zhì)量得分？網(wǎng)店代銷

優(yōu)化是一個(gè)長期的過程，也是很有個(gè)性化的行為，首先您要對(duì)淘寶直通車有一個(gè)全面的了解，再根據(jù)系統(tǒng)給出的建議結(jié)合自身的實(shí)際情況具體操作，切勿全部照搬照抄。

質(zhì)量得分為1、2、3分的關(guān)鍵詞，先看該寶貝是否大部分關(guān)鍵詞都是1、2、3分，再看該寶貝是否類目放錯(cuò)，如果類目和屬性沒有問題，您就需要考慮是否需要在這些質(zhì)量得分不高的關(guān)鍵詞上面花費(fèi)更多的時(shí)間和費(fèi)用。

質(zhì)量得分為4、5、6、7分的關(guān)鍵詞，如果為熱門詞，例如“春裝”，由于熱門詞適合的類目屬性比較寬泛，所以在相關(guān)度部分的得分不如更精準(zhǔn)的關(guān)鍵詞高。我們建議您根據(jù)推廣效果進(jìn)行調(diào)整，如果效果符合您的期望則可以適當(dāng)提高出價(jià)，反之，也可以降低出價(jià)或者更換關(guān)鍵詞。

質(zhì)量得分為8、9、10的關(guān)鍵詞，即質(zhì)量得分已經(jīng)很高了，這種關(guān)鍵詞可以根據(jù)自身的實(shí)際情況提高出價(jià)，增加較少的點(diǎn)擊成本獲得更多的排名提升，以獲得更多高質(zhì)量的流量。

用戶常見問題一、質(zhì)量得分的優(yōu)勢是什么?二、影響質(zhì)量得分的維度有哪些？三、質(zhì)量得分的初始化分?jǐn)?shù)是多少？四、質(zhì)量得分的更新頻率是多長時(shí)間？五、關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分會(huì)有調(diào)整嗎？六、我如果暫停推廣的話，會(huì)影響我的質(zhì)量得分嗎？七、以后該如何優(yōu)化我的關(guān)鍵詞？八、為什么我的投入不變，帶來的點(diǎn)擊變多了？九、我的關(guān)鍵詞具有很高的點(diǎn)擊率，但為何質(zhì)量得分很低？十、將關(guān)鍵詞復(fù)制到另外一款寶貝推廣中，是否會(huì)使質(zhì)量得分發(fā)生變化？十一、我看上一位關(guān)鍵詞的標(biāo)題和屬性都是一樣的，為什么他排在我前面？十二、我對(duì)關(guān)鍵詞的價(jià)格改動(dòng)會(huì)如何提高我的質(zhì)量得分？

一、質(zhì)量得分的優(yōu)勢是什么?

答：自推出淘寶直通車以來，我們始終高度重視質(zhì)量。質(zhì)量評(píng)估是根據(jù)淘寶網(wǎng)用戶的搜索意愿與通過淘寶直通車推廣展現(xiàn)的寶貝推廣信息（如關(guān)鍵詞、類目出價(jià)、寶貝類目屬性等）相關(guān)度的質(zhì)量分值；因此我們推出了質(zhì)量評(píng)估，只要您的推廣內(nèi)容質(zhì)量夠高，就可以使用更少的點(diǎn)擊費(fèi)用把更優(yōu)質(zhì)的寶貝投展現(xiàn)在更好的展示位置，讓買賣雙方獲得雙贏的局面，讓買家更快更準(zhǔn)確的找到想購買的寶貝，同時(shí)也讓您擁有更精準(zhǔn)的寶貝流量。二、影響質(zhì)量得分的維度有哪些？

（1）關(guān)鍵詞：添加關(guān)鍵詞時(shí),請選擇和寶貝所屬類目,屬性和標(biāo)題相關(guān)的關(guān)鍵詞，這樣質(zhì)量得分上會(huì)有較高的分值。

（2）寶貝信息：寶貝本身的類目/屬性/標(biāo)題/圖片/詳情頁等信息和買家搜索意向要相符合。例如：把寶貝放在最相關(guān)的類目進(jìn)行推廣，遵守淘寶商品發(fā)布規(guī)則；上傳寶貝時(shí)，認(rèn)真填上相關(guān)屬性.當(dāng)寶貝屬性和買家的搜索需求越吻合,質(zhì)量得分越高.所以屬性填的越全,寶貝總體質(zhì)量的分越高.

（3）寶貝標(biāo)題與圖片：增強(qiáng)寶貝本身的吸引力，例如：提高圖片、詳情頁面質(zhì)量，增加點(diǎn)擊率。

（4）推廣信息的客戶反饋或者使用感受等信息；

（5）其他寶貝的相關(guān)因素。三、質(zhì)量得分的初始化分?jǐn)?shù)是多少？

系統(tǒng)會(huì)對(duì)每個(gè)關(guān)鍵詞或類目出價(jià)給予一個(gè)質(zhì)量得分，初始分值會(huì)有所不同，并根據(jù)買家的瀏覽反饋等信息更新分值；質(zhì)量得分由點(diǎn)擊率、關(guān)鍵詞與類目與寶貝信息的相關(guān)性、關(guān)鍵詞效果的歷史記錄及其他相關(guān)因素決定。同等條件下，您的關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分越高，您為每次點(diǎn)擊所支付的費(fèi)用也就越低。四、質(zhì)量得分的更新頻率是多長時(shí)間？當(dāng)用戶添加一個(gè)新推廣關(guān)鍵詞時(shí)，淘寶直通車賬戶中會(huì)顯示一個(gè)初始化分值，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)買家的瀏覽反饋等信息，定期更新質(zhì)量得分的數(shù)值；您新增或修改了當(dāng)前推廣信息，質(zhì)量得分更新時(shí)間為半個(gè)小時(shí)；對(duì)賬戶中所有關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分更新時(shí)間為24小時(shí);如您某些推廣信息暫停一段時(shí)間后重新推廣，質(zhì)量得分將重新開始計(jì)算。五、關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分會(huì)有調(diào)整嗎？

由于市場具有動(dòng)態(tài)特性，因此關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分也會(huì)出現(xiàn)波動(dòng)。具體原因包括點(diǎn)擊量波動(dòng)，還有您推廣信息的標(biāo)題、寶貝類目、屬性與詳情頁面信息的調(diào)整。

如果您的關(guān)鍵詞在開始時(shí)取得了較高的質(zhì)量得分，而且與您的寶貝信息密切相關(guān)，則質(zhì)量得分就不太可能隨每天流量的波動(dòng)而產(chǎn)生明顯下降。六、我如果暫停推廣的話，會(huì)影響我的質(zhì)量得分嗎？

如您一段時(shí)間暫停推廣以后，質(zhì)量得分將重新開始計(jì)算，因?yàn)樵瓉淼馁|(zhì)量得分是反映過去一段時(shí)間內(nèi)買家對(duì)推廣寶貝的反饋。暫停推廣后，之前積累的質(zhì)量得分就會(huì)失效；您需重新開始推廣并累積買家瀏覽反饋數(shù)據(jù)。

要進(jìn)一步改善質(zhì)量得分，遵循我們的優(yōu)化建議這些建議將幫助您提高質(zhì)量得分。七、以后該如何優(yōu)化我的關(guān)鍵詞？

購買關(guān)鍵詞時(shí),請購買和寶貝所屬類目,屬性和標(biāo)題相關(guān)的關(guān)鍵詞.反應(yīng)到質(zhì)量得分上會(huì)有較高的分值.

添加關(guān)鍵詞的時(shí)候，通過使用“系統(tǒng)推薦詞”或者“相關(guān)詞查詢”，可以按照質(zhì)量得分排序或者按照流量排序，進(jìn)行關(guān)鍵詞的選擇。通過此功能可以很快速的調(diào)整您設(shè)置關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分。要進(jìn)一步改善質(zhì)量得分，請遵循我們的優(yōu)化建議這些建議將幫助您提高質(zhì)量得分。八、為什么我的投入不變，帶來的點(diǎn)擊變多了？

我們經(jīng)過調(diào)整之后，使得賣家的寶貝和用戶的搜索更加相關(guān)，與此同時(shí)通過扣費(fèi)方式的調(diào)整，使得賣家可以以更小的投入獲得更多的匯報(bào)。同理，對(duì)于某一些賣家來說，您會(huì)發(fā)現(xiàn)，您可能需要更多的投入才能獲得在某些關(guān)鍵字上獲得您想要的點(diǎn)擊，我們建議您可以根據(jù)我們的優(yōu)化建議來調(diào)整您的設(shè)置。九、我的關(guān)鍵詞具有很高的點(diǎn)擊率，但為何質(zhì)量得分很低？

除了點(diǎn)擊率之外，質(zhì)量得分還取決于其他很多重要因素。因此，點(diǎn)擊率高的關(guān)鍵詞的質(zhì)量得分還是可能會(huì)較低。以下介紹了幾個(gè)常見的情況：關(guān)鍵詞與寶貝標(biāo)題相關(guān)度較差：如果關(guān)鍵詞與寶貝標(biāo)題毫無關(guān)系或很差，在買家搜索寶貝時(shí)，您的寶貝排名將會(huì)受到影響；

如果是，建議您更新關(guān)鍵詞，經(jīng)過系統(tǒng)跟蹤質(zhì)量得分會(huì)有所提高；缺乏相關(guān)性：關(guān)鍵詞與寶貝類目、屬性、詳情頁面相關(guān)性也會(huì)影響質(zhì)量得分；例如，您推廣的寶貝是耐克運(yùn)動(dòng)鞋，但卻設(shè)置了彪馬，相關(guān)度就會(huì)下降。十、將關(guān)鍵詞復(fù)制到另外一款寶貝推廣中，是否會(huì)使質(zhì)量得分發(fā)生變化？

會(huì)。復(fù)制關(guān)鍵詞與新添加關(guān)鍵詞一樣，重新計(jì)算質(zhì)量得分，不會(huì)考慮當(dāng)前關(guān)鍵詞在原來寶貝上的歷史記錄。

不過試用不同的推廣創(chuàng)意對(duì)于您也非常重要。十一、我看上一位關(guān)鍵詞的標(biāo)題和屬性都是一樣的，為什么他排在我前面？

質(zhì)量得分包括但是不限于關(guān)鍵字的標(biāo)題描述和寶貝的相關(guān)屬性等信息，我們會(huì)通過一個(gè)科學(xué)而復(fù)雜的公式來計(jì)算這個(gè)分?jǐn)?shù)，并且在實(shí)際的使用過程中可能會(huì)不斷的對(duì)其進(jìn)行調(diào)整。所以您看到的標(biāo)題和屬性并不能決定您的綜合排名，他們只是影響排名的一個(gè)因素之一。十二、我對(duì)關(guān)鍵詞的價(jià)格改動(dòng)會(huì)如何提高我的質(zhì)量得分？

很多的賣家之前都有這樣的一個(gè)理解，認(rèn)為連續(xù)不停的出價(jià)可以更新數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致展示增加。其實(shí)不然，

根據(jù)我們的計(jì)費(fèi)公式，頻繁的更改價(jià)格并不會(huì)導(dǎo)致您擁有更多的展示機(jī)會(huì)，我們建議您根據(jù)我們的優(yōu)化建議，尋找更加合適的關(guān)鍵詞，將出價(jià)設(shè)定在您能接受的一個(gè)范圍。量子統(tǒng)計(jì)的直通車數(shù)據(jù)功能時(shí)間:2010-06-0822:22:31來源:淘巧網(wǎng)作者:網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)擊:759次量子統(tǒng)計(jì)的新推出了直通車數(shù)據(jù)功能，今天就把這些功能和大家說一說，希望給那些準(zhǔn)備是否訂購該功能的賣家一些參考吧“直通車數(shù)據(jù)”的新功能。1.店鋪推廣效果：“店鋪推廣效果”為您提供直通車廣告“瀏覽量”、“收藏指數(shù)”、“成交指數(shù)”三大指標(biāo)數(shù)據(jù)信息及相應(yīng)對(duì)比，同時(shí)您也可通過“店鋪推廣效果”了解自家店鋪相應(yīng)指標(biāo)在同類目其他店鋪中的排名情況。淘巧好，好淘巧注：1）“收藏指數(shù)”與“成交指數(shù)”兩指標(biāo)為效果數(shù)據(jù)，它們是綜合您和其他同類店鋪分析而來。2）“瀏覽量對(duì)比”、“收藏指數(shù)對(duì)比”、“成交指數(shù)對(duì)比”提供貴店與同類目下營銷效果最好的前三名店鋪的對(duì)比情況。2.詳細(xì)推廣效果：“詳細(xì)推廣效果”為您提供每一推廣計(jì)劃、每一推廣計(jì)劃中的寶貝、每一寶貝的關(guān)鍵詞的“瀏覽量”、“收藏指數(shù)”和“成交指數(shù)”及相關(guān)的具體數(shù)據(jù)信息。copyright注：1）點(diǎn)擊“默認(rèn)推廣計(jì)劃”后的“查看”，可進(jìn)入該項(xiàng)推廣計(jì)劃整體營銷效果的詳細(xì)報(bào)表頁面。2）點(diǎn)擊推廣計(jì)劃中寶貝后的“查看”，可進(jìn)入該寶貝營銷效果詳細(xì)報(bào)表頁面。3）點(diǎn)擊寶貝關(guān)鍵詞后的“查看”，可進(jìn)入具體關(guān)鍵詞營銷效果的詳細(xì)報(bào)表頁面。3.店鋪效果分布：“店鋪效果分布”為您提供自家店鋪的廣告效果評(píng)級(jí)，同時(shí)更加直觀的顯示了所有同類目店鋪“瀏覽量”、“收藏指數(shù)”和“成交指數(shù)”三大指標(biāo)的分布區(qū)間，您可在此清晰定位自家店鋪。【數(shù)據(jù)說明】1.瀏覽量：通過直通車廣告進(jìn)入您店鋪所產(chǎn)生的一系列訪問量，即廣告投入帶來的瀏覽次數(shù)。瀏覽量排名：您的瀏覽量在同類目店鋪中的排名。瀏覽量—目標(biāo)寶貝：通過直通車直接到達(dá)寶貝的瀏覽量。瀏覽量—其他寶貝：通過直通車到達(dá)目標(biāo)寶貝后，對(duì)其他寶貝的瀏覽量。copyright2.收藏指數(shù)：通過直通車廣告進(jìn)入您的店鋪所產(chǎn)生的收藏指數(shù)，即廣告投入帶來的收藏效果。收藏指數(shù)排名：您的收藏在同類目店鋪中的排名。收藏指數(shù)—目標(biāo)寶貝：通過直通車直接到達(dá)寶貝后，對(duì)該寶貝的收藏指數(shù)。收藏指數(shù)—其他寶貝：通過直通車直接到達(dá)寶貝后，對(duì)店鋪內(nèi)其他寶貝的收藏指數(shù)。收藏指數(shù)—店鋪收藏：通過直通車到達(dá)店鋪后，對(duì)店鋪產(chǎn)生的收藏指數(shù)。3.成交指數(shù)：通過直通車廣告進(jìn)入您店鋪的顧客成交指數(shù)，即廣告投入帶來的成交效果。成交指數(shù)排名：您的成交指數(shù)在同類目店鋪中的排名。成交指數(shù)—目標(biāo)寶貝：通過直通車直接到達(dá)寶貝的成交指數(shù)。成交指數(shù)—其他寶貝：通過直通車到達(dá)目標(biāo)寶貝后，對(duì)其他寶貝產(chǎn)生成交的指數(shù)。二、關(guān)于“跳失率”。1.“寶貝被訪排行”頁面增加“跳失率”數(shù)據(jù)項(xiàng)。注：1）“跳失率”表示顧客通過相應(yīng)入口進(jìn)入，只訪問了一個(gè)頁面就離開的訪問次數(shù)占該入口總訪問次數(shù)的比例。如“寶貝被訪排行”頁面中“跳失率”的概念指：顧客只訪問了該寶貝1個(gè)頁面就離開的訪問次數(shù)占該寶貝總訪問次數(shù)的百分比。淘巧網(wǎng)2）“跳失率”所統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)不包括今日數(shù)據(jù)，只能提供昨天及以前的數(shù)據(jù)。如“最近7天”、“最近30天”的跳失率則是計(jì)算前6天或前29天的數(shù)據(jù)。2.“直通車數(shù)據(jù)”-->"詳細(xì)推廣效果"中的“跳失率”。本文來自淘巧網(wǎng)本篇文章來源于淘巧網(wǎng)Taoqao|www.T原文鏈接：/wangdianyunying/hangyezhishi/20100608/5698.htmlXX檔案整理的方法及分類、檔號(hào)編制及質(zhì)量要求（文書、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物、電子、科技）

檔案整理幾個(gè)概念

(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

（二）檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

（三）檔案整理的文件范圍：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

（四）檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

1、以“案卷”為單位整理。

1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍

（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理

（2）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1一八22-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

（4）會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

2、以“件”為單位整理。

1）以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進(jìn)行整理。

2）一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。

3）以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

4）以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

5）以“件”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍：

（1）全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

（2）企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，

（3）聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T一八894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T1一八21-2002）執(zhí)行。

6）按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊檔案排架。

二、檔案分類、檔號(hào)編制

（一）檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

（二）檔案的分類和大類設(shè)置辦法

1、大類的設(shè)置

原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

2、各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

1）保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。

我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對(duì)于小單位，而對(duì)于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔文件整理的原則，將本單位上下級(jí)、同級(jí)及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對(duì)本級(jí)）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；對(duì)于純上級(jí)文件或下級(jí)文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級(jí)文件不多，則和本級(jí)合并裝盒歸檔，如果上級(jí)文件和下級(jí)文件較多，則將上、下級(jí)文件與本級(jí)文件分開，上級(jí)排前，本級(jí)排中，下級(jí)排后。

此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

2）保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按問題（如綜合、政工、業(yè)務(wù)）分類。

此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。

以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級(jí)別分類，上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對(duì)本級(jí)的文件。。

以“件”為整理單位的，上、下級(jí)文件又必須分到各個(gè)問題類目中。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

3）問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來水公司）。

此種分類法盒號(hào)編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

4）年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的。

此種分類法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類——年度或保管期限——年度分類法。

3、科技檔案采用種類或保管期限——年度分類法。（種類有基建、設(shè)備、科研等）

4、會(huì)計(jì)類檔案采用類別——保管期限——年度分類法或年度——類別——保管期限的分類方法。類別有憑證、賬薄、報(bào)表、其他。

5、聲像檔案一般采用載體形式——年度——問題分類法；載體有照片和磁性2種

6、實(shí)物檔案一般采用年度或類別——年度分類法，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。

（三）檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁號(hào)）的編制

1、全宗號(hào)的編制

全宗號(hào)填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如XX一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

2、目錄號(hào)編制。

填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

1）一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí)）；J代表科技檔案；K代表會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表實(shí)物檔案。

2）采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個(gè)不同的保管期限。

3）目錄號(hào)編制示例

業(yè)務(wù)檔案

目錄號(hào)

y1

代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2

代表長期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3

代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。

3、案卷（件）號(hào)、頁號(hào)

1）案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號(hào)，若超過1000卷要重新編制目錄號(hào)、案卷號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號(hào)。

2）件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫頁號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號(hào)。

3）頁號(hào)是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號(hào)。頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷（件）內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個(gè)號(hào)，即頁號(hào)。卷（件）內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計(jì)數(shù)。

頁號(hào)的位置：整卷裝訂的案卷，頁碼應(yīng)編在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號(hào)；單份裝訂的歸檔文件，頁碼應(yīng)編在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號(hào)。

我縣規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號(hào)。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號(hào)從閱辦單開始。打印件已經(jīng)編有頁碼的可不必再編，底稿頁碼接著正稿后面的頁碼數(shù)字續(xù)編。

整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。TOP三、檔案整理的質(zhì)量要求：

（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。

1）歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；

2）收集工作應(yīng)立足本單位，注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集；重大活動(dòng)事件材料的收集；

3）文電合一；

4）底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔；

5）有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔；

6）附件隨正件收集歸檔；關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

1）時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的．分年度時(shí)．以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。

遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

（1）跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，放在請示年度；

跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；

跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；

跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度；

跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；

法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

（2）專門年度，以專門年度為一年。如學(xué)校的教學(xué)檔案。

（3）沒有標(biāo)明落款日期的文件材料．應(yīng)通過對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

（4）臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長（兩年以內(nèi)），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。存在時(shí)間長的必須按年度立卷。

2）來源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

3）內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。

按問題組合要注意以下幾點(diǎn)：

（1）同一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。

（2）綜合性文件和涉及兩個(gè)以上問題的文件歸入綜合類。如檔案局的一份年度工作總結(jié)，一份涉及檔案法制、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、科教問題的文件均歸入綜合類。

（3）文電應(yīng)合一組卷。

（4）單一問題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。

（5）不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等要與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。

（6）在按問題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4）正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案類

根據(jù)國家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。鑒定時(shí)把握四句話：以我為主（即本機(jī)關(guān)形成的文件都應(yīng)存檔、占檔案的大頭，且永久為多）、以人為本（即涉及個(gè)人的材料除了縣級(jí)以下的獎(jiǎng)勵(lì)、警告以下的處分都是永久保管）、重視執(zhí)法（凡是跟行政執(zhí)法有關(guān)的多是永久），本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高。結(jié)合我縣實(shí)際，我對(duì)8號(hào)令分級(jí)別，分期限進(jìn)行了梳理，如下：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)文件：上級(jí)主管機(jī)關(guān)和各級(jí)黨委、政府及職能部門關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、研究本機(jī)關(guān)工作的會(huì)議紀(jì)要、人員任免、人員編制、縣級(jí)以上對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰及本機(jī)關(guān)起草的由它印發(fā)的重要業(yè)務(wù)文件等；省部級(jí)以上機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件，省部級(jí)以下機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的重要事由文件；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問題的批復(fù)等永久保管。

省部級(jí)以下機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的一般事由文件；參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開重要業(yè)務(wù)工作會(huì)議主要材料（如領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告）、上級(jí)機(jī)關(guān)比較重要的文件、各級(jí)黨委政府有關(guān)本行業(yè)一般業(yè)務(wù)的文件30年保管。其他要貫徹執(zhí)行或查考的文件及明傳電報(bào)

10年保管

（2）本機(jī)關(guān)重要文件永久保存。

一是反映機(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌和主要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)記錄、會(huì)議紀(jì)要，黨代、人代、政協(xié)會(huì)、工青婦代會(huì)、工作會(huì)議和專題會(huì)議材料主要件（指請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要）；本單位編輯、編寫的大事記、組織沿革、年鑒等；本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制、組織簡則、印信啟用和作廢等；年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)材料；重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料；代表本單位參加上級(jí)工作會(huì)議的重要典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)介紹，本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性業(yè)務(wù)，中長期規(guī)劃、綱要等；聯(lián)合行文中本局為主的重要性文件；重要業(yè)務(wù)（方針政策法規(guī)性）問題的請示及批復(fù)（含上級(jí)對(duì)本級(jí)、本級(jí)對(duì)下級(jí)）；出國或出境訪問考察、參加國際會(huì)議，接待來訪等外事活動(dòng)形成的重要文件材料（指發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗洝⒓o(jì)要等）；人大政協(xié)機(jī)關(guān)的提案答復(fù)材料。

二是機(jī)關(guān)行政及事物管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料。如：行政管理工作制度、程序、規(guī)定，行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料（指固定資產(chǎn)投資、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)）、管理、驗(yàn)收（評(píng)估）等，不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)的確認(rèn)，20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件）；機(jī)關(guān)事物管理中形成的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料，與有關(guān)單位簽訂的重要合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書（指涉外、金額巨大、時(shí)效性長、涉及面廣）等文件材料，國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）重要文件材料（機(jī)關(guān)房產(chǎn)、機(jī)動(dòng)車等價(jià)值相對(duì)較大，使用壽命周期較長的），職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)；財(cái)務(wù)審計(jì)結(jié)論

、決算報(bào)表、本單位制作的工資發(fā)放表；有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的信訪材料；檔案管理、保密工作、綜治衛(wèi)生、計(jì)劃生育、中心工作等方面的重要材料；行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償重要件；執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)、整改通知等。

三是機(jī)關(guān)人事管理、紀(jì)檢活動(dòng)的文件材料。如：人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料（縣級(jí)以上）、處分材料（警告以上）、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料，復(fù)員軍人安置；人事考核、職稱評(píng)審；職工調(diào)動(dòng)、職工名冊、黨團(tuán)員名冊、黨團(tuán)材料等。紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的重要綜合性報(bào)告、調(diào)查材料（黨員受到黨內(nèi)違紀(jì)處分）；一把手述職、述廉建設(shè)總結(jié)。

本機(jī)關(guān)一般性文件定期保存。

其中30年的有：一是反映機(jī)關(guān)一般歷史面貌和一般職能活動(dòng)的文件：如黨代、人代、政協(xié)會(huì)、工青婦代表大會(huì)的一般件（重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等），本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)、專題會(huì)、承辦國際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的一般件（典型材料、代表發(fā)言及交流材料、簡報(bào)、新聞報(bào)道），本機(jī)關(guān)為協(xié)辦會(huì)議的主要件；職工會(huì)議記錄，年度以下的綜合性匯報(bào)材料；中心組學(xué)習(xí)計(jì)劃、日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議記錄；上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)或本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的一般文件及本地區(qū)或本機(jī)關(guān)的工作匯報(bào)材料；代表本單位參加上級(jí)工作會(huì)議的一般事由性典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)介紹；本機(jī)關(guān)起草的一般業(yè)務(wù)文件，代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿；出國或出境訪問考察、參加國際會(huì)議，接待來訪等外事活動(dòng)形成的一般件（出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗洠?，本單位?duì)人大的交辦函、政協(xié)的提案及領(lǐng)導(dǎo)的批示所做的答復(fù)；本級(jí)簡報(bào)，報(bào)紙、期刊、上級(jí)簡報(bào)中有自己單位的重要信息等。

二是機(jī)關(guān)行政及事物管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的一般文件材料：20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料；機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算，機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料；機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料；職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則；職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請；重要接待工作的計(jì)劃、方案；其他有處理結(jié)果的信訪材料；機(jī)關(guān)辦理事業(yè)單位登記、機(jī)構(gòu)代碼、物價(jià)年檢、年審文件材料；行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻囊话阄募牧稀?/p>

三是機(jī)關(guān)人事管理、紀(jì)檢活動(dòng)中形成的人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件；

受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件，受到警告處分的人員處分材料

；紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的一般綜合性報(bào)告、調(diào)查材料；黨支部會(huì)議記錄，個(gè)人述職、述廉建設(shè)總結(jié)。

10年保存的有：各種會(huì)議討論未通過的文件，本機(jī)關(guān)承辦國際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的次要件（委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排），本機(jī)關(guān)為協(xié)辦會(huì)議的一般件（典型材料、代表發(fā)言、交流材料、簡報(bào)），職工業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、政治學(xué)習(xí)記錄；年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料；一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料；本級(jí)情況反映、工作信息等；黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的情況反映、工作簡報(bào)；聯(lián)合行文本局協(xié)辦的一般性文件；一般業(yè)務(wù)問題的請示與批復(fù)、批示（含上級(jí)對(duì)本級(jí)、本級(jí)對(duì)下級(jí)）；行政管理工件中形成的備案文件，人事考察及備案材料

；財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)請示及批復(fù)、月度報(bào)表、從工資發(fā)放中心拿回來的工資發(fā)放表、勞動(dòng)情況月報(bào)、醫(yī)保、社保、公積金余額報(bào)表；一般接待工作的計(jì)劃、方案；與有關(guān)單位簽訂的一般合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書（金額小、臨時(shí)性、事物性）等文件材料；國有資產(chǎn)管理一般文件（指設(shè)備價(jià)值相對(duì)不高，使用壽命周期相對(duì)較短，若干年后就要淘汰、重新更換的）；沒有處理結(jié)果但需要保存信訪材料；檔案管理、保密工作、綜治衛(wèi)生、計(jì)劃生育、中心工作等方面的一般材料（如成立領(lǐng)導(dǎo)小組、保衛(wèi)安全檢查、調(diào)查記錄）；與上級(jí)及各部門簽定的年度責(zé)任狀。

（3）同級(jí)機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

（4）下級(jí)機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30年；一般的保存10年。

B、會(huì)計(jì)檔案。

（1）會(huì)計(jì)憑證：保管一五年。

（2）會(huì)計(jì)帳薄：現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管一五年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

（3）會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管（包括文字分析），會(huì)計(jì)月報(bào)表保管一五年。

（4）其他類：會(huì)計(jì)移交清冊保管一五年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單保管5年

C、科技檔案?；ā⒖蒲校河谰?。設(shè)備檔案：長期。

E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久或長期。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級(jí)要求辦。

TOP(二)外形要求

1、裝具要求。

（1）采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會(huì)計(jì)憑證盒、會(huì)計(jì)賬簿盒、會(huì)計(jì)報(bào)表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會(huì)計(jì)檔案登記清冊、會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。

(2)購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷”的手槍式電鉆、用于裝“件”的小型縫紉機(jī)、打孔機(jī)、塑料螺釘、不銹鋼夾等，用于起訂書針的起訂機(jī)、裝卷時(shí)用于固定檔案不動(dòng)的夾子（4個(gè)以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水等。

起訂器

2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應(yīng)用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項(xiàng)目應(yīng)用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。

3、案卷或文件裝訂要求。

案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件"，使其便于保管和利用。

1）在裝訂前,已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整，復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。

2）必須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對(duì)于裝訂成冊不便拆封的書籍，刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中，且拆釘會(huì)損壞原貌，不須拆釘重裝。

3）裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

4）對(duì)大于A4紙型規(guī)格的報(bào)表、圖樣等文字材料，應(yīng)按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外。

5）對(duì)于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應(yīng)將它們粘貼在A4紙上。

6）空白紙張必須抽除出去。

7）以‘件“和以”卷“整理檔案的具體裝訂要求：

（1）單份文件裝訂。

裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。

永久保管的卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數(shù)多，可以裝在文件左側(cè)的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機(jī)軋邊等方式，裝訂時(shí)以文件的左側(cè)為裝訂邊。

30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。

裝訂時(shí)文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補(bǔ)充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復(fù)制件或手抄件為一件(原件在前,復(fù)制件在后)；附件頁數(shù)多，也可各為一件；具有保存價(jià)值的文件處理單（指有領(lǐng)導(dǎo)簽具意見）應(yīng)與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后)；

外單位的來文與本單位的復(fù)文為一件(復(fù)文在前,來文在后)；本單位向同級(jí)或上級(jí)機(jī)關(guān)的去文與這些機(jī)關(guān)的復(fù)文可以各為一件，但須排列在一起；

會(huì)議文件每份文件為一件,會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議記錄為一件,但裝訂時(shí)可以以原來的的本為單位裝訂；

報(bào)表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。

未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時(shí)間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。

（2）整卷裝訂的案卷。

裝訂前應(yīng)將“卷”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊。文件紙張相差不大的（如學(xué)籍檔案）應(yīng)將右、下側(cè)對(duì)齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對(duì)齊左側(cè)、下側(cè)。

采用三孔一線的方法裝訂，棉線要勒緊結(jié)牢，結(jié)頭打在背面。

（3）不宜裝訂的歷史文獻(xiàn)、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。TOP（三）排列編目要求

1、歸檔文件的排列。

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。一般按級(jí)別、事由，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個(gè)具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項(xiàng)撥款、召開一次會(huì)議。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列，會(huì)議記錄排最前。上級(jí)來文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，同級(jí)文件排列在本級(jí)文件之后，再排下級(jí)。上級(jí)文件按同一文號(hào)集中排列；本級(jí)文件按綜合、政工、業(yè)務(wù)、行政事務(wù)、其他（或黨群、行政、業(yè)務(wù)、其他）的事由順序排列。

1）同一事由的歸檔文件排列

內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時(shí)間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)分別排列，不同級(jí)別內(nèi)再按時(shí)間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件按會(huì)議記錄、綜合性會(huì)議材料、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等順序排列。

2）不同事由的歸檔文件排列．

（1）按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時(shí)間或辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實(shí)行“隨辦隨歸”的機(jī)關(guān)。如一個(gè)作者，幾個(gè)問題的文件，就先按問題后按時(shí)間排列。

（2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。如縣檔案局永久文件先排會(huì)議記錄、全縣檔案工作會(huì)議材料、工作計(jì)劃、總結(jié)、綜合性年報(bào)，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報(bào)等，然后是業(yè)務(wù)方面的民生檔案工作意見等。

（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列

a、一個(gè)事由，幾個(gè)作者，可先按作者，再按時(shí)間排列。例如人事工作文件，可先將機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評(píng)定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。

b、一個(gè)事由，幾個(gè)地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時(shí)間排列。如基層上報(bào)的工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、年報(bào)、花名冊。

c、非訴訟案件材料，按決定（或批復(fù)）----報(bào)告---調(diào)查旁證----個(gè)人交代材料等順序排列。

（4）按文件的共同特征交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細(xì)分，分級(jí)排列?？砂础白髡?---問題---名稱----時(shí)間”交叉組配排列。

3）密不可分的文件應(yīng)依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后

4）對(duì)具有保存價(jià)值，但因特殊原因未及時(shí)歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一期限的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實(shí)際工作中應(yīng)盡量避免。

2、蓋歸檔章

歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關(guān)項(xiàng)目。一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。歸檔章式樣如下：

歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。

1）全宗號(hào)：是同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。由縣檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。如下圖中的“11”是檔案局的全宗號(hào)。

2）年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2007“

3）保管期限：是該歸檔文件保管期限標(biāo)注。直接標(biāo)明“永久”，“30年（2008年以前為長期）”，“10年（2008年以前為短期）”。

4）件號(hào)：件號(hào)為文件的排列順序號(hào)。件號(hào)又分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。

室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目的排列順序號(hào)。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號(hào)，永久,30年,10年分別編順序號(hào)。

館編件號(hào)的設(shè)置主要是與檔案館銜接的需要，機(jī)關(guān)檔案室不用填。。

5）盒號(hào)：檔案盒的排列順序號(hào)。

6）頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。

7）機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化的簡稱。（我縣這欄可以不填）

TOP3、卷內(nèi)文件或歸檔文件編目。

編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。

目錄項(xiàng)目包括件號(hào)或順序號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)或頁號(hào)、備注七項(xiàng)。用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297mm寬220mm），我縣統(tǒng)一印制成紅色。各單位應(yīng)在縣檔案局統(tǒng)一購置，不能用白紙印。

填寫歸檔文件目錄項(xiàng)目時(shí)．應(yīng)使用耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計(jì)算機(jī)打印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應(yīng)根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。

卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄要求如下：

1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個(gè)區(qū)別：

（1）卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號(hào)，歸檔文件目錄第一欄是件號(hào)。

順序號(hào)是卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫的序號(hào)，按照文件的合理排列，要求一份文件對(duì)應(yīng)一條目錄，一條目錄對(duì)應(yīng)一個(gè)順序號(hào)。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號(hào)應(yīng)與順序號(hào)一致。順序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標(biāo)注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；

件號(hào)，即文件的排列順序號(hào)，填寫室編件號(hào)。原則上一份文件編一個(gè)件號(hào)，登錄時(shí)占據(jù)一個(gè)欄目。批復(fù)與請示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應(yīng)看作是一份文件的兩個(gè)部分，只編一個(gè)件號(hào)；但請示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個(gè)件號(hào)；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個(gè)件號(hào)，但可以分別占一行登錄。件號(hào)的編寫應(yīng)在同一個(gè)保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號(hào)必須相連。

（2）

卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁號(hào)，歸檔文件目錄第六欄是頁數(shù)

頁號(hào)，即填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁號(hào)，卷內(nèi)最后一份文書材料應(yīng)填寫起止頁號(hào)，止號(hào)要與文件最后頁的頁碼相符。每卷都從“1”開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。

頁數(shù)，即填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。每件按件內(nèi)紙張排列順序從“1”開始編寫。

2)責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

（1）責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄，可寫通用的簡稱，如“XX縣檔案局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡稱。

（2）聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。如有多個(gè)責(zé)任者，可寫前三個(gè)，后加“等”字。

（3）對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須用“（）”標(biāo)出領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)；

（4）未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)考證清楚一并填寫；

（5）另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者；

（6）花名冊、介紹信、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根等的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位。無批準(zhǔn)單位印章的以填報(bào)單位所寫字樣為準(zhǔn)；

3)文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

（1）文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)三部分組成，填寫文號(hào)要照實(shí)抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯(cuò)字，注意改正，可用三排編寫。

（2）文號(hào)中的年度要用[

]括起，如“邵檔發(fā)[2008]10號(hào)”。（3）少數(shù)文號(hào)中出現(xiàn)無字號(hào)、無年度而只有數(shù)字號(hào)的情況，注意有則有，無則無。

（4）文號(hào)欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會(huì)議文件之一"或"某刊第幾期"等。

4)題名：即文件標(biāo)題。填寫目錄中的題名應(yīng)將責(zé)任者、問題、文種三個(gè)部分照實(shí)抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯(cuò)字，注意改正。目錄題名中如漏了《

》和“

”的，要增補(bǔ)。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準(zhǔn)，做到一字不落。

填寫題名須注意：

（1）應(yīng)按文件上的標(biāo)題填寫，不得隨意更正，但責(zé)任者欄填了作者，則可在題名中省略作者，如《XX縣委辦縣政府辦關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，責(zé)任者欄已經(jīng)寫了“XX縣委辦縣政府辦”，那么題名欄只需寫“關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見”；若正題名能反映文件內(nèi)容時(shí)，則可省副題名；并列題名在需要時(shí)與正題名一并抄錄；重要的附件題名也應(yīng)抄錄．外加“【

】”，以防漏檢。會(huì)議文件中的領(lǐng)導(dǎo)人講話材料，正、副標(biāo)題最好錄齊。

（2）文件沒有題名或題名含義不清．不能全面揭示文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并在新擬或補(bǔ)充題名之外加“[

]”號(hào)，以區(qū)別于文件原有標(biāo)題，方便檢索。例如文件標(biāo)題是“通知”、委托書”、“支持信”、“承諾書”、“確認(rèn)函”、“抵押書”、“公證書”、“協(xié)議書”、“申請書”、“便函”子樣的，必須根據(jù)文件內(nèi)容擬寫一條簡捷的題名，并加[

]；批轉(zhuǎn)性通知只引用發(fā)文字號(hào)的，也應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題；只寫了“工作動(dòng)態(tài)”、“情況反映”、“簡報(bào)”、“會(huì)議紀(jì)要”、等字樣的，必須補(bǔ)錄齊全文件上的實(shí)際題名。

（3）永久保存的會(huì)議記錄必須擬出每次會(huì)議的內(nèi)容，期次、時(shí)間，一次會(huì)議做為一件，但可以按原狀以本為裝訂單位。會(huì)議題名外加“[

]”；

（4）針對(duì)性文件題名，如任免、調(diào)配、獎(jiǎng)懲、出訪、優(yōu)秀人員批件等人事方面的文件材料，涉及本單位人員，其人員名稱照實(shí)抄錄，針對(duì)本機(jī)關(guān)的人名附在題名后，并加“（）”，上級(jí)研究本單位有關(guān)工作的會(huì)議紀(jì)要等，必須在原題名后用“（）”標(biāo)出研究內(nèi)容等;

（5）批復(fù)與請示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，本是一份文件的兩個(gè)部分，雖然只編一個(gè)件號(hào)；但請示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以作為副標(biāo)題另外占行書寫。重要文件的定稿、草稿與歷次修改稿只編一個(gè)件號(hào)，但其題名可以分別占一行登錄；

（6）相同的文件標(biāo)題，如工作計(jì)劃、總結(jié)和報(bào)表不能打省略號(hào)；

（7）干部調(diào)動(dòng)介紹信、黨團(tuán)組織關(guān)系存根、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根等一本為一件的，必須寫出每個(gè)人員的姓名，一行可多寫幾個(gè)名字。一般被批準(zhǔn)單位這方面材料少可以一人為一件。較多則6人為一件，題目必須在干部調(diào)動(dòng)介紹信后面用“（）”標(biāo)出6個(gè)人的姓名。

各種題名的具體寫法如下：

5)日期：目錄日期必須是印章所蓋處或文件形成時(shí)的日期。

（1）多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等）作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間。

（2）一份文件有幾個(gè)時(shí)間特征的，以具有法律效力的為準(zhǔn)。

（3）幾份文件為一件的，以正本為準(zhǔn)，回復(fù)性以復(fù)文為準(zhǔn)。

（4）對(duì)沒有落款日期的文件材料，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫，外加“[

]”。實(shí)在不清楚月日的用4個(gè)0代替。如2008

0000。

（5）具體填寫日期項(xiàng)應(yīng)用8位阿拉伯?dāng)?shù)字寫明年度、月、日。用2行排列

如2008

0802。

6)備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。

（1）文件中的漏頁、跳頁和作廢頁次，需在備注中注明；

（2）

有重復(fù)的文件需在備注中說明；

（3）傳真件需在備注中注明；

（4）文件有破損，影響了文件內(nèi)容的需在備注中注明；

（5）

文件秘級(jí)應(yīng)在備注中注明；

（6）只有請示沒有批復(fù)的，注明缺批復(fù)；

（7）只有復(fù)印件缺原件的，注明缺原件。

（8）會(huì)議記錄里每次會(huì)議的起頁號(hào)填寫在備注欄中，方便查閱。

需要說明的內(nèi)容較多，在備注欄加注“*”，具體內(nèi)容填在盒（卷）內(nèi)備考表中TOP（四）歸檔文件裝盒及書寫要求。

1、歸檔文件的裝盒

歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒。裝盒時(shí)．應(yīng)按照分類方法，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。裝盒的具體要求是：

（1）不同形成年度的歸檔文件一般不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件原則上不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)（問題〕的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件原則上不能放入同一檔案盒。

（2）裝盒時(shí)應(yīng)視文件的厚度，選擇適宜的檔案盒，不使文件彎曲受損，也不能太空。檔案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三種。

（3）檔案盒是歸檔文件的裝具。檔案盒可豎式擺放，也可橫式擺放。

2、檔案盒書寫要求。

1）封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱），如“XX縣檔案局局”。為了美觀標(biāo)準(zhǔn)，我縣今年統(tǒng)一刻章蓋印，不再用毛筆書寫。2）檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)不同的擺放方式，在盒脊或底邊準(zhǔn)確填寫各檢索項(xiàng)。項(xiàng)目有:全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。前三項(xiàng)的填寫照歸檔章，刻章蓋印。問題欄可以用鉛筆標(biāo)明該盒檔案事由，如“上級(jí)黨群、行政管理”，方便檢索。起止件號(hào)欄填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)，其間用“/”號(hào)連接；館編件號(hào)待檔案移交進(jìn)館時(shí)再行編制。盒號(hào)是指檔案盒的排列順序號(hào)，盒號(hào)一般按照檔案盒上架排列后的順序流水號(hào)編制。

《規(guī)則》要求在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。為方便檔案室管理，我縣規(guī)定檔案室統(tǒng)一用鉛筆編制填寫盒號(hào)。

（五）檔案卷皮書寫要求。文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。封面尺寸規(guī)格采用300mm×220mm或280mm×210mm(長×寬)

1、封面項(xiàng)目有：立檔單位名稱、類目名稱、案卷名稱、文件起止日期、頁數(shù)、保管期限。

1）立檔單位名稱。全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會(huì)”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國外交部”簡稱為“外交部”；“湖南省人民政府人事局”“簡稱為“湖南省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”。為了美觀標(biāo)準(zhǔn)，我縣今年統(tǒng)一刻章蓋印，不再用毛筆書寫。

2）類目名稱填寫大類名稱，類目名稱指全宗內(nèi)文件中分類方案的第一級(jí)類目名稱。即按組織機(jī)構(gòu)分類的，填寫組織機(jī)構(gòu)名稱；按問題分類的，填寫問題類別名稱。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。如法規(guī)檔案、學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案，我縣這項(xiàng)也可不填；

3）案卷名稱即案卷標(biāo)題，擬寫案卷標(biāo)題要求文字簡練通順、標(biāo)點(diǎn)正確，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成，要求高度概括卷內(nèi)文件材料，如“縣教育局下發(fā)的關(guān)于黨群，行政管理方面的決定、意見、通知”；填寫時(shí)要求根據(jù)題名字?jǐn)?shù)的多少排列勻稱，位置要適中醒目。

4）時(shí)間即文件起止日期，按卷內(nèi)最早一份文件和最晚一份文件的形成日期填寫；

5）頁數(shù)填寫該卷檔案的總頁數(shù)；

6）保管期限填該卷檔案鑒定的保存期限。如鑒定為“永久”二字，長期、短期類推。

7）封面的右上角有一個(gè)框，其項(xiàng)目有全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)三項(xiàng)。具體填寫見前面檔號(hào)編制。2、檔案卷皮背脊項(xiàng)目有：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、年度、保管期限。填寫同封面，案卷標(biāo)題下要先豎直寫出立檔單位簡稱，如“縣檔案局”，再空兩格按照案卷封面上的案卷名稱從左至右豎直填寫，字?jǐn)?shù)多可縮寫，如“縣檔案局會(huì)議記錄、工作計(jì)劃總結(jié)、崗位責(zé)任制”。

（六）填寫卷末或盒底備考表。每卷卷尾或盒底應(yīng)放置備考表，備考表項(xiàng)目包括：盒（卷）內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，

說明卷（盒）內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，填寫立卷人、檢查人和時(shí)間，以示負(fù)責(zé)。去年開始縣檔案局已將備考表印制在文書檔案盒底。

1、盒（卷）內(nèi)文件情況說明要求填寫盒（卷）內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括該盒（卷）內(nèi)歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等；整理工作完畢后，歸檔文件的修改、補(bǔ)充移出、銷毀等情況。

2、整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任；

3、檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。此項(xiàng)一般由機(jī)關(guān)檔案人員填寫，也可與機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人聯(lián)署。

4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的年、月、日。

備考表放置在檔案盒的最底層。去年開始縣檔案局已將備考表印制在檔案盒底。TOPHYPERLINK"/bbs/digest.php?autho