公司文件編碼制度

文件編寫與編號治理規(guī)定文件編號：編 制：品控部審 核：審 批：日 期：目的1適用范圍流程、根本治理制度、具體規(guī)章以及作業(yè)標準等。職責件的編寫。4文件制定總要求：結(jié)合公司實際運作原則進展編制，并具有可操作性；文本格式要求全部文件均承受A4紙版面格式3.17cm；3.17cm，2.54cm。1.5頁眉為左縮進“LOGO+”華文隸書，五號字；頁腳為頁碼居中，頁碼承受“1、2、3…文件標題為小二號宋體標題字加粗；正文文字為宋體小四號；4.1.2.8：1、1.1、1.1.1、2、2.1、2.1.1…；4.1.2.9〔如：1；2。文件的分類〔如國家法律法規(guī)、政府文件、其他管制機構(gòu)文件等；硬拷貝和電子媒體文件。文件的編寫及編號各級文件的編寫要求治理手冊的構(gòu)成和編寫要求治理手冊由封面、名目、正文和附錄構(gòu)成〔見附件一〕名目：標題與頁碼之間用小圓點連接，名目頁碼可以與文件正文頁碼連續(xù)，電子文件的名目應(yīng)與正文標題建立超鏈接。正文：前言和治理條款內(nèi)容。附錄：支持手冊接口的文件和記錄名目。程序文件的構(gòu)成和編寫要求程序文件由封面、正文和流程圖〔需要時、流程說明〔需要時〕構(gòu)成?！惨姼郊弧陈氊?、5.工作內(nèi)容、6.罰則〔需要時、7.附則〔需要時、8.附件〔需要時。Visio并對把握措施進展說明。程序文件假設(shè)匯編成冊，應(yīng)另設(shè)封面〔見附件二編，還有編號〔無挨次號、生效日期、審批等內(nèi)容，匯編時應(yīng)編寫名目頁，名目4.3.1.1〔3。作業(yè)文件的構(gòu)成和編寫要求作業(yè)文件由封面、正文和流程圖〔需要時、流程說明〔需要時〕構(gòu)成?！惨姼郊弧陈氊?、5.把握程序、6.相關(guān)文件、7.相關(guān)記錄。Visio出流程說明作為作業(yè)文件的一局部?！惨姼郊?.3.1.1〔3。文件編號規(guī)定編號規(guī)章各代碼之間用“∕”隔開。方式如下：字[2023]085[2023]5單位代碼規(guī)章單位代碼用單位簡稱的四個首寫字母表示，代號用“QNJY”表示。治理手冊用“SC”表示；CX”表示；“BF”“GD”表示；LC”表示；“NB”表示；記錄文件用“JL”表示；文件更改通知單用“GG”表示。匯編文件編號規(guī)章假設(shè)文件是匯編本，只需在文件類別名后加匯編的首個字母縮寫〔HB如，品控部制度匯編文件編號為“QNJY/BFHB/PK/01[A/0]部門代碼規(guī)章部門名稱代號部門名稱代號部門名稱代號部門名稱代號總經(jīng)辦生產(chǎn)部SC綜合ZH銷售部XS選購部選購部CG品控部PK財務(wù)部CWDS.文件挨次號規(guī)章是指該系列文件的挨次號，以阿拉伯數(shù)字〔01、02、03……〕表示。版本號規(guī)章文件的版號包括版本號和修訂號兩局部，版號要放在[ ]內(nèi)。ABC……B文件的修訂號表示文件在該版本下第幾次修訂狀態(tài)。用小寫阿拉伯數(shù)字表0、1、2……，0，1訂，以此類推。在修訂中，如針對文件中的錯詞、錯別字等不影響執(zhí)行的內(nèi)容進展更改時，文件不需換版，直接更改〔或劃改〕即可。如針對文件中會影響執(zhí)行的內(nèi)容進展更改時，必需換版〔或劃改＋簽字〕的方式進展，并將更改內(nèi)容通知文件的執(zhí)行人員。文件重換版下發(fā)要求：單頁劃改超過三處〔20處，同時文件版本號隨之更變。文件編號例如文件所文件所文件編號屬層級名稱一級文 件 二級文 件

xx∕SC∕2023[版本號]文件公布時間“治理手冊”拼音縮寫xx∕CX∕XX[版本號]文件公布時間“程序文件”拼音縮寫xx∕BF〔GD〕∕XX∕XX[X∕X]版號文件挨次號范性部門代號文件文件類別名〔方法∕規(guī)定〕流程三級文文件件

Qxx∕LC∕XX∕XX[X∕X]xx/NB/XX/XX [X/X]

版號部門代號文件類別名〔流程〕版號部門代號xxxx/BFHB/XX/XX/[X/X]匯編

版號文件挨次號部門代號文件方法匯編xx注：各部門依據(jù)實際管控需要，形成匯編文件。xx/JL/XX/XX [X/X]版本號記錄 部門記錄挨次號記錄xx文件更改三級文件 通知單

xx∕GG∕XX∕2023/XX

年份號部門代號更改外來文件編號方法：外來 件經(jīng)確認有效后，如外來文件是直接引用的，不需要文件 編號，直接引用原文編號或發(fā)文號；如外來文件需要局部引用，成為公司內(nèi)部各層級文件，依據(jù)“4.3.2.8公司各層級文件編號例如”進展編號。文件審批司的第一負責人批準；部門內(nèi)部文件直接由部門負責人批準。文件發(fā)放：文件下發(fā)可通過手工和電子版PDF版下發(fā)。手工、電子版下發(fā)的文件均需專人做好登記、發(fā)放記錄，電子版文件還需做好備案加密治理；必要時對文件進展評審，并再次批準；：文件在運行過程中覺察不適宜，需要重組織進展修訂，文件更改的編制與審批與原文件編制與審批程序一樣；：各部門應(yīng)設(shè)專人對文件進展統(tǒng)一治理、保存，確保文件在未作廢前，保存完好，查閱便利；：保證借閱的文件能夠在把握范圍內(nèi)準時找到，做好《文件借閱登文件作廢：文件作廢后，文件制定部門公布作廢聲明，文件做作廢標識，準時撤離工作現(xiàn)場，防止非預(yù)期使用，并保存最終一版作廢文件；文件銷毀：通過燃燒、碎紙機粉碎銷毀，銷毀現(xiàn)場需有人進展監(jiān)視，并保存銷毀記錄；文件保密：公司全部文件不得向公司外傳，假設(shè)有需要需經(jīng)各部門文件治理員同意566.1二號宋體字居中二號宋體字居中****〔文件名稱〕小初號黑體字加粗居中小初號黑體字加粗居中文件編號：xxY/**/**/**[*/0]小三號宋體字小三號宋體字編 制：需要時審 核：需要時小三號宋體字復(fù) 審：小三號宋體字審 批：日 期：6.2匯編文件封面模板二號宋體字