物業(yè)檔案管理制度

（一）檔案管理制度檔案管理是企業(yè)重要的管理內(nèi)容之一，物業(yè)行政辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范物業(yè)的檔案管理，特制定本制度。.物業(yè)的檔案資料規(guī)定由物業(yè)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。.有關(guān)物業(yè)管理驗(yàn)收檔案、圖則、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。.物業(yè)管理案資料必須按物業(yè)規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索弓I,檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。.物業(yè)管理檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)物業(yè)備案。.物業(yè)管理檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向物業(yè)或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。.物業(yè)管理檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。.物業(yè)將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。.物業(yè)管理資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密、私自抄錄、攝、描繪、撕毀檔案等，對(duì)物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)管理物業(yè)利益的，物業(yè)將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。檔案保密管理制.檔案是物業(yè)的寶貴財(cái)富，因此檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度履行保密手續(xù)嚴(yán)格遵守保密十條原則確保檔案的安全。.凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動(dòng)用。.借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。.利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。.外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)物業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由物業(yè)檔案管理部門嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個(gè)人一律無權(quán)外供。對(duì)于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任。.失效的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按物業(yè)下文件由物業(yè)組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個(gè)人一律無權(quán)處理或自行銷毀。.發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查。.不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。.不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場(chǎng)所。檔案復(fù)制制度.本單位員工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；本單位員工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料須經(jīng)檔案保管員和單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。.外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案保管員和單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。.復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。檔案統(tǒng)計(jì)制度.檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。.統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。.統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、提供資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。.統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。.統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。.按期統(tǒng)計(jì)。平時(shí)必須積極收集資料，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)；半年必須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì)；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。.專人統(tǒng)計(jì)。配備統(tǒng)計(jì)人員，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。檔案庫(kù)房管理制度.檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)檔案安全。.按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)管理。.堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。.加強(qiáng)庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，改善庫(kù)房管理?xiàng)l件；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)管理。.庫(kù)房要保持溫度在攝氏14-249相對(duì)濕度在45-60%之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。.庫(kù)房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救。.接交的檔案，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進(jìn)庫(kù)房，以防意外；在庫(kù)房里不準(zhǔn)吸煙。檔案銷毀制度.檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。.檔案銷毀，必須按照國(guó)家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。.經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊(cè)。.檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度