時間及目標(biāo)管理課件

時間＆目標(biāo)管理

時間＆目標(biāo)管理

1、全身心投入學(xué)習(xí)、不處理與學(xué)習(xí)無關(guān)的事情；2、手機(jī)調(diào)為振動，不在現(xiàn)場接聽電話；3、上課時請不要講話，以免影響其它學(xué)員；4、我一定能做到！會務(wù)管理1、全身心投入學(xué)習(xí)、不處理與學(xué)習(xí)無關(guān)的事情；會務(wù)管理2高效能人士的時間管理競爭的焦點在轉(zhuǎn)移質(zhì)量競爭創(chuàng)新競爭速度競爭恰到好處，講究時機(jī)-[視若無睹高效能人士的時間管理競爭的焦點在轉(zhuǎn)移質(zhì)量創(chuàng)新速度恰到好處，講一、時間決定一切二、大吃小與快吃慢三、百法可解，唯快無解領(lǐng)先在第一時間行勝于言一、時間決定一切領(lǐng)先在第一時間行勝于言4三大部分內(nèi)容時間管理了解造成時間管理不好的原因掌握有效時間管理原則和方法認(rèn)識時間的真諦；了解時間管理和重要論三大部分內(nèi)容時間管理了解造成時間管理不好的原因掌握有效時間管5第一部份認(rèn)識時間的真諦了解時間管理重要理論一個壽命72歲的美國人怎樣度過一生？睡覺21年工作14年個人衛(wèi)生7年吃飯6年旅行6年排隊5年打電話2年找東西1年學(xué)習(xí)4年開會3年其它3年第一部份認(rèn)識時間的真諦一個壽命72歲的美國人怎樣度過一生6時間滲透在每一個管理的內(nèi)容曾經(jīng)有一家顧問公司對100名經(jīng)理人做過調(diào)查，結(jié)果表明：有很多人需要更多時間一、1人認(rèn)為有足夠的時間；二、10人認(rèn)為需要10%額外時間；三、40人認(rèn)為需要25%的額外時間；四、49人認(rèn)為需要多于50%的額外時間；時間滲透在每一個管理的內(nèi)容曾經(jīng)有一家顧問公司對100名經(jīng)理7時間是什么？時間是由過去、現(xiàn)在、未來組成的（韋氏大詞典）過去現(xiàn)在未來構(gòu)成時間管理的要素是事件，對時間管理的目的是對事件的控制時間是什么？時間是由過去、現(xiàn)在、未來組成的（韋氏大詞典）過8時間無法儲存、不可移動時間無法替代、無法增加時間供給毫無彈性時間供給具有定量性時間供給最公平時間以穩(wěn)定的速度無法阻擋地流失時間的特征時間無法儲存、不可移動時間的特征9善于利用時間這個最有價值的資產(chǎn)；懂得有意識系統(tǒng)地利用時間；有意識地規(guī)劃有效利用時間。成功人士一個重要特征放下就是快樂！成功人士一個重要特征放下就是快樂！10

時間管理的目的效率效能效果確定的期待結(jié)果以最小的代價或花費獲得最佳期待結(jié)果以最小的代價或花費獲得結(jié)果

時間管理的目的效率效能效果確定的期待結(jié)果以最小的代價或花費時間管理理論的歷史演進(jìn)理論的演進(jìn)特點優(yōu)點缺點第一代時間管理備忘錄型應(yīng)變力很強(qiáng)沒有壓力隨意，忽略整體規(guī)劃第二代時間管理記事簿規(guī)劃與準(zhǔn)備追蹤約會事件，達(dá)成率比較高產(chǎn)生計劃的習(xí)慣第三代時間管理強(qiáng)調(diào)價值規(guī)劃，制訂優(yōu)先順序以價值為導(dǎo)向提高生產(chǎn)率忽略自然法則缺乏遠(yuǎn)見第四代時間管理自然法則與羅盤理論效率方向?qū)r間管理理論的歷史演進(jìn)理論的演進(jìn)特點優(yōu)點缺點第一代時間管理備改變的思想而不是行為，是一種思維方式的變革；強(qiáng)調(diào)的是人生的愿景，而這種人生愿景的一個宗旨就是學(xué)習(xí)怎么思考未來讓生命中充滿和諧、快樂、活出真我。第四代時間管理的要素與核心有思路才有出路改變的思想而不是行為，是一種思維方式的變革；強(qiáng)調(diào)的是人生的愿13。WHO對健康的定義生理心理文化心靈完善而安適的狀態(tài)。WHO對健康的定義生理心理文化心靈14

時間管理涉及到人生的8個領(lǐng)域休閑健康工作心靈思考家庭理財人際關(guān)系心智時間管理涉及到人生的8個領(lǐng)域休15第二部份：了解造成時間管理不好的原因內(nèi)在因素原因及解決辦法危機(jī)應(yīng)對計劃欠妥貪求過多事必躬親條理不清欠缺自律無力拒絕做事拖延外在因素原因及解決辦法電話干擾不速之客用人不當(dāng)社交閑談權(quán)責(zé)混淆進(jìn)度失控資料、文件復(fù)雜會議耽誤溝通不良第二部份：了解造成時間管理不好的原因內(nèi)在因素原因及解決辦法危人生六大模塊學(xué)業(yè)職業(yè)事業(yè)婚姻財富健康人生成敗，盡在取舍。人生每六年就一個坎人生六大模塊學(xué)業(yè)職業(yè)事業(yè)婚姻財富健康人生成敗，盡在取舍。人生第三部份：有效時間管理的策略第三部份：有效時間管理的策略策略1、明確的目標(biāo)成功就是逐步實現(xiàn)一個有意義的即定目標(biāo)目標(biāo)是你為了實現(xiàn)心中未來的愿景，愿意付出的努力成功=目標(biāo)要謀求幸福，我們的人生就不能沒有一個遠(yuǎn)大目標(biāo)策略1、明確的目標(biāo)成功就是逐步實現(xiàn)一個有意義的即定目標(biāo)191953年，耶魯大學(xué)，應(yīng)屆畢業(yè)生20年的3%同學(xué)財富＞97%同學(xué)的財富3%的同學(xué)做了6件事情：1、目標(biāo)2、達(dá)成目標(biāo)的好處3、達(dá)成目標(biāo)遇到的障礙4、達(dá)成目標(biāo)必需的知識與技能、團(tuán)隊和人員5、行動計劃6、具體時間目標(biāo)設(shè)定與時間管理（案例）1953年，耶魯大學(xué)，應(yīng)屆畢業(yè)生20年的3%同學(xué)財富＞20目標(biāo)設(shè)定的理由生命有方向感專心致志發(fā)揮潛能看清使命區(qū)分事情的輕重緩急工作更有價值提高集體的熱情有助于評估進(jìn)展把重點由工作本身轉(zhuǎn)到工作成果未雨綢繆克服懶惰產(chǎn)生熱誠目標(biāo)設(shè)定的理由生命有專心致志看清區(qū)分事情工作更提高集體有助于21如何開始制定目標(biāo)把整體目標(biāo)分解成一個個易記的目標(biāo)慶祝已取得成功定期評估計劃執(zhí)行情況行動起來把目標(biāo)清晰地表述出來確定你的理性及起跑線把目標(biāo)清晰地表述出來如何開始制定目標(biāo)把整體目標(biāo)慶祝已取得定期評估計行動把目標(biāo)清晰22SPECIFIC具體的MEASURABLE可以計量的ATTAINMENT可以達(dá)到的REASONABLE合理的TIME有時間性的設(shè)定目標(biāo)的5個原則（SMART）有目標(biāo)才有動力懶惰是沒有目標(biāo)養(yǎng)成的人生目標(biāo)要非常清淅SPECIFIC具體的設(shè)定目標(biāo)的5個原則（SMART）23目標(biāo)在時間管理中的作用目標(biāo)更明確時間更有序思考更全面工作更效率品質(zhì)更完善抉擇更正確行動更積極潛能更發(fā)揮生活更充實焦距更集中成就更卓越目標(biāo)在時間管理中的作用目標(biāo)更明確時間更有序思考更全面工作更效24價值連城的個人成功計劃使自已的想法清晰化制定實現(xiàn)目標(biāo)的計劃并定出最好的期限直誠希望取得人生所企求的東西無限信任自已和自已的出能力要有把計劃進(jìn)行到底的決心`價值連城的個人成功計劃使自已的想法清晰化制定實現(xiàn)目標(biāo)的計劃直25選擇一個你最想達(dá)到的目瞟，請你用SMART的目標(biāo)進(jìn)行衡量我的目標(biāo)SMART行動與訓(xùn)練選擇一個你最想達(dá)到的目瞟，請你用SMART的目標(biāo)進(jìn)行衡量行26依時間的長期，短期，你認(rèn)為自己面對團(tuán)隊的管理工作的目標(biāo)而言，是：三年目標(biāo)，明年的目標(biāo)，下半年目標(biāo)，下一季目標(biāo)，下個月目標(biāo)，下星期目標(biāo)，明天的目標(biāo)，今天的目標(biāo)，哪一個對你最重要？請討論：依時間的長期，短期，你認(rèn)為自己面對團(tuán)隊的管理工作的目標(biāo)而言，27策略2、優(yōu)先原則

------時間管理矩陣圖危機(jī)緊急的問題有限期的任務(wù)、會議準(zhǔn)備事項準(zhǔn)備事項、預(yù)防工作價值觀的澄清計劃關(guān)系戶的建立真正的休閑充電干擾，一些電話一些信件、報告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動細(xì)瑣、忙碌的工作開關(guān)緊要的電話、信件浪費時間的事“逃避性”的活動看太多的電視緊急不緊急重要不重要策略2、優(yōu)先原則

------時間管理矩陣圖危機(jī)準(zhǔn)備事項、預(yù)28根據(jù)時間管理的優(yōu)先矩陣對處于四個象限的人進(jìn)行分類四個象限人的分類C無用人A壓力人D懶惰人B從容人根據(jù)時間管理的優(yōu)先矩陣對處于四個象限的人進(jìn)行分類四個象限人的294D原則Doitlater（稍后再辦的）Doitnow（要自已做的）Don‘tdoit（丟掉不要）Delegateit（可授權(quán)的）重要緊迫4D原則DoitlaterDoitnowDon‘t30Doitnow（要自已做的）;不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權(quán)的事，按照優(yōu)先原則順序自已親自去完成。Delegateit（可授權(quán)的）；學(xué)會授權(quán)，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時間干最重要的事情。Doitlater（稍后再辦的）；把一些偏離目標(biāo)的精神情緒活動，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時掛在一邊，待有空時再卻處理。Don‘tdoit（丟掉不要）；把一些與目標(biāo)無關(guān)的事，無效益的事，應(yīng)差的事丟掉不管4D’S原則Doitnow（要自已做的）;不能丟掉不管、不能拖一拖再31緊迫的事不緊迫的事正確的行事優(yōu)先順序1急2重3輕4緩重要的事不重要的事緊迫的事不緊迫的事正確的行事優(yōu)先順序3280/20原理意示圖80%時間20%時間20%成效80%成效瑣碎的多數(shù)事物重要的少數(shù)事物80/20原理意示圖80%20%20%瑣碎的重要的少數(shù)事物3365%65%20%15%工作的價值實際花費的時間ABCACBA=非常重要A類工作B=重要B類工作C=次重要C類工作時間利用的價值分析（ABC法則）65%65%20%15%工作的價值實際花費的時間ABCACB34每天只需計劃完成1-2個A類工作，總共約3小時；計劃另外完成2-3個B類工作，總共約2小時其余劃歸C類工作，總共約1小時

ABC分析法在實踐中應(yīng)用建議每天只需計劃完成1-2個A類工作，總共約3小時；

ABC分析351、如何利用ABC分析法將工作加以分類？ABC2、若每天處理一項A類工作，從今天起我該怎么辦？3、通過堅持運用ABC原則，我贏得時間，我將利用這些時間做些什么？行動與訓(xùn)練：ABC分析法1、如何利用ABC分析法將工作加以分類？行動與訓(xùn)練：ABC分36A類工作最重要，只能由專人或團(tuán)隊完成，不能授權(quán)給他人；B類工作也很重要，可以部分授權(quán)給他人；C類工作雖說價值微小，但在實際工作所占的份額也較大（常規(guī)工作、工作報表、打電話、整理檔案、信件往來及其他管理工作等等）注意：ABC分析法按照優(yōu)先原則，把他們按照級別，按照優(yōu)先順序排列起來，以便當(dāng)天完成。做最有生產(chǎn)力的事情A類工作最重要，只能由專人或團(tuán)隊完成，不能授權(quán)給他人；做最有37計劃---為實現(xiàn)目標(biāo)做的準(zhǔn)備，計劃就為了贏得時間。我發(fā)現(xiàn)你的鋸子已經(jīng)奇鈍無比！我哪里有時間，我正在劇大樹！策略3:明確詳細(xì)的計劃計劃---為實現(xiàn)目標(biāo)做的準(zhǔn)備，計劃就為了贏得時間。我發(fā)38將目標(biāo)寫下來-

是什么目標(biāo)?要達(dá)致什么的成果?行動

–要做些什么?次序

-哪些應(yīng)該先做/哪些為后?訂下完成日期及排列優(yōu)先次序時間估計

–每項的行動需要多長時間?靈活性

–有沒有預(yù)留時間給不可估計的突發(fā)事情時間表

–什么時候處理甚么事項？如何制定工作計劃將目標(biāo)寫下來-是什么目標(biāo)?要達(dá)致什么的成果?如39計劃時間實際花費的時間實際花費的時間節(jié)省時間總的花費時間時間管理教皇賽韋特說，每天工作之前準(zhǔn)備8分鐘，每天可以贏得1小時計劃時間節(jié)省時間時間管理學(xué)者研究表明周

密的計劃能為您贏得時間計劃時間實際花費的時間實際花費的時間節(jié)省時間總的花費時間時間40只在頭腦形成，容易被推翻減輕記憶的工作壓力行動更加有目的有效率便于自我檢查已完成和未完成的任務(wù)便于對于自己時間需求和受干擾時間作出評估為做總結(jié)留下書面文件書面計劃的好處只在頭腦形成，容易被推翻減輕記憶的工作壓力行動更加有目的有效41T在系統(tǒng)化的時間計劃中，一天是最小最顯而易見的單位；如果今天沒有成功，第二天可以重新開始；一天不能掌握，長遠(yuǎn)無從談起制定每日計劃T在系統(tǒng)化的時間計劃中，一天是最小最顯而易見的單位；制定每日42隨時記錄\存檔\丟棄東西一日之計在于昨夜格式化工作馬上行動避開高峰期避免爭論學(xué)會速讀策略四：良好習(xí)慣養(yǎng)成隨時記錄\存檔\丟棄東西策略四：良好習(xí)慣養(yǎng)成43不積小流無以成江河不積跬步無以成千里策略5:善于利用點滴時間不積小流無以成江河策略5:善于利用點滴時間44哪種性格最不容易說“不”?策略6:學(xué)會說“不”哪種性格最不容易說“不”?策略6:學(xué)會說“不”45清理文件夾,對每封電子郵件作出反應(yīng):回復(fù)\歸檔\刪除;回復(fù)郵件時援引有關(guān)原件;使用“群發(fā)”功能;巧用E-MAIL清理文件夾,對每封電子郵件作出反應(yīng):回復(fù)\歸檔\刪除;巧用E46避免混亂辦公室桌上的“5S”運動處理信息洪流避免混亂辦公室桌上的“5S”運動47物以類聚，東西用畢物歸原處；不亂放東西；把整理好的東西編上號，貼上標(biāo)簽，做好登記；勤于記錄；處理文件三個環(huán)節(jié)：迅速回復(fù)；馬上歸檔；及時銷毀辦公室美學(xué)物以類聚，東西用畢物歸原處；辦公室美學(xué)48辦公桌上的“5S”運動整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位”的擺置集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理整理整頓清掃清潔修養(yǎng)辦公桌上的“5S”運動整理廢紙簍的作用49T1．及時授權(quán)2．明確分配工作必需了解部屬的能力,說明“做什么”,而非“怎么去做”3．授予權(quán)力，提供資源４．說明目標(biāo)、期望及評估的標(biāo)準(zhǔn)５．你仍然要承擔(dān)責(zé)任策略11:授權(quán)T1．及時授權(quán)2．明確分配工作必需了解部屬的能力,說明“做什50為什么要做這件事確定的目標(biāo)是什么要求什么時候完成以什么形式展開可以獲得什么支持或資源如何受權(quán)為什么要做這件事確定的目標(biāo)是什么要求什么時候完成以什么形式展51會議必要性準(zhǔn)備進(jìn)行結(jié)束1需要聽取不同\多方意見2會議內(nèi)容復(fù)雜,需要開會才能正確理解1目的2主題3時間4地點5議程6主持人7出席者8銘牌?9資料?10輔助器材?11座位安排?12會場布置?13安排記錄?14食宿?1規(guī)則2議題3介紹議程4中斷冗長發(fā)言5維持秩序1總結(jié)2整理記錄3入檔策略12:高效會議會議必要性準(zhǔn)備進(jìn)行結(jié)束1需要聽取不同\多方意見1目的2主題352策略10:獎勵成功奧運會的獎勵啟示策略10:獎勵成功奧運會的獎勵啟示53紙上計劃電子時間時代PC機(jī)專業(yè)時間時代簡單復(fù)雜1日程表2編制器3時間計劃書4PIM軟件5電子編制器6網(wǎng)絡(luò)管理器策略9：善用現(xiàn)代工具紙上計劃電子時間時代PC機(jī)專業(yè)時間時代簡單復(fù)雜1日2編制器354抽點時間工作,這是成功的代價;抽點時間思考,這是力量的源泉;抽點時間游戲,這是年輕的秘訣;抽點時間讀書,這是知識的基礎(chǔ);抽點時間對人表示友善,這是通向幸福的大門;抽點時間夢想,這是通往明星的道路;抽點時間關(guān)愛,這是真正的生活樂趣;抽點時間快樂,這是心靈的音樂;抽點時間享受,這是對自己辛勞的饋贈;抽點時間作出計劃,這就可以享受上述九種快樂.抽點時間(愛爾蘭詩)抽點時間工作,這是成功的代價;抽點時間(愛爾蘭詩)55每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。8月-238月-23Sunday,August6,2023天生我材