公司檔案管理制度官方版（3篇）

第11頁(yè)共11頁(yè)公司檔案管?理制度官方?版一、總?則1、?為加強(qiáng)本公?司檔案工作?，充分發(fā)揮?檔案作用，?全面提高檔?案管理水平?，有效地保?護(hù)及利用檔?案，為公司?發(fā)展服務(wù)，?特制定本制?度。2、?公文承辦部?門或承辦人?員應(yīng)保證經(jīng)?辦文件的系?統(tǒng)完整（公?文上的各種?附件一律不?準(zhǔn)抽存）。?結(jié)案后及時(shí)?歸檔。工作?變動(dòng)或因故?離職時(shí)應(yīng)將?經(jīng)辦的文件?材料向接辦?人員交接清?楚，不得擅?自帶走或銷?毀。二?、文件材料?的收集管理?1、公?司指定專人?負(fù)責(zé)文件材?料的管理。?2、文件?材料的收集?由各部門或?經(jīng)辦人員負(fù)?責(zé)整理，交?總經(jīng)理審閱?后歸檔。?3、一項(xiàng)工?作由幾個(gè)部?門參與辦理?的，在工作?中形成的文?件材料，由?主辦部門或?人員收集，?交行政備案?。會(huì)議文件?由行政收集?。三、歸?檔范圍?1、重要的?會(huì)議材料，?包括會(huì)議_?___通知?、報(bào)告、決?議、總結(jié)、?典型發(fā)言、?會(huì)議記錄等?。2、本?公司對(duì)外的?正式發(fā)文與?有關(guān)單位來?往的文書。?3、本公?司的各種工?作計(jì)劃、總?結(jié)、報(bào)告、?請(qǐng)示、批復(fù)?、會(huì)議記錄?。4、本?公司與有關(guān)?單位簽訂的?合同、協(xié)議?書等文件材?料。5、?本公司職工?勞動(dòng)、工資?、福利方面?的文件材料?。四?、歸檔要求?1、檔案?質(zhì)量總的要?求是。遵循?文件的形成?規(guī)律和特點(diǎn)?，保持文件?之間的有機(jī)?聯(lián)系，區(qū)別?不同的價(jià)值?，便于保管?和利用。?2、歸檔?的文件材料?種數(shù)、份數(shù)?以及每份文?件的頁(yè)數(shù)均?應(yīng)齊全完整?。3、在?歸檔的文件?材料中，應(yīng)?將每份文件?的正件與附?件、印件與?定稿、請(qǐng)示?與批復(fù)、轉(zhuǎn)?發(fā)文件與原?件，分別立?在一起，不?得分開，文?電應(yīng)合一歸?檔。4、?不同年度的?文件一般不?得放在一起?立卷；跨年?度的總結(jié)放?在針對(duì)的最?后一年立卷?；跨年度的?會(huì)議文件放?在會(huì)議開幕?年。5?、檔案文件?材料應(yīng)區(qū)別?不同情況進(jìn)?行排列，密?不可分的文?件材料應(yīng)依?序排列在一?起，即批復(fù)?在前，請(qǐng)示?在后；正件?在前，附件?在后；印件?在前，定稿?在后；其它?文件材料依?其形成規(guī)律?或特點(diǎn)，應(yīng)?保持文件之?間的密切聯(lián)?系并進(jìn)行系?統(tǒng)的排列。?6、案?卷封面，應(yīng)?逐項(xiàng)按規(guī)定?用鋼筆書寫?，字跡要工?整、清晰。?五、檔案?管理人員職?責(zé)1、按?照有關(guān)規(guī)定?做好文件材?料的收集、?整理、分類?、歸檔等工?作。2、?按照歸檔范?圍、要求，?將文件材料?按時(shí)歸檔。?3、工作?人員應(yīng)當(dāng)遵?紀(jì)守法、忠?于職守，努?力維護(hù)公司?檔案的完整?與安全。?六、檔案的?利用1、?公司檔案只?有公司內(nèi)部?人員可以借?閱。2、?檔案借閱的?最長(zhǎng)期限為?兩周；對(duì)借?出檔案，檔?案管理人員?要定期催還?，發(fā)現(xiàn)損壞?、丟失或逾?期未還，應(yīng)?寫出書面報(bào)?告，報(bào)總經(jīng)?理處理。?3、必須嚴(yán)?格保密，不?準(zhǔn)泄露檔案?材料內(nèi)容，?如發(fā)現(xiàn)遺失?必須及時(shí)匯?報(bào)，追求責(zé)?任。4、?不準(zhǔn)拆卷及?任意抽、換?卷內(nèi)文件或?剪貼涂改其?字句等；不?得任意摘抄?或復(fù)制案卷?內(nèi)容，如確?有需要，必?須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)才能摘抄?或復(fù)制。?5、必須愛?護(hù)檔案，保?持整潔，不?準(zhǔn)在檔案材?料中寫字、?劃線或作記?號(hào)等。6?、用畢按時(shí)?歸還，如需?延長(zhǎng)借閱時(shí)?間，必須通?知檔案管理?人員另行辦?理續(xù)借手續(xù)?。七、本?制度即日起?開始執(zhí)行。?公司檔案?管理制度官?方版（二）?（一）本?單位各種門?類和載體的?檔案均由綜?合檔案室集?中統(tǒng)一保管?，檔案室在?接收檔案時(shí)?必須認(rèn)真檢?查驗(yàn)收并履?行交接手續(xù)?。（二）?存放檔案設(shè)?置必需的檔?案專用庫(kù)房?和箱柜并進(jìn)?行科學(xué)分類?、排列、編?目，便于查?找。（三?）庫(kù)內(nèi)配備?溫濕度計(jì)，?堅(jiān)持庫(kù)內(nèi)溫?濕度測(cè)量與?記錄，有防?盜、防光、?防高溫、防?火、防潮、?防塵、防鼠?、防蟲等設(shè)?施。（四?）做到庫(kù)內(nèi)?不辦公、無?雜物堆放、?經(jīng)常保持庫(kù)?房清潔衛(wèi)生?。（五）?定期檢查檔?案保管狀況?和“八防”?措施，每年?核對(duì)案卷數(shù)?一次，做到?數(shù)字準(zhǔn)確、?案卷與目錄?相符，對(duì)破?損和變質(zhì)檔?案要及時(shí)修?復(fù)和復(fù)制，?發(fā)現(xiàn)問題及?時(shí)報(bào)告，及?時(shí)處理、并?認(rèn)真做好記?錄。（六?）建立全宗?卷，以積累?存貯本單位?檔案的立卷?情況說明、?分類方案、?鑒定報(bào)告、?銷毀清冊(cè)、?交接憑證、?檢查記錄、?全宗介紹等?材料。（?七）庫(kù)房鑰?匙由綜合檔?案室檔案員?保管，非檔?案人員不得?擅自進(jìn)入檔?案庫(kù)房，進(jìn)?出應(yīng)隨手關(guān)?門。（八?）檔案人員?調(diào)動(dòng)工作時(shí)?，對(duì)所管檔?案必須嚴(yán)格?辦理移交手?續(xù)，交接雙?方和監(jiān)交人?都必須簽名?。檔案保?密制度（?一）檔案管?理人員和利?用者，不得?隨意談?wù)摫?密檔案材料?的情況及內(nèi)?容，非檔案?人員不準(zhǔn)私?自開箱或者?翻閱檔案材?料。（二?）利用者只?能查閱與本?單位或與本?人工作有關(guān)?的內(nèi)容，其?他檔案內(nèi)容?不得隨意翻?閱摘抄。?（三）查閱?復(fù)制有關(guān)機(jī)?密檔案材料?時(shí)，須經(jīng)分?管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?。（四）?借閱檔案資?料必須進(jìn)行?登記，收回?時(shí)核對(duì)無誤?后及時(shí)入庫(kù)?。（五）?不準(zhǔn)將所借?檔案隨便轉(zhuǎn)?借他人，不?準(zhǔn)將檔案帶?到家里或公?共場(chǎng)所。?（六）檔案?室箱柜要加?鎖，要隨手?關(guān)門、關(guān)燈?。（七）?銷毀期滿檔?案需要經(jīng)檔?案鑒定小組?鑒定，報(bào)領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)，登?記造冊(cè)，報(bào)?有關(guān)部門備?案，嚴(yán)把廢?紙出售關(guān)。?檔案利用?制度（一?）凡本單位?工作人員因?工作需要均?可查閱本單?位形成的檔?案資料，如?需要借閱，?應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)，一?周內(nèi)歸還。?（二）外?單位需要查?閱本單位檔?案資料時(shí)，?需出示介紹?信，說明查?閱目的，經(jīng)?分管領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)，方可借?閱，一般不?予外借。?（三）查閱?檔案者，要?愛護(hù)檔案，?嚴(yán)禁在檔案?材料上畫圖?、劃線、折?疊、涂改、?撕頁(yè)、拆卷?等。借閱的?檔案要妥善?保管，不得?轉(zhuǎn)借、遺失?。如有損壞?、遺失，要?給予行政處?分或罰款，?情節(jié)特別嚴(yán)?重者，要追?究刑事責(zé)任?。（四）?查閱檔案必?須履行登記?手續(xù)，查檔?者應(yīng)將利用?目的、取得?的效益及時(shí)?反饋給綜合?檔案室。?檔案人員崗?位責(zé)任制?（一）貫徹?執(zhí)行黨和國(guó)?家有關(guān)檔案?工作的法律?法規(guī)，負(fù)責(zé)?制定本單位?檔案工作的?各項(xiàng)制度。?（二）熱?愛檔案工作?，熟悉業(yè)務(wù)?，做好各類?檔案分類編?號(hào)和上架排?列工作，編?制各種檔案?目錄，建立?各種臺(tái)帳，?認(rèn)真做好登?記、統(tǒng)計(jì)工?作。（三?）集中統(tǒng)一?管理本單位?各種門類和?載體的檔案?，開展檔案?史料的編研?工作，積極?配合有關(guān)部?門編寫全宗?介紹、組織?沿革、大事?記、基礎(chǔ)數(shù)?字匯集、文?件匯集、專?題介紹等。?積極主動(dòng)提?供利用，為?各項(xiàng)工作服?務(wù)。（四?）負(fù)責(zé)對(duì)本?單位各部門?各種文件材?料的收集歸?檔，并對(duì)各?部門立卷歸?檔進(jìn)行監(jiān)督?與指導(dǎo)。?（五）根據(jù)?檔案工作統(tǒng)?一領(lǐng)導(dǎo)，分?級(jí)管理的原?則，對(duì)所屬?單位的檔案?工作進(jìn)行監(jiān)?督和指導(dǎo)。?（六）嚴(yán)?格遵守檔案?工作的各項(xiàng)?規(guī)章制度，?積極宣傳檔?案工作的重?要意義，為?領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參?謀、助手。?（七）負(fù)?責(zé)對(duì)本單位?到期檔案的?鑒定工作，?按規(guī)定銷毀?無保存價(jià)值?的檔案材料?。（八）?按規(guī)定向檔?案館移交應(yīng)?進(jìn)館檔案。?檔案統(tǒng)計(jì)?制度（一?）檔案統(tǒng)計(jì)?工作必須遵?循國(guó)家統(tǒng)計(jì)?工作要求，?用科學(xué)的標(biāo)?準(zhǔn)和方法，?做好檔案統(tǒng)?計(jì)工作，進(jìn)?行統(tǒng)計(jì)分析?，為領(lǐng)導(dǎo)決?策提供可靠?的科學(xué)依據(jù)?。（二）?建立各種統(tǒng)?計(jì)臺(tái)帳，及?時(shí)做好檔案?收進(jìn)、移出?、整理、鑒?定、保管、?利用等方面?的登記，做?到家底清楚?、帳物相符?。（三）?以上述原始?記錄為依據(jù)?，及時(shí)準(zhǔn)確?填寫檔案工?作統(tǒng)計(jì)報(bào)表?，報(bào)送檔案?行政管理部?門。（四?）檔案統(tǒng)計(jì)?工作，必須?做到實(shí)事求?是，不虛報(bào)?、晚報(bào)、拒?報(bào)或偽造?文件材料立?卷歸檔制度?為保證歸?檔文件材料?的齊全、完?整、準(zhǔn)確，?便于各項(xiàng)工?作的查找利?用，特制定?本制度。?（一）歸檔?范圍凡是?反映本單位?工作活動(dòng)，?具有保存、?查考、利用?價(jià)值的各種?門類和載體?的文件材料?均屬于歸檔?范圍。（?二）歸檔要?求歸檔的?文件材料必?須齊全、完?整、準(zhǔn)確，?符合形成規(guī)?律，保持文?件之間有機(jī)?聯(lián)系，便于?查找利用；?準(zhǔn)確劃分保?管期限，分?年度、分級(jí)?別、分類別?進(jìn)行整理；?文件排列系?統(tǒng)有序，歸?檔文件蓋好?歸檔章，準(zhǔn)?確填寫歸檔?章上的各項(xiàng)?內(nèi)容，填寫?歸檔文件目?錄、備考表?；永久、長(zhǎng)?期保管的文?件去除金屬?裝訂物；書?寫規(guī)范，具?有耐久性；?文件裝訂結(jié)?實(shí)、整齊、?美觀。（?三）歸檔時(shí)?間每年的?文件材料在?辦理完畢后?，要求在第?二年的第一?季度末整理?歸檔，編制?文件目錄，?向本單位綜?合檔案室移?交。照片、?錄音、錄像?材料由負(fù)責(zé)?拍攝者在完?成拍攝工作?后寫好文字?說明，及時(shí)?交綜合檔案?室立卷歸檔?。公司檔?案管理制度?官方版（三?）第一條?為了規(guī)范公?司檔案管理?工作，保證?檔案的完整?性及保密性?，理順工作?程序，明確?工作職責(zé)，?杜絕資料流?失，特制定?本制度。?第二條檔案?管理機(jī)構(gòu)及?其職責(zé)1?、公司檔案?工作實(shí)行二?級(jí)管理，一?級(jí)管理是指?公司綜合管?理部的統(tǒng)籌?管理;二級(jí)?管理是指各?部門的檔案?資料管理工?作。2、?綜合管理部?檔案管理員?負(fù)責(zé)公司所?有檔案資料?的統(tǒng)一收集?管理，各部?門的檔案管?理員負(fù)責(zé)本?部門檔案資?料的使用管?理。3、?檔案管理人?員要嚴(yán)格執(zhí)?行公司檔案?管理規(guī)定，?認(rèn)真細(xì)致地?做好檔案保?管以及利用?工作，充分?發(fā)揮檔案資?料的作用。?4、綜合?管理部檔案?管理員有責(zé)?任對(duì)二級(jí)檔?案管理工作?進(jìn)行監(jiān)督和?指導(dǎo)，每年?對(duì)二級(jí)檔案?管理進(jìn)行一?次檢查驗(yàn)收?。第三條?歸檔制度?1、凡是反?映公司戰(zhàn)略?發(fā)展、生產(chǎn)?經(jīng)營(yíng)、企業(yè)?管理及工程?建設(shè)等活動(dòng)?，具有查考?利用價(jià)值的?文件資料均?屬歸檔范圍?。2、凡?屬歸檔范圍?的文件資料?，均由公司?集中統(tǒng)一管?理，任何個(gè)?人不得擅自?留存。3?、歸檔的文?件資料，原?則上必須是?原件，原件?用于報(bào)批不?能歸檔或相?關(guān)部門保留?的，綜合部?保存復(fù)印件?。4、凡?公司業(yè)務(wù)活?動(dòng)中收到的?文件、函件?承辦后均要?及時(shí)歸檔;?以公司名義?發(fā)出的文件?、函件要留?底稿及正文?備查。5?、業(yè)務(wù)活動(dòng)?中涉及金融?財(cái)稅方面的?資料，由財(cái)?務(wù)部保存原?件;屬于人?事方面的資?料，由人力?資源部保存?原件;屬于?工程建設(shè)方?面的，由規(guī)?劃建設(shè)部保?存原件。以?上部門應(yīng)將?涉外事務(wù)的?復(fù)印件報(bào)綜?合管理部備?案。6、?由公司對(duì)外?簽訂的經(jīng)濟(jì)?合同，應(yīng)保?留三份原件?，綜合管理?部保存一份?，財(cái)務(wù)部及?合同執(zhí)行（?或簽訂）部?門各保存一?份。特殊情?況只有一份?原件時(shí)，由?綜合部保存?原件。7?、在歸檔范?圍內(nèi)的其他?資料，由經(jīng)?辦人整理后?連同有關(guān)資?料移交綜合?管理部檔案?室。部門需?要使用的可?復(fù)印或復(fù)制?，歸檔范圍?外的由各部?門自行保管?。第四條?檔案保管制?度1、公?司綜合管理?部設(shè)存放檔?案的專門庫(kù)?房，各部門?應(yīng)根據(jù)保存?檔案數(shù)量，?設(shè)置存放檔?案的箱柜，?并具備防火?、防潮、防?蟲等安全條?件。2、?歸檔資料要?進(jìn)行登記，?編制歸檔目?錄。3、?檔案管理員?要科學(xué)地編?制分類法，?根據(jù)分類法?，編制分類?目錄;根據(jù)?需要編制專?題目錄，完?善檢索工具?，以便于查?找。4、?檔案要分類?、分卷裝訂?成冊(cè)，保管?要有條理，?主次分明，?存放科學(xué)。?5、庫(kù)存?檔案必須圖?物相符，帳?物相符。?6、檔案管?理人員要熟?悉所管理的?檔案資料，?了解利用者?的需求，掌?握利用規(guī)律?。7、根?據(jù)有關(guān)規(guī)定?及公司實(shí)際?情況，確定?檔案保存期?限，每年年?終據(jù)此進(jìn)行?整理、剔除?。8、經(jīng)?確定需銷毀?的檔案，由?檔案管理員?編造銷毀清?冊(cè)，經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)?人員會(huì)審批?準(zhǔn)后銷毀。?銷毀的檔案?清單由檔案?員永久保存?。9、嚴(yán)?格遵守檔案?安全保密制?度，做好檔?案流失的防?護(hù)工作。?10、凡公?司工作人員?調(diào)離崗位前?必須做好資?料移交工作?，方可辦理?調(diào)動(dòng)手續(xù)。?第五條檔?案借閱制度?1、檔案?屬于公司機(jī)?密，未經(jīng)許?可不得外借?、外傳。外?單位人員未?經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)不得借?閱。2、?借閱檔案資?料，須經(jīng)檔?案保管部門?負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)?。閱檔必須?在辦公室指?定的地方，?不得攜帶外?出。需要借?出檔案的，?須經(jīng)檔案保?管部門負(fù)責(zé)?人批準(zhǔn)。?3、借閱檔?案，必須履?行登記、簽?收手續(xù)。?4、借出檔?案材料的時(shí)?間不得超過?一周，必要?時(shí)可以續(xù)借?。過期由檔?案管理員催?還。需要長(zhǎng)?期借出的，?須經(jīng)分管副?總經(jīng)理批準(zhǔn)?。5、借?出檔案時(shí)，?應(yīng)在借出的?檔案位置上?，放一代替?卡，標(biāo)明卷?號(hào)、借閱時(shí)?間、借閱單?位或借閱人?，以便查閱?和催還。?